6 tips för att bryta ner Business-silor
Sammanfattning
De viktigaste Business-initiativen är tvärfunktionella och involverar en mängd olika avdelningar. Men det är ofta svårt för olika avdelningar att arbeta tillsammans på grund av oavsiktliga silor. När varje team har sina egna verktyg och system är det svårt för teammedlemmar från olika avdelningar att veta var och hur de ska samarbeta.
För att bli mer effektiva och smidiga är det viktigt att avdelningar konsekvent tänker på hur de samarbetar med andra team och hur de kan förhindra att silor bildas.
Vad är silor i Business?
En silo i Business är när en del av företaget är isolerad från andra delar av företaget. Silor bildas ofta naturligt när team utvecklar sina egna individuella processer och arbetsflöden. Olika avdelningar lagrar information på olika sätt, och det kan göra det svårt för olika samarbetspartners att få den information de behöver för att arbeta tillsammans.
Att bryta ner silor handlar om att uppmuntra till kontakt och göra det möjligt för anställda att kommunicera på samma sätt i hela företaget.
Inga fler silor: Optimera er organisationsstruktur för förbättrat samarbete mellan olika team
I den här e-boken får du lära dig hur organisationen kan struktureras för att förhindra silor, arbeta snabbare och bibehålla en gemensam riktning i förändringstider.
Varför uppstår silor?
Silor är vanligtvis ett resultat av de verktyg man använder, inte av personerna som använder dem. De flesta verktyg är organiserade i vad vi kallar en behållardatamodell, som styr hur verktyget organiserar och lagrar information. I huvudsak kräver de här verktygen att vi organiserar informationen i ett ett-till-ett-förhållande.
Vad är behållardatamodellen?
I en behållardatamodell finns informationsflödet bara på ett ställe, och det är den enskilda teammedlemmens ansvar att ta reda på var informationen finns. Även om behållarmodellen är det vanligaste sättet att organisera och lagra information, är den inte gynnsam för samarbete. Det beror på att arbetet inte fungerar på en-till-en-basis, utan på en- till-många-basis. Det innebär att en bit information i ett tvärfunktionellt samarbete kopplas till flera team, med olika mål, i en mängd olika projekt.
Symtom på silor
Om du har märkt missförstånd och ständiga diskussioner fram och tillbaka mellan dina samarbetande team kan det vara indikatorer på ett större problem. Om du inte är försiktig kan silor leda till allt allvarligare problem, till exempel:
Onödiga statusuppdateringar och möten: Om team inte kan komma åt den information de behöver måste de alltid kontakta andra för att få information. Det leder till fler möten, vilket gör att teammedlemmarna får mindre tid över för viktigt arbete som hjälper till att uppnå Business-mål.
Dubbelarbete: När tvärfunktionella team inte kommunicerar effektivt finns det en risk att båda teamen gör samma arbete. Det är slöseri med tid, energi och resurser som kan kosta företaget mycket pengar.
Konkurrens mellan team: Även om en viss vänskaplig konkurrens kan bidra till ökad produktivitet, kan onödig konkurrens leda till att team blir antagonistiska mot varandra. Det kan orsaka spänningar och konflikter, vilket skapar en fientlig arbetsmiljö.
Grunder som inte går att skala: Om hinder fortsätter att dyka upp på grund av individuella teamprocesser är det mycket möjligt att avdelningssilos orsakade problemet. Om du vill skala upp arbetsflöden måste teamen samarbeta och stödja varandra så att båda teamen har en enad vision för ett specifikt initiativ.
6 sätt att bryta ner silor
Att bryta ner silor handlar om att främja ett mer effektivt tvärfunktionellt samarbete. Här är sex olika strategier för att hjälpa till att bryta ner silor och uppmuntra till mer samarbete inom organisationen.
1. Använd tydliga kommunikationsformulär
När varje team använder sin egen programvara – särskilt programvara som är byggd i en behållardatamodell – är det nästan omöjligt att kommunicera tvärfunktionellt.
Det första steget för att bryta ner organisatoriska silor är att standardisera tydliga kommunikationsformulär i hela företaget. Genom att implementera standardiserad teknik eller integrerade Business-verktyg i olika avdelningar kan du se till att teammedlemmarna vet var och hur de ska kommunicera effektivt.
Om du inte redan har gjort det kan du överväga att införa teknik i hela företaget för att främja transparent kommunikation. Använd ändringshantering för att utbilda teamet om bästa praxis och hur man använder den effektivt i företaget.
Genom att använda ett centraliserat verktyg som dokumenterar viktiga beslut och sammanhangsbaserad projektinformation kan teammedlemmarna snabbt gå tillbaka till det när de arbetar med projekt. Oavsett om du lanserar ny teknik eller standardiserar processer i befintliga verktyg bör du se till att dina teammedlemmar vet var de kan hitta den information de behöver och hur de kan kommunicera med andra teammedlemmar vid behov. Genom att skapa processer för både livekonversationer och asynkron kommunikation kan du minska tiden i möten och öka produktiviteten.
