Awin adota uma semana de trabalho de quatro dias com a Asana

A Awin é o maior fornecedor mundial de marketing de afiliados. Com sede em Berlim, a empresa ajuda anunciantes e editores a fazer parcerias para impulsionar as vendas. Os serviços são monitorados e pagos na plataforma, mantendo as interações entre ambas as partes seguras. O modelo de negócios funciona tão bem que a Awin tem 15.200 clientes de publicidade internacionais, mais de 211.000 parceiros de publicação e clientes em mais de 180 países. A empresa tem mais de 1.100 funcionários, e cerca de 870 usam atualmente a Asana para gerir o trabalho. Aqui está a história de como isso aconteceu.

A Awin só cresceu em popularidade desde a sua criação há 20 anos. Mas, mesmo com esse histórico, a equipe não estava preparada para a rápida aceleração provocada pela pandemia de COVID-19. Os projetos ficaram maiores, mais complexos e com prazos mais apertados. Os departamentos em silos que dependiam de planilhas e e-mails para colaborar deixaram de ser eficazes. Esse modelo também não se adequava à visão que a Awin tinha do seu futuro, um mundo onde uma semana de trabalho de quatro dias fosse viável. Com a meta de otimizar os processos e adotar métodos de trabalho que permitissem testar uma semana de trabalho de 32 horas, a Awin começou a procurar por uma única ferramenta de gestão do trabalho para usar em toda a empresa.

Em busca da plataforma certa para gerir o trabalho

A Awin já conhecia as ferramentas de gestão do trabalho. Diferentes departamentos usavam diferentes ferramentas para gerir o trabalho. No entanto, isso criou silos e dificultou a colaboração entre os departamentos. O que a Awin precisava era de uma plataforma que simplificasse a organização e se integrasse a sistemas que já funcionavam para a empresa, como Microsoft Teams e Jira. Naquele momento, a Asana já estava sendo usada por 30 funcionários da equipe de marketing. A gerente sênior de marketing, Alexandra Bietz, era uma grande fã da plataforma e a defendia para toda a empresa. A defesa da equipe de marketing ajudou a colocar a Asana em boa posição, mas a plataforma não foi escolhida até que outras ferramentas fossem testadas e avaliadas.

A Asana surgiu como a escolha preferida devido à sua interface intuitiva e fácil de usar e à total transparência que proporcionaria ao trabalho em toda a empresa.

Testando a Asana com campanhas da Black Friday

A Awin decidiu que a melhor maneira de apresentar a Asana a toda a empresa seria mostrar exemplos concretos da sua eficiência. A empresa testou a plataforma com a equipe de vendas alemã, que usou exclusivamente a Asana para gerir as campanhas que antecederam a Black Friday. Um dia muito importante no varejo, os preparativos para a Black Friday envolvem muita comunicação, negociação e coordenação. A equipe de vendas lidou com tudo isso de forma eficaz na Asana e deu um feedback muito positivo sobre a experiência.

Durante o período da Black Friday, era comum que 600 tarefas fossem processadas ao mesmo tempo. Poder nos comunicar dentro das tarefas e ver o progresso delas ao mesmo tempo foi uma grande vantagem para nós.”

Com essa vitória no currículo, a Awin introduziu a Asana em toda a empresa. A facilidade de uso da Asana fez com que fosse facilmente adotada pela maioria dos funcionários. Os funcionários mais experientes em tecnologia começaram imediatamente a usar os recursos de Automatização da Asana, como as Regras e as funções de atualização de status. Aqueles que tiveram mais dificuldade começaram com listas de tarefas básicas para se acostumar com a nova maneira de trabalhar. A equipe de Sucesso do cliente da Asana forneceu assistência adicional, mostrando às pessoas exatamente o que poderiam fazer na plataforma. Independentemente dos níveis de adoção, houve um grande aumento na transparência na Awin, que foi imediatamente sentido em toda a empresa.

Agora, Felix Witte, chefe de desenvolvimento e estratégia corporativa da Awin, é um dos maiores promotores da Asana. Segundo Felix, nenhuma outra plataforma foi introduzida e adotada tão rapidamente quanto a Asana. “A Asana oferece muitas pequenas coisas que agregam grande valor quando combinadas”, diz Felix. Uma das coisas que Felix mais gosta na Asana é que as atas das reuniões não precisam mais ser registradas, porque as tarefas são atribuídas aos funcionários na hora.

Até agora, nenhuma outra plataforma foi introduzida e adotada tão rapidamente quanto a Asana. No início, tive que persuadir um pouco, mas hoje meus colegas se tornaram promotores da Asana ainda maiores do que eu.”

Maior eficiência e uma semana de trabalho de quatro dias

Os ganhos de automatização e eficiência proporcionados pela Asana permitiram que a Awin testasse uma semana de trabalho de quatro dias. Essa mudança empolgante deixou os funcionários mais motivados a estruturar melhor o seu trabalho na plataforma. Como resultado, o trabalho ficou mais simplificado e os recursos passaram a ser usados de forma mais eficaz.

Estes são alguns dos processos que melhoraram com a Asana:

• As equipes de marketing global não estão mais em silos e colaboram facilmente entre si. As equipes podem se reportar além da liderança local, simplificando a coordenação de campanhas globais e o compartilhamento de conhecimento.

• Projetos globais com várias partes interessadas são muito mais fáceis de gerir. Por exemplo, o Awin Access é uma nova oferta de produtos para lojas on-line menores. O lançamento deste projeto envolveu diferentes equipes internacionais com centenas de subtarefas entre elas. A Asana facilitou a gestão disso.

• Novas ofertas da Awin e dos seus parceiros são facilmente comunicadas na Asana. Não há necessidade de enviar e-mails para o mundo todo ou usar planilhas complicadas, porque todos podem ver o que é relevante para eles na Asana.

• A geração de relatórios agora é automatizada e simplificada. Equipes como o departamento de desenvolvimento e estratégia de Felix não precisam mais buscar os mesmos dados para relatórios todos os meses. As solicitações são automatizadas e os dados fluem sem que ninguém precise levantar um dedo.

Em geral, o aumento da transparência proporcionado pela Asana tem sido uma grande vitória para a Awin. Poder ver os planos de projeto de ponta a ponta e visualizar quais tarefas dependem umas das outras permitiu que os funcionários gerissem melhor o seu trabalho e os seus recursos. Agora ficou mais fácil para as equipes globais se comunicarem, e a coordenação entre departamentos melhorou significativamente.

A confusão habitual de pingue-pongue de e-mails não é mais necessária. Os envolvidos no projeto podem acompanhar as coisas com a Asana, e o mapeamento complicado em planilhas não é mais necessário.”

Olhando para o futuro

A Awin começou agora a usar a Asana para mapear objetivos e principais resultados (OKRs). Um projeto pioneiro de Felix e sua equipe, toda a empresa agora pode ver como o seu trabalho contribui para atingir metas maiores. Os objetivos e principais resultados se tornaram uma ferramenta de gestão essencial, e os líderes da Awin continuarão a explorar como usá-los, e a Asana de forma mais geral, para continuar capacitando as equipes a fazer o melhor trabalho possível.