O índice Anatomia do trabalho indica que os gestores perdem 62 % dos seus dias úteis com a “organização para o trabalho”. Sendo responsável pela eficiência operacional, Sjoerd aproveitou a aptidão tecnológica da empresa para evitar problemas de gestão à medida que o negócio crescia. Principalmente, a empresa precisava ter a capacidade de padronizar as formas de trabalho à medida que novas aquisições se juntavam, assim como saber como melhorar continuamente para aumentar a eficiência operacional ao longo do tempo. 

“Escolhemos a Asana porque ela permitia que os usuários criassem fluxos de trabalho e gerenciassem os seus volumes de trabalho sem precisar de conhecimentos técnicos”, explicou Sjoerd. “E, com a possibilidade de adicionar tarefas a vários projetos, podemos reunir tarefas de todos os departamentos em uma visão geral do projeto, para termos sempre uma visão abrangente de todas as informações de que precisamos.” 

Começar a usar a Asana é muito simples

Aproveitando as APIs da Asana, Sjoerd automatizou a migração. E, por meio da capacitação, ele garantiu a adesão cultural necessária para que a mudança se consolidasse. “Passamos duas semanas com a equipe de gestão de campanhas para identificar os projetos ativos, mas o Migrator.xyz nos poupou da necessidade de transferir manualmente o trabalho para a Asana”, disse Sjoerd. “Criamos um help desk para suporte técnico, mas deixamos a cargo dos gerentes a decisão sobre a melhor forma de envolver as suas equipes e implementar a ferramenta. O fato de a Asana ter uma interface tão fácil de usar ajudou muito, tornando a transição realmente simples.” 

A gestão simplificada do trabalho traz clareza

Equipes maiores e volumes de trabalho mais elevados colocam a Leads.io em risco de isolamento operacional, o que pode afetar negativamente os negócios. De acordo com o índice Anatomia do trabalho, 22 % dos funcionários perdem prazos devido à incerteza sobre as prioridades, enquanto 129 horas são desperdiçadas em trabalho duplicado a cada ano.

Ao proporcionar maior clareza e transparência sobre o trabalho de cada pessoa, a Asana ofereceu um ponto central único que permitiu à Leads.io manter o controle dos negócios à medida que cresciam. Sjoerd explicou: “Para gerar leads para um cliente, podemos precisar criar várias páginas de destino, e cada página é tratada como um projeto individual. As opções de Portfólio na Asana nos ajudam a estruturar esses projetos separados e a monitorar o status atual da campanha de cada cliente.

“Vinculamos tarefas em múltiplos projetos para que, quando marcamos uma ação como concluída — por exemplo, o trabalho em novos elementos criativos —, o status seja atualizado em todos os projetos onde ela estiver presente. Além disso, a seção Minhas tarefas é uma forma muito prática de garantir que o nosso pessoal saiba quais são as suas prioridades, possa estruturar o próprio fluxo de trabalho diário e atribuir tarefas a outras pessoas.”

As mudanças também eliminaram a necessidade de reuniões sobre a “organização para o trabalho”, uma atividade com a qual, segundo o índice Anatomia do trabalho, se desperdiçam 129 horas por ano. Como explicou Sjoerd: “Com a Asana, simplesmente deixamos de ter certas reuniões. Os nossos gestores não precisam passar uma hora todas as manhãs definindo prioridades, e não temos uma grande reunião de atualização do status da campanha – qualquer pessoa pode consultar a Asana a qualquer momento. É uma forma muito mais eficiente de trabalhar.”

Ao eliminar as longas trocas de e-mails em grupo, a Asana simplificou o nosso Work Management.

Sjoerd Knol, diretor de processos da Leads.io

Insights inteligentes possibilitam melhorias contínuas

Extrair dados manualmente para aprender com projetos anteriores custaria à Leads.io mais do que o projeto rendeu. Isso fazia com que a empresa operasse às cegas, sem conseguir identificar onde ou como otimizar o desempenho. No entanto, a Asana também traz clareza aos processos, o que, segundo o índice Anatomia do trabalho, pode economizar 257 horas por ano.

