W jaki sposób firma Panacea Skincare rozwija swój biznes dzięki Asanie

„Wiele firm, którym dobrze się wiedzie na wczesnych etapach, zwłaszcza tych, które osiągnęły dopasowanie produktu do rynku, nie ma solidnych podstaw” – mówi Terry Lee, założyciel Panacea Skincare, nowej marki inspirowanej koreańską kosmetyką. „W związku z tym wszystko zaczyna się rozpadać, niezależnie od tego, czy chodzi o komunikację, czy o koordynację działań w zespole.”

Terry, który w głębi duszy jest przedsiębiorcą, doskonale o tym wie.

Przed założeniem Panacei Terry był dyrektorem operacyjnym w MeUndies, gdzie był pracownikiem numer siedem (obecnie jest ich ponad 100) i pomógł zwiększyć roczne przychody firmy z 5 mln dolarów do 50 mln dolarów. Co było kluczowym czynnikiem tego szybkiego wzrostu? Struktura, spójność działania zespołu i skuteczna komunikacja.

Teraz, rozpoczynając nową przygodę w Panacei, Terry wie z własnego doświadczenia w budowaniu firm, że aby odnieść sukces, potrzeba czegoś więcej niż tylko innowacyjnego pomysłu i dopasowania produktu do rynku. Jakie jest pierwsze narzędzie, po które sięga, aby uzyskać pomoc? Asana.

„Kiedy zakładasz firmę, dzieje się tak wiele, a zasoby są ograniczone – czas, pieniądze, ludzie” – powiedział Terry. „Pełnisz wiele różnych ról, dlatego potrzebujesz skutecznego sposobu na śledzenie wszystkiego”.

Asana pomaga Panacei organizować całą pracę, zarządzać każdym procesem biznesowym i koordynować działania, aby firma mogła szybko działać, rozwijać się i skutecznie skalować. Mając ambitną wizję dla Panacea, Terry wdraża wiele praktyk, które, jak wie, stworzą strukturę w firmie, dzięki czemu od samego początku będzie ona nastawiona na sukces.

Oto trzy najważniejsze praktyki, które Terry i jego zespół wdrożyli od momentu założenia Panacea (wskazówka: obejmują one odrobinę pomocy ze strony Asany 😉).

Na bieżąco śledzić każdy szczegół

Opierając się na swoim doświadczeniu w MeUndies, Terry wiedział, że podczas opracowywania pomysłu i biznesplanu dla Panacea jego zespół musi zacząć śledzić wszystko w jednym miejscu. Właśnie w tym momencie zdecydował się na Asanę. Prostota i elastyczność Asany idealnie odpowiadają ich potrzebom i pozwalają im uporządkować i zorganizować pracę (projekty, zadania, pliki itp.) w sposób, który najbardziej odpowiada ich biznesowi.

W rzeczywistości korzystaliśmy z Asany, aby wprowadzić na rynek Panaceę. Bardzo ważne było, abyśmy w trakcie rozwijania naszej działalności śledzili wszystko w jednym miejscu.”

Zaczęli od utworzenia projektu, a następnie, w miarę opracowywania biznesplanu i budowania firmy, zaczęli śledzić wszystko w ramach zadań – od dokumentów prawnych po tworzenie produktu i działania marketingowe. Chociaż na początku zespół nie był pewien, czy rzeczywiście musi śledzić wszystko w Asanie, szybko dostrzegł korzyści – Asana pozwalała scentralizować i uporządkować wszystkie informacje – i postanowił z niej korzystać.

Dzięki centralnemu miejscu do przechowywania i śledzenia wszystkich informacji Asana zapewniła zespołowi Panacea strukturę, której potrzebował, aby koordynować działania podczas pomyślnej realizacji „miękkiej” premiery w listopadzie 2017 roku.

Przekształcanie dyskusji w wykonalne zadania

Po stworzeniu wstępnej struktury w firmie poprzez śledzenie i organizowanie całej pracy oraz informacji w Asanie, Terry wiedział z okresu pracy w MeUndies, że muszą określić zasady komunikacji. Te wytyczne i praktyki są niezbędne, aby zachować w nienaruszonym stanie stworzoną przez nich strukturę, co pozwoli im szybko skalować działalność, dysponując niewielkim zespołem.

„Kiedy dopiero zaczynasz z trzema osobami, tak jak my, komunikacja w sprawach związanych z pracą przebiega bezproblemowo, ponieważ siedzicie obok siebie. Nie potrzeba wtedy zbyt skomplikowanej struktury ani architektury” – mówi Terry. „Jednak gdy tylko liczba osób przekroczy 6–8, komunikacja staje się bardziej złożona i trzeba do niej podejść w sposób przemyślany.”

