Como continuar a desenvolver comunidades inclusivas ao trabalhar remotamente

A recente mudança para o trabalho remoto e o distanciamento físico obrigaram muitas organizações, incluindo a Asana, a repensar o modo como se conectam e comunicam como equipe descentralizada. O desenvolvimento de comunidades inclusivas deve fazer parte dessa transformação. O fato de trabalharmos exclusivamente à distância, agravado pela situação causada pela pandemia global, torna imprescindível fazer um esforço consciente por criar uma comunidade inclusiva.

Podemos pensar que as práticas inclusivas que desenvolvemos para as organizações nos permitirão uma transição satisfatória para um ambiente de trabalho remoto. Embora atuar de maneira 100% remota pareça criar condições iguais para todos os funcionários, é muito provável que determinados grupos, como pais e minorias sub-representadas, sejam afetados de forma desproporcional pelas dificuldades adicionais impostas pelo trabalho à distância e pela crise global. 

Na Asana, utilizamos esta oportunidade para criar espaços que permitam aos nossos funcionários trabalhar da maneira que lhes for mais conveniente e para que juntos possam criar uma comunidade para se manterem conectados e amparados, estejam onde estiverem. 

Ao entrar no mundo do trabalho remoto a tempo integral, perdemos aqueles momentos espontâneos e preciosos em que trocamos ideias com o nosso vizinho, rimos com o colega da mesa de trás ou compartilhamos às sextas-feiras o clima de relaxamento com toda a equipe.”

Como é uma comunidade inclusiva? 

A diversidade e a inclusão requerem de nós a mentalidade de que “a equipe é de todos”. Isso significa garantir que todos compreendam o seu papel para a criação de uma equipe diversificada e de um ambiente inclusivo. Esta abordagem faz com que a responsabilidade seja de todos, não só dos grupos que tendem a ser sub-representados.

Acredito que a inclusão esteja no âmago da minha função como consultor de Sucesso do cliente na Asana. Isso significa que preciso estabelecer uma conexão com nossas equipes globais e interceder em nome de meus clientes, que são todos os Asanas.”

Uma comunidade inclusiva é aquela na qual cada pessoa sente que pode ter e compartilhar a sua própria perspectiva. As comunidades inclusivas personificam a consciência de que pessoas diferentes lidam de maneiras diferentes com o que pode afetar a maneira de trabalhar e a disponibilidade de cada um para o trabalho. Isso inclui estar aberto a diferentes estilos e necessidades de comunicação, além de confiar um no outro de modo que todos possam ser autênticos sem recear julgamentos ou repercussões. 

Ao criar uma comunidade inclusiva na nossa organização, no comunicamos com as pessoas ao nível em que se encontram e permitimos que sejam elas mesmas. Por exemplo, uma mãe ou pai solteiro pode ter agora responsabilidades diferentes na vida pessoal e profissional que deve conciliar com o trabalho remoto. Ao promovermos um ambiente inclusivo, essa pessoa estará mais à vontade para se abrir com o gerente sobre como essas responsabilidades podem estar afetando o trabalho. Essa franqueza contribui para que os funcionários realizem o seu melhor trabalho e os gerentes coordenem com mais eficácia os trabalhos por todas as equipes para lhes dar o seu apoio.

Começar pelo mais importante: é preciso conquistar a confiança

É muito importante estabelecer uma relação de confiança entre você e os membros da sua equipe, por ser esse o alicerce que sustentará todas as suas práticas inclusivas. Um elemento essencial para essa conquista da confiança consiste em criar espaços para que as pessoas se expressem e possam mostrar a sua vulnerabilidade, apresentando-se da forma como preferirem.

Na Asana, incentivamos os gerentes a ter esse tipo de conversa aberta com suas equipes. Assim que passamos a trabalhar completamente à distância, elaboramos um guia de trabalho remoto para os nossos gerentes e uma estrutura que possibilitasse essas conversas. Reiteramos aos gerentes por meio de comunicações internas e encontros da equipe de gerência que essa estrutura deveria orientar suas conversas, o que contribuiu para a sua aceitação e para que começasse a fazer parte do cotidiano de todos. 

Na estrutura que utilizamos na Asana, um dos princípios norteadores consiste em não fazer suposições sobre a situação das outras pessoas. Algumas podem aparentar não ter outras demandas de tempo ou até minimizar os próprios problemas. Ser direto e conversar com cada membro da sua equipe é a única forma de eliminar as suposições. Portanto, ao ter essas conversas, colabore nas soluções e capacite-os a levá-las adiante. Isso ajuda a criar um ambiente no qual todos confiem uns nos outros e juntos possam prosperar. 

