Будучи глобальной технологической компанией, HRS уделяет первостепенное внимание постоянным инновациям и непрерывному повышению эффективности. Компания сотрудничает с транснациональными корпорациями, лицами, совершающими деловые поездки, и партнерскими отелями, чтобы по-новому определить, как компании работают, размещаются в гостиницах и оплачивают это. Соответственно, ее бизнес-подразделения называются Stay, Work и Pay. Платформа HRS поддерживает, помимо прочего, закупки, бронирование и анализ затрат; ее можно напрямую подключить через программный интерфейс к ERP-системе крупного клиента, его платежным системам, системе учета командировочных расходов и многому другому.

Чтобы создать такой беспроблемный пользовательский опыт для новых корпоративных клиентов с помощью индивидуальных интеграций, начальный этап адаптации может занять несколько недель. Требования клиентов реализуются специально назначенными сотрудниками отдела Customer Delivery. При этом необходимо параллельно реализовывать множество проектов по внедрению, а специалисты из отделов платежей и выставления счетов, продаж, контента и технологий работают рука об руку — сложная задача.

Asana как инструмент для повседневной работы

С середины 2022 года HRS Group использует Asana Enterprise в качестве инструмента для повседневной работы, чтобы целенаправленно продвигать многочисленные проекты клиентов. Чтобы соответствовать корпоративной ценности, ориентированной на клиента, Asana должна была помочь команде HRS выполнять задачи более гладко и эффективно. При этом, прежде всего, сложность представляли количество и комплексность проектов с их многочисленными точками соприкосновения.

«Нам срочно требовалось профессиональное решение для управления работой, которое бы обеспечивало лучшую совместную работу, постоянный обзор портфеля проектов и при этом было простым в использовании», — объясняет Фрэнсис Берри, директор по глобальному обслуживанию клиентов в HRS. «Мы больше не могли полагаться на таблицы Excel и ручные процессы. А существующий инструмент управления проектами, к которому у нас был доступ, был просто неудобным в использовании».

Совместно с ИТ-директором Йохеном Язером команда по работе с клиентами сформулировала свои требования к новому решению: в том числе возможность наглядно представлять и управлять всей работой, выполняемой в рамках крупных внутренних и внешних проектов, определять единые шаблоны для повторяющихся процессов, а также делиться с другими ходом выполнения проектов и основными этапами.

Выбор быстро пал на Asana Enterprise. Платформа впечатлила не только своей функциональностью, которая охватывала все требования, но и хранением данных в соответствии с правилами защиты информации, а также интуитивно понятным пользовательским интерфейсом. Юстина Кобьерска, руководитель отдела глобального обслуживания клиентов, описывает это так: «Asana объединяет деловую и профессиональную точки зрения. Как руководитель я могу в портфолио в режиме реального времени просматривать статус всех проектов и демонстрировать правлению, что было достигнуто. В то же время Asana поддерживает простой и непринужденный стиль работы внутри команды, который соответствует HRS. Ведь мы хотим получать удовольствие от работы».

Asana объединяет деловую и профессиональную перспективы. Она поддерживает простой и высокоэффективный стиль работы.

Юстина Коберска

Руководитель отдела глобального обслуживания клиентов

Внедрение на полной скорости

Внедрение Asana началось в феврале 2022 года и прошло в сжатые сроки — за два месяца. Совместно с партнером по внедрению Asana, компанией Bridgeflow, HRS создала Champions Hub, состоящий из восьми продвинутых пользователей, которые создали первые рабочие процессы, специфичные для HRS, в Asana, обменялись опытом на семинарах, а затем, как мультипликаторы, передали полученные знания отдельным группам пользователей. Эти чемпионы Asana по-прежнему готовы ответить на вопросы; новые сотрудники также могут получить доступ к онлайн-тренингам. «Самое главное — не то, как пользоваться отдельными функциями в Asana, потому что они часто понятны без объяснений», — говорит Фрэнсис Берри. «Скорее, мы показываем новым членам команды, как мы работаем и как мы в HRS извлекаем максимальную пользу из Asana».

