Как цифровая команда Asana использовала управление работой для обновления нашего бренда

Как руководитель отдела цифровых технологий в Asana, я не понаслышке знаю о сложных проектах, в которых задействованы несколько команд и инструментов. Когда мы решили запустить крупный проект по обновлению цифрового бренда на сайте Asana.com, я знал, что для успеха нам понадобятся не только отличные идеи, но и чёткое общение, точное планирование и продуманная стратегия реализации. 

К счастью, у нас были возможности Asana, которые поддерживали нас на каждом этапе. Я с радостью расскажу, как мы использовали нашу собственную платформу для управления межфункциональной инициативой от начала до конца, и как вы можете использовать её для реализации своих крупных проектов.

Решение проблем, связанных с обновлением бренда

Прежде чем приступить к обновлению бренда, наша команда должна была прояснить предстоящие задачи и выявить любые риски, которые могут повлиять на наш успех. Мы определили три ключевые области:

• Структура сайта: Asana.com использует систему шаблонов и компонентов, что означает, что все на сайте взаимосвязано. Если вы измените один компонент, например баннер с призывом к действию, он изменится на каждой странице, где используется этот компонент, а не только на той, над которой вы работаете. Поэтому мы не могли обновлять сайт по одной странице за раз. Нам нужно было понять, как каждый компонент используется на разных страницах, чтобы эффективно планировать обновления, не вызывая непреднамеренных изменений.

• Хронология проекта: у нашей маркетинговой команды был жёсткий дедлайн для запуска кампании по продвижению продукта за пределами компании, а это означало, что наши обновления должны были соответствовать этой хронологии, чтобы создать единый опыт для наших клиентов.

• Постоянная работа сайта: наша цифровая команда и наши партнёры в других командах полагались на то, что сайт будет полностью работоспособен в любое время. Поэтому мы не могли позволить себе «заморозить» сайт во время обновления. Каждое изменение должно было быть выполнено таким образом, чтобы свести к минимуму сбои и обеспечить бесперебойную работу.

«Поддерживать работу сайта, одновременно запуская обновления и приоритетные проекты, было интересной задачей, — говорит Рейчел Розин, руководитель отдела цифрового опыта в Asana. — «Видимость была очень важна, поскольку мы создавали страницы, пока обновляли бренд».

Обозначив эти проблемы, мы обратились к Asana, чтобы составить чёткий план. 

Многие проекты, которые мы выполняем в повседневной жизни, предсказуемы. Но это было не так. Нам нужно было создать процессы, которые помогли бы нам быстрее и эффективнее достигать наших целей. Мы использовали Asana для создания индивидуального решения для отслеживания всей этой работы. ”

Снижение рисков за счёт прозрачности и перекрёстных связей

Прежде чем приступить к работе, нам нужно было получить чёткое представление обо всех зависимостях проекта, потенциальных узких местах и пересекающихся задачах, чтобы убедиться, что мы разумно используем наши ресурсы и минимизируем риски. 

Сначала мы создали проект Asana, который служил главным центром для всех задач, связанных с обновлением. Затем мы создали отдельные задачи Asana для двух основных категорий:

• Конкретные компоненты страницы, которые нуждались в обновлении (например, баннер с призывом к действию)

• Отдельные страницы, которые нуждались в обновлении (например, главная страница)

Для каждой страницы мы составили список всех компонентов, таких как баннеры или кнопки, которые были частью этой страницы. Затем мы связали задачи по компонентам с задачами по соответствующим страницам. Это позволило легко понять, какие компоненты используются на нескольких страницах, что помогло нам на раннем этапе выявить потенциальные проблемы и решить, какие страницы следует расставить по приоритетам.

Рейчел объясняет: «Связав компоненты с соответствующими страницами, мы увидели, какие из них использовались чаще всего. Это помогло нам понять, какие обновления окажут наибольшее влияние».

«Asana помогла нам визуализировать, как будут выглядеть эти первые партии, и управлять работой и зависимостями», — добавляет она. «Это помогло нам сосредоточиться на том, где мы находимся в этом действительно большом проекте».

Планирование и расстановка приоритетов с помощью нестандартных полей 

Хотя первоначальная настройка проекта дала нам представление о том, какие страницы наиболее целесообразно обновлять с точки зрения компонентов, мы также хотели сосредоточиться на страницах, которые окажут наибольшее влияние после обновления. Для нас это означало страницы с наибольшим трафиком. 

Для этого мы использовали нестандартные поля Asana, чтобы пометить задачи двумя ключевыми моментами: 

• Трафик страницы: мы пометили каждую страницу по уровню трафика — очень высокий, высокий, средний или низкий.

