Sommaren 2018 utsågs en ny marknadsförings- och kommunikationschef på Telfer School, och hen förde med sig en ny vision till avdelningen. Under den här tiden växte även marknadsföringsteamet och fick nya medlemmar, och Carla De Ciccio anslöt sig som innehållsstrateg för att utveckla en berättelsebaserad marknadsföringsstrategi.

Med en nystart var marknadsföringsteamet angeläget om att prestera och genomföra sin nya vision. De saknade dock historisk och institutionell kunskap eftersom många teammedlemmar var nya. Även om vissa kanske skulle tycka att det var skrämmande, såg Telfer-marknadsföringsteamet det som en spännande möjlighet att implementera en ny strategi och utveckla nya processer som skulle hjälpa dem att producera mer effektfulla kampanjer och innehåll.

När de började skapa de nya processerna insåg Carla och teamet snabbt att de behövde ett verktyg för att centralisera allas arbete, så att de kunde samarbeta på ett ställe och få insyn i varandras projekt för att möjliggöra ett bättre samarbete.

Lyckligtvis hade teammedlemmarna använt arbetshanteringsverktyg i tidigare roller och visste att det skulle hjälpa dem att genomföra den innehållsfokuserade strategi de hade i åtanke.

Att bli ledande inom digital teknik

Carla, som kom från teknikbranschen innan hon började arbeta inom högre utbildning, hade använt Asana tidigare och introducerade verktyget för teamet i hopp om att effektivisera deras marknadsföringskampanjer, innehållsproduktion och webbplatsuppdateringar.

När marknadsföringsteamet lärde sig grunderna i sitt nya verktyg utnyttjade de det också som en möjlighet att ändra sina processer till ett mer agilt sätt att arbeta på. Även om de implementerade två stora förändringar samtidigt lärde sig teamet snabbt att använda Asana eftersom användarupplevelsen och funktionaliteten liknade de konsumentappar de använder varje dag.

Agil projektledning inom högre utbildning

Kort efter att teamet lanserade Asana hade de sin första stora framgång när de tog med sina kollegor från engagemangsteamet till verktyget för att samarbeta om skolans årliga gala, ett evenemang som kräver månader av tvärfunktionell planering. Engagemangsteamet spårade tidigare det enorma projektet i ett kalkylark där det var lätt att tappa bort detaljer eller gå vilse, men Carla och marknadsföringsteamet visste att det fanns ett bättre sätt.

De arbetade med engagemangsteamet för att lägga in deras marknadsföringsförfrågningar i Asana så att ansvarsområden och deadliner blev tydliga. Dessutom kunde teamet bifoga exempel från tidigare galor till uppgifter så att marknadsförare fick mer information om vad som hade gjorts tidigare. Resultatet blev att projektet gick bättre än någonsin och att människor i hela skolan fick uppleva ett nytt sätt att hantera projekt i Asana i stället för i kalkylark.

Nu använder marknadsföringsteamet Asana för alla sina projekt – från små uppgifter som evenemangsflygblad till stora projekt som omdesignen av deras webbplats – och verktyget är helt integrerat i alla deras arbetsströmmar. Deras största framgångar har kommit från att omarbeta inkommande marknadsföringsförfrågningar med formulär, kampanjhantering med tidslinje samt webbplatsuppdateringar och -utveckling med Asana API.

I synnerhet har Joey Beland-Kilbride, skolans webbutvecklare, utnyttjat Asana API så att marknadsföringsteamet kan samarbeta med intressenter i hela organisationen och utanför den som inte använder Asana. Nu, när en marknadsförare kommenterar en uppgift, får den som skickat förfrågan (som inte använder Asana) uppdateringen via e-post. När den begärande parten sedan svarar på e-postmeddelandet läggs meddelandet automatiskt till i uppgiften som en kommentar. Tack vare Joey:s integrering har alla dessa kommunikationsvinster gjort det möjligt för marknadsföringsteamet att producera mer högkvalitativt arbete för hela skolan – och hjälpa till med allt från studentrekrytering till alumnengagemang.

Våra intressenter ställer nu högre krav på oss, så att ha verktyg som Asana är mycket viktigt för att se till att vi inte glömmer bort något och för att vi ska kunna prioritera och verkligen tydligt se våra mål.

Carla De Ciccio, innehållsstrateg

Förändringen i hur marknadsavdelningen fungerar med Asana har gjort vardagen mindre stressig och gjort det möjligt för teamet att uppnå större mål snabbare och smidigare. Nu kan marknadsföringsteamet:

• Kan prioritera arbetet bättre eftersom alla kan se alla pågående projekt.

• Intressenter har mer insikter i marknadsföringsteamets arbete och kan se hur deras förfrågan passar in i helheten, vilket skapar förtroende för teamet och deras förmåga.

• Inget arbete glöms bort eftersom det är centraliserat på en plats, vilket gör det lättare att slutföra projekt snabbt och enkelt.

• Den automatiserade intagningsprocessen för förfrågningar har sparat dem tid och ökat effektiviteten avsevärt eftersom all information de behöver samlas in i förväg.

Asana gjorde det möjligt för oss att inte bara se den totala mängden arbete vi faktiskt utförde, utan också att omprioritera och bättre anpassa våra strategier till de olika typerna av arbete vi uträttade.

Carla De Ciccio, innehållsstrateg

En titt på Telfers framtida marknadsföringsstrategier

Framöver fokuserar teamet på att eliminera de 20 % av uppgifterna som låg längst ner på listan och som tidigare tog upp deras tid, till exempel arbetssamordning och kommunikation, så att de kan lägga sin tid på mer effektivt arbete.

I slutändan är marknadsföringsteamets mål att vara bäst på digital transformation, vilket ger skolan och teamet en konkurrensfördel. Asana kommer att vara en viktig del i att uppnå det målet.