Gdy liczba osób przekracza 6–8, komunikacja staje się bardziej złożona i trzeba mieć na jej temat jasną wizję.”

Aby nadać strukturę swojej komunikacji, Terry i zespół ponownie skorzystali z Asany. Teraz, gdy dyskusje (osobiste, na Slacku lub e-mailowe) na temat pomysłów na nowe produkty lub potencjalnych inicjatyw marketingowych prowadzą do określenia czynności do wykonania, są one zapisywane w Asanie jako zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania, dzięki czemu można je śledzić.

Dzięki temu każdy wie, kto jest odpowiedzialny za każdy element pracy, co należy wykonać i na kiedy to zrobić. Następnie, gdy członkowie zespołu mają pytania, uwagi lub przemyślenia, które chcą przekazać, dodają komentarz do odpowiedniego zadania, aby wszystko było ze sobą powiązane, zamiast wołać przez całe biuro: „Hej, masz to?” lub „Hej, zamierzasz to zrobić?”. Pomaga to wyznaczać odpowiedzialność członkom zespołu, zapewnia realizację zadań i tworzy archiwum, do którego można się odwoływać w przyszłości.

Zespół w dużym stopniu korzysta również z aplikacji mobilnej Asana, aby rejestrować zadania do wykonania i śledzić postępy w pracy, gdy jest z dala od biurka. Ponieważ cała praca w Panacea jest śledzona i zarządzana w Asanie, pracownicy mogą uzyskiwać dostęp do plików, komentować zadania i być na bieżąco z postępami bez względu na to, gdzie się znajdują.

Ustandaryzuj proces wdrażania nowych członków zespołu

Chociaż zespół Panacea jest obecnie niewielki, ma ambitne plany dotyczące rekrutacji i opracowuje szczegółową i kompleksową mapę drogową rekrutacji.

Jednak zanim do zespołu dołączy wielu nowych członków, Terry i jego zespół opracowują ustandaryzowany proces wdrażania, którego będą przestrzegać zarówno osoby rekrutujące, jak i nowi pracownicy. Dzięki temu proces wdrażania nowych pracowników jest nie tylko uporządkowany, ale także kierownicy ds. rekrutacji (a nie dział HR) mogą przejąć nad nim kontrolę, a nowi pracownicy od pierwszego dnia mają dostęp do informacji niezbędnych do pomyślnego wykonywania swoich obowiązków. W firmie MeUndies był to proces, który pomógł Terry’emu i jego zespołowi szybko i skutecznie skalować działalność – i mają nadzieję, że w Panacei osiągną takie same rezultaty.

Aby ustandaryzować ten proces, Terry i zespół tworzą w Asanie szablon projektu wdrażania nowych pracowników, z którego mogą korzystać menedżerowie. Szablon ten zawiera wszystkie dokumenty i informacje – formularze HR, wytyczne firmy, linki do ważnych stron internetowych i narzędzi, ankiety itp. – których nowi pracownicy potrzebują, aby od razu zacząć sprawnie pracować na swoim nowym stanowisku w Panacei. Dzięki temu każdy nowy pracownik otrzymuje te same informacje i może z nich skorzystać w dowolnym momencie w Asanie.

„Wspaniałe jest to, że dzięki narzędziu takiemu jak Asana masz elastyczność, aby stworzyć proces, który jest zarówno wydajny (ponieważ nie musisz za każdym razem rozpoczynać wszystkiego od nowa), jak i przenosi odpowiedzialność za wdrożenie nowego członka zespołu na menedżera ds. rekrutacji” – mówi Terry.

Pamiętaj, aby zawsze dawać dobry przykład

Obecnie Terry i zespół Panacea opierają się na strukturze stworzonej w Asanie, aby zarządzać całą swoją firmą – Asana jest obecna we wszystkim, co robią. „Głęboko wierzę, że trzeba dawać przykład odgórnie i postępować zgodnie z tym, co się głosi” – mówi Terry. „Naprawdę jesteśmy zaangażowani w korzystanie z Asany i jesteśmy zaawansowanymi użytkownikami w naszym zespole. Chcemy dać właściwy przykład”.

Chociaż nadal są małym zespołem i dopiero zaczynają, wiedzą, że swoje ambitne plany rozwoju będą mogli zrealizować tylko wtedy, gdy zachowają dobrą organizację, będą działać zgodnie ze wspólnymi celami i będą się skutecznie komunikować. W tym celu opierają się na strukturze i procesach, które stworzyli za pomocą Asany.

Oprócz prowadzenia Panacea, Terry doradza również innym firmom na wczesnym etapie rozwoju w Los Angeles i pomaga im przygotować się do osiągnięcia długofalowego sukcesu. Jedna z jego pierwszych rekomendacji? Śledź wszystkie sprawy związane z Twoją firmą i zarządzaj nimi w Asanie.