Deneb Petterson lidera o programa de marketing digital da Clas Ohlson na Finlândia. Deneb e a sua equipe de marketing on-line são responsáveis por gerar interesse nos produtos da empresa e direcionar o tráfego para o site por meio de campanhas digitais atraentes, uma estratégia eficaz para as redes sociais e publicidade on-line. Para fazer tudo isso com sucesso e, em última análise, estimular os pedidos on-line, todos os membros da equipe precisam estar estreitamente coordenados.

Quando Deneb começou a liderar a equipe, há sete anos, eles usavam planilhas para planejar e gerenciar o trabalho, o que impossibilitava a colaboração em tempo real. Apenas uma pessoa podia estar em um arquivo por vez, então muitas vezes eram criadas várias versões da mesma planilha e ninguém sabia qual era o núcleo de referência. A equipe também perdia um tempo significativo atualizando manualmente as planilhas à medida que o trabalho progredia ou os planos mudavam — isso quando se lembrava de atualizá-las.

Deneb sabia que deveria haver uma forma melhor de a equipe gerir todo o seu trabalho e colaborar com mais eficiência. Por sorte, ele estava planejando participar da famosa conferência Slush em Helsinque por volta dessa época e esperava encontrar a resposta enquanto fazia networking com outros entusiastas da tecnologia.

A busca por uma ferramenta que possibilite uma colaboração perfeita

Enquanto estava no Slush, Deneb conversou com outros profissionais de marketing digital e compartilhou os desafios que a sua equipe estava enfrentando para gerir as campanhas e o calendário de mídias sociais. Algumas pessoas recomendaram que ele desse uma olhada na Asana. Após pesquisar um pouco, ele descobriu que:

• Várias pessoas poderiam colaborar em um projeto ou tarefa ao mesmo tempo

• As atualizações eram refletidas em tempo real e visíveis para todos

• O trabalho podia ser visualizado em vários layouts, incluindo uma lista e um calendário

• Os e-mails poderiam ser encaminhados para a ferramenta para criar tarefas realizáveis, de modo que o trabalho não ficasse perdido nas caixas de entrada

• Um aplicativo móvel lhes daria a flexibilidade de acessar o trabalho mesmo quando estivessem longe do computador

A Asana preenchia todos os requisitos que Deneb estava procurando, então, assim que voltou ao escritório, ele apresentou a Asana à sua equipe. Para que todos se sentissem à vontade com a nova ferramenta e forma de trabalhar, ele organizou treinamentos para familiarizar a todos com o funcionamento da Asana. Ele também criou diretrizes e convenções sobre como a equipe deveria estruturar o trabalho para que todos planejassem e gerissem o trabalho de maneira consistente. A partir daí, ele os incentivou a começar aos poucos, desenvolvendo um dos seus projetos na Asana, e estava disponível para responder a quaisquer dúvidas que tivessem.

Com a Asana, você tem a flexibilidade de gerir o trabalho em diferentes visualizações, dependendo do que fizer mais sentido para o projeto ou processo. Por exemplo, usamos a visualização de calendário para gerir o nosso programa de redes sociais, para que possamos ver facilmente quando as publicações serão veiculadas.

A transparência melhora o alinhamento e a eficácia entre as equipes

Agora, todo o escritório finlandês usa a Asana para gerir o trabalho. Todos podem ver o que está sendo feito em todas as equipes, o que os ajuda a manter-se em sintonia, porque estão trabalhando com base nas mesmas informações. Estes são alguns exemplos de como o escritório finlandês da Clas Ohlson está usando a Asana para operar com mais eficiência:

Planejamento estratégico: eles acompanham as iniciativas estratégicas do ano na Asana para que todos no escritório tenham visibilidade das principais prioridades regionais e da empresa. Isso os ajuda a garantir que estão dedicando o seu tempo ao trabalho certo e a entender claramente como as suas tarefas individuais contribuem para metas maiores.

Gestão de campanhas digitais e de mídias sociais: as campanhas digitais sazonais, bem como as publicações regulares nas mídias sociais, são importantes impulsionadores de tráfego tanto para o e-commerce quanto para as lojas físicas. A equipe de marketing usa modelos de projeto para iniciar cada nova campanha, pois sempre segue os mesmos passos. Isso permite que eles cheguem à fase de execução imediatamente e atribuam as ações a realizar com apenas um clique. À medida que as campanhas progridem, eles podem ver quando o trabalho está ocorrendo nos cronogramas do projeto e reorganizar o trabalho se houver conflitos de dependência ou capacidade. E essas atualizações acontecem em tempo real, para que todos tenham acesso aos planos de campanha mais recentes o tempo todo.

Lançamos 11 ou 12 campanhas para cada uma das nossas cinco temporadas e, agora, com os modelos de projetos, conseguimos economizar muito tempo durante o planejamento. Além disso, podemos consultar facilmente o que fizemos no passado como ponto de partida, já que todos os nossos planos estão na Asana.

Reuniões: para garantir que as reuniões façam bom uso do tempo de todos, as pautas são criadas para deixar claro o que será discutido, e os colegas de equipe têm a oportunidade de contribuir com tópicos à medida que surgem novos itens. Para manter as reuniões ainda mais em dia, a equipe usa campos personalizados para monitorar quantos minutos serão dedicados a cada tópico, e as ações a realizar são registradas em tempo real e atribuídas à medida que surgem.

Levando as campanhas digitais e o comércio eletrônico ao próximo nível

O site da Clas Ohlson é um dos principais impulsionadores não apenas das compras de e-commerce, mas também das compras na loja. A equipe acaba de lançar um novo site que oferecerá uma experiência ainda melhor aos seus clientes fiéis. Com isso, a equipe está testando novas atividades de marketing que incorporam tecnologia preditiva para proporcionar uma experiência mais personalizada com recomendações direcionadas de produtos. Para garantir que o novo lançamento fosse um sucesso, a equipe contou com a Asana para manter todos em sincronia.

Agora que todos nós estamos gerindo o nosso trabalho na Asana, estamos todos em sintonia e temos um núcleo de referência para as nossas campanhas — não precisamos mais ficar na dúvida se estamos vendo a versão certa do plano.