Em um ambiente remoto, não há tantos sinais que demonstrem o engajamento das pessoas durante uma conversa. Reflita sobre como um gerente poderia agir em uma reunião individual para estabelecer uma relação de confiança com um subordinado direto: fechar o notebook, aproximar-se fisicamente do funcionário e não ficar de braços cruzados. Todos esses sinais não verbais deixaram de existir. Para conquistar a confiança em um ambiente remoto, precisamos nos comunicar transmitindo muito mais consciência e intenção. Estas são algumas maneiras de criar esse espaço e gerar confiança com a sua equipe: 

1. Estabeleça um acordo sobre como a equipe trabalhará em conjunto: as normas do convívio presencial podem não ser adequadas para um ambiente de trabalho remoto. Precisamos ter conversas abertas e diretas uns com os outros sobre limites, a maneira como preferimos nos comunicar e, em última instância, como vamos trabalhar juntos. Cada pessoa verá isso de maneira diferente, portanto é essencial entrar em acordo antes de qualquer outra coisa. Quais vão ser os acordos de nível do serviço para determinados tipos de solicitações? Em que horários você vai estar indisponível? Como a sua rotina em casa pode afetar o seu tempo de resposta ou a sua capacidade de participar de reuniões em determinados horários? Ao responder a essas perguntas as equipes podem criar normas mais inclusivas. Se uma pessoa sabe que um colega toma conta de uma criança no período da manhã, pode sugerir que a reunião seja feita à tarde. Todas essas pequenas coisas contam, e tudo começa quando estabelecemos esses acordos com antecedência.

2. Sirva de exemplo, mostre-se vulnerável: as pessoas terão dificuldade em se abrir se você não mostrar também a sua vulnerabilidade. Isso é especialmente importante para os grupos majoritários que procuram criar um espaço de confiança para que outros possam compartilhem informações sobre si. Ao servir de exemplo, mostramos que é normal ter essas conversas e seguro nos expressarmos abertamente. Compartilhe suas dificuldades e as coisas que afetam a sua disponibilidade para trabalhar. Em seguida, peça aos colegas para fazerem o mesmo. 

   

   A inclusão necessita de uma vulnerabilidade radical. Passei por dois dias excepcionalmente difíceis este mês. Em vez de reprimir essas emoções intensas como costumo fazer, esforcei-me por compartilhar essa experiência com o meu gerente e pedir a sua ajuda. Também compartilhei o que aconteceu com alguns outros Asanas. Estamos realmente todos juntos nisto, e quanto mais compartilharmos a nossa realidade individual, mais estaremos dispostos a aceitar a dos outros sem julgamento.”

3. Incorpore contatos pessoais: as atualizações de status são importantes, mas você sabe como estão as pessoas? Contatos casuais e não relacionadas ao trabalho contribuem para criar um espaço no qual as pessoas possam compartilhar o que têm em mente, além de trazer de volta a familiaridade das conversas de escritório que normalmente se restringem às circunstâncias presenciais. Envie mensagens pessoais aos seus colegas de trabalho para saber como estão. No início de uma reunião individual, reserve um tempo para falar abertamente antes de abordar qualquer assunto relacionado a negócios. Você também pode agendar reuniões de contato pessoal com intervalos de algumas semanas apenas para perguntar o que está acontecendo na vida de seus colegas e saber como estão lidando com as coisas, sem aproveitar para pedir alguma coisa ou conversar sobre os negócios. Isso ajudará a pessoa a ficar à vontade para se abrir e a confiar que você realmente compreende a sua situação.

Preste atenção aos grupos que são mais afetados pelo trabalho remoto

Outro fator essencial para construir uma equipe inclusiva é reconhecer que nem todas as pessoas se sentirão seguras para se expressar. É importante falar com todos os membros da sua equipe para procurar saber se estarão à vontade para se pronunciar quando alguma coisa, seja o que for, estiver afetando o seu trabalho e os impedir de serem autênticos no ambiente de trabalho. Veja a seguir alguns dos grupos que podem ser afetados de forma desproporcional: 

• Minorias sub-representadas: sentir-se confiante e se expressar abertamente é bastante desafiador quando nos sentimos diferentes dos demais num ambiente de escritório, e esse sentimento também pode causar dificuldades num contexto remoto. Por isso, é importante oferecer alternativas para que qualquer pessoa possa se expressar e compartilhar suas perspectivas, não apenas em uma videoconferência, mas também antes ou depois das reuniões. Interaja de forma proativa com todos os membros da sua equipe, peça a opinião de cada um e assegure-os de que serão ouvidos e incluídos nas decisões coletivas.