På samma sätt kan du använda teknik som kopplar samman enskilda projekt och uppgifter med större, övergripande företagsmål. Genom att dela ett större mål förhindrar du att enskilda team blir alltför fokuserade på sina egna uppgifter, i stället för det övergripande målet.
2. Upprätta ett centralt dokumenteringssystem
När varje team har sitt eget sätt att arbeta sprids informationen över en mängd olika verktyg och dokument. Oorganiserade projekt kan leda till informationssilor, dålig kommunikation och bortkastad tid på att leta efter information. Det enklaste sättet att förhindra det är att inrätta ett organiserat centralt registreringssystem.
När du skapar ett centralt system för registrering kan teamen se tillbaka på tidigare projekt för att se hur projekten har utvecklats, hur problem har lösts eller hur vissa beslut har fattats. Det ger dem möjlighet att använda tidigare projekt för inspiration och förebyggande. Börja med att skapa ett centralt system. Dokumentera alla typer av beslutsfattande, diskussioner eller konversationer kring ett projekt på den här centraliserade platsen. Genom att använda ett arbetshanteringsverktyg som Asana sparar teamet tid eftersom de inte behöver fråga teammedlemmar om information eller ägna tid åt att försöka hitta informationen på egen hand. Det gör det möjligt för teammedlemmar att söka efter information på egen hand och använda tidigare projekt som inspiration, utan att behöva kontakta andra teammedlemmar.
Inga fler silor: Optimera er organisationsstruktur för förbättrat samarbete mellan olika team
I den här e-boken får du lära dig hur organisationen kan struktureras för att förhindra silor, arbeta snabbare och bibehålla en gemensam riktning i förändringstider.
3. Standardisera kommunikationsmetoder
Etablera standardrutiner för dina team, till exempel hur man bäst leder möten, skickar meddelanden och delar information med andra teammedlemmar. Det är mycket lättare för teammedlemmar att förstå varandra när alla har samma ramverk för kommunikation. Ett bra sätt att börja med det är att skapa kommunikationsplaner för nya projekt. En kommunikationsplan beskriver hur teamet ska kommunicera under ett projekt, inklusive hur och när man ska dela information med viktiga intressenter. Att skapa en kommunikationsplan är enkelt. Allt du behöver göra är att bestämma dig för kommunikationsmetoder, komma överens om hur ofta ni ska kommunicera, identifiera viktiga intressenter och dela kommunikationsplanen med alla i teamet.
4. Definiera hur medlemmar i tvärfunktionella team ska arbeta tillsammans
Vissa projekt (som en produktlansering) är engångsinitiativ som är tvärfunktionella. Det är tidsbegränsade projekt som involverar flera avdelningar som arbetar tillsammans för att få arbetet gjort. Även om arbetet i sig är tvärfunktionellt är teamen ofta mer traditionella och isolerade, eftersom arbetet är segmenterat efter den typ av arbete som behöver slutföras före en viss deadline. Det är då det är oerhört viktigt att definiera hur teamen ska arbeta tillsammans, så att de som ingår i mer traditionella team inte faller tillbaka i en silomentalitet.
Tvärfunktionella team skapas för att arbeta med långsiktiga initiativ eller pågående processer. De här teamen kan vara effektiva om du har pågående initiativ som kräver frekvent tvärfunktionell interaktion, till exempel deal desk- eller upphandlingshanteringsteam. Tvärfunktionella team kan enkelt överbrygga informationssilor genom att definiera hur de ska samarbeta med varandra genom att skapa processer och arbetsflöden tillsammans.
5. Om möjligt, ta bort fysiska hinder
Om ditt team arbetar på kontor kan du överväga att ta bort fysiska hinder som kan hindra ad hoc-kommunikation. Det innebär att man väljer öppna planlösningar och avsiktligt skapar utrymmen för samarbete, till exempel gemensamma utrymmen utöver konferensrum. Det bidrar till att främja mer naturlig kommunikation när saker och ting dyker upp och ger mer organisk interaktion ansikte mot ansikte. Dina teamkollegor kommer att känna sig mer bekväma med varandra och villiga att prata mer fritt när det gäller viktiga arbetsfrågor.
6. Tillbringa mer tid tillsammans (utanför arbetet)
Tvärfunktionella teammedlemmar kan arbeta bättre tillsammans om de helt enkelt umgås mer utanför arbetet. Ät lunch, ta en kaffe eller ta regelbundna promenadpauser för att umgås med medarbetare utanför ditt eget team. Det stärker banden mellan avdelningarna och skapar en känsla av gemenskap och kamratskap inom teamet.
Bryt ner silor för att skapa effektivare team
Att uppmuntra till tvärsamarbete mellan team tar dig ett steg närmare att skapa en effektivare arbetsstyrka. Skapa möjligheter för teammedlemmar att fokusera mindre på projektledningens fram och tillbaka och mer på det viktiga arbete som behövs för att uppnå sina mål.
Inga fler silor: Optimera er organisationsstruktur för förbättrat samarbete mellan olika team
I den här e-boken får du lära dig hur organisationen kan struktureras för att förhindra silor, arbeta snabbare och bibehålla en gemensam riktning i förändringstider.
