Согласно исследованию «Анатомия работы: тенденции и вызовы», руководители тратят 62% своих рабочих дней на «работу по организации работы». Отвечая за эффективность операций, Сёрд использовал техническую подкованность компании, чтобы избежать проблем с управлением по мере масштабирования бизнеса. Прежде всего компании была необходима возможность стандартизировать методы работы по мере присоединения новых приобретений, а также умение постоянно совершенствоваться, чтобы со временем повышать операционную эффективность. 

«Мы выбрали Asana, потому что она позволяет пользователям настраивать рабочие процессы и управлять своей рабочей нагрузкой без необходимости обладать техническими знаниями, — объясняет Сёрд. — «А благодаря возможности добавлять задачи в несколько проектов мы можем объединять задачи из разных отделов в общий обзор проекта, чтобы всегда иметь доступ ко всей необходимой информации». 

Начать работу с Asana очень просто

Воспользовавшись API Asana, Сёрд автоматизировал процесс миграции. А благодаря расширению полномочий он добился принятия изменений на уровне корпоративной культуры, что позволило закрепить их. «Мы провели две недели с командой по управлению кампаниями, чтобы определить активные проекты, но благодаря Migrator.xyz нам не пришлось вручную переносить работу в Asana», — говорит Сёрд. «Мы создали службу технической поддержки, но оставили за руководителями право решать, как лучше всего вовлечь свои команды и внедрить систему. Помогло то, что у Asana такой удобный интерфейс — это сделало переход действительно простым». 

Упрощённое управление работой обеспечивает ясность

Увеличение численности команд и объёма работы создавало для Leads.io риск возникновения операционной разобщённости, что могло негативно сказаться на бизнесе. Согласно исследованию «Анатомия работы: тенденции и вызовы», 22% работников срывают дедлайны из-за неопределённости в отношении приоритетов, а 129 часов в год тратятся на дублирующуюся работу.

Обеспечивая большую ясность и прозрачность в отношении того, над чем работает каждый сотрудник, Asana стала единым источником информации, который позволил Leads.io сохранить контроль над бизнесом по мере его масштабирования. Сёрд пояснил: «Чтобы привлечь лидов для клиента, нам может потребоваться создать несколько целевых страниц, и каждая из них рассматривается как отдельный проект. Функции портфелей в Asana помогают нам структурировать эти отдельные проекты и отслеживать текущий статус кампании по каждому клиенту.

«Мы связываем задачи из нескольких проектов, чтобы при выполнении какого-либо действия — например, работы над новыми креативами — статус обновлялся во всех проектах, где оно фигурирует. А раздел «Мои задачи» — это очень практичный способ обеспечить нашим сотрудникам понимание их приоритетов, возможность структурировать свой ежедневный рабочий процесс и назначать задачи другим».

Изменения также устранили необходимость в совещаниях по «работе по организации работы» — деятельности, на которую, согласно каталогу «Anatomy of Work», тратится 129 часов в год. Как пояснил Сёрд: «С Asana у нас просто больше нет определённых совещаний. Нашим руководителям не нужно каждое утро тратить час на определение приоритетов, и у нас нет больших совещаний по статусу кампаний — любой может в любой момент посмотреть информацию в Asana. Это гораздо более эффективный способ работы».

Устранив необходимость в длинных групповых переписках по электронной почте, Asana упростила управление нашей работой.

Сёрд Кнол, директор по процессам компании Leads.io

Интеллектуальная аналитика открывает возможности для постоянного совершенствования

Ручной сбор данных для анализа опыта прошлых проектов обходился Leads.io дороже, чем приносил сам проект. Из-за этого компания действовала вслепую, не понимая, где и как можно оптимизировать эффективность. Однако Asana также обеспечивает ясность процессов, что, согласно каталогу «Anatomy of Work», может сэкономить 257 часов в год.

Получив возможность извлекать данные об операционной эффективности, компания Leads.io наконец обрела доступ к надёжной аналитической информации, которая позволяет определять, где постоянные улучшения окажут наибольшее влияние. «Самое большое преимущество, которое дала нам Asana, — это повышение показателей загруженности», — пояснил Сёрд. «Благодаря интеграции Asana с нашим инструментом бизнес-аналитики Tableau мы можем видеть, сколько работы выполнено, сколько времени уходит на её подготовку и выполнение, а также продолжительность каждого этапа процесса и причины этого. Это дает нам гораздо лучшее представление о каждом отделе, поскольку мы можем видеть, как меняется их рабочая нагрузка — из недели в неделю, из месяца в месяц, из года в год, — чтобы определять периоды максимальной нагрузки и знать, когда следует нанимать дополнительных сотрудников».

Asana сократила время подготовки продукта на 35%, включая согласование с клиентом.

Сёрд Кнол, директор по процессам компании Leads.io

Стандартизированные рабочие процессы позволяют заранее формировать ожидания

Хотя стратегия «покупай и развивай» является эффективным способом масштабирования, она может привести к ненужному усложнению операционной деятельности, если Leads.io не внедрит единый подход к работе во всех приобретённых компаниях. Asana предоставила простой способ быстро привести всех к общему пониманию, что, как показывает каталог «Anatomy of Work», может сэкономить 5,4 часа в неделю.

«Asana стандартизировала наши процессы и сделала их простыми для понимания», — говорит Сёрд. «Сотрудники просто копируют шаблон в свою кампанию для клиента, который содержит все задачи, подлежащие выполнению, и позволяет назначать работу другим. Весь проект чётко структурирован, и каждый знает, что от него требуется.

«А поскольку мы создали наши шаблоны в виде большого списка дел, которые нужно выполнить, нам больше не нужно составлять стандартные рабочие процедуры — всё интегрировано в рабочий процесс».

Раньше менеджеру кампании требовалось не менее двух часов, чтобы составить план по продукту — Asana делает это за одну секунду.

Сёрд Кнол, директор по процессам компании Leads.io

Ускорение траектории роста

Уже являясь крупным игроком, Leads.io ежегодно генерирует более 5 миллионов лидов для 2600 клиентов по всему миру. Но компания по-прежнему стремится к реализации своей цели — стать мировым лидером в области генерации лидов, значительно расширив штат, насчитывающий сейчас 250 специалистов, и сеть из 11 офисов по всему миру, чтобы помочь большему числу компаний охватить свою аудиторию и получить максимальную отдачу от инвестиций в лиды.

Использование возможностей Asana — это ключ к такому росту в будущем. «Когда мы работаем над стратегией кампании с участием разных отделов, требуется время, чтобы вручную собрать нужную информацию в нужном месте и сделать правильные выводы», — поясняет Сёрд. «Но если мы интегрируем API Asana в наши существующие системы — такие как наш собственный инструмент оценки эффективности маркетинга BERT, клиентский портал и Google Workspace, — мы избегаем дублирования усилий и повышаем качество наших данных, поскольку нестандартные поля заполняются автоматически. 

«Кроме того, мы можем делать больше, связывая задачи в нескольких проектах. Например, если мы применим автоматизированные правила, чтобы новые задачи, добавляемые в шаблон, извлекались на стороне сервера. Это не только позволяет сократить объём ручной работы, но и предотвращает потерю или упущение любой новой части процесса по мере нашего развития.

«В конечном счёте, Asana даёт нам более эффективный способ воплотить наше видение успеха».