Sem rumo e sem um padrão para gerenciar o trabalho

Antes de adotar a Asana em 2014, a Venture for America (VFA) contava com uma combinação de planilhas e um sistema de CRM para gerir projetos e tarefas. Isso representava vários desafios, como:

• Falta de padronização: cada departamento usava ferramentas diferentes e trabalhava em projetos de maneiras distintas, o que dificultava a colaboração.

• Ausência de um ponto central de referência: tarefas importantes ficavam por fazer porque as informações rapidamente se tornavam desatualizadas e não eram acionáveis.

• Falta de flexibilidade: as equipes não conseguiam adaptar as ferramentas às suas necessidades específicas. Por exemplo, as equipes especializadas em gestão de projetos precisavam de uma plataforma diferente daquela usada pelas equipes especializadas na gestão de relacionamentos com os clientes.

Em suma, a equipe sentia que estava estagnada e incapaz de operar de maneira escalável.

Em busca de uma solução multidisciplinar

Como uma equipe multifuncional que busca a transparência radical, a VFA queria uma ferramenta que aumentasse a visibilidade sobre o trabalho que acontece em toda a organização. A equipe também queria uma ferramenta flexível que cada equipe pudesse personalizar para os seus fluxos de trabalho.

A VFA recorreu à Asana porque ela tornava as informações transparentes e acessíveis para a sua equipe multidisciplinar. Além disso, a equipe se identificou com os valores corporativos da Asana. Desde trabalhar de forma colaborativa e evitar atalhos até colocar paixão no trabalho, a VFA se esforça para incorporar esses valores a cada dia. Por fim, por ser uma equipe determinada, a equipe da VFA estava em busca de uma ferramenta que permitisse aos seus membros realizar o trabalho com eficiência sem muitos recursos.

Depois de decidir adotar a Asana, a VFA começou com uma pequena equipe de promotores da Asana, que foram fundamentais para promover a plataforma em toda a organização. Para garantir que todos tivessem autonomia para usar a Asana de forma eficaz, Amy e sua equipe organizaram sessões individuais da Asana, bem como “Almoços de aprendizagem” semestrais, que permitiram à equipe se aprofundar em recursos específicos. Esses almoços educativos ainda acontecem hoje. Amy também lidera pelo exemplo, monitorando o seu próprio trabalho na Asana. Dessa forma, a sua equipe sabe que a Asana é uma ferramenta crucial e a plataforma de fato para gerenciar o trabalho.

Asana como peça fundamental para a gestão de subsídios

Atualmente, a VFA usa a Asana em toda a organização para gerir todos os seus programas e trabalhos. Amy e a equipe estimam que cada pessoa economiza aproximadamente 45 minutos por dia como resultado da simplificação do trabalho na Asana e da eliminação de acompanhamentos desnecessários.

Uma das funções mais importantes que a equipe executa na Asana é a gestão de mais de 45 solicitações de captação de recursos por ano. Por ser uma organização sem fins lucrativos, a conformidade é uma prioridade para a VFA. A Asana permite que diversas equipes coordenem todo o processo de gestão de captação de recursos, desde a carta de intenções inicial até o envio final. Como tudo é gerido na Asana, a equipe de finanças sabe quando precisa compilar orçamentos e relatórios, e Amy sabe quando os documentos de subsídio devem ser enviados para revisão. Ter um projeto para captação de recursos que seja visível para todos na organização e inclua todos os documentos relevantes ajuda a garantir que eles possam se candidatar para obter mais recursos e garantir mais financiamento.

Como podemos priorizar facilmente os subsídios na Asana, não perdemos oportunidades financeiras, um aspecto que me tira o sono.

Além da gestão de subsídios, a VFA conta com a Asana para gerir a experiência dos bolsistas. A VFA realiza o seu processo de seleção de bolsistas na Asana, bem como um programa de acampamento de treinamento de bolsistas com duração de um mês, que serve como a primeira introdução dos bolsistas à VFA. Como os programas de bolsistas são lançados a cada ano, os principais interessados podem simplesmente duplicar os projetos anteriores da Asana para iniciar o planejamento do ano em curso. Amy e sua equipe estimam que economizam pelo menos três dias úteis por evento de grande escala como resultado da agilização do processo de planejamento com a Asana.

Reduzir a dependência da memória e do cérebro humanos facilita a nossa vida no futuro. A Asana ajuda-nos a diminuir a carga cognitiva para as pessoas e a aumentar a clareza.

Embarcando em uma nova década com a Asana

Agora que a VFA construiu uma base sólida para o crescimento futuro com a Asana, ela planeja desenvolver as suas capacidades na forma de novas iniciativas, incluindo uma aceleradora focada na diversidade e um estudo de impacto, ao iniciar o seu aniversário de 10 anos. Esses esforços estão focados em determinar como a equipe da VFA pode ampliar o seu impacto na próxima década e culminarão em uma série de recomendações para o futuro da VFA. E cada uma dessas novas iniciativas será gerida na Asana.