Изначально основными пользователями были сотрудники отделов доставки клиентам и сопровождения клиентов. Вскоре к ним присоединились другие восторженные пользователи, в том числе из отдела закупок, отдела кадров, отдела ИТ и отдела маркетинга. В настоящее время в HRS 310 пользователей и 30 гостей, объединённых в 104 команды. Цель состоит в том, чтобы в ближайшее время еще больше сотрудников получили доступ к Asana.

Улучшаем деловую жизнь

За последние три месяца компания HRS создала в Asana почти 48 000 задач и более 500 проектов, а также выполнила 246 000 основных действий. Такие пользователи, как Юстина Кобьерска, ежедневно работают с инструментом на компьютере и в мобильном приложении: «Благодаря Asana мне проще управлять всем портфелем проектов. Я могу сразу увидеть, где есть препятствия, где требуются действия и где можно оптимизировать процессы». Постоянно обновляемая информация в Asana также помогает ей сократить время на регулярные совещания по проектам и ускорить еженедельную отчетность перед руководством.

Сотрудники отдела по работе с клиентами используют Asana, чтобы отслеживать все свои задачи и сроки, планировать повседневную работу и упрощать общение друг с другом. Для адаптации новых крупных клиентов существуют стандартизированные, но настраиваемые шаблоны, поэтому не нужно каждый раз изобретать велосипед. В целом, проектами стало проще управлять, а предложения по улучшению сразу же фиксируются в Asana.

«Мы добились по-настоящему структурированного подхода к работе», — с удовлетворением отмечает Фрэнсис Берри. «С помощью Asana очень легко объединять людей в самых разных проектах и добиваться совместных успехов. Мы создали единые внутренние стандарты и отказались от разрозненных решений. Это также способствует более тесному сотрудничеству между отделами».

Из обзора портфеля мы можем детализировать каждый проект вплоть до уровня задач и не только сделать процессы полностью понятными, но и постоянно их улучшать.

Фрэнсис Берри

Директор по глобальному обслуживанию клиентов

Благодаря представлению в виде хронологии в Asana компания HRS теперь также начала оптимизировать планирование загрузки некоторых команд по текущим и запланированным проектам.

HRS экономит около одного квартала

Благодаря Asana HRS может работать значительно продуктивнее. Только использование функции комментариев экономит HRS примерно 42 рабочих дня в год; еще 17 рабочих дней экономятся благодаря шаблонам проектов и функциям поиска. Совещания стали значительно короче, поскольку все участники уже осведомлены о последних событиях в своих проектах. В целом, экономия времени может составить около 13 недель.

В ближайшем будущем у HRS большие планы в отношении Asana. С одной стороны, сотрудники отдела по работе с клиентами из трех подразделений Stay, Work и Pay будут еще теснее сотрудничать, чтобы предложить клиентам полностью интегрированный процесс адаптации. Это объединение должно также отразиться в рабочих процессах в Asana; быстрорастущая команда хочет совместно определить новые передовые методы. С другой стороны, HRS планирует активно использовать Asana с её комплексными функциями управления проектами для дальнейшего развития навыков управления проектами у своих сотрудников. Также уже проводятся тесты с использованием гибкого управления проектами.

Инструмент живет. Мы постоянно учимся, потому что каждый новый пользователь Asana в нашей компании приносит с собой новые идеи.

Фрэнсис Берри

Директор по глобальному обслуживанию клиентов

Количество пользователей также продолжает расти: отделы продаж и обслуживания клиентов уже выразили заинтересованность во внедрении Asana. Помимо этого, к существующим интерфейсам с Jira, Zoom, Teams и Sharepoint должны быть добавлены интеграция с CRM и система обработки заявок. «Мы хотим использовать все возможности, которые предлагает Asana», — объясняет Йохен Язер. «В конечном итоге этот инструмент также помогает нам ускорить цифровизацию. Постоянные изменения — это часть нашей ДНК в HRS».