Революция в маркетинговой деятельности Children's Health

В 2022 году компания Children's Health создала команду маркетинговых операций, чтобы расширить охват и укрепить свою репутацию с помощью диверсифицированных маркетинговых стратегий. Однако команда столкнулась с операционными проблемами:

• Фрагментированные рабочие процессы: из-за более чем девяти отдельных систем управления проектами и заявками команды работали разобщённо, а процессы были непоследовательными.

• Неэффективное взаимодействие: разрозненные инструменты приводили к трудоёмким процессам и частым недопониманиям, что замедляло ход выполнения важных инициатив.

Чтобы решить эти проблемы, в январе 2023 года команда маркетинговых операций решила перейти на инструмент для управления совместной работой. Их цели были следующими:

• Централизовать работу: Asana должна была стать единым источником достоверной информации, повышая чёткость, сокращая потребность в совещаниях в масштабах отдела и оптимизируя рабочие процессы.

• Стандартизировать процессы: упорядоченный фреймворк управления проектами согласовал работу команд из разных отделов и прояснил приоритеты.

• Обеспечить масштабируемость: экономя время и концентрируя ресурсы, команда может уделять первоочередное внимание важным инициативам, помогая организации охватить больше семей пациентов и достичь ключевых целей.

Всего за шестнадцать месяцев Children's Health успешно внедрила управление совместной работой в отделах маркетинга и коммуникаций, изменив то, как команда работает и расставляет приоритеты. Инновационное использование Asana принесло команде награду Marketing Visionary Work Innovation Award, что свидетельствует об их способности масштабировать усилия, одновременно усиливая влияние на семьи и сообщество.

В Children's Health маркетинг и общение играют ключевую роль, являясь связующим звеном нашей организации. Централизовав нашу маркетинговую работу в Asana, мы упростили взаимодействие и создали условия для достижения значимых результатов для пациентов и семей, которым мы служим.

Фернанд Фернандес, исполнительный вице-президент, директор по маркетингу и общению

Упрощение стратегического планирования для достижения лучших результатов 

До внедрения управления совместной работой отдел маркетинга при стратегическом планировании полагался на презентации, документы и электронные таблицы. Перейдя на Asana, команда централизовала процесс планирования, автоматизировала рабочие процессы и создала более целостную систему.

Централизованное планирование обеспечивает согласованность

• Стратегические планы создаются в Asana в виде специальных проектов, образуя единый центр для всех работ по планированию.

• Команды в отделе маркетинга работают в рамках одного стратегического плана, что повышает прозрачность, позволяет информировать команды за пределами отдела маркетинга и устраняет необходимость в отдельных документах или инструментах.

• Стандартизируя процессы планирования, команда обеспечивает согласованность рабочих процессов и сохраняет контроль над работой. 

• Используя множественную адресацию, которая позволяет пользователям включать одну задачу в несколько проектов, команды могут связывать задачи из стратегического плана с очередью креативных материалов, что даёт им возможность отслеживать все ресурсы кампании в одном месте.

Улучшение фокуса обеспечивает измеримый эффект

• Панели задач в режиме реального времени дают командам и руководителям представление о загрузке и ходе выполнения проектов, улучшая распределение ресурсов и помогая заблаговременно выявлять препятствия, чтобы стратегические проекты шли по плану.

• Автоматизировав процессы планирования и устранив неэффективные процессы, маркетинговая команда получила больше возможностей сосредоточиться на приоритетных инициативах и достигла своей цели на 2023 год — посвящать 80% своего времени стратегической работе.

Обеспечение результатов посредством оптимизированного управления кампаниями

Отдел маркетинга и коммуникаций играет важную роль в укреплении репутации организации на национальном уровне с помощью таких инициатив, как маркетинговые кампании по электронной почте, таргетированные цифровые стратегии и мультимедийный контент. 

Раньше управление большим количеством кампаний с помощью разрозненных инструментов приводило к неэффективности, недопониманию и задержкам. Централизация работы в Asana позволила решить эти проблемы, улучшив совместную работу, обеспечив прозрачность и ускорив достижение результатов.

