Som ett globalt teknikföretag fokuserar HRS på ständiga innovationer och kontinuerlig effektivitetsförbättring. Företaget samarbetar med multinationella koncerner, affärsresenärer och hotellpartners för att omdefiniera hur företag arbetar, övernattar och betalar för detta. Företagets affärsområden heter därför Stay, Work och Pay. HRS-plattformen stöder bland annat inköp, bokning och kostnadsanalys; den kan anslutas direkt till storkundens ERP-system, dess betalningssystem, reseräkningar och mycket mer via ett programmeringsgränssnitt.

För att skapa en sådan smidig användarupplevelse för nya företagskunder med kundspecifika integrationer kan den inledande onboarding-fasen ibland ta flera veckor. Kundkraven implementeras av dedikerade Customer Delivery-medarbetare. Därvid måste många implementeringsprojekt hanteras parallellt och specialister inom betalning och fakturering, försäljning, innehåll och teknik arbetar hand i hand – en komplex uppgift.

Asana som ett dagligt arbetsverktyg

Sedan mitten av 2022 använder HRS Group Asana Enterprise som ett dagligt arbetsverktyg för att driva de många kundprojekten på ett målinriktat sätt. För att leva upp till företagets värdering av kundcentrering skulle Asana stödja HRS-teamet i att utföra uppgifter smidigare och mer effektivt. Framför allt var antalet och komplexiteten hos projekten med sina många gränssnitt en utmaning.

"Vi behövde snarast en professionell arbetshanteringslösning som möjliggör bättre samarbete, ger en ständig överblick över projektportföljen och dessutom är enkel att använda", förklarar Francis Berrie, Director of Global Customer Delivery på HRS. ”Vi kunde inte längre förlita oss på Excel-kalkylblad och manuella processer. Och det befintliga projekthanteringsverktyget som vi hade tillgång till var helt enkelt inte användarvänligt."

Tillsammans med CIO Jochen Jaser formulerade Customer Delivery-teamet sina krav på den nya lösningen: bland annat möjligheten att tydligt presentera och hantera allt arbete som uppstår i stora interna och externa projekt, definiera enhetliga mallar för återkommande processer samt dela projektframsteg och milstolpar med andra.

Valet föll snabbt på Asana Enterprise. Plattformen övertygade inte bara med sin funktionalitet, som täckte alla krav, utan också med sin dataskyddskompatibla datahantering – och det intuitiva användargränssnittet. Justyna Kobierska, Head of Global Customer Delivery, beskriver det så här: ”Asana förenar affärsperspektivet med det tekniska perspektivet. Som chef kan jag i portfolion i realtid se statusen för alla projekt och visa styrelsen vad som har uppnåtts. Samtidigt stöder Asana ett okomplicerat, avslappnat arbetssätt inom teamet som passar HRS. Vi vill ju också ha roligt på jobbet."

Asana förenar affärsperspektivet med det professionella perspektivet. Det stöder en okomplicerad och mycket effektiv arbetsstil.

Justyna Kobierska

Chef för Global Customer Delivery

Implementering i full fart

Implementeringen av Asana började i februari 2022 och genomfördes inom en snäv tidsram på två månader. Tillsammans med Asanas implementeringspartner Bridgeflow skapade HRS en Champions Hub bestående av åtta Power Users som skapade de första HRS-specifika arbetsflödena i Asana, utbytte erfarenheter i workshops och sedan som multiplikatorer förde vidare det de lärt sig till de enskilda användargrupperna. Dessa Asana-mästare är fortfarande tillgängliga för frågor och svar; nya medarbetare har dessutom tillgång till onlineutbildning. "Det viktigaste är inte hur man använder de enskilda funktionerna i Asana, eftersom de ofta är självförklarande", säger Francis Berrie. "I stället visar vi nya teammedlemmar vårt arbetssätt och hur vi på HRS får ut mesta möjliga av Asana."

