Asana har i grunden förbättrat samarbetet på Montblancs huvudkontor. Med transparenta arbetsflöden och tydlig fördelning av uppgifter har vi minskat antalet möten, ökat effektiviteten och helt enkelt fört våra team närmare varandra. Plattformen är en grundläggande del av vår digitala omvandling – ett oumbärligt verktyg för moderna, agila företag. Den här framgången bygger på ett starkt partnerskap och personliga relationer med våra kollegor på Asana Europe.

Oliver Gebien, it-chef/chef för it och organisation, Montblanc

Maximal transparens i alla IT-projekt

Varje år arbetar Montblancs 40-manna IT-team med cirka 120 stora projekt, såsom införandet av ny programvara för personalavdelningen, datatransformationsprojekt – och utvecklingen av Montblanc Limited Edition-portalen.

Tidigare förvarades projektplaner och information inte alltid centralt, utan lagrades i SharePoint-filer och distribuerades via e-post. Ibland utbyttes viktig information endast under möten, vilket gjorde planeringen svår.

Asana ger nu en helhetsbild. Montblancs anställda får en ny nivå av synlighet, eftersom hela projektportföljen och statusen för alla projekt nu kan ses av alla, när som helst, och arbetssteg enkelt kan spåras.

• Tillsammans med ledningsteamet definierades projektformulär, arbetsflöden och processer, projektvyer och tavlor skapades och Asana integrerades sömlöst med Microsoft Teams, Outlook och SharePoint. 

• Tack vare Asana API utvecklade Montblanc ett gränssnitt till sitt SAP-system, vilket gör det möjligt för anställda att komma åt budgetplanering och interna beställningar i SAP direkt från Asana.

SAP-integreringen är en riktig förändring. Det faktum att teamet kan få tillgång till all information de behöver från Asana-gränssnittet utan att först behöva byta plattform gör deras dagliga arbete mycket enklare. Det var så vi verkligen kom igång med Asana.

Jenny Jockheck, chef för digitalt samarbete, Montblanc

Effektivisera processer i Montblanc Academy

Montblanc Academy, som ansvarar för utbildning av anställda, interagerar kontinuerligt med flera interna avdelningar, däribland försäljning, marknadsföring och personal, och med externa partner såsom utbildare.

Innan Asana implementerades var det svårt för Academy-teamet att hålla reda på projekt, uppgifter och enskilda deltagares framsteg.

• Asana förändrade i grunden hur Academy hanterar projekt, vilket hjälpte till att samordna utbildningssessioner, samla in feedback och optimera projektuppföljningen, vilket säkerställde en smidig verksamhet.

• Med Asana kan Academy-teamet bättre samordna utbildning, samla in feedback från deltagare och effektivisera projektspårning för att hålla saker och ting smidiga.

• Asana underlättar omfattande samarbete och har visat sig vara ett effektivt projekthanteringsverktyg. Även med en tung arbetsbelastning möjliggör det ett mer avslappnat tillvägagångssätt och hjälper till att fördela uppgifterna mer jämnt mellan teammedlemmarna. Det är också lättare att organisera ersättare under semester och sjukfrånvaro.

Asana ger en exakt bild av projektförloppet, så att vi snabbt kan identifiera vilka steg som kan leda till flaskhalsar och vidta proaktiva åtgärder för att undvika förseningar.

Alexia Bourdon-Morvan, Montblanc Academy

Effektiv och transparent hantering av marknadsföringskampanjer

Montblancs marknadsföringsteam behövde en dynamisk innehållskalender för att hantera kampanjer och samarbeta effektivt med e-handel och externa byråer. Asana levererade en tydlig projektöversikt, effektiviserade godkännandeprocesser och förbättrade samordningen av innehållsplanering, från Instagram-inlägg till CRM-nyhetsbrev.

På Montblanc behövde marknadsföringsavdelningen en detaljerad, tvärfunktionell och uppdaterad kommunikationskalender för att planera och hantera både kampanjer och innehåll. 

Implementeringen av Asana gör det möjligt för Montblanc att bättre hantera kommande projekt och gör det enklare att samordna med e-handelsavdelningen och samarbeta med externa byråer. 

Projekt som Montblancs marknadsföringsteam hanterar på Asana-plattformen sträcker sig från månatlig innehållsplanering till redigering, anpassning eller skapande av innehåll baserat på kreativa specifikationer. Översikten ger en tydlig överblick över alla projekt och deras individuella krav.

• Med Asana kan marknadsförare organisera alla nödvändiga projektsteg och uppgifter, vilket effektiviserar genomförandet av deras kampanjer.

• En tydlig tidslinje möjliggör exakt samordning av marknadsföringsinnehåll på Instagram och i CRM-nyhetsbrev, vilket driver publiktillväxt.

• Förutom planering ger Asana även en översikt över alla större marknadsföringsaktiviteter, till exempel reklam eller popup-butiker, och hjälper till att mäta deras framgång. 

Med Asana kan jag enkelt följa projektförlopp och samarbeta med alla på ett och samma ställe. Risken för informationsförlust elimineras. Det fungerar som en knutpunkt för kommunikation, feedback, informationshämtning och projektplanering.

Victoria Creatore Alj, chef för sociala medier

Omkring 300 anställda på Montblanc använder redan Asana, och företaget strävar efter att utöka tillgången till alla som kan dra nytta av det. I takt med att nya användningsfall fortsätter att dyka upp hjälper Asana till att effektivisera dagliga uppgifter och arbetsflöden. Team delar regelbundet med sig av sina erfarenheter och främjar därmed en kultur av lärande och ständiga förbättringar, vilket driver plattformens ständigt växande användning.

Montblanc gör redan konkreta planer för att ytterligare integrera Asana i sin verksamhet. Att till exempel koppla Asana till SAP Project System (PS) kommer till exempel att förbättra produktutvecklingsteamets arbete med nya skrivinstrument.

Dessutom har Asana på utbildningsavdelningen ställts in på att hjälpa till att hantera utbildningsplanerna för Montblancs 20 lärlingar och underlätta kommunikationen med olika avdelningar. En interaktiv Asana-app gör det möjligt för lärlingar att spåra sina uppgifter inom olika produktionsområden, vilket säkerställer en mer sömlös och strukturerad inlärningsupplevelse.

I takt med att Montblanc fortsätter att blanda traditionellt hantverk med modern teknik förblir Asana en viktig drivkraft för deras digitala samarbetsstrategi och hjälper team i hela organisationen att samarbeta mer effektivt.