Jak Panacea Skincare skaluje swoją działalność biznesową dzięki Asanie

„Wiele firm, które dobrze sobie radzą na wczesnym etapie, zwłaszcza te, które osiągnęły dopasowanie produktu do rynku, nie ma solidnych podstaw” – mówi Terry Lee, założyciel Panacea Skincare, nowej marki inspirowanej koreańskimi kosmetykami. „W związku z tym wszystko zaczyna się rozpadać, niezależnie od tego, czy chodzi o komunikację, czy o koordynację w zespole”.

Terry, który ma w sobie ducha przedsiębiorcy, dobrze o tym wie.

Przed założeniem Panacei Terry był dyrektorem operacyjnym MeUndies, gdzie był siódmym pracownikiem (obecnie jest ich ponad 100) i pomógł zwiększyć roczne przychody firmy z 5 mln USD do 50 mln USD. Co było kluczowym czynnikiem tego szybkiego wzrostu? Struktura, spójność zespołu i skuteczna komunikacja.

Terry, który rozpoczyna teraz nową przygodę w Panacei, wie z wcześniejszego doświadczenia w budowaniu firm, że aby odnieść sukces, potrzeba czegoś więcej niż innowacyjnego pomysłu i dopasowania produktu do rynku. Jakie narzędzie wykorzystuje w pierwszej kolejności? Asana.

„Kiedy zakładasz firmę, dzieje się tak wiele, a zasoby są ograniczone – czas, pieniądze, ludzie” – powiedział Terry. „Pełnisz wiele różnych ról, więc potrzebujesz skutecznego sposobu na śledzenie wszystkiego”.

Asana pomaga Panacei organizować całą pracę, zarządzać każdym procesem w biznesie i utrzymywać współpracę na właściwym poziomie, aby zespół mógł działać szybko, rozwijać się i skutecznie skalować. Terry ma ambitną wizję dla Panacei, dlatego wdraża wiele praktyk, które jego zdaniem stworzą strukturę w firmie, dzięki czemu od samego początku będzie ona nastawiona na sukces.

Oto trzy najważniejsze praktyki, które Terry i jego zespół wdrożyli od czasu założenia Panacei (wskazówka: obejmują one niewielką pomoc ze strony Asany 😉).

Na bieżąco śledzić każdy szczegół

Opierając się na swoim doświadczeniu w MeUndies, Terry wiedział, że jego zespół musi zacząć śledzić wszystko w jednym miejscu, opracowując pomysł i biznesplan dla Panacei. Właśnie wtedy zdecydował się na Asana. Jej prostota i elastyczność idealnie odpowiadają potrzebom zespołu, a ponadto pozwala im uporządkować pracę (projekty, zadania, pliki itp.) w sposób, który najbardziej odpowiada ich businessowi.

Właściwie to użyliśmy Asana, aby uruchomić Panaceę. Bardzo ważne było, abyśmy śledzili wszystko w jednym miejscu, gdy rozwijaliśmy nasz business.”

Zaczęli od utworzenia projektu, a następnie zaczęli śledzić wszystko w zadaniach, opracowując swój biznesplan i firmę – od dokumentów prawnych po rozwój produktu i działania marketingowe. Chociaż na początku zespół nie był pewien, czy musi śledzić wszystko w Asanie, szybko dostrzegł jej wartość – wszystko było scentralizowane i zorganizowane – i zobowiązał się do jej używania.

Dzięki centralnemu miejscu do przechowywania i śledzenia wszystkich informacji, Asana zapewniła zespołowi Panacea strukturę, której potrzebował, aby utrzymać się na właściwym torze podczas udanego „miękkiego” uruchomienia w listopadzie 2017 r.

Przekształcanie dyskusji w wykonalne zadania

Po stworzeniu początkowej struktury w ramach biznesu poprzez śledzenie i organizowanie całej pracy oraz informacji w Asanie, Terry wiedział z doświadczenia w MeUndies, że muszą zdefiniować zasady komunikacji. Te wytyczne i praktyki są niezbędne do utrzymania zbudowanej struktury w nienaruszonym stanie, aby można było szybko skalować ją przy niewielkim zespole.

„Kiedy zaczynasz z trzema osobami, tak jak my, komunikacja w pracy jest bezproblemowa, ponieważ siedzicie obok siebie. Nie potrzebujesz zbyt wielu struktur ani wbudowanej architektury” – mówi Terry. „Ale gdy tylko zespół przekroczy 6–8 osób, komunikacja staje się bardziej złożona i trzeba ją świadomie kształtować”.

