KENDO эффективно масштабируется и работает быстрее с Asana

Важные события

Проблемы

• Работники управляли своей работой в разных инструментах, что делало практически невозможным отслеживание того, что происходит. Это приводило к разобщённости команд и отсутствию у руководителей информации о происходящем.

• KENDO переживает период быстрого роста, и управление работой с помощью электронных писем и таблиц не может масштабироваться вместе с ним.

• Отсутствие единых процессов приводило к разрозненным рабочим процессам с нечёткими дедлайнами, что в свою очередь приводило к отсутствию ответственности и пропуску важной работы.

Решение

• KENDO внедрила Asana в качестве центрального источника достоверной информации, где работники из разных отделов и на разных уровнях могут видеть, какая работа выполняется и когда. Быстрый рост компании означает ещё больше работы, и централизованная прозрачность позволила им в первую очередь уделить внимание наиболее важным инициативам по развитию брендов.

• Команды могут оптимизировать процессы, от создания маркетинговых календарей до автоматизации IT-запросов в бэклогах, чтобы быстрее выполнять самую важную работу. 

• Руководители могут быстро принимать решения, которые разблокируют работу и повышают ответственность в командах, поскольку они видят обновления и запросы на подтверждение.

Результаты

• Экономия 87 рабочих дней: благодаря использованию Asana компания KENDO сэкономила примерно три месяца времени, которое ранее ежегодно тратилось на координацию работы.

• Экономия времени на 58%: увеличив количество работников, использующих Asana для управления своей работой, KENDO увеличила количество сэкономленного времени на 58% всего за один год.

• Создание более сильных брендов: благодаря проектам Asana маркетинговые команды имеют полное представление о том, что и где происходит, поэтому они могут обеспечивать согласованный обмен сообщениями, выявлять возможности для повышения эффективности кампании и лучше общаться с клиентами.

Чтобы достичь нашей амбициозной цели роста, нам нужно двигаться быстро. Но мы не можем сделать это без четких процессов, которые устраняют как можно больше препятствий. Я твердо верю, что внедрение процессов, подобных тем, которые мы создали в Asana, поможет нам добиться успеха.”

Прямое взаимодействие с клиентами посредством скоординированных цифровых активаций

Согласование контента и обмена сообщениями между командами и каналами имеет решающее значение, особенно для крупномасштабных цифровых активаций, таких как запуск новых продуктов и рекламных кампаний. 

Согласовывая все действия на сайте, в маркетинге и системе управления взаимоотношениями с клиентами с помощью асинхронной работы в Asana, команда цифрового маркетинга теперь может выявлять больше возможностей для сотрудничества и оптимизировать работу между командами, повышая их эффективность. 

Улучшенное (и продвинутое) планирование 

• Раньше команды использовали отдельные статические таблицы для планирования и установки сроков. Работа велась изолированно, что замедляло её и затрудняло контроль за выполнением. С помощью Asana цифровая команда разработала совместный, взаимосвязанный процесс планирования, который она использует со всеми своими межфункциональными партнёрами.

• Теперь они могут не только отслеживать задачи и важные этапы для каждой активации, но и создавать шаблоны процессов, чтобы ничего не упустить. 

Повышение прозрачности и ответственности в проектах

• Цифровая команда использует Asana в качестве «цифрового календаря», где можно просматривать, отслеживать и поддерживать все цифровые активации, происходящие в разных брендах. Это даёт им единый, всеобъемлющий календарь, который объединяет индивидуальные календари каждой команды в одном едином пространстве, чтобы все знали, какая работа и когда выполняется.

• Такая прозрачность работы друг друга позволяет им сотрудничать более эффективно, без необходимости в дополнительных встречах. В результате они могут максимизировать охват по каналам, обеспечивая более последовательный и мощный потребительский опыт, который стимулирует цифровые продажи.

Теперь мы можем согласовывать контент и обмен сообщениями по каналам, чтобы запускать более эффективные цифровые активации благодаря нашим оптимизированным рабочим процессам и «цифровому календарю» в Asana.”

