Nie pozwól, aby narzędzia cyfrowe negatywnie wpłynęły na doświadczenia pracowników

Ten artykuł został pierwotnie opublikowany na stronie Reworked.

Świetne firmy nie tylko cenią sobie doświadczenie pracownika (EX) — są nim wręcz fanatycznie pochłonięte. W przeszłości ta obsesja przejawiała się w przestrzeniach biurowych, które przypominały place zabaw dla dorosłych, wyposażonych w takie elementy jak ścianki wspinaczkowe i pufy, barmani serwujący rzemieślnicze latte oraz spokojne przestrzenie do medytacji, które umożliwiały dekompresję.

Jednak w dzisiejszej epoce pracy rozproszonej, w której zarówno pracownicy biurowi, jak i zdalni są w dużym stopniu uzależnieni od narzędzi cyfrowych, EX staje się coraz bardziej cyfrowa. To ironiczna sytuacja. Firmy inwestują w narzędzia cyfrowe, a wydatki na licencje SaaS przewyższają nawet koszty opieki zdrowotnej w przeliczeniu na pracownika. Jednak brakuje im kluczowego elementu układanki: jak te narzędzia wpływają, na lepsze lub gorsze, na cyfrowe doświadczenie pracownika (DEX).

Narzędzia cyfrowe mogą negatywnie wpływać na doświadczenia pracowników. Oto co możesz z tym zrobić.

Rozpoznaj problem

Pierwszym krokiem do rozwiązania tego problemu jest jego rozpoznanie. Według niektórych szacunków przeciętne przedsiębiorstwo korzysta z ponad 300 narzędzi SaaS, z których wiele to narzędzia do współpracy. Ten cyfrowy bałagan to coś więcej niż tylko niedogodność; to znaczne obciążenie dla czasu i koncentracji pracowników.

Nasze badania przeprowadzone w The Work Innovation Lab, think tanku Asana, we współpracy z profesorem Bobem Suttonem ze Stanford i profesorem Paulem Leonardim z UC Santa Barbara, ujawniły zaskakujący wpływ tego bałaganu. Okazuje się, że pracownicy tracą 57 minut dziennie na samo przełączanie się między narzędziami do współpracy. Kolejne 30 minut tracą na podejmowanie decyzji, które narzędzia do współpracy wybrać do konkretnego zadania. To prawie półtorej godziny każdego dnia, która nie jest poświęcana na produktywną pracę, ale marnuje się na mentalną gimnastykę związaną z przełączaniem się między narzędziami.

Co więcej, za każdym razem, gdy pracownicy zmieniają narzędzia, ponoszą „podatek od reorientacji” – mogą stracić ponad 20 minut, próbując odzyskać koncentrację i tempo pracy. Konsekwencje przełączania kontekstu i wynikającej z tego utraty koncentracji przenikają każdy aspekt pracy i mają szersze implikacje. Zgodnie z naszymi badaniami prawie dwie trzecie pracowników umysłowych zgłasza wyczerpanie cyfrowe, co jest bezpośrednim ciosem zarówno dla osobistego samopoczucia, jak i skuteczności organizacyjnej.

Rozpocznij audyt technologiczny

Kolejnym krokiem w kierunku rozwiązania problemu i poprawy DEX jest przeprowadzenie audytu technologicznego. Można to porównać do regularnego badania stanu zdrowia cyfrowego zestawu narzędzi Twojej firmy. Nasze badania pokazują, że prawie połowa pracowników wiedzy (43%) nie jest pewna, czy ich firmy regularnie oceniają skuteczność narzędzi do współpracy. Kiedy firmy nie przeprowadzają regularnych audytów, nieświadomie trzymają się zbędnych lub nieoptymalnych narzędzi, które zaśmiecają ich cyfrowe miejsce pracy.