Унифицированная работа ускоряет хронологии кампаний

• Все маркетинговые мероприятия отслеживаются на единой платформе, что позволяет централизовать управление кампаниями от начала до конца.

• Межфункциональные команды и партнёры из внешних агентств работают в общих проектах, что сокращает недопонимание и улучшает координацию.

• Панели задач и представления портфелей обеспечивают прозрачность загрузки команды в реальном времени, гарантируя, что проекты идут по графику, а дедлайны соблюдаются.

• Стандартизированные рабочие процессы кампаний позволяют быстрее планировать и реализовывать креативные материалы, ускоряя выход на рынок и обеспечивая высокое качество результатов.

Инструменты для совместной работы улучшают согласованность между командами

• Обновления в реальном времени и автоматизация позволяют команде уделять больше времени планированию инновационных кампаний, а не отслеживанию обновлений.

• Время на составление отчётов о результатах кампании сократилось на 80% благодаря панелям задач для отчётности Asana, которые обеспечивают более быструю аналитику и оптимизируют процесс измерения.

• В представлениях портфеля визуализируется ключевая статистика проекта, например общее количество завершенных задач, что позволяет использовать аналитику во время постмортем-анализов и помогает команде постоянно улучшать свои процессы.

Трансформация творческого производства для ускорения выполнения и сдачи

До внедрения управления совместной работой творческие запросы по маркетинговым инициативам обрабатывались по электронной почте, что приводило к неэффективности и несогласованности рабочих процессов. Поскольку в очереди постоянно находилось около 150 креативных материалов, команде требовалось решение, которое бы упростило процесс приёма и производства, позволив сосредоточиться на создании высококачественной работы. Asana преобразовала процесс творческого производства.

Стандартизированные формы и рабочие процессы повышают эффективность

• Креативные запросы, включая производство видео, фотографий, электронных писем и печатных материалов, подаются с помощью настраиваемых форм, адаптированных к каждому типу материала и потребностям проекта.

• В формах используются нестандартные поля для предварительного сбора важных деталей, таких как сроки, тип материала и приоритеты, что гарантирует, что запросы будут завершены до перехода к следующему этапу.

• После одобрения запросы преобразуются в активные проекты. Задачи, хронологии и участники команды назначаются автоматически на основе шаблонов проектов, что упрощает рабочие процессы и обеспечивает единообразие.

• Гибкие шаблоны проектов позволяют командам корректировать хронологии и зависимости в соответствии с их уникальными потребностями, сокращая время на подготовку и обеспечивая выполнение проектов в срок.

Повышение эффективности и улучшение управления ресурсами 

• Представления портфелей предоставляют аналитику о загрузке дизайнеров в режиме реального времени, помогая менеджерам сбалансировать способности сотрудников и эффективно назначать проекты. Это улучшило прозрачность загрузки на 25% и повысило способность дизайнеров определять приоритет сроч��ых проектов на 95%.

• Фиксирование деталей проекта с помощью форм для приёма заявок повысило эффективность на 25%, что позволило сэкономить 2,5 часа на каждом запросе и 115 часов в общей сложности за 1-й и 2-й кварталы 2024 года.

• Новый отчёт по видео и фотографии повысил прозрачность работы этой команды на 98%, что позволило улучшить координацию и принятие решений.

• Общие проекты способствовали беспрепятственному взаимодействию между командами и внешними партнёрами, улучшив межфункциональное сотрудничество на 95% для проектов по видео и фотографии и на 25% для рабочих процессов по маркетингу по электронной почте.

• Стандартизированные рабочие процессы сократили время создания проектов на 20% для творческих объектов и на 80% для проектов по видео и фотографии, что помогло ускорить выход на рынок на 45% для творческих объектов.

Создание более светлого будущего для детей

Благодаря повышению эффективности и улучшениям, которые управление совместной работой принесло в их деятельность, команда готова вывести маркетинговые усилия на новый уровень: оптимизировать рабочие процессы, улучшить совместную работу и проводить эффективные кампании, поддерживающие миссию Children's Health по улучшению жизни детей.