• Pais: trabalhar em casa quando as escolas estão fechadas, além das limitações impostas aos cuidados infantis, também compromete a capacidade de concentração e produtividade dos pais por fatores inerentes ao momento em que vivemos. Precisamos ser realistas em relação ao que podemos esperar dos colegas com filhos. Eles precisam mudar seus horários de trabalho? Podem se expressar com confiança em dias particularmente desafiadores? Conversar abertamente com os pais e os demais membros da sua equipe sobre como trabalharão juntos contribuirá para que este grupo se sinta seguro em relação ao trabalho e ao seu lugar na equipe.

• Membros da equipe que estão em fusos horários diferentes: ainda que a maior parte da sua equipe esteja situada num único país, não se esqueça de contatar pessoalmente os colaboradores em outras partes do mundo. Talvez o seu dia comece quando o deles já está terminando. Pergunte-lhes quais são os horários mais apropriados para realizar reuniões e porquê. Algumas pessoas podem ter um rendimento melhor para as reuniões no final do dia, enquanto outras podem ficar exaustas e desmotivadas. Certifique-se de compreender o que é melhor para toda a equipe e faça os ajustes necessários para garantir o bom uso do tempo. A Asana pode contribuir para os esforços de inclusão ao permitir que todos os participantes tenham visibilidade quanto ao que se passa na reunião e trabalhos relacionados, e dessa forma, mesmo quem não pôde participar terá acesso ao conteúdo abordado.

• Novos funcionários: é fundamental que os novos funcionários estejam preparados para fazer um bom trabalho desde o primeiro dia em que ingressam na equipe ou organização. Ambientes remotos podem dificultar a compreensão de normas sociais e de comunicação, portanto aborde esse tópico com os novos funcionários e nomeie um colega que lhes possa dar contexto e fazer a ponte no ambiente de trabalho. 

Neste ‘novo normal’ em que o número de desempregados é cada vez maior, o mais importante para mim, como funcionário recém-admitido, é manter o meu emprego. Com isso em mente, quero ser visto, ouvido e reconhecido. Quando comecei, eu estava muito disposto a mostrar o meu valor. Os grupos de recursos de funcionários da Asana têm me dado o espaço necessário para aprender, ver e ser visto tanto como pessoa quanto como funcionário. Sou imensamente grato!”

Conhecer as comunidades que existem na empresa e ajudar sua equipe a identificá-las

Presencialmente, é natural que as amizades se formem no contexto dos trabalhos feitos com seus colegas de equipe e dos relacionamentos que se constroem com quem você se identifica. A distância pode nos fazer sentir isolados e privados dessas oportunidades de convivência. 

A empresa é uma comunidade de todos os seus funcionários unida pela missão e pelos valores, e dentro da empresa há muitas comunidades menores. Essas comunidades são formadas tanto em nível hierárquico, como no caso da sua equipe direta ou grupos de recursos de funcionários, quanto de maneira espontânea e orgânica pelos funcionários, como os canais de chat on-line e nas pausas para as refeições. Enquanto líderes, é essencial sabermos em que consistem essas comunidades e como os funcionários podem interagir com elas. É nossa a responsabilidade de zelar pelo sucesso de nossas equipes, e isso inclui mantê-las conectadas.

Na Asana, há comunidades que prosperam fora do contexto on-line e se conectam por meio de engajamento social, voluntariado, eventos de recrutamento, eventos de conversas francas, festas no escritório e outros. Fizemos um esforço conjunto para promover essas atividades em ambientes virtuais e interagir com as pessoas onde quer que estejam. Essas comunidades incluem: 

1. Grupos de recursos de funcionários: esses grupos apoiam inúmeras comunidades e aliados com o objetivo de criar um espaço seguro e positivo. Na Asana, os grupos de recursos de funcionários correspondem a uma grande parte da nossa cultura, com mais da metade dos funcionários pertencendo a um ou mais grupos. Esses grupos multiplicaram as formas de se conectar no mundo virtual e de acolher pessoas novas. Quase todas as semanas ocorrem eventos virtuais que permitem às pessoas se expressar com segurança e falar francamente sobre suas experiências. De almoços casuais a debates sobre eventos atuais, exibição de filmes e noites de jogos, inúmeras atividades têm contribuído para aumentarmos o engajamento da nossa base global de funcionários.

