Важные события

• Более быстрое время отклика: время отклика внутренней службы поддержки сократилось с 5 дней до 12 часов, что повысило удовлетворённость работников. 

• Более быстрая адаптация клиентов: заключение сделок и адаптация новых клиентов происходят быстрее и без ошибок, что повышает удовлетворённость клиентов.

• Исключение пропущенной работы: проекты и формы устраняют пропущенные задачи и несоблюдение дедлайнов, что позволяет быстро завершать проекты. 

• Сокращение административной работы: уменьшается количество электронных писем, совещаний и рабочих чатов, что даёт больше времени для более сосредоточенной работы. 

Athena — это сервис мечты для занятых руководителей, предоставляющий им высококвалифицированных виртуальных помощников, которые могут организовывать календари, запускать подкасты, планировать дни рождения и многое другое. Миссия компании заключается в том, чтобы предоставить выдающимся людям экспертную помощь, чтобы они могли жить более осмысленной жизнью. 

У компании, которая в первую очередь работает удалённо, тысячи клиентов по всему миру и более 1500 сотрудников в США и на Филиппинах. Когда Athena переживала фазу быстрого роста, возникли проблемы с управлением проектами. Критические задачи часто упускались из виду, поскольку работа управлялась с помощью электронных таблиц, электронной почты и чатов. Это приводило к задержкам в работе службы поддержки, несоответствиям при создании договоров и пустой трате времени на расшифровку статусов проектов. 

Чтобы решить эти проблемы, финансовая команда начала использовать Asana для централизованного управления запросами по расчёту заработной платы. Время ответа сократилось настолько быстро, что Athena внедрила Asana в масштабах всей компании в качестве решения для управления работой. 

Открытие преимуществ Asana 

Изначально финансовая команда выбрала Asana для управления запросами по зарплате, касающимися банковских операций, дат выплат и налогов. Отслеживать эти заявки по электронной почте было сложно — многие из них упускались из виду, и команда была перегружена. 

Использование Asana изменило работу финансовой команды следующим образом: 

• Предоставление чёткого обзора статусов запросов для простого отслеживания и определения приоритетов

• Сокращение количества электронных писем и сообщений в чате, высвобождающее время для выполнения запросов   

• Оптимизация рабочих процессов, чтобы задачи, обязанности и дедлайны были понятны всем членам команды

Вдохновлённые успехом финансовой команды, Марибет Виллон, сооснователь и глава административного отдела, и Бен Орган, директор по инжинирингу, выступили за внедрение Asana во всей компании. 

Наша финансовая команда начала использовать Asana для управления запросами по зарплате, что ускорило время ответа. Затем мы внедрили её в масштабах всей компании, чтобы улучшить управление проектами и совместную работу и ускорить выполнение задач.

Мэрибет Виллон, соосновательница и глава административного отдела компании Athena 

Внедрение нового способа работы

Приверженность Athena динамичной культуре, ориентированной на обучение, привела к быстрому внедрению Asana. Такие руководители, как Марибет и Бен, представили платформу своим командам, подчеркнув важность централизованного управления работой для повышения эффективности. В каталоге «Anatomy of Work» 2023 года подчёркивается, что 62% рабочего дня тратится на повторяющиеся задачи, но улучшенные процессы могут сэкономить 4,9 часа в неделю. Работники признали, что Asana упростила управление задачами и помогла им быстрее завершать работу. Работники, хорошо разбирающиеся в технологиях, обнаружили, что пользоваться Asana легко без особого формального обучения, поскольку Центр помощи Asana отвечал на их вопросы. 

Мы работаем в быстром темпе. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу Asana все быстро освоили платформу и начали использовать её для управления своей повседневной работой.

Мэрибет Виллон, соосновательница и глава административного отдела компании Athena

Жизнь с централизованным управлением проектами 

Все работники Athena теперь используют Asana для управления работой — от адаптации новых сотрудников и их увольнения до разработки продуктов. Теперь, когда их рабочие процессы организованы в одном месте, команды работают быстр��е и эффективнее. 

Вот как команды Athena используют Asana:

• Процессы адаптации и увольнения работников оптимизированы с помощью шаблонов Asana, поэтому ни один шаг не забывается. Фиксируется каждая задача — от создания электронных писем до распределения ресурсов. Теперь виртуальные ассистенты готовы работать с первого дня без каких-либо технологических или административных проблем. 

• Благодаря автоматизации создание контрактов теперь занимает вдвое меньше времени. Благодаря интеграции с HubSpot закрытые сделки сразу же запускают задачу создания контракта, назначаемую команде поддержки Athena. До Asana создание контракта занимало 48 часов, и иногда о контрактах забывали. Теперь этот процесс занимает меньше дня, и ни один договор не остаётся без внимания. 

• Первоначально внутренние обращения в службу поддержки обрабатывались исключительно в Asana, что сократило время ответа с 5 дней до менее чем 12 часов. Недавно была внедрена и интегрирована с Asana система Zendesk, что повысило уровень поддержки работников службы поддержки Athena. 

• Разработка продуктов осуществляется с помощью канбан-досок Asana. У каждого продукта есть доска с исправлениями ошибок и целями разработки. Кроме того, есть главная доска, на которой отображается статус каждого текущего технического проекта. Это помогает команде инженеров планировать спринты, эффективнее распределять ресурсы и быстрее завершать проекты. 

• Делегирование клиентов осуществляется с помощью Asana. Приложение Athena интегрируется с Asana, мгновенно превращая новые задачи для виртуальных ассистентов в задачи Asana. Благодаря этой интеграции ассистенты никогда не пропускают запросы.  Многие клиенты также предпочитают использовать Asana напрямую со своими виртуальными ассистентами. 

Благодаря Asana мы стали более оперативно реагировать. Мы можем расставлять приоритеты в отношении важных исправлений ошибок и запросов новых функций. Имея чёткое представление обо всей работе, находящейся в разработке, я могу легко понять нашу способность и планировать более эффективно.

Бен Орган, директор по инжинирингу компании Athena

Повышение эффективности с помощью Asana 

Команды Athena продолжат использовать Asana для управления своей работой и взаимодействия как внутри компании, так и с клиентами. Такие руководители, как Марибет и Бен, стремятся ещё больше оптимизировать рабочие процессы, внедряя портфели, совершенствуя автоматизацию и изучая возможности улучшения интеграции. Всё это направлено на ускорение рабочих процессов и обеспечение того, чтобы все — от работников до клиентов — получали максимальную отдачу от своей работы.