Przyszłość pracy zależy od naszej „cyfrowej” mowy ciała

Erica Dhawan, autorka i konsultantka business, jest otoczona kartonowymi pudłami do przeprowadzki.

Wśród elementów, które rozpakowała w pierwszej kolejności, znalazły się: półka na książki, roślina doniczkowa, lampa pierścieniowa, statyw i kamera wideo 4K – standardowe wyposażenie do wideokonferencji. Dla pani Dhawan zadomowienie się po przeprowadzce z Upper East Side na Manhattanie na Florydę zaczęło się od rozpakowania tych nowoczesnych niezbędnych rzeczy do miejsca pracy. (Jej rozmowa z Asaną odbyła się między wirtualnymi prezentacjami dla firmy inwestycyjnej i firmy technologicznej).

„Mieszkałam w Nowym Jorku przez prawie 15 lat, z mężem i dwójką dzieci” – opowiada mi przez telefon pewnego popołudnia w dzień powszedni. „W związku z transformacją pracy zdalnej przeprowadziliśmy się do St. Petersburg na Florydzie. Był to bezpośredni skutek ogromnej fali ludzi, którzy po raz pierwszy w historii mogli pracować w dowolnym miejscu i czasie, a mimo to nadal odnosić sukcesy w biznesie. Jeszcze kilka lat temu nie sądziłam, że to możliwe”.

Erica Dhawan, autorka książki „Cyfrowy język ciała”.

Pani Dhawan jest autorką książki „Cyfrowa mowa ciała. Jak budować zaufanie i więzi w pracy zdalnej”, która zawiera praktyczne wskazówki, jak radzić sobie w obszarze, w którym wielu z nas ma poważne braki: komunikacja cyfrowa.

Po przeczytaniu jej bestsellera z listy Wall Street Journal na kilka dni przed naszym wywiadem poczułem się, jakby autorka dokładnie rozpoznała moje zachowania – zarówno te dobre, jak i te złe. Pani Dhawan czerpie z doświadczeń z kariery konsultantki, urozmaicając je anegdotami, które mogą być zarówno przykre, jak i ciepłe.

W ciągu ostatnich dwóch lat napisała również artykuł, który stał się wirusowy w serwisie Medium: „Why the Hybrid Workforce of the Future Depends on the 'Geriatric Millennial'” (Dlaczego hybrydowa siła robocza przyszłości zależy od „geriatrycznych milenialsów”) oraz felieton w New York Times: „Ignoring a Text Message or Email Isn't Always Rude. Czasami jest to konieczne ”. W obu tekstach autorka używa humoru i wrażliwości, aby odeprzeć komunał na temat komunikacji cyfrowej.

Porady, które udziela w książce i w tych artykułach, wydają się bardzo aktualne (Publishers Weekly zauważa, że „pełne energii porady pani Dhawan pojawiają się w sam raz”). Jednak u podstaw jej praktycznych wskazówek dotyczących tego, ile wykrzykników użyć lub kiedy użyć emotikonu, leżą aksjomaty z dzieciństwa, takie jak: „Daj innym ludziom kredyt zaufania” i „swoboda to nie to samo, co lekkomyślność”.

Dlaczego więc ludzie nie dają sobie nawzajem kredytu zaufania i wyczytują w e-mailach złość, której tam nie ma? Nasza praca staje się coraz bardziej cyfrowa, a nasze style komunikacji nie nadążają za tym tempem.

Przez długi czas polegaliśmy na nieformalnej mowie ciała, aby budować wspólne zrozumienie. ”

„Przez długi czas polegaliśmy na nieformalnej mowie ciała jako sposobie na budowanie wspólnego zrozumienia” – mówi pani Dhawan, gdy pytam, dlaczego te stare zasady