Index för Arbetets anatomi visar att chefer förlorar 62 % av sina arbetsdagar på att "jobba om jobb". Sjoerd hade ansvaret för verksamhetens effektivitet och utnyttjade företagets tekniska kunskaper för att undvika ledningsproblem i takt med att verksamheten skalades upp. I första hand behövde företaget kunna standardisera arbetssätten när nya förvärv tillkom, samt veta hur man kontinuerligt kan förbättras för att öka verksamhetens effektivitet över tid. 

"Vi valde Asana eftersom det gjorde det möjligt för användare att skapa arbetsflöden och hantera sina arbetsbelastningar utan att behöva ha teknisk expertis", förklarade Sjoerd. ”Och med möjligheten att lägga till uppgifter i flera projekt kan vi kombinera uppgifter från olika avdelningar till en allmän projektöversikt, så att vi alltid har överblick över all information vi behöver.” 

Det är väldigt enkelt att komma igång med Asana

Genom att dra nytta av Asanas API: er automatiserade Sjoerd migreringen. Och genom att ge medarbetarna inflytande såg han till att få det kulturella stöd som krävdes för att ändringen skulle hålla i sig. ”Vi tillbringade två veckor med teamet för kampanjhantering för att identifiera aktiva projekt, men Migrator.xyz gjorde så att vi inte behövde överföra arbetet manuellt till Asana”, säger Sjoerd. ”Vi inrättade en helpdesk för teknisk support, men överlät åt cheferna att bestämma hur de bäst skulle engagera sina team och införa den. Det hjälpte att Asana har ett så användarvänligt gränssnitt – det gjorde övergången väldigt enkel.” 

Förenklad arbetshantering skapar klarhet

Större team och större arbetsbelastningar utsatte Leads.io för risken att skapa operativa silor, vilket skulle kunna påverka verksamheten negativt – enligt index för Arbetets anatomi missar 22 % av de anställda deadliner på grund av osäkerhet kring prioriteringar, medan 129 timmar slösas bort på dubbelarbete varje år.

Asana gav större klarhet och transparens kring vad varje person arbetade med och fungerade som en central källa som gjorde det möjligt för Leads.io att behålla kontrollen över verksamheten när den växte. Sjoerd förklarade: "För att generera leads åt en kund kan vi behöva skapa flera landningssidor – och varje sida behandlas som ett enskilt projekt. Portföljalternativen i Asana hjälper oss att strukturera dessa separata projekt och hålla reda på den nuvarande kampanjstatusen för varje kund.

”Vi länkar uppgifter i flera olika projekt så att när vi bockar av en åtgärd – till exempel att arbeta med nytt kreativt material – uppdateras statusen oavsett var projektet finns. Och sedan är Mina uppgifter ett mycket praktiskt sätt att se till att våra medarbetare känner till sina prioriteringar, kan strukturera sitt dagliga arbetsflöde och tilldela uppgifter till andra.”

Förändringarna har också gjort att det inte längre behövs möten om "jobb om jobb" – en aktivitet som enligt index för Arbetets anatomi slösar bort 129 timmar per år. Som Sjoerd förklarade: ”Med Asana har vi helt enkelt inte vissa möten längre. Våra chefer behöver inte lägga en timme varje morgon på att fastställa prioriteringar, och vi har inte ett stort möte för kampanjstatusuppdateringar – vem som helst kan när som helst kontrollera Asana. Det är ett mycket effektivare sätt att arbeta på.”

Genom att eliminera långa grupp-e-postmeddelanden har Asana förenklat vår Work Management.

Sjoerd Knol, processchef, Leads.io

Intelligenta insikter möjliggör kontinuerliga förbättringar

Att manuellt hämta data för att dra lärdom av tidigare projekt skulle kosta Leads.io mer än vad projektet gav. Det gjorde att verksamheten drevs i blindo, utan möjlighet att se var eller hur resultaten kunde optimeras. Asana skapar dock också klarhet i processer, vilket enligt indexet för Arbetets anatomi kan spara 257 timmar per år.

Genom att kunna extrahera data om verksamhetens resultat fick Leads.io äntligen tillgång till hållbar information som visar var kontinuerliga förbättringar skulle få störst effekt. ”Den största vinsten som Asana har gett oss är bättre beläggningsgrader”, förklarade Sjoerd. ”Genom att integrera Asana med vårt Business Intelligence-verktyg, Tableau, kan vi se hur mycket arbete som utförs, hur lång tid det tar att konfigurera och slutföra, och hur lång tid varje fas i processen tar och varför. Det ger oss mycket bättre koll på varje avdelning eftersom vi kan se hur deras arbetsbelastning utvecklas – vecka efter vecka, månad efter månad, år efter år – för att identifiera perioder med hög belastning och veta när vi ska anställa ytterligare personal.”

Asana minskade vår tid för produktkonfiguration med 35 % – inklusive kundens godkännanden.

Sjoerd Knol, processchef, Leads.io

Standardiserade arbetsflöden fastställer förväntningarna på förhand

Även om det är ett effektivt sätt att skala upp verksamheten kan en "buy and build"-strategi leda till onödig operativ komplexitet, om inte Leads.io inför ett enhetligt arbetssätt för alla förvärv. Asana erbjöd ett enkelt sätt att snabbt få alla samordnade, vilket enligt indexet för Arbetets anatomi kan spara 5,4 timmar per vecka.

"Asana standardiserade våra processer och gjorde dem enkla att följa", säger Sjoerd. ”Medarbetarna kopierar helt enkelt mallen till sin kundkampanj, som innehåller alla uppgifter som ska slutföras och gör det möjligt att tilldela arbete till andra. Hela projektet är tydligt strukturerat, och alla vet vad som förväntas av dem.

”Och eftersom vi har konfigurerat våra mallar som en stor checklista över åtgärder som ska slutföras behöver vi inte längre skriva standardrutiner – allt är integrerat i arbetsflödet.”

Det brukade ta en kampanjansvarig minst två timmar att slutföra produktplaner – Asana gör det på en sekund.

Sjoerd Knol, processchef, Leads.io

Öka tillväxttakten

Leads.io är redan en stor aktör och genererar över 5 miljoner leads årligen åt 2 600 kunder över hela världen. Men företaget strävar fortfarande efter att uppnå sin vision om att bli världsledande inom leadgenerering – och ska växa långt utöver sina nuvarande 250 specialister och 11 globala kontor för att hjälpa fler företag att nå sina målgrupper och få bästa möjliga avkastning på sina leads.

Att dra nytta av Asanas funktioner är nyckeln till denna framtida tillväxt. ”När vi arbetar med kampanjstrategi mellan olika avdelningar tar det tid att manuellt få rätt information på rätt plats för att dra rätt slutsatser”, förklarade Sjoerd. ”Men om vi kopplar Asanas API:er till våra befintliga system – till exempel vårt egenutvecklade verktyg för marknadsföringsresultat BERT, vår kundportal och Google Workspace – undviker vi dubbelarbete och förbättrar kvaliteten på våra data, eftersom de anpassade fälten fylls i automatiskt. 

"Det finns också mer vi kan göra när vi länkar uppgifter i flera olika projekt. Om vi till exempel tillämpar automatiserade regler för att säkerställa att nya uppgifter som läggs till i en mall extraheras från backend. Det här sparar inte bara mer manuell insats, utan förhindrar också att någon ny del av processen går förlorad eller glöms bort när vi växer.

”I slutändan ger Asana oss ett bättre sätt att uppnå vår vision av framgång.”