A popularidade da Awin só aumentou desde a sua criação, há 20 anos. Mas, mesmo com esse histórico, a equipe não estava preparada para a rápida aceleração provocada pela pandemia de COVID-19. Os projetos ficaram maiores, mais complexos e com prazos mais apertados. Os departamentos isolados que dependiam de planilhas e e-mails para a colaboração já não eram eficazes. Esse modelo também não se adequava à visão que a Awin tinha do seu futuro, um mundo onde a semana de trabalho de quatro dias fosse viável. Com a Meta de otimizar os processos e adotar métodos de trabalho que permitissem testar uma semana de trabalho de 32 horas, a Awin começou a procurar por uma única ferramenta de gestão do trabalho para usar em toda a empresa.

Em busca da plataforma certa para gerir o trabalho

A Awin já estava familiarizada com as ferramentas de gestão do trabalho. Departamentos diferentes usavam ferramentas diferentes para gerir o trabalho. No entanto, isso criou compartimentalizações e dificultou a colaboração entre os departamentos. O que a Awin precisava era de uma plataforma que simplificasse a organização e se integrasse a sistemas que já funcionavam para a empresa, como o Microsoft Teams e o Jira. Nesse momento, a Asana já estava sendo usada por 30 funcionários da equipe de marketing. A gerente sênior de marketing, Alexandra Bietz, era uma grande fã da plataforma e a defendeu para toda a empresa. O apoio da equipe de marketing ajudou a colocar a Asana em boa posição, mas a plataforma só foi escolhida depois que outras ferramentas foram testadas e avaliadas.

A Asana se destacou como a escolha preferida devido à sua interface intuitiva e de fácil utilização e à total transparência que proporcionaria ao trabalho em toda a empresa.

Testando a Asana com as campanhas da Black Friday

A Awin decidiu que a melhor maneira de apresentar a Asana a toda a empresa seria mostrar exemplos concretos da sua eficiência. A empresa testou a plataforma com a sua equipe de vendas alemã, que usou exclusivamente a Asana para gerir as campanhas que antecederam a Black Friday. A Black Friday é um dia muito importante no varejo, e os preparativos envolvem muita comunicação, negociação e coordenação. A equipe de vendas lidou com tudo isso de forma eficaz na Asana e deu um feedback muito positivo sobre a sua experiência.

Durante o período da Black Friday, era comum que 600 tarefas fossem processadas ao mesmo tempo. Poder nos comunicar dentro das tarefas e, ao mesmo tempo, ver o progresso delas foi uma grande vantagem para nós.

Felix Witte, Diretor de Desenvolvimento e estratégia corporativa, AWIN AG

Com essa vitória no currículo, a Awin introduziu a Asana em toda a empresa. A facilidade de uso da Asana fez com que ela fosse facilmente adotada pela maioria dos funcionários. Os funcionários mais experientes em tecnologia começaram imediatamente a usar os recursos de automatização da Asana, como as Regras e as funções de atualização de status. Aqueles que acharam mais difícil usar a Asana começaram com listas de tarefas básicas para se acostumar com uma nova maneira de trabalhar. A equipe de Sucesso do cliente da Asana forneceu assistência adicional e mostrou às pessoas exatamente o que elas poderiam fazer na plataforma. Independentemente dos níveis de adoção, houve um enorme aumento da transparência na Awin, que foi imediatamente sentido em toda a empresa.

Agora, Felix Witte, chefe de desenvolvimento corporativo e estratégia da Awin, é um dos maiores promotores da Asana. Segundo Felix, nenhuma outra plataforma foi introduzida e adotada tão rapidamente quanto a Asana. “A Asana oferece muitas pequenas coisas que agregam grande valor quando combinadas”, diz Felix. Uma das coisas que Felix mais gosta na Asana é que as atas das reuniões já não precisam ser registradas, porque as tarefas são atribuídas aos funcionários no próprio momento.

Até agora, nenhuma outra plataforma foi introduzida e adotada tão rapidamente quanto a Asana. No início, precisei persuadir um pouco, mas hoje os meus colegas se tornaram promotores da Asana ainda maiores do que eu.

Felix Witte, Diretor de Desenvolvimento e estratégia corporativa, AWIN AG

Maior eficiência e uma semana de trabalho de quatro dias

A automatização e os ganhos de eficiência proporcionados pela Asana possibilitaram à Awin testar uma jornada semanal de quatro dias. Essa mudança empolgante deixou os funcionários mais motivados a estruturar melhor o seu trabalho na plataforma. O resultado foi que o trabalho ficou mais simplificado e os recursos passaram a ser usados com mais eficiência.

Estes são alguns dos processos que melhoraram com a Asana:

• As equipes globais de marketing não estão mais isoladas e colaboram facilmente umas com as outras. As equipes podem se reportar para além da liderança local, simplificando a coordenação de campanhas globais e o compartilhamento de conhecimento.

• É muito mais fácil gerir projetos globais com várias partes envolvidas. Por exemplo, o Awin Access é uma nova oferta de produto para lojas on-line menores. O lançamento deste projeto envolveu diferentes equipes internacionais com centenas de subtarefas entre elas. A Asana tornou a gestão muito fácil.

• As novas ofertas da Awin e dos seus parceiros são facilmente comunicadas na Asana. Não é necessário enviar e-mails para o mundo todo ou usar planilhas complicadas, pois todos podem ver o que é relevante para eles na Asana.

• A geração de relatórios agora é automatizada e simplificada. Equipes como o departamento de desenvolvimento e estratégia de Felix já não precisam procurar os mesmos dados para os relatórios todos os meses. As solicitações são automatizadas e os dados chegam sem que ninguém precise fazer nada.

Em geral, o aumento da transparência proporcionado pela Asana tem sido uma grande vitória para a Awin. Poder ver os planos do projeto de ponta a ponta e visualizar quais tarefas são dependentes umas das outras permitiu que os funcionários gerissem melhor o seu trabalho e os seus recursos. Agora, ficou mais fácil para as equipes globais se comunicarem, e a coordenação entre os departamentos melhorou significativamente.

A habitual troca confusa de e-mails já não é necessária. Os envolvidos no projeto podem acompanhar as coisas com a Asana, e o mapeamento complicado em planilhas não é mais necessário.

Felix Witte, Diretor de Desenvolvimento e estratégia corporativa, AWIN AG

Olhando para o futuro

A Awin agora começou a usar a Asana para mapear os objetivos e principais resultados (OKRs). Um projeto iniciado por Felix e sua equipe, no qual toda a empresa agora pode ver como o seu trabalho contribui para alcançar metas maiores. Os OKRs se tornaram uma ferramenta de gestão essencial, e os líderes da Awin continuarão a explorar como usá-los, e a Asana de forma mais ampla, para continuar a capacitar as equipes a realizar o melhor trabalho possível.