Samarbete och samordning är olika – här kan du ta reda på när du ska använda dem

Mer samarbete är inte alltid bättre. Forskning från The Work Innovation Lab, en tankesmedja från Asana, visar att för mycket samarbete faktiskt kan hindra arbetstagare. I en undersökning med över 1 500 arbetstagare uppgav 29 % av ledarna att förväntningarna på anställda att samarbeta hindrade dem från att slutföra sitt arbete. 

Men även om för mycket samarbete är dåligt måste team ändå samarbeta för att uppnå Business-mål. Nyckeln är att införliva mer tidsbesparande samordning i stället för att fokusera på samarbete.

Koordinering: Samarbetets effektivare syskon

Koordinering gör det möjligt för team att arbeta självständigt med hjälp av fördefinierade ramverk och arbetssätt. Att skicka in en designförfrågan är till exempel en samordningsåtgärd. Det finns redan en process på plats, vilket gör det enkelt för team att arbeta tillsammans. 

Samarbete är däremot mycket mer tidskrävande. Det innebär att utveckla något helt nytt och kräver ofta att intressenter brainstormar, diskuterar möjliga lösningar och bestämmer sig för en väg framåt. För att fortsätta med exemplet ovan är det en samarbetsåtgärd att fastställa den optimala processen för att hantera designförfrågningar i hela företaget.

Enkelt uttryckt tar samarbete mycket tid och energi, och det är inte alltid nödvändigt. Genom att istället använda samordning kan du frigöra välbehövlig tid för anställda att fokusera på sitt arbete. 

När man ska använda samarbete eller samordning: lärdomar från högpresterande företag

Enligt forskning från The Work Innovation Lab använder högpresterande företag strategiskt samordning för vissa aktiviteter och samarbete för andra. Det hjälper till att undvika den fruktade överbelastningen av samarbete, när team fastnar i fram och tillbaka-kommunikation, såsom statusuppdateringar, möten och svar på e-post och meddelanden. 

Så här gör de bästa företagen. 

När man ska använda koordinering 

The Work Innovation Lab fann att högpresterande företag tenderar att förlita sig på samordning för aktiviteter som till stor del kan specificeras i förväg och utföras självständigt med hjälp av befintliga processer. Detta omfattar: 

• Informationsöverföring

• Överlämningar 

• Projektplanering

• Beslutsfattande

Även om det kan verka konstigt att använda samordning för beslutsfattande, antar The Work Innovation Lab att högpresterande företag förlitar sig på ramverk för beslutsfattande som RACI och RAPID, som samordnar beslutsfattande roller och specificerar dem i förväg. 

När man ska använda samarbete

Så när är samarbete lämpligt? Enligt forskningen använder högpresterande företag samarbete för två mycket viktiga aktiviteter: brainstorming och problemlösning. 

• Brainstorming: Målet med brainstorming är att producera något nytt. När brainstormingprocessen görs på rätt sätt genererar den idéer som en enskild person inte skulle ha kunnat komma på på egen hand. För att brainstorming ska fungera behöver deltagarna kommunicera och samarbeta mycket. 

• Problemlösning: Forskning visar att team löser problem snabbare och mer effektivt när de är kognitivt mångfaldiga. Och för att utnyttja kognitiv mångfald måste anställda känna sig psykologiskt trygga och kunna uttrycka idéer utan rädsla för straff eller förnedring. Precis som med brainstorming kräver en sådan miljö också en hög nivå av kommunikation och samarbete. 

Tips för att välja rätt tillvägagångssätt

Work Innovation Lab betraktar samarbete som ”dyrt”, vilket innebär att det kräver mycket kommunikation och fram och tillbaka mellan anställda. Det innebär att det lönar sig att välja noggrant mellan när man använder samarbete och när man bör spara resurser och använda samordning i stället. 

Här är några frågor att ställa sig när man fattar det beslutet. 

1. Vilken sorts arbetsaktiviteter är inblandade? Om du behöver komma på nya idéer eller processer krävs det troligen samarbete. Men för enklare uppgifter som överlämningar och godkännanden är samordning ett bättre alternativ. 

2. Stämmer de viktigaste delarna av arbetet väl överens med befintliga team eller funktioner? Om de är anpassade är samordning ett bra alternativ. Om det finns en brist på anpassning är samarbete sannolikt nödvändigt för att se till att teamen är överens om förväntningar, processer och ansvar innan ni börjar.

3. Behöver du en ny uppsättning gemensamma mål eller resultatmätvärden för att uppnå resultat? Om nya mål och resultatmått är nödvändiga måste du förlita dig på samarbete. Men om du kan uppnå resultat med befintliga team, mål och mätvärden bör du i stället fokusera på samordning. 

Ladda ned hela rapporten

Om du vill veta mer om hur du kan skilja mellan samarbete och samordning i ditt eget företag kan du ladda ned hela rapporten.

En chefs guide till värdefullt samarbete

I den här forskningsbaserade strategiboken får du insikter om när du ska använda samarbete eller samordning (och varför den skillnaden är viktig)

Hämta hela rapporten