FIEC intensifica a inovação digital com a Asana

Estudo de caso Asana — FIEC — equipe
  • Logomarca da FIEC
  • Local
    • Fortaleza, Ceará, Brasil
  • Funcionários
    • Mais de 1.400

Impacto da Asana

  • Gerir o trabalho de forma integrada e incentivar o envolvimento dos funcionários remoto e presencial, utilizando projetos, tarefas e atualizações de status.
  • Colaborar em mais de 800 projetos de 140 equipes diferentes.
  • Acompanhar o progresso e aumentar a visibilidade da liderança usando gráficos de esgotamento por meio da integração ao Power BI.

Durante 70 anos, a Federação das Indústrias do Estado do Ceará, também conhecida como FIEC, vem promovendo o desenvolvimento da indústria e da educação tecnológica para fortalecer as empresas locais e reforçar o desenvolvimento socioeconômico e a inovação. Trata-se de uma organização sem fins lucrativos que auxilia o mercado local do Ceará, no Nordeste do Brasil, a se expandir, gerar negócios e melhorar vidas.

A FIEC supervisiona mais de 40 sindicatos e 1.400 funcionários, auxiliando os membros a cumprir com os padrões de saúde e qualidade, oferecendo serviços técnicos e tecnologias especializadas, bem como encorajando a inovação e o crescimento executivo.

Durante a pandemia de covid-19, o volume de trabalho e as ações da FIEC se intensificaram, à medida que a organização voltou a sua atenção para as práticas recomendadas de combate à pandemia, incluindo o desenvolvimento de EPIs (equipamentos de proteção pessoal), a arrecadação de alimentos para comunidades necessitadas e a colaboração com o governo estadual para ajudar com a retomada das atividades diárias.

Uma das maiores realizações da FIEC durante esse período, liderada pelo presidente Ricardo Cavalcante, foi o desenvolvimento do capacete Elmo pelo SENAI. O equipamento ajudou a reduzir em 60% a hospitalização e os cuidados intensivos de pacientes infectados com o vírus no Ceará.

Consolidação para atingir a transformação digital

Tadeu Leandro é o gerente corporativo de tecnologia da FIEC, onde supervisiona a área de tecnologia da informação e apoia as instituições SESI, SENAI, IEL, CIN e o Observatório da Indústria, oferecendo ferramentas de gestão e tecnologia para alcançar a transformação digital, a inovação e o crescimento. A meta da sua equipe é aumentar as receitas para as empresas da FIEC usando tecnologia. Ao melhorar o sucesso das empresas filiadas à FIEC, a vida da população cearense também melhora, como sucedeu no caso do capacete Elmo.

Quando Tadeu ingressou na FIEC, ele se deu conta de que havia uma oportunidade de melhorar a forma como as equipes geriam os projetos e o seu trabalho. Cada equipe usava as próprias ferramentas e plataformas, de modo que a comunicação era dispersa, os funcionários não entendiam como projetos essenciais estavam progredindo e era difícil para a sua equipe consolidar e gerir todas as diferentes ferramentas.

Em toda a organização, também estava em curso uma transformação digital que demandava uma plataforma para gerir o portfólio de projetos. Quando veio a pandemia e as operações presenciais foram interrompidas, tornou-se prioridade máxima encontrar uma plataforma para gerir remotamente o trabalho na metodologia ágil. A transformação digital da instituição já não era só uma boa opção, passou a ser uma necessidade primordial.

A FIEC precisava de uma plataforma que facilitasse a comunicação entre as equipes, proporcionasse informação atualizada e em tempo real, permitisse a colaboração simultânea das pessoas, eliminasse a burocracia e capacitasse os membros das equipes a assumir a responsabilidade pelo próprio trabalho. Tadeu tinha usado a Asana em um cargo anterior e se lembrava da sua interface de fácil utilização e usabilidade. Ele sabia que seria fácil para os membros da equipe da FIEC administrar de modo intuitivo os seus fluxos de trabalho e integrá-los a outras ferramentas usadas em toda a organização, tais como o Google Workspace e o Power BI.

Depois que conseguiram a adesão da liderança executiva para o uso da plataforma, começaram a fazê-lo em pequena escala para experimentar. Os projetos existentes e em curso migraram para a Asana, o que promoveu o envolvimento e ajudou as pessoas a ver como a Asana as auxiliaria a gerir o trabalho que já vinham realizando. A equipe de TI também organizou treinamentos para que os funcionários se sentissem à vontade ao usar a plataforma. Com essas conquistas, Tadeu recebeu aprovação para implementar a Asana em toda a organização.

“Quando se sabe usar as funções básicas na Asana, o restante é fácil de aprender e implementar nos diferentes fluxos de trabalho e projetos.”
— Tadeu Leandro, gerente de tecnologia da informação e comunicação da FIEC

Reconhecendo os benefícios da colaboração remota

A FIEC agora é um ambiente de trabalho híbrido, em conformidade com a portaria estatal relativa à covid-19, e muitas equipes usam a Asana para gerir todos os seus fluxos de trabalho. Por exemplo, na organização de TI, usa-se a Asana para acompanhar os pedidos de melhoria das suas ferramentas, como o Salesforce. Com isso, podem mover os pedidos ao longo do pipeline e compartilhar as atualizações sobre o progresso com os colaboradores em um único local.

Graças à integração da Asana com o Power BI, toda a equipe de TI pode rapidamente obter uma visão geral das tarefas da Asana, taxas de conclusão e membros ativos da equipe. Esta visão geral lhes permite prestar contas a outros líderes sobre o progresso do trabalho e o impacto atual das diferentes equipes.

Estudo de caso Asana — FIEC — relatórios

Nos primeiros seis meses de uso da Asana, mais de 580 pessoas de mais de 147 equipes da FIEC passaram a gerir o seu trabalho na plataforma. Em conjunto, criaram mais de 800 projetos e 70.000 tarefas. Mais do que a quantidade de trabalho em curso na Asana, as equipes tiveram resultados e benefícios perceptíveis:

Envolvimento da equipe

Com uma equipe totalmente descentralizada, a Asana permite aos membros da equipe propiciar transparência sobre o seu trabalho e geri-lo em qualquer lugar. Isso tem levado a um maior envolvimento entre os funcionários. A colaboração na Asana também aumentou à medida que os membros da equipe experimentaram em primeira mão o valor de conseguir manter a sincronia e obter atualizações de projeto em tempo real.

Fluxos de trabalho centralizados e padronizados

A gestão da tecnologia é mais fácil para a equipe de TI porque todos trabalham em uma plataforma central. Isso também cria fluxos de trabalho padronizados e simplifica os processos para todas as equipes. Como resultado, a integração de novos funcionários e o lançamento de projetos ocorrem mais depressa e de forma mais tranquila.

Mais transparência junto aos clientes

Com projetos que acompanham as prioridades dos clientes, as equipes da FIEC podem visualizar e mostrar com clareza o progresso do trabalho nas reuniões com os clientes.

Rumo a um espaço de trabalho de fácil colaboração

A transformação digital da FIEC continua, ao passo que a instituição acompanha a evolução constante do trabalho remoto e híbrido. Tadeu Vieira e a sua equipe continuarão conduzindo a organização rumo a um espaço de trabalho mais transparente e colaborativo com o uso da tecnologia, e vão gerir todo o trabalho na Asana.