Guru — это небольшая, но быстрорастущая технологическая компания из Филадельфии с широким кругом клиентов, среди которых Square, Buzzfeed, Zoom и многие другие.

Синхронизация продаж и маркетинга

Джулия Берсин — старший менеджер по маркетингу в команде маркетинга роста, отвечающая за создание программ входящего маркетинга, таких как кампании по стимулированию спроса, мероприятия на местах и многое другое. Вся эта работа требует тесной координации и согласованности с командой развития продаж, чтобы маркетинг привлекал нужных людей и мог передавать качественных лидов отделу продаж.

Хотя команда Джулии базируется в Сан-Франциско, она тесно сотрудничает с Далтоном Гилгором, который возглавляет команду развития продаж в головном офисе в Филадельфии. Зачастую они разрабатывают стратегию перед проведением мероприятия на местах или вебинара, чтобы определить целевую аудиторию, а затем тесно сотрудничают во время и после кампании, чтобы обеспечить проработку каждого качественного лида и получить максимальную отдачу от каждого маркетингового мероприятия.

Хотя Джулия и Далтон используют Zoom и Slack для общения, им было сложно эффективно работать вместе над крупными проектами, особенно учитывая удалённость друг от друга и разницу в часовых поясах. Им было нужно решение, которое помогало бы всем соблюдать дедлайны.

Без инструмента для управления проектами в одном месте команды маркетинга роста и развития продаж:

• Тратили несколько часов в неделю на совещания по обновлению статуса, поскольку проекты были разрознены по командам и местоположениям — у них не было возможности видеть работу каждой команды, и информация стала разрозненной.

• Детали терялись, потому что сообщения в Slack не подразумевали каких-либо практических действий, их было трудно отслеживать, и было непонятно, за что отвечает каждый человек.

Они понимали, что должен существовать более эффективный способ отслеживания проектов и обеспечения согласованности действий, даже если речь идёт о разных командах, находящихся на разных побережьях.

Преодоление географической и ведомственной разобщённости

При поиске инструмента для управления проектами, который мог бы объединить две команды, отделы продаж и маркетинга понимали, что им нужен продукт, который поможет им определить зоны ответственности, установить чёткие дедлайны и легко обновлять планы проектов. Кроме того, им был нужен инструмент, который мог бы стать центральным хранилищем для текущей работы и интегрироваться со Slack. Именно тогда они решили попробовать Asana.

К счастью, им не пришлось далеко ходить. Команда маркетологов уже использовала Asana до того, как компания решила внедрить платформу для всех сотрудников. Поскольку Asana уже была в их распоряжении, Джулия и команда маркетинга начали добавлять команду продаж в Asana в межфункциональные проекты, такие как вебинары. Как только все заинтересованные лица оказались на одной платформе, взаимодействие между отделами продаж и маркетинга через Asana стало развиваться естественным образом, позволяя каждой команде быть в курсе хода выполнения проекта в режиме реального времени.

Asana помогла нам улучшить взаимодействие в целом. Есть один проект, и все над ним работают. У сотрудников нет своих проектов под те же самые цели. У нас есть только один проект, за который мы все отвечаем.

Джулия Берсин, старший менеджер по стимулированию спроса

Теперь, когда обе команды используют Asana, она выступает в качестве единого источника достоверной информации для всех проектов, реализуемых совместно отделами продаж и маркетинга. Вместо того чтобы несколько раз в неделю участвовать в совещаниях по статусу в Zoom, любой сотрудник в любой момент может посмотреть, кто над чем работает. Ответственность чётко разграничена, и каждый знает, какие части проекта принадлежат ему, а какие — другим. Такая ясность устраняет двусмысленность, позволяя сотрудникам сосредоточиться на работе, а не выяснять, кто за что отвечает, устранять недопонимания или выполнять одну и ту же работу дважды.

Оптимизация процессов для достижения лучших результатов

Когда Джулия и Далтон работают вместе, они могут разрабатывать стратегию входящей кампании, например вебинара или выездного мероприятия, и переносить весь проект в Asana с помощью одного из своих готовых нестандартных шаблонов. Все аспекты проекта — от планирования и проведения мероприятия до последующей работы с лидами в конце — находятся в одном проекте в Asana.

Кроме того, благодаря библиотеке шаблонов, которую обе команды создали совместно, если новый сотрудник отдела маркетинга запускает вебинар или мероприятие, ему не нужно создавать план проекта с нуля — он может взять один из шаблонов и начать работу с него, точно зная, какие шаги предпринять и кого привлечь. Процесс не только становится быстрее и проще, но и гарантирует, что ничего не будет упущено, поскольку в нём уже учтены даже самые мелкие детали.

Свободное время, которое даёт нам Asana, позволяет выполнять больше проектов, заключать больше сделок, проводить отличные маркетинговые мероприятия и обеспечивать положительный опыт для существующих и потенциальных клиентов. Всё сводится к тому, чтобы освободить время для дел, которые важнее для нашего бизнеса и наших клиентов.

Далтон Гилгор, специалист по развитию отношений с клиентами

Для Guru Asana стёрла границы между отделами, сделав каждый проект не столько игрой с нулевой суммой, сколько по-настоящему командной работой. Даже если кто-то не принимает активного участия в проекте, у него есть к нему доступ, он может видеть, кто в нём участвует, и лучше осведомлён о масштабных инициативах, реализуемых в Guru. В конечном счёте это позволяет Джулии и Далтону продолжать создавать высокоэффективные инициативы в области входящего маркетинга для развития Guru и предоставления командам по всему миру возможности находить информацию, необходимую им для выполнения своей работы.