   

   

   Nós sabíamos que o trabalho remoto causaria uma sensação de isolamento nas pessoas. Como líderes dos grupos de recursos de funcionários, a nossa principal prioridade foi manter a maior conexão possível, reformulando nossos eventos e conversas para se adequarem ao mundo virtual. Acima de tudo, queríamos criar um espaço para que nossos membros fossem verdadeiros e pudessem sentir todas as realidades dos novos ambientes onde o distanciamento social agora prevalece.”

   Nossos grupos de recursos de funcionários têm se mantido conectados ao longo do dia com enquetes e tópicos de discussão diários, ou com quadros brancos virtuais nos quais as pessoas contribuem com citações e pensamentos inspiradores. Fizemos com que as comunidades desses grupos representassem um círculo ainda mais amplo do nosso programa de integração de funcionários remotos para que as pessoas que se identificam com uma dessas comunidades possam se envolver e conhecer pessoas novas de maneira simples e direta.

   

   Os dois últimos meses foram desafiadores, em particular devido ao cancelamento dos eventos de orgulho ao redor do mundo, incluindo aqui em Dublin. Sou muito grato pelo meu grupo local Team Rainbow e pela determinação em nos apoiarmos uns aos outros e à comunidade LGBTQ.”

2. Comunidades on-line internas: é visível o aumento nas comunidades on-line do Slack à medida que cada vez mais pessoas descobrem novas comunidades com as quais se identificam e sentem seguras em participar. Um ótimo exemplo na Asana é o nosso canal dedicado aos pais. Durante a primeira semana de trabalho remoto, um tweet viral inspirou uma conversa na qual deveríamos substituir o nome dos nossos filhos pela palavra “colega de trabalho”, e então dizer o que ele ou ela havia feito. Essa foi uma maneira muito espontânea e alegre de compartilharmos a nossa experiência, além de servir para nos lembrar de que todos nós estamos enfrentando os mesmos desafios. A isso damos o nome de comunidade: um local para trocar ideias e apoio por meio de experiências compartilhadas.

   

   

   Há uma comunidade de pais maravilhosa na Asana que oferece apoio, aconselhamento, recursos e um ombro amigo. O que me faz sentir mais acolhida é o princípio ‘seja você mesma no trabalho’. É isso que torna a comunidade de pais tão valiosa, e embora o meu horário seja às vezes bem imprevisível — digamos que por influência da minha família —, me sinto plenamente acolhida da maneira que sou.”

3. Novos programas de engajamento: para manter os funcionários engajados e conectados, podemos desenvolver novos programas de acordo com suas necessidades. Nosso grupo de recursos de funcionários Team Rainbow organizou um jogo virtual de Hollywood Squares, que contou com a participação dos membros da nossa equipe executiva durante uma hora divertida de curiosidades, e que esteve aberto a qualquer pessoa da empresa.

Além disso, reajustamos algumas de nossas programações agendadas para abrir espaço para as pessoas compartilharem seus sentimentos. No início, à medida que as notícias sobre a pandemia se multiplicavam, realizamos um debate aberto sobre como o COVID-19 estava afetando de forma desproporcional as comunidades asiáticas em termos de racismo, e as comunidades negras e pardas em termos de testes positivos e taxas de mortalidade. Vários de nossos grupos de recursos de funcionários se uniram para homenagear o Mês da Conscientização da Saúde Mental com almoços para promover a saúde mental dos diversos grupos multidisciplinares, meditações semanais e workshops com organizações especializadas no assunto. Encontrar um equilíbrio entre desfrute e conversas reais permite-nos aproximar dos funcionários nos aspectos mais importantes e necessários para eles.

A prática da inclusão para o longo prazo

Embora nunca tenha sido tão importante promover a inclusão na sua organização, estas práticas também poderão ser utilizadas ao voltar para a rotina do escritório, assim como em qualquer outra ocasião. Possibilitar que as pessoas sejam honestas ao falar sobre as coisas que as afetam e viabilizar a criação des conexões humanas está estreitamente ligado à qualidade do trabalho. Autenticidade gera confiança e aceitação, e isso permite que as pessoas façam um trabalho melhor e possam prosperar.

Saiba mais sobre Diversidade e inclusão na Asana.

Special thanks to Grace Lee, Terri Burden, Sebastian Gibson, Laura Draper, Beth Toland, Tadgh Dolan