Больше ответственности для более плавных маркетинговых рабочих процессов

Раньше рабочий процесс маркетинговой команды был разрозненным и в значительной степени зависел от электронных писем и списков дел для управления проектами. Было трудно распределять ответственность и получать целостное представление о планах и прогрессе, потому что все сосредоточились на своих индивидуальных задачах.

Asana заменила разрозненную систему единой платформой, ориентированной на действия. Теперь все сотрудники могут работать в одном месте, чтобы выполнять активации в социальных сетях, дарить подарки инфлюенсерам, проводить кампании и экспериментальный маркетинг.

Центральный источник достоверной информации

• Asana централизовала общение о проектах, упростив процесс подтверждения и выявив работу, которая ранее терялась в суматохе.

• Теперь команда может видеть весь объём работы в реальном времени. Такая прозрачность устранила путаницу и неэффективность старой системы, а шаблоны обеспечивают последовательное выполнение процесса с чёткими целями и датами сдачи.

• Поскольку команда может общаться, работать и видеть все детали в одном месте, она может легко определять и расставлять приоритеты для важных задач, повышая общую эффективность и ответственность.

Я спрашивал себя, как мы работаем? Быстрее и умнее или усерднее? С помощью такой системы, как Asana, мы можем понять, где можно оптимизировать нашу работу и какие шаги мы можем предпринять, чтобы действительно максимизировать наше влияние. Это позволяет нам сосредоточиться на самом важном — повышении узнаваемости бренда и доходов.”

Правильно определенные ИТ-проекты начинаются с получения нужных деталей каждый раз

Раньше ИТ-команда была в ловушке непрерывного цикла обратной связи. Компания быстро росла, и без правильных процессов у неё не было важной информации для определения объёма запросов, а проекты часто застревали в очереди.

С помощью Asana ИТ-команда теперь имеет структурированный подход к сбору запросов, определению их приоритетности, назначению дедлайнов и закрытию цикла. 

Оптимизированные запросы для более эффективных рабочих процессов 

• ИТ-команда испытывала трудности с организацией и расстановкой приоритетов в работе. Теперь они используют форму Asana для IT-запросов, которая автоматически превращается в задачу с нестандартными полями для сбора и маркировки информации. Менеджер проекта рассматривает и определяет объём каждого проекта, а руководители подписывают его перед переходом в производство, обеспечивая чёткие даты начала и завершения каждого проекта.

• Настроив нестандартные поля так, чтобы с самого начала получать всю необходимую информацию, они сократили количество ненужных обменов информацией с заинтересованными сторонами для завершения запросов.

• Этот оптимизированный процесс позволяет ИТ-команде управлять до 40 проектами одновременно.

Полная доступность

• Руководители высшего звена часто не знали, какую работу запрашивают их команды, как она продвигается и какие детали необходимы, чтобы помочь ИТ-команде расставить приоритеты. Теперь задачи по запросам можно добавлять в несколько проектов, чтобы любой сотрудник, включая руководство, мог быстро и легко получать доступ к обновлениям статуса или соответствующей информации.

• Благодаря улучшенной прозрачности процесса ИТ-команда может видеть каждый запрос, получать информацию, необходимую для точного определения его объёма, и получать отзывы от руководства о том, что следует расставить по приоритетам в зависимости от потребностей Business и доступных ресурсов. Теперь они проводят более короткие совещания, ориентированные на действия, для более эффективной расстановки приоритетов, что приводит к созданию полностью проработанных проектов.

До того, как мы начали использовать Asana, руководители слишком часто оставались в неведении относительно проектов. Теперь мы получаем больше поддержки от Business, потому что у них есть общий обзор всех запросов в компании. Это помогает нам определять пропускную способность ресурсов и более эффективно решать крупномасштабные и сложные проекты.”

Решение, которое растет вместе с командой

KENDO растёт, и им нужно решение, которое будет расти вместе с ними. Вот почему они используют Asana для систематизации процессов, автоматизации действий и оптимизации своей работы. Благодаря тому, что под их маркой работают одни из самых известных и интересных брендов, команда KENDO теперь может сосредоточиться на стимулировании покупок клиентов и увеличении доходов компании с помощью целенаправленной и чётко определённой ясности во всей организации.