Как Asana использует управление работой для планирования цифровых дорожных карт

Цифровое составление дорожных карт — это не просто создание списка задач по проектам, а принятие взвешенных решений, которые приносят реальные результаты. Чёткая дорожная карта с правильно расставленными приоритетами требует согласования с заинтересованными сторонами, определения ясных приоритетов и принятия непростых компромиссных решений. Дани Спайрс, руководитель отдела цифровых технологий в Asana, знает эту проблему досконально. 

«Как команда по цифровым технологиям, мы должны поддерживать меняющиеся потребности бизнеса, а также продвигать технические инициативы. Планирование дорожной карты помогает нам найти правильный баланс», — говорит она.

Для этого команда Дэни регулярно пересматривает свои приоритеты и учитывает обратную связь от всех подразделений организации, чтобы дорожная карта соответствовала стратегическим целям. Это непросто, особенно когда речь идёт о работе с несколькими заинтересованными сторонами. Именно здесь на помощь приходит Asana.

Четыре способа, которыми Asana упрощает планирование дорожных карт

При правильном подходе цифровое дорожное картирование помогает командам расставлять приоритеты в пользу наиболее значимых проектов, создавая основу для роста и позволяя всем сосредоточиться на самом важном. По словам Дэни, основная цель заключается в том, чтобы «определить приоритеты команды и понять, как распределить ресурсы, чтобы добиться максимальной результативности, не отвлекаясь от других инициатив».

Для этого командам необходимо единое пространство, где можно просматривать потенциальные проекты, согласовывать стратегию, принимать решения и отслеживать ход выполнения — и всё это при беспрепятственной совместной работе.

Вот как Asana помогает команде Дэни справляться с этой задачей.

Централизация работы над дорожной картой для обеспечения прозрачности

Одна из самых сложных задач при построении цифровой дорожной карты — это информирование межфункциональных партнёров на протяжении всего процесса. По словам Дэни, список заинтересованных сторон команды цифровых технологий «длинный и обширный» и включает множество людей с разными приоритетами и обязанностями, чьё мнение необходимо учитывать для принятия взвешенных решений. А это означает, что держать всех в курсе — непростая задача.

Чтобы решить эту проблему, команда Дэни использует функцию проектов Asana для создания главного проекта дорожной карты, в котором собраны все цифровые инициативы на финансовый год. В начале процесса составления дорожной карты заинтересованные стороны и команды добавляют свои предлагаемые проекты в основную дорожную карту в виде задач Asana, что обеспечивает всем прозрачность и возможность высказать своё мнение. 

Например, допустим, что команда SEO планирует обновить четыре основные страницы на сайте Asana.com в первом квартале. Для достижения своей цели им понадобится поддержка со стороны отдела цифровых технологий, чтобы переработать макеты страниц, загрузить новый контент и опубликовать обновления. На начальном этапе составления дорожной карты менеджер SEO-проекта добавляет в цифровую дорожную карту задачу, соответствующую SEO-проекту, например «Обновление основных страниц в I квартале». Затем команда по цифровым технологиям просматривает задачу прямо в дорожной карте и на основании предоставленной информации принимает решение о целесообразности дальнейшей работы над проектом.

«Создавая централизованный план в одном месте, мы можем предоставить всем нашим партнёрам прозрачность и возможность высказывать своё мнение в процессе», — говорит Дани.

Принятие решений о распределении ресурсов на основе данных

После того как команда Дэни создала проект цифровой дорожной карты, следующим шагом становится решение о том, какие проекты должны войти в окончательный список.

Но дело не только в выборе работы, которую нужно выполнить. При таком большом количестве заинтересованных сторон заявки могут быстро привести к перегрузке дорожной карты. Как отмечает Дэни, существует тонкий баланс между приоритизацией критически важных для бизнеса инициатив, таких как проекты, направленные на привлечение потенциальных клиентов или формирование воронки продаж, и стратегической технической работой, необходимой для обеспечения долгосрочного роста.

Чтобы принимать такие решения, команда Дани использует нестандартные поля Asana. Каждый раз, когда инициатор добавляет предлагаемый проект в дорожную карту, он помечает задачу нестандартными полями, которые помогают команде понять, как проект вписывается в общую картину, и решить, стоит ли за него браться. К таким нестандартным полям относятся:

• Квартал сдачи: запланированный квартал сдачи, когда работа должна быть завершена.

• Обязательство: было ли взято обязательство по проекту и каков его уровень.

