Hur en leverantör av tekniska lösningar minskade mängden manuellt arbete med Asana Studio

Taco Technologies hjälper organisationer av alla former och storlekar, från skolor och advokatbyråer till bibliotek och småföretag, att hantera de system de förlitar sig på varje dag. 

Med expertis inom utskriftsaktivering, dokumentarbetsflöden och arbetsplatsteknik har de varit en go-to-partner för team som vill förenkla hur arbetsflöden över verktyg under årtionden. 

Under de senaste åren har Taco utökat sitt erbjudande bortom tryck och flyttat fokus mot direktförsäljning, hjälpt organisationer att implementera arbetsplatsverktyg som Asana och Odoo och stöttat ett bredare utbud av operativa behov.

Men tillväxten medförde komplexitet. Fler produkter och kunder innebar fler förfrågningar och en växande volym av arbete som hanterades manuellt genom delade dokument och e-postkedjor. 

För att lösa det här problemet använde Taco Asana Studio för att automatisera rutinuppgifter och skapa konsekventa arbetsflöden. Resultatet? De minskade dramatiskt tiden som spenderades på administrativt arbete, vilket gjorde det möjligt för teamet att fokusera på att hålla igång projekten utan de vanliga flaskhalsarna – en innovation som gav dem erkännande som Asanas Future of Work with AI Partner (APAC) på Partner Summit.

"Att säga att det här förändrar vår Business lite i taget är en underdrift", säger Charlie Masters, chef på Taco. 

Automatisera intagning av förfrågningar och migrationsplanering

Ett av Tacos mest effektfulla användningsfall började på en alltför bekant plats: någons inkorg.

Tekniska kontohanterare får regelbundet komplexa migreringsförfrågningar från återförsäljare eller kunder, till exempel att byta från lokala utskriftshanteringssystem till molnbaserade lösningar. Dessa förfrågningar innehåller en blandning av kunduppgifter och tekniska specifikationer, följt av en enkel fråga: Vad gör vi härnäst?

Tidigare innebar det timmar av manuell efterforskning och dokumentation att svara på dessa mejl. Nu körs den processen genom Asana Studio: med tydligt intag, AI-driven forskning och ett återanvändbart ramverk för att generera implementeringsklara planer på några minuter istället för dagar.

”Vi har skapat ett jobb som teknisk supportanalytiker som [vår tekniska kontoansvarige] brukade göra själv. Det brukade ta honom flera dagar att göra det här – många möten, mycket fram och tillbaka med frågor”, säger Charlie. ”Nu kan vi helt och hållet överlåta det här jobbet till Asana Studio.”

Här är ett anonymiserat exempel på det arbetsflödet som visar en fiktiv organisation och anställda:

Steg 1: Ett strukturerat intagsformulär ersätter e-post

I stället för att förlita sig på ad hoc-e-posttrådar för att starta migreringsförfrågningar använder Taco ett standardiserat Asana-formulär, kopplat till ett intagsprojekt, för att samla in förfrågningsdetaljer. Formuläret innehåller konsekventa fält som:

• Företags- och förfrågningsnamn

• Kundens referensnummer

• Antal och typer av multifunktionsenheter

• Viktiga funktioner i utskriftsmiljön (t.ex. mobil utskrift, integrerad skanning)

• Villkorade frågor som anpassas utifrån svaren

Det här tillvägagångssättet säkerställer att inget missas och skapar ett rent dataspår, vilket gör det lättare för teamet (och AI) att komma igång.

Steg 2: AI granskar förfrågningarna och utarbetar rekommendationer

När formuläret har skickats in dirigeras uppgiften automatiskt till avsnittet ”Forskning” i intagsprojektet, där Tacos Asana Studio-arbetsflöde tar över.

Här fungerar AI som en teknisk forsknings- och supportanalytiker, med uppgiften att bedöma risker, ta fram viktiga detaljer och utarbeta en migreringsplan baserad på etablerad bästa praxis.

För att göra det hänvisar AI till en uppsättning interna resurser som tillhandahålls som sammanhang i Asana Studio-backend, inklusive en migreringsguide på över 25 sidor, ett länkat implementeringsprojekt med historiska kunddata och tydlig vägledning om ton, struktur och formatering.

AI utvärderar formulärsinlämningen mot detta sammanhang för att avgöra om den har tillräckligt med information för att fortsätta. Om inte flaggar den uppgiften och flyttar den till avsnittet "Misslyckad intagning", vilket sparar teamet från att jaga efter saknade detaljer och säkerställer att endast färdiga förfrågningar går vidare.

Steg 3: En detaljerad migreringsplan genereras automatiskt

Om förfrågan klarar forskningskontrollen genererar AI automatiskt en ny uppgift med en fullständig migreringssammanfattning. Resultatet inkluderar:

• Viktig kund- och återförsäljarinformation, såsom kontaktuppgifter och referensnummer

• En lista över potentiella hinder eller komplikationer som kan påverka projektet.

• En stegvis migreringsplan, slutförd med rekommenderade åtgärder, tidsberäkningar och tekniska överväganden.

Det här är inte generiska att göra-listor; det är implementeringsplaner som sträcker sig över flera veckor och som täcker allt från juridiska granskningar och infrastrukturkontroller till pilotprojekt och fullständig implementering. Varje plan är skräddarsydd för förfrågan och grundad på intern expertis.

"Vad vi har gjort är att göra [vårt vägledningsdokument] till en del av vårt arbetsflöde", säger Charlie. ”Så att expertisen nu kan – på några minuter – införlivas i en plan. Det är så kraftfullt för oss.”

Steg 4: En människa granskar planen innan den går vidare

När den AI-genererade migreringsplanen är slutförd skickas den till en teknisk teammedlem för granskning. I stället för att utarbeta planer från grunden validerar de detaljerna och godkänner dem innan implementeringen börjar.

Det är en enkel förändring som gör stor skillnad: att spara minst en dag per vecka samtidigt som man upprätthåller den kvalitet som kunderna förväntar sig.

Det handlar inte om att ersätta expertis – det handlar om att skala upp den. "Du kan inte bara låta AI göra ditt jobb åt dig", säger Charlie. ”Det är inte poängen. Poängen är att det är en så stor tidsbesparing, det är så väl integrerat i ditt arbetsflöde, att det blir mer konsekvent och lättare för dig att göra din granskning. Mänsklig expertis är fortfarande mycket viktigt.”

Med Asana Studio förvandlade Taco ett manuellt, tidskrävande arbetsflöde till ett repeterbart system som levererar korrekta migreringsplaner av hög kvalitet med mycket mindre arbete.

Spara tid med en AI-driven chefsassistent

Taco slutade inte med tekniska arbetsflöden. Deras VD, Jonathan Milne, skapade en virtuell chefsassistent med hjälp av Asana Studio för att sortera och dirigera uppgifter direkt från sin inkorg.

Systemet utvärderar inkommande uppgifter baserat på en detaljerad uppsättning kriterier som Jonathan definierat och skickar dem sedan automatiskt till rätt plats. Till exempel:

• Faktureringsförfrågningar skickas till kontoteamet

• Business development-leads tilldelas till lämplig medlem i ledarskapsteamet

• Partnerskapsmöjligheter och eskaleringar kategoriseras och skickas till intressenter.

• Allmänna uppgifter tilldelas baserat på innehåll och prioritet.

Genom att automatisera den här typen av sortering av inkorgen rör sig uppgifterna snabbt, konsekvent och utan att något glöms bort.

"Hans inkorg är konstant", säger Charlie. "Så att kunna återfå fokus och få tillbaka tid genom att lägga ut sorteringen av hans inkorg på en virtuell chefsassistent är så kraftfullt." Påverkan är inte bara operativ – den är personlig.

"Han äter lunch oftare", tillade Charlie. ”Det låter dumt, men vi fastnar i berättelsen om att AI kommer att ge dig tid tillbaka för att vara ledare, för att göra de strategiska uppgifterna. Det ger dig bara lite mer andrum för att göra ett bra jobb. Och om det innebär att göra strategiska uppgifter är det underbart. Om bra betyder att du konsekvent kan äta lunch är det också underbart."

Bygga vidare på tidig framgång

Efter de tidiga framgångarna utökar Taco nu Asana Studios närvaro i hela företaget. Teamet samarbetar aktivt med varje avdelning för att identifiera möjligheter med stor inverkan, oavsett om det handlar om att skapa nya triagesystem, bygga interna arbetsflöden för att stödja olika kundbehov eller hjälpa team att hantera intressenternas behov mer effektivt.

"Vi arbetar aktivt med alla team för att hitta fler triage-steg och fler supportsteg i alla våra arbetsflöden", säger Charlie.

De fortsätter också att förfina det som de redan har byggt och planerar att utveckla arbetsflöden över tid baserat på verklig användning. Potentiella planerade uppdateringar inkluderar att lägga till granskare till ofullständiga inlämningar och integrera AI-planer mer sömlöst i återförsäljarprocesser.

När de fortsätter att utöka Asana Studio i hela organisationen ser teamet på Taco inte verktyget som en ersättning för deras kunskaper, utan som ett sätt att fokusera på det viktigaste arbetet, utan att fördubbla insatsen.

"Du behöver inte börja med perfektion för att få dessa besparingar", säger Charlie. "Bara kom igång. Förstå att det inte ersätter ditt jobb. Det hjälper dig att göra det mer effektivt och konsekvent.”