Så här använder Ideal Security AI-assistenter för att befria sitt logistikteam från manuellt arbete

Tre gånger i veckan hamnar ett kalkylark i inkorgen hos Svitlana Zapolska, inköps- och logistikchef på Ideal Security. Det innehåller den senaste statusen för varje sjötransport som specialleverantören av dörrbeslag har under transport från leverantörer.

Det är viktigt att hålla koll på dessa uppdateringar eftersom korrekt information hjälper Ideal Security att hålla lagret i rörelse och logistiken smidig. Men fram till nyligen innebar uppdateringen av dessa leveranser mycket tråkigt arbete för Svitlana. Hon var tvungen att manuellt öppna varje fraktfil, dubbelkolla leveransidentifierare och uppdatera en lång lista med fält i Asana, rad för rad.

Nu gör en Asana AI-assistent det åt henne.

När de flesta tänker på AI just nu tänker de på att automatisera arbetet. Det finns en annan typ av arbetsförstärkning som är mer spännande för mig.”

Den organisatoriska kostnaden för att manuellt spåra 20 leveranser 

Ideal Security har alltid 15 till 20 pågående leveranser som rör sig mellan leverantörer i Asien och två nordamerikanska lager. Tre gånger i veckan skickar företagets speditör ett uppdaterat spårningskalkylark med över 30 kolumner med information för varje aktiv leverans. Det blir snabbt mycket, med upp till 1 200 kolumner med data som kommer in varje vecka.

Svitlana var ansvarig för att läsa igenom varje fil, matcha poster efter konossementnummer (HBL) och uppdatera motsvarande Asana-uppgifter med nuvarande statusinformation. Det var ett repetitivt arbete, men det var viktigt: att hålla leveransinformationen korrekt och uppdaterad var avgörande för att säkerställa att verksamheten fungerade smidigt och att rätt personer hölls informerade.

Eftersom varje ytterligare fält innebar mer manuell insats spårade teamet bara den information som behövdes för att hålla igång nedströmsarbetsflöden. Allt annat utelämnades, eftersom ingen hade tid att underhålla det.

"Det var improduktivt arbete som hindrade [Svitlana] från att göra andra saker", säger Liohn Sherer, VD för Ideal Security. ”Det var mycket tid som inte var särskilt värdefull, men det behövde göras.”

Så här spårar AI-assistenten sjötransporter 

För att eliminera det manuella arbetet byggde Sherer en Asana AI-assistent och satte den i arbete tillsammans med Svitlana. Nu, när fraktfilen kommer in, hoppar AI-assistenten in och använder instruktionerna som finns lagrade i dess minne för att behandla varje sändning automatiskt.

Steg 1: Fraktfilen anländer i Asana

Fraktfilen kommer in via e-post och vidarebefordras till ett särskilt Asana-projekt som har skapats för det här arbetsflödet.

Steg 2: En regel tilldelar automatiskt arbete till AI-teamkollegan 

Så snart uppgiften skapas tilldelar en Asana-regel den till AI-assistenten, lägger till Svitlana som medarbetare och tar bort Sherer, som äger vidarebefordringsautomatiseringen men inte behöver följa varje leveransuppdatering.

Steg 3: AI-assistenten matchar varje försändelse

AI-assistenten läser igenom kalkylarket, identifierar varje leverans och matchar den med rätt Asana-uppgift. Den letar först efter exakta matchningar med hjälp av HBL-nummer, men om de inte finns tillgängliga kan den tryggt matcha leveranser med hjälp av inköpsordernummer, leveransnummer och annan kontextuell information. Eftersom AI-assistenten har instruktioner lagrade i sitt minne vet den vilken information som ska uppdateras – även när leveranser slås samman, delas upp eller överförs.

Steg 4: AI-assistenten uppdaterar anpassade fält för varje leverans

När en försändelse har matchats uppdaterar AI-teamkollegan de viktigaste spårningsfälten i Asana, inklusive försändelsestatus, konossement, containernummer och beräknade avgångs- och ankomstdatum. Att hålla dessa fält uppdaterade utlöser automatiskt de nedströmsarbetsflöden som meddelar rätt personer vid rätt tidpunkt.

Steg 5: AI-assistenten flaggar avvikelser och ställer frågor i kommentarer 

De flesta leveranser behandlas automatiskt. Om AI-assistenten inte kan identifiera en försändelse med tillräcklig säkerhet involverar den en mänsklig expert. Teamkollegan skapar en underuppgift, taggar rätt teammedlem och delar informationen som den inte kunde lösa. När någon svarar i uppgiftskommentarerna fortsätter AI-assistenten där den slutade.

Från minimum viable tracking till full kontroll över synligheten

När arbetet utfördes manuellt följde Ideal Security bara upp den information som krävdes för att hålla arbetet i gång. Nu spårar teamet det som Sherer kallar ”nice-to-haves”: ytterligare leveransdata som ger teamet bättre synlighet utan att skapa mer arbete.

AI-assistenten ger också en enhetlighet som är svår att uppnå med manuellt arbete.

”På många sätt är den mer pålitlig och effektiv än en människa”, säger Sherer, ”eftersom den inte blir trött och har ett perfekt minne.”

Det finns också en fördel när det gäller flexibilitet. Medan traditionella metoder för att automatisera repetitiva uppgifter  ofta inte fungerar när kalkylark ändras kan AI-assistenten anpassa sig utan att processen behöver byggas om.

Logistik som fungerar utan manuellt arbete

Fraktfilen kommer fortfarande tre gånger i veckan, men nu behöver Svitlana bara skapa den första leveransposten i Asana. Därefter tar AI-assistenten över, matchar automatiskt leveranser och håller informationen uppdaterad. I stället för att manuellt uppdatera varje anpassat fält för hand kan Svitlana fokusera på det arbete som kräver hennes erfarenhet och omdöme, medan AI-assistenten sköter det repetitiva administrativa arbetet i bakgrunden.

När du visar människor vad som är möjligt med en AI-teamkollega lyser deras ögon. Och sedan kan de själva börja införa dem. Och därmed kan alla de här operativa friktionspunkterna nu börja hanteras och lösas.”