Hur Asana effektiviserar strategisk planering för marknadsföring med arbetshantering
Som ledare inom produktivitets- och arbetshanteringsprogramvara kan teamet på Asana en del om effektiv strategisk planering. Så det är logiskt att Asanas marknadsföringsavdelning förlitar sig på sin egen produkt för att kartlägga, spåra och rapportera om sina viktigaste initiativ.
Den som leder den här insatsen är Isaac Payne, Asanas chef för digitala, marknadsförings- och analysverksamhet. Paynes roll är mångfacetterad. Han övervakar ett brett spektrum av funktioner – från webb, e-post och SEO till marknadsföringsverksamhet, marknadsföringsteknik och analyser. Det innebär att det är viktigt för honom att skapa en plan som är mycket synlig och tillgänglig i hela organisationen.
För att göra det använder han Asana.
4 vanliga utmaningar i strategisk planering för marknadsföring
Innan han började på Asana stod Payne inför samma utmaningar som många organisationer gör när de skapar en omfattande strategisk plan. Det är svårt att föra alla delar framåt samtidigt som man är medveten om olika mål för varje partner.
Som Payne uttrycker det: ”Hur får man olika avdelningar och avdelningsledare att röra sig i samma riktning, särskilt när man försöker bygga en strategi för hela företaget?”
Avdelningens strategiska plan kommer att bli lidande om man inte tar itu med de här utmaningarna. Och för att ta itu med dem måste man först identifiera dem.
1. Samordna insatser mellan olika team
"För att bygga en strategisk, spårbar marknadsföringsplan måste du arbeta med många olika partner", säger Payne. ”Samordningen börjar med att bestämma de viktigaste resultaten och milstolparna. När de har beslutats – i samråd med ledningen – kan du sedan skapa stegen, leveranserna och projekten som behövs för att förverkliga planen. Det är i den sista delen som Asana kommer in i bilden." För att driva globalt, tvärfunktionellt samarbete måste du samordna dessa team och synkronisera deras strategiska planering och budgetering.
2. Avsaknad av ett centraliserat system för samarbetsplanering
Att förlita sig på oändliga möten och olika mallar och dokument kan göra det mycket svårt att hålla koll på förloppet och hålla sig samordnad i hela organisationen. Utan en central, enhetlig plattform för strategisk planering är det en utmaning att sammanföra alla delar på ett sammanhängande sätt.
3. Svårigheter att uppdatera planen när ändringar sker
Även de bästa planerna och prioriteringarna kan ändras snabbt. Utan tillgång till tillförlitliga, aktuella data om hur avdelningsmålen presterar är det svårt för marknadsföringsledare att fatta välgrundade beslut och korrigera kursen vid behov. För att upprätthålla en smidig, lyhörd strategisk plan krävs att man har rätt information i realtid nära till hands.
4. Problem med att fördela resurser för att maximera inverkan och minska kostnaderna
Resursfördelning är en viktig del av att bygga en effektiv strategisk plan. Men utan tydlig insyn i förloppet och resultatet av olika initiativ kan det vara svårt att avgöra var man bäst ska fokusera tid, budget och personal för att få störst effekt. Att optimera resursanvändningen är nyckeln till att maximera marknadsföringens effektivitet och minska onödiga kostnader.
Se marknadsföringsplanering i praktiken
Med Asana kan marknadsföringsteam ansluta arbete, standardisera processer och automatisera arbetsflöden, allt på ett och samma ställe.
Hur Asana använder sin egen plattform
Det är här Asana kommer in. Genom att utnyttja Asanas arbetshanteringsfunktioner kan Payne och hans team:
Samordna insatser mellan flera avdelningar, inklusive marknadsföring, försäljning, produkt och andra viktiga intressenter.
Se till att alla är samordnade när det gäller strategi, prioriteringar och genomförande.
Planera och spåra förlopp på en centraliserad plattform.
Minska tiden som spenderas i möten.
Koppla samman dokument som tidigare var åtskilda.
Förbättra resursfördelningen för att maximera inverkan och minska kostnaderna.
Så här går det till.
En central referenskälla för tvärfunktionell planering och samordning
Kärnan i Asana-marknadsföringsteamets strategiska planeringsprocess är en Asana-portfolio som är avsedd för deras globala marknadsföringsinitiativ. Portfolion samlar operativa leads från varje enskilt team, inklusive webb, e-post, SEO och marknadsföringsverksamhet.
"Vi använder den här portfolion för att hantera all vår marknadsföringsplanering och -genomförande", förklarar Payne. "Den gör det möjligt för oss att involvera rätt personer, utnyttja teamspecifika projektmallar och vyer och upprätthålla en helhetsbild av våra framsteg."
Genom att etablera det här centrala navet i Asana kan marknadsföringsteamet se till att alla är samordnade kring den övergripande strategin och målen. De kan också spåra beroenden, identifiera potentiella hinder och göra justeringar i realtid efter behov.
”Asana ger oss flexibiliteten att anpassa våra arbetsflöden och processer så att de passar varje teams unika behov”, säger Isaac. ”Samtidigt ger vi vår marknadschef den information hon behöver för att vägleda teamet och engagera sig där hon behövs. Oavsett om det är ledarskap, innehållsskapare, experter på efterfrågan eller analysteamet, kan alla utnyttja plattformen på det sätt som fungerar bäst för dem."
Rutinmässiga granskningar och uppföljningar
För att hålla den strategiska marknadsföringsplanen i fas har Asana-teamet en regelbunden frekvens av granskningar och uppföljningar.
Kvartalsvisa Business Reviews (QBR): De här mötena på hög nivå samlar hela marknadsföringsorganisationen för att bedöma framstegen mot kvartalsvisa mål och nyckelresultat (OKR). De identifierar också förbättringsområden och planerar för nästa kvartal.
