Låt inte digitala verktyg sabotera den anställdes upplevelse

Den här artikeln publicerades ursprungligen på Reworked.

Bra företag värdesätter inte bara den anställdes upplevelse (EX) – de är fanatiska över den. Tidigare har denna besatthet tagit sig uttryck i kontorsutrymmen som liknar lekplatser för vuxna, med funktioner som klätterväggar och sittpuffar, baristor som serverar hantverksmässiga lattes och lugna meditationsutrymmen för avkoppling.

Men i dagens era av distribuerat arbete, där både kontors- och distansanställda är starkt beroende av digitala verktyg, har EX blivit alltmer digital. Det är en ironisk situation. Företag investerar stora summor i digitala verktyg, och utgifterna för SaaS-licenser överstiger till och med hälsovårdskostnaderna per anställd. Men de missar en viktig pusselbit: hur dessa verktyg påverkar den digitala anställdupplevelsen (DEX), på gott och ont.

Dina digitala verktyg kan sabotera din anställdas upplevelse. Så här gör du något åt det.

Känn igen problemet

Det första steget för att ta itu med problemet är att erkänna det. Enligt vissa uppskattningar använder ett genomsnittligt företag mer än 300 SaaS-verktyg, varav många är samarbetsverktyg. Den digitala röran är mer än bara en olägenhet. Den är en betydande belastning på de anställdas tid och fokus.

Vår forskning på The Work Innovation Lab, en tankesmedja från Asana, i samarbete med Stanford-professorn Bob Sutton och UC Santa Barbara-professorn Paul Leonardi, avslöjade den häpnadsväckande inverkan som denna röra har. Vi fann att arbetstagare förlorar 57 minuter per dag bara på att växla mellan samarbetsverktyg. De förlorar ytterligare 30 minuter på att bestämma vilken samarbetsteknik de ska använda för en specifik uppgift. Det är nästan en och en halv timme varje dag som inte läggs på produktivt arbete, utan går förlorad i den mentala gymnastiken att växla mellan verktyg.

Dessutom, varje gång arbetstagare byter verktyg, står de inför en "omorienteringsskatt" – de kan förlora över 20 minuter varje gång när de kämpar för att återfå sitt fokus och momentum. Konsekvenserna av detta kontextbyte och den resulterande förlusten av fokus påverkar alla aspekter av arbetet och har större konsekvenser. Nästan två tredjedelar av kunskapsarbetarna rapporterar digital utmattning enligt vår forskning, vilket är en direkt smäll för både personligt välbefinnande och organisatorisk effektivitet.

Starta en teknisk granskning

Nästa steg för att ta itu med problemet och förbättra DEX är att starta en teknisk granskning. Se det som en regelbunden hälsokontroll för företagets digitala verktygslåda. Vår forskning visar att nästan hälften av kunskapsarbetarna (43 %) är osäkra på om deras företag regelbundet bedömer effektiviteten av sina samarbetsverktyg. När företag inte utför regelbundna granskningar håller de omedvetet fast vid överflödiga eller suboptimala verktyg som skapar oreda på den digitala arbetsplatsen.

Tekniska granskningar innebär mer än att bara räkna verktyg. De kräver förståelse för vem som använder dessa verktyg, hur ofta de används, för vilka specifika ändamål och hur mycket värde de genererar. En väl genomförd teknisk granskning rensar inte bara ut det onödiga, utan finjusterar det digitala ekosystemet och skapar nya integreringar och arbetsflöden som ökar effektiviteten. Som ett resultat av en väl genomförd teknikgranskning ser du till att varje verktyg i din teknikstack inte bara är en verktygs- eller budgetpost, utan en viktig bidragsgivare till DEX och den övergripande organisatoriska prestandan.

Åta dig en top-down-strategi med anställdas medverkan

Effektiv hantering av digitala verktyg kräver en strategi uppifrån och ned. I vår senaste forskning fann vi att hela 74 % av de anställda vill att alla i organisationen ska använda en standardiserad uppsättning av grundläggande samarbetstekniker. Även om hyperanpassade verktyg kan verka lockande föredrar anställda standardiserade verktyg som minskar kontextbyten och gör det lättare att hitta den information de behöver för att göra sitt jobb.

Vår senaste ”samarbetsrenings”-intervention belyste ytterligare behovet av standardisering och vägledning uppifrån och ned. I experimentet ombads anställda att pausa användningen av vissa samarbetsverktyg i två veckor. I slutet av de två veckorna rapporterade över hälften av de svarande att den digitala detoxen hjälpte dem att identifiera överflödiga verktyg i deras teknikstack.

De uttryckte dock också ett behov av mer stöd och vägledning från sina ledare. Som ledare måste du lägga fram tydliga riktlinjer och regler för den digitala vägen för anställda. När ska Slack användas? Och Google Drive? Asana? PowerPoint? Varför? Det här tillvägagångssättet handlar inte om att diktera uppifrån och ner – det handlar om klarhet, konsekvens och strategi. Det är också viktigt att aktivt söka och införliva feedback från anställda. Fungerar de verktyg och riktlinjer som finns för de anställda och ökar de deras produktivitet? Eller är de bara digitala hinder att hoppa över?

Erkänn den strategiska rollen som it-chefen har

It-direktören och andra it-ledare som teknikchefen spelar avgörande roller i att leda din teknikstrategi uppifrån och ner och tämja spridningen av digitala verktyg. Deras roll handlar mindre om att vara portvakter och mer om strategisk vaksamhet: att övervaka hur verktyg, ofta oskyldigt, infiltrerar företaget. Din CIO kommer att vara avgörande för att styra din organisation mot en mer effektiv DEX. Tänk på det här verkliga exemplet på en organisation där en CTO införde ”bra friktion” för att tygla digital röra.

Han instruerade redovisningsteamet att granska och rapportera varje programvarurelaterad debitering på företagskort. Alla verktyg som inte godkändes av it-avdelningen pausades omedelbart och cheferna var skyldiga att formellt motivera sina verktygsval. Granskningen fastställde att organisationen använde flera överflödiga verktyg, såsom Slack, Teams och Webex, för liknande funktioner. I slutändan kunde organisationen minska antalet SaaS-verktyg från 55 till endast 20 viktiga.

Framtidens DEX

I en värld där den anställdes upplevelse blir alltmer digital står företagen inför en avgörande utmaning: anpassa sig eller hamna på efterkälken. Vägen framåt är inte bara en serie steg, utan en strategisk översyn.