• Количество компонентов: мы отметили, на скольких страницах появлялся каждый компонент, используя метки «высокий», «средний» или «низкий».

Это позволило нам отсортировать задачи по тому, какие обновления будут иметь наибольшее влияние, чтобы мы могли сначала расставить приоритеты для наиболее важных страниц.

Затем мы решили применить поэтапный подход, последовательно обновляя похожие страницы. Объединив страницы с похожими компонентами, мы смогли сосредоточить усилия на самом важном, что упростило последующие этапы, поскольку большая часть нашей библиотеки компонентов уже была обновлена.

Объединение межфункциональных команд для эффективной совместной работы

После того как мы утвердили план и сроки, пришло время приступить к работе. Как и во многих проектах цифровой трансформации, это требовало слаженного сотрудничества между несколькими командами, включая маркетинг, дизайн, разработку, маркетинг продукта и локализацию. 

Asana помогла нам координировать работу этих команд двумя основными способами: предоставив центральный источник достоверной информации в рамках нашего проекта обновления и упростив межфункциональное взаимодействие с помощью множественной адресации.

«Asana дала нам единый источник достоверной информации, где всё отслеживалось и обновлялось по мере изменений», — говорит Рейчел. «Это также помогло нам увидеть, как все мелкие задачи сочетаются друг с другом, чтобы реализовать более крупный проект».

Объединение всех задач, связанных с обновлением, в одном главном проекте создало центральное пространство для обновлений, отслеживания статуса и чёткого общения. Затем, чтобы каждая команда могла сосредоточиться на своих конкретных задачах, оставаясь при этом в рамках более крупного проекта, мы обратились к функции множественной адресации в Asana, которая позволила каждой команде организовывать и отслеживать задачи в своих собственных проектах без необходимости их дублирования.

Например, менеджеру проекта по ребрендингу требовалась полная видимость каждой части проекта. Однако нашим партнёрам из инженерной команды требовалась видимость только конкретных задач, связанных с их работой. Благодаря множественной адресации команда разработчиков могла добавлять эти задачи в свои собственные проекты, сохраняя свою работу организованной, в то время как те же задачи оставались видимыми в главном проекте. Это обеспечило согласованность действий и дало отдельным командам возможность работать так, как они хотят, не дублируя усилия.

«Когда дело дошло до фактического выполнения работы, множественная адресация изменила правила игры», — говорит Рейчел. «Это позволило нам оставаться на связи и отслеживать прогресс, не дублируя работу». 

Контроль соблюдения сроков с помощью хронологии

Как только мы приступили к работе, мы стали отслеживать прогресс с помощью хронологии в Asana. Это дало нам общее представление обо всём, что происходит в проекте, от расписаний спринтов до пакетных релизов. Кроме того, мы получили чёткое представление о том, когда работа начиналась, останавливалась и перекрывалась, что позволило нам легко выявлять любые потенциальные узкие места или проблемы с избыточной загрузкой. 

Просматривая хронологию проекта, Рейчел могла быстро увидеть, не перегружен ли кто-то работой или не слишком ли много задач упаковано в один спринт. Такая прозрачность облегчала обсуждение важных компромиссов и перераспределение работы по мере необходимости. Кроме того, это помогло нам поддерживать стабильный темп обновлений в течение года, балансируя краткосрочные результаты с долгосрочными целями.

«Когда дело дошло до обсуждения компромиссов, функция хронологии действительно помогла», — говорит Рейчел. «Благодаря ей было легко заметить, когда рабочая нагрузка становилась слишком большой». 

Повысьте эффективность своей организации

Управление сложными проектами, такими как обновление бренда, может быть непростой задачей, и наличие правильной платформы для управления проектами может иметь решающее значение. Используя функции Asana, мы смогли предоставить именно то, что было нужно Business, — развернуть наш новый бренд на ключевых страницах в сжатые сроки. Мы запустили обновлённый веб-сайт вместе с нашей брендовой кампанией, одновременно внося важные улучшения в наши технологические платформы.

Asana предоставила нам прозрачность, гибкость и контроль, необходимые для согласования действий, продвижения проекта и достижения значимых результатов.

Если вы инновационная компания, вы делаете то, чего люди никогда не делали раньше. Asana может адаптироваться к этому. ”

Независимо от того, выполняете ли вы рутинные задачи или работаете над проектами, требующими инновационного мышления, Asana предоставляет гибкий фреймворк, который можно адаптировать к вашим потребностям.