Как Asana использует управление работой для адаптации новых работников

Процесс адаптации в компании может как повысить, так и снизить производительность нового сотрудника. Никто не знает этого лучше, чем Майк Джордан, руководитель отдела роста и влияния в Asana. Имея за плечами более 20 лет опыта, Джордан помогает Asana создавать правильные фреймворки, которые помогают каждому работнику процветать. 

Его команда занимается четырьмя основными направлениями: 

• Глобальные партнёры по персоналу

• Обучение и развитие

• Управление талантами и производительностью

• Отношения с работниками

Вместе эти области составляют весь опыт работника в Asana, включая лучшую в своем классе программу адаптации. По словам Джордана, платформа Asana сыграла ключевую роль в успехе адаптации. «Если бы у Asana не было Asana, я бы удивился, если бы у нас был такой же отличный опыт адаптации», — говорит он. 

Asana в деле

С помощью Asana операционные команды могут объединять работу, стандартизировать процессы и автоматизировать рабочие процессы — и всё это в одном месте.

Просмотр демонстрации

Преодоление проблем с адаптацией с помощью Asana

«В каждой компании, в которой я работал, менеджерам было трудно с адаптацией», — говорит Джордан. «Они стараются создать продуманную среду для работников, но это сложно без централизованного пространства для обмена информацией и отслеживания прогресса. Это особенно верно для команд по управлению персоналом, которые технически не владеют опытом и не имеют ресурсов, необходимых для создания высококачественного опыта, которого они хотят». 

Менеджеры вынуждены перемещаться по нескольким платформам, чтобы предоставить новым сотрудникам необходимые ресурсы и обучение, а также предоставить контекст и познакомить их с нужными людьми в нужное время. И при всём этом нет чёткого способа отслеживать прогресс и понимать, как справляются новые работники. «Чтобы сделать всё правильно, требуется много усилий», — говорит Джордан. 

Но с Asana адаптация проходит проще. «Asana позволяет нам делиться информацией в одном месте, создавать стандартизированные шаблоны адаптации, чтобы все работники получали единообразный опыт, и предоставлять руководителям аналитику о том, что происходит, без необходимости выполнять большую работу», — объясняет Джордан. «В результате новые сотрудники работают более эффективно и быстрее интегрируются в компанию».

Ниже подробно описано, как команда Джордана оптимизирует адаптацию с помощью Asana.

Стандартизация процессов адаптации

При адаптации ключевое значение имеет последовательность. По опыту Джордана, это проблема для всех компаний — от небольших стартапов до крупных предприятий, — где нет стандартизированного процесса для всех команд. «Работники, как правило, получают отличный опыт, если присоединяются к команде, которая вкладывает много ресурсов в адаптацию, или ужасный опыт в командах с меньшим количеством ресурсов и большим дефицитом времени», — говорит Джордан. 

Чтобы решить эту проблему, команда Джордана создала стандартизированный рабочий процесс адаптации с шаблонами проектов.  В основном это списки дел по адаптации. Затем эти шаблоны можно легко дублировать для каждого нового работника, чтобы он выполнял нужные действия в нужное время. Каждая команда может настраивать эти проекты в соответствии со своими потребностями, сохраняя при этом одинаковое качество. «Стандартизированный процесс даёт команде по работе с персоналом, руководителям и работникам больше уверенности в том, что новые сотрудники получат хороший опыт», — объясняет Джордан. Хотя эти проекты не заменяют семинары или приветственные сессии для новых работников, они дополняют опыт и помогают сотрудникам сориентироваться.

Например, у Джордана скоро появится новый руководитель, и он сам проходит этот процесс. «Мне поручили все задачи по адаптации, чтобы я создал проект адаптации, назначил наставника новому сотруднику и добавил его в проект, чтобы он мог приступить к выполнению своих задач, — говорит он. — «Затем я могу добавить задачи, которые более специфичны для должности и работы, но у меня уже есть 90% отправной точки».

Оптимизация передачи задач

В Asana несколько команд работают вместе, чтобы настроить новых сотрудников на успех, начиная с момента подписания письма с предложением о работе. Специалисты по подбору кадров передают информацию команде по работе с персоналом, которая запускает такие процессы, как настройка ИТ, оплата, льготы, задачи менеджера по найму, общение с новыми сотрудниками и многое другое. В работе много подвижных элементов, и Asana помогает команде всё отслеживать, чтобы ничего не упустить. 

Вот как это работает: 

1. Когда новый сотрудник подписывает письмо с предложением о работе, автоматизация мгновенно уведомляет отдел кадров о его приеме. 

2. Интеграции с Greenhouse и Workday автоматически извлекают данные нового работника, чтобы команда могла их проверить и утвердить. 

3. После утверждения информации автоматизация запускает подготовительные задачи для менеджера по найму. 

4. Команда по работе с персоналом использует один основной проект для отслеживания всех операций по предварительной адаптации с настраиваемыми метками для таких деталей, как статус освобождения, местоположение и многое другое. 

5. Библиотека шаблонов проектов позволяет быстро дублировать списки дел для адаптации каждого нового сотрудника, обеспечивая стандартизированный процесс. 

Что является ключом к успеху адаптации в Asana? Интеграции. «Интеграции — это ключ к масштабированию процессов адаптации с помощью Asana, особенно для крупных компаний, — говорит Зак Уорнер, руководитель программы развития персонала Asana. — «Таким образом, вы можете продолжать использовать специализированные инструменты, такие как Greenhouse и Workday, органично интегрируя их в свой рабочий процесс в Asana». 

Превратите первые дни в первые победы

Адаптация не должна быть такой сложной. Asana предоставляет единый источник достоверной информации для стандартизации процессов, беспрепятственной передачи информации между командами и проверки каждого пункта до и после прихода новых сотрудников. 

Быстрое введение новых сотрудников в курс дела

Оптимизируйте адаптацию новых работников и сократите период вхождения в курс дела, чтобы ваша команда всегда работала над приоритетными задачами.

Узнать как