Audyty technologiczne to coś więcej niż tylko liczenie narzędzi. Wymagają one zrozumienia, kto korzysta z tych narzędzi, jak często są używane, do jakich konkretnych celów i jaką wartość generują. Dobrze przeprowadzony audyt technologiczny nie tylko eliminuje to, co niepotrzebne, ale także precyzyjnie dostosowuje cyfrowy ekosystem, tworząc nowe integracje i przepływy pracy, które zwiększają wydajność. Dzięki dobrze przeprowadzonemu audytowi technologicznemu masz pewność, że każde narzędzie w Twoim stosie technologicznym jest nie tylko narzędziem lub elementem budżetu, ale istotnym czynnikiem wpływającym na DEX i ogólną wydajność organizacji.

Zobowiąż się do realizacji strategii odgórnej z udziałem pracowników

Skuteczne zarządzanie narzędziami cyfrowymi wymaga strategii odgórnej. W naszych ostatnich badaniach odkryliśmy, że aż 74% pracowników chce, aby wszyscy w ich organizacji korzystali ze znormalizowanego zestawu podstawowych technologii współpracy. Chociaż hiperpersonalizacja narzędzi wydaje się atrakcyjna, pracownicy wolą ustandaryzowane narzędzia, które ograniczają przełączanie kontekstu i ułatwiają znalezienie informacji potrzebnych do wykonywania pracy.

Nasza niedawna interwencja polegająca na „oczyszczeniu współpracy” dodatkowo uwypukliła potrzebę standaryzacji i wdrożenia odgórnych wytycznych. W ramach eksperymentu poprosiliśmy pracowników o wstrzymanie się od korzystania z niektórych narzędzi do współpracy na dwa tygodnie. Po dwóch tygodniach ponad połowa respondentów stwierdziła, że ten cyfrowy detoks pomógł im zidentyfikować zbędne narzędzia w ich stosie technologicznym.

Wyrażali jednak również potrzebę większego wsparcia i kierowania ze strony swoich liderów. Jako lider musisz przedstawić pracownikom jasne wytyczne i zasady dotyczące korzystania z narzędzi cyfrowych. Kiedy należy używać Slacka? A co z Dyskiem Google? A z Asana? A PowerPoint? Dlaczego? W tym podejściu nie chodzi o dyktando odgórne – chodzi o przejrzystość, spójność i strategię. Ważne jest również, aby aktywnie zbierać i uwzględniać opinie pracowników. Czy narzędzia i zasady są dobrze odbierane przez pracowników i zwiększają ich produktywność? A może są to tylko cyfrowe przeszkody, które trzeba pokonać?

Uznaj strategiczną rolę dyrektora ds. informacji

Dyrektor działu IT (CIO) i inni liderzy IT, tacy jak dyrektor ds. technologii (CTO), odgrywają kluczową rolę w kierowaniu strategią technologiczną odgórną i ograniczeniu rozrostu narzędzi cyfrowych. Ich rola polega nie tyle na kontrolowaniu dostępu, co na strategicznej czujności: monitorowaniu, w jaki sposób narzędzia, często pozornie nieszkodliwe, infiltrują firmę. Dyrektor IT będzie miał kluczowe znaczenie w kierowaniu Twoją organizacją w stronę bardziej usprawnionego środowiska cyfrowego. Rozważmy przykład organizacji, w której dyrektor ds. technologii wprowadził „dobre ograniczenia”, aby ograniczyć cyfrowy bałagan.

Polecił zespołowi księgowemu, aby dokładnie sprawdzał i zgłaszał każdą opłatę związaną z oprogramowaniem na kartach firmowych. Każde narzędzie, które nie otrzymało zielonego światła od działu IT, zostało natychmiast wstrzymane, a menedżerowie zostali poproszeni o formalne uzasadnienie wyboru narzędzia. Weryfikacja wykazała, że organizacja korzystała z kilku zbędnych narzędzi, takich jak Slack, Teams i Webex, do realizacji podobnych funkcji. W rezultacie organizacja była w stanie zmniejszyć liczbę narzędzi SaaS z 55 do zaledwie 20 niezbędnych.

Przyszłość DEX

W świecie, w którym doświadczenie pracowników jest coraz bardziej cyfrowe, firmy stoją przed kluczowym wyzwaniem: muszą się dostosować lub zostać w tyle. Droga naprzód to nie tylko seria kroków, to strategiczny przegląd.