• Приоритет: уровень приоритета задачи или проекта. 

• Непосредственно ответственная команда: какая команда по цифровым технологиям будет отвечать за проект.

• Трудозатраты: числовая оценка от 1 до 5, указывающая на уровень сложности проекта.

После добавления проектов и присвоения им тегов цифровая команда оценивает свою загрузку и решает, как распределить ресурсы между различными типами проектов, такими как стратегические инициативы, техническое обслуживание и поддержка заинтересованных сторон. Бегло просмотрев нестандартные поля, руководители цифровых направлений могут легко согласовать приоритет каждого проекта, требуемые трудозатраты и потенциальную отдачу, что облегчает окончательную доработку дорожной карты.

«Наши нестандартные поля позволяют нам вести предметные обсуждения о возможностях», — говорит Дэни. «Мы можем показать заинтересованным сторонам, что было запрошено, что было взято в работу и какой уровень трудозатрат требуется, а затем использовать эту информацию в качестве основы для обсуждения компромиссов».

Эти нестандартные поля также помогают команде Дэни видеть, как каждый проект соотносится с основными целями Asana. Помечая задачи тегами, указывающими на общую цель компании, к которой они ведут, команда может быть уверена, что работа, которую она выполняет, способствует достижению стратегических целей.

«В Asana всё взаимосвязано, — говорит Дэни. — «Мы чётко видим, как наши приоритеты соотносятся с маркетинговыми целями и, в конечном счёте, с основными бизнес-целями».

Связи между работой разных команд

Хотя дорожная карта цифровых продуктов является основным источником достоверной информации для проектов команды цифровых продуктов, это не единственный проект, который используется. Разные команды работают с несколькими пересекающимися дорожными картами, например, в области маркетинга, разработки продуктов или работы с клиентами. Такое пересечение легко может привести к дублированию усилий и пустой трате ресурсов.

Чтобы этого не допустить, команда Дэни использует функцию множественной адресации Asana, которая позволяет одной задаче находиться в нескольких проектах. Например, проект команды SEO по созданию основной страницы на I квартал можно одновременно добавить в дорожную карту SEO, дорожную карту контент-маркетинга и на доску спринта веб-разработки, чтобы все были в курсе происходящего и не было дублирования задач.

«Цифровая дорожная карта настолько масштабная и охватывает так много функций, что задачи легко теряются», — говорит Дани. «Множественная адресация позволяет нашим основным партнёрам брать цифровой проект и вносить его в свою дорожную карту. Таким образом, мы можем держать всё под контролем, не дублируя работу».

Контроль соблюдения графиков работы с помощью отчётности в режиме реального времени

После того как дорожная карта заблокирована и работа началась, команда Дэни использует панель задач с отчётами Asana для отслеживания хода выполнения. Панель задач даёт общее представление о статусе проекта, помогая команде быстро решать проблемы и предотвращать узкие места.

 «Мы используем панель задач, чтобы держать руку на пульсе нашего прогресса — понимать, на каком этапе мы находимся с точки зрения достижения целей компании, — говорит Дэни. — «Каждый может легко увидеть, что является первоочередной задачей, что заблокировано и что перегружено».

В конце каждого квартала команда цифровых технологий пересматривает свою дорожную карту и корректирует её с учётом любых новых приоритетов бизнеса. Если происходят изменения, требующие смещения фокуса, они обсуждаются в ходе ежеквартальных переговоров, на которых команда решает, какие проекты следует продвигать дальше. Затем обновлённая дорожная карта передаётся заинтересованным лицам, чтобы все были в курсе изменений.

Даже после окончания квартала работа команды продолжается. Они используют показатели на панели задач, чтобы выявлять успехи и проблемы, и применяют полученные сведения при планировании будущих работ.

«Отслеживая даты начала и завершения нашей дорожной карты, мы можем видеть, сколько проектов было запланировано и завершено в установленные сроки», — говорит Дэни. «Затем мы можем использовать эти данные, чтобы получить чёткое представление о том, как мы продвигаемся из года в год». 

Поддерживайте свою цифровую дорожную карту в актуальном состоянии

Хорошо управляемая цифровая дорожная карта необязательно должна быть сложной. С помощью Asana ваша команда может согласовывать приоритеты, оптимизировать межфункциональное взаимодействие и принимать обоснованные решения, которые способствуют достижению стратегических целей вашей организации, создавая основу для значимых результатов.