Gdy zespół liczy więcej niż 6–8 osób, komunikacja staje się bardziej złożona i trzeba świadomie ją prowadzić.”

Aby nadać strukturę komunikacji, Terry i jego zespół ponownie skorzystali z Asany. Teraz, gdy dyskusje (prowadzone osobiście, w Slacku lub e-mailowo) na temat nowych pomysłów na produkty lub potencjalnych inicjatyw marketingowych skutkują czynnościami do wykonania, są one zapisywane w Asanie jako zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania, dzięki czemu można je śledzić.

Dzięki temu każdy wie, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie, co należy zrobić i na kiedy. Następnie, gdy zespół ma pytania, uwagi lub przemyślenia, które chce udostępnić, komentuje odpowiednie zadanie, aby wszystko było połączone, zamiast krzyczeć przez cały pokój: „Hej, masz to, czy zamierzasz to zrobić?” Pomaga to rozdzielać odpowiedzialność między członkami zespołu, zapewnia realizację zadań i tworzy archiwum, z którego można korzystać w przyszłości.

Zespół korzysta również z aplikacji mobilnej Asana, aby rejestrować zadania i sprawdzać postępy, gdy członkowie zespołu są poza biurem. Ponieważ cała praca w Panacei jest śledzona i zarządzana w Asanie, członkowie zespołu mogą uzyskiwać dostęp do plików, komentować zadania i być na bieżąco z postępami, niezależnie od tego, gdzie się znajdują.

Ustandaryzuj proces wdrażania nowych członków zespołu

Chociaż zespół Panacea jest obecnie niewielki, ma ambitne plany dotyczące zatrudnienia i tworzy dokładną i kompleksową mapę drogową zatrudniania.

Jednak zanim pojawi się wielu nowych członków zespołu, Terry i zespół tworzą standardowy proces wdrażania, który będą stosować zarówno menedżerowie ds. rekrutacji, jak i nowi pracownicy. Nie tylko nadaje to strukturę procesowi wdrażania, ale także umożliwia menedżerom ds. rekrutacji przejęcie odpowiedzialności za ten proces (zamiast HR), a nowi pracownicy mają informacje potrzebne do odniesienia sukcesu na swoim stanowisku od pierwszego dnia. W MeUndies był to proces, który pomógł Terry'emu i zespołowi szybko i skutecznie skalować działania – i mają nadzieję na takie same wyniki w Panacei.

Aby ustandaryzować ten proces, Terry i jego zespół tworzą w Asanie szablon projektu wdrażania nowych pracowników, z którego mogą korzystać menedżerowie. Szablon ten zawiera wszystkie dokumenty i informacje, których potrzebują nowi pracownicy, aby od razu rozpocząć pracę w nowej roli w Panacei, w tym formularze kadrowe, wytyczne firmy, linki do ważnych stron internetowych i narzędzi, ankiety itp. W ten sposób każdy nowy pracownik otrzymuje te same informacje i może się do nich odwoływać w dowolnym momencie w Asanie.

„Wspaniałą rzeczą jest to, że dzięki narzędziu takiemu jak Asana masz elastyczność, aby stworzyć proces, który jest zarówno wydajny (ponieważ nie wymyślasz koła na nowo za każdym razem), jak i daje menedżerowi ds. rekrutacji odpowiedzialność za wdrożenie nowego członka zespołu” – mówi Terry.

Pamiętaj, aby zawsze dawać dobry przykład

Dziś Terry i Panacea polegają na strukturze, którą zbudowali w Asanie, aby prowadzić całą swoją działalność – jest ona osadzona we wszystkim, co robią. „Jestem głęboko przekonany, że trzeba dawać przykład odgórnie i praktykować to, co się głosi” – mówi Terry. „Jesteśmy naprawdę zaangażowani w korzystanie z Asany i jesteśmy jej zaawansowanymi użytkownikami w zespole. Chcemy dać dobry przykład”.

Chociaż nadal są małym zespołem i dopiero zaczynają, wiedzą, że mogą osiągnąć swoje ambitne plany rozwoju tylko wtedy, gdy będą dobrze zorganizowani, zgrani i będą skutecznie się komunikować. W tym celu polegają na strukturze i procesach, które zbudowali w Asana.

Oprócz prowadzenia Panacei, Terry doradza również innym firmom na wczesnym etapie rozwoju w Los Angeles i pomaga im osiągnąć długofalowy sukces. Jedna z jego pierwszych rekomendacji? Śledź wszystko, co dotyczy Twojego biznesu, i zarządzaj tym w Asanie.