Com a capacidade de extrair dados sobre o desempenho operacional, a Leads.io finalmente teve acesso a informações sustentáveis que determinam onde as melhorias contínuas teriam o maior impacto. “A maior vantagem que a Asana nos proporcionou são as melhores taxas de ocupação”, explicou Sjoerd. “Ao integrar a Asana com a nossa ferramenta de Business Intelligence, o Tableau, podemos ver quanto trabalho é realizado, quanto tempo leva para prepará-lo e concluí-lo, qual é a duração de cada etapa do processo e por quê. Isso nos dá um controle muito melhor sobre cada departamento, porque podemos ver como o volume de trabalho deles evolui — semana após semana, mês após mês, ano após ano — para identificar os períodos de pico e saber quando contratar apoio adicional.”

A Asana reduziu o nosso tempo de configuração do produto em 35 %, incluindo as aprovações do cliente.

Sjoerd Knol, diretor de processos da Leads.io

Os fluxos de trabalho padronizados definem as expectativas com antecedência

Embora seja uma forma eficaz de crescer, uma estratégia de “comprar e criar” poderia gerar uma complexidade operacional desnecessária, a menos que a Leads.io implementasse uma forma de trabalho consistente em todas as aquisições. A Asana proporcionou uma maneira simples de colocar todos em sintonia rapidamente, o que, segundo o índice Anatomia do trabalho, pode economizar 5,4 horas por semana.

“A Asana padronizou os nossos processos e os tornou fáceis de acompanhar”, disse Sjoerd. “As pessoas simplesmente copiam o modelo para a campanha do cliente, que contém todas as tarefas que precisam ser concluídas e permite que o trabalho seja atribuído a outras pessoas. Todo o projeto está claramente organizado, e todos sabem o que se espera deles.

“E, como configuramos os nossos modelos como uma grande lista de verificação de ações a serem concluídas, não precisamos mais escrever procedimentos operacionais padrão – tudo está integrado ao fluxo de trabalho.”

Os planos de produto costumavam levar pelo menos duas horas para serem concluídos por um gerente de campanha – a Asana faz isso em um segundo.

Sjoerd Knol, diretor de processos da Leads.io

Aceleração da trajetória de crescimento

Já sendo um grande player, a Leads.io gera mais de 5 milhões de leads por ano para 2.600 clientes em todo o mundo. No entanto, a empresa ainda está empenhada em concretizar a sua visão de se tornar líder global em geração de leads, expandindo-se muito além dos seus atuais 250 especialistas e 11 escritórios globais para ajudar mais empresas a alcançarem os seus públicos e a obterem o melhor retorno sobre o investimento possível a partir dos seus leads.

Aproveitar as funcionalidades da Asana é fundamental para esse crescimento futuro. “Quando trabalhamos na estratégia de campanha entre diferentes departamentos, leva tempo para colocar manualmente as informações certas no lugar certo e chegar às conclusões corretas”, explicou Sjoerd. “Mas, se integrarmos as APIs da Asana aos nossos sistemas existentes — como a nossa ferramenta de desempenho de marketing de desenvolvimento próprio, a BERT, o Portal do Cliente e o Google Workspace — evitaremos a duplicação de esforços e melhoraremos a qualidade dos nossos dados, porque os campos personalizados são preenchidos automaticamente. 

“Também podemos fazer mais ao vincular tarefas em diversos projetos. Por exemplo, se aplicarmos regras automatizadas para garantir que as novas tarefas adicionadas a um modelo sejam extraídas do back-end. Isso não apenas economiza mais esforço manual, mas também evita que qualquer nova parte do processo seja perdida ou esquecida à medida que crescemos.

“Em última análise, a Asana nos oferece uma maneira melhor de alcançar a nossa visão de sucesso.”