Månatliga mätmöten (M&M): teamet samlas oftare för att analysera sina resultatmätningar, fira framgångar och korrigera kursen vid behov. Dessa möten utnyttjar Asana-data för att ge en övergripande bild av marknadsföringens inverkan.
Veckovisa statusuppdateringar: I Asana ger teamet regelbundna uppdateringar om statusen för sina pågående projekt och initiativ med hjälp av Asana AI:s smart status-funktion. Det gör det möjligt för dem att snabbt identifiera eventuella hinder eller risker och vidta omedelbara åtgärder.
"Kombinationen av kvartalsvisa Business-granskningar, månatliga mätmöten och veckovisa uppföljningar håller oss alla samordnade och ansvariga", säger Payne. ”Asana gör det enkelt att hitta rätt information vid rätt tidpunkt, så att vi kan fatta välgrundade, datadrivna beslut.”
Förbättrad rapportering för datadrivet beslutsfattande
Inom den övergripande marknadsföringsportföljen spårar Paynes team viktiga hälsostatistik som andelen projekt som är i fas och de som ligger efter eller inte uppfyller förväntningarna. De integrerar också Asana-data med andra källor, såsom Tableau, för att skapa omfattande paneler och rapporter.
Paynes team kan också använda AI för att sammanfatta eventuella ändringar sedan de senast besökte projektet eller portfolion. Det gör det möjligt för chefer att få en snabb överblick av vad som har hänt sedan de senast kollade arbetsförloppet, utan att behöva kontakta någon i teamet.
"Att ha realtidsdata om våra framsteg i förhållande till mål är ovärderligt", förklarar Payne. "Vi kan lägga till informationen i våra ledningspaneler och använda den för att optimera vår resursfördelning och strategiska planering."
Det här datadrivna tillvägagångssättet sträcker sig bortom marknadsföringsteamet. Genom att skapa större insyn i gemensamma mål gör Asana det möjligt för hela organisationen att samarbeta mer effektivt.
”Asana ger oss ett centraliserat system där vi kan bygga portfolior och projekt som omfattar flera avdelningar”, säger Payne. "Det förbättrar den tvärfunktionella samordningen och säkerställer att vi alla arbetar mot samma prioriteringar."
Fallstudie: Samordning av lanseringen av Work Innovation Summit
Låt oss titta på ett konkret exempel. Asana lanserade nyligen sitt största globala evenemang, Work Innovation Summit. Det här tvärfunktionella initiativet involverade team från hela organisationen. Det krävdes noggrann planering, samordning och genomförande för att lyckas.
"Vi hanterade hela lanseringen av Work Innovation Summit i Asana", säger Payne. "Från den inledande projektplaneringen till logistiken var Asana det centrala navet som höll allt och alla – från marknadsföring till försäljning till FoU och mer – organiserade och i fas."
Teamet använde en mängd olika Asana-funktioner för att effektivisera sitt arbetsflöde, bland annat:
Multi-homing: Projektuppgifter som påverkade flera team placerades i flera projekt och portföljer, vilket gjorde dem enkla att spåra och övervaka.
Förloppsrapportering: Marknadsföringsledarskapet kunde snabbt bedöma statusen för viktiga leveranser.
Automatiska uppdateringar: Asana meddelade automatiskt intressenter om viktiga ändringar och milstolpar.
”Asana gav oss en central referenskälla för Work Innovation Summit”, säger Payne. "Vi kunde se vad som hände i realtid, identifiera eventuella hinder och göra justeringar i farten. Det var en livräddare för en komplex lansering med höga insatser som den här."
Se sessioner på begäran från The Work Innovation Summit
Gå in i arbetets nya era med exklusivt videoinnehåll från The Work Innovation Summit, årets största Asana-evenemang.
Fördelarna med att använda Asana för strategisk marknadsföringsplanering
Genom att använda Asana som grund för den strategiska marknadsföringsplaneringen har Asana-teamet fått ett antal viktiga fördelar:
Samordna team och främja ansvarstagande: Asana fungerar som en centraliserad plattform för att planera, genomföra och spåra statusen för alla marknadsföringsinitiativ. Med tydligt ägarskap och synlighet för uppgifter, projekt och mål är teamet mer samordnat och ansvarstagande än någonsin tidigare.
Förbättra samarbetet och samordningen: Asana möjliggör sömlös tvärfunktionell kommunikation och informationsdelning. Team kan anpassa sina arbetsflöden och processer efter sina unika behov, samtidigt som de behåller synligheten i hela organisationen.
Förbättra synligheten och datadrivna insikter: Med övervakning i realtid av förlopp, hinder och risker har Asana-marknadsföringsteamet bättre insikt i vad som händer. Den här datadrivna metoden främjar mer välgrundade beslut och resursallokering.
Effektivisera rapportering och granskningar: Genom att kombinera Asana-data med andra datamängder kan teamet skapa omfattande rapporter och paneler. Detta driver i sin tur deras kvartalsvisa Business-granskningar, månatliga mätmöten och andra viktiga planeringsritualer.
Strategisk planering, förenklad
Genom att etablera rätt processer, möten och datadrivna granskningar har hela Asanas marknadsföringsavdelning samordnat team, förbättrat samarbetet och ökat synligheten under hela den strategiska planeringsprocessen. De lärdomar de har dragit kan hjälpa andra marknadsförare att få ut så mycket som möjligt av Asana för sin egen strategiska planering och verksamhet.
Se marknadsföringsplanering i praktiken
Med Asana kan marknadsföringsteam ansluta arbete, standardisera processer och automatisera arbetsflöden, allt på ett och samma ställe.