I början var de viktigaste användarna främst medarbetare inom Customer Delivery och Customer Success. Andra entusiastiska användare tillkom snabbt – bland annat från inköpsavdelningen, personalavdelningen, IT-avdelningen och marknadsföringsavdelningen. HRS har för närvarande 310 användare och 30 gäster i totalt 104 team. Målet är att fler medarbetare snart ska ha tillgång till Asana.

Gör arbetslivet bättre

Under de senaste tre månaderna har HRS skapat nästan 48 000 uppgifter och över 500 projekt i Asana och slutfört 246 000 kärnåtgärder. Användare som Justyna Kobierska arbetar dagligen med verktyget, på datorn och via mobilappen: ”Tack vare Asana kan jag lättare hantera hela projektportföljen. Jag kan på ett ögonblick se var det finns hinder, var det finns behov av åtgärder och var processer kan optimeras." De alltid aktuella detaljerna i Asana hjälper henne dessutom att förkorta regelbundna projektmöten och påskyndar den veckovisa rapporteringen till ledningen.

Customer Delivery-medarbetarna använder Asana för att hålla koll på alla sina uppgifter och deadlines, planera sitt dagliga arbete och kommunicera enklare med varandra. För onboarding av nya storkunder finns det standardiserade men anpassningsbara mallar, så att man inte behöver uppfinna hjulet om och om igen. Projekt kan generellt sett hanteras bättre, och om det finns förslag på förbättringar registreras de omedelbart i Asana.

"Vi har uppnått ett verkligt strukturerat arbetssätt", säger Francis Berrie glatt. "Med Asana är det väldigt enkelt att föra samman människor i en mängd olika projekt och uppnå gemensamma framgångar. Vi har skapat enhetliga interna standarder och avskaffat silolösningar. Detta bidrar också till ett starkare samarbete mellan avdelningarna."

Från portfolioöversikten kan vi dela upp varje projekt ner till uppgiftsnivå och inte bara göra processer 100 % spårbara, utan också ständigt förbättra dem.

Francis Berrie

Direktör för Global Customer Delivery

Med tidslinjevyn i Asana har HRS nu också börjat optimera kapacitetsplaneringen för vissa team över pågående och planerade projekt.

HRS sparar tid motsvarande ungefär ett kvartal

Tack vare Asana kan HRS arbeta mycket mer produktivt. Bara genom att använda kommentarsfunktionen sparar HRS uppskattningsvis 42 arbetsdagar per år; ytterligare 17 arbetsdagar sparas genom projektmallar och sökfunktioner. Mötena är betydligt kortare eftersom alla deltagare redan är informerade om den senaste utvecklingen i sina projekt. Totalt kan tidsbesparingen uppskattas till cirka 13 veckor.

HRS har fortfarande stora planer för Asana under den närmaste framtiden. Å ena sidan kommer medarbetarna inom Customer Delivery i de tre områdena Stay, Work och Pay att arbeta ännu närmare varandra för att erbjuda kunderna en helt integrerad onboarding-upplevelse. Denna sammanslagning ska också återspeglas i arbetsflödena i Asana; det snabbt växande teamet vill tillsammans fastställa nya bästa praxis. Å andra sidan planerar HRS att aktivt använda Asana med dess omfattande projektledningsfunktioner för att vidareutveckla sina medarbetares projektledningsfärdigheter. Tester med agil projektledning pågår redan.

Verktyget lever. Vi lär oss ständigt, eftersom varje ny Asana-användare i vårt företag också bidrar med nya idéer.

Francis Berrie

Direktör för Global Customer Delivery

Antalet användare fortsätter också att växa: försäljnings- och kundtjänstteamet har redan uttryckt sitt intresse för att implementera Asana. Utöver de nuvarande gränssnitten med Jira, Zoom, Teams och Sharepoint ska även en CRM-integration och ett ärendesystem läggas till. "Vi vill utnyttja alla möjligheter som Asana erbjuder", förklarar Jochen Jaser. "Verktyget hjälper oss slutligen också att driva vår digitalisering framåt snabbare. Ständiga förändringar är en del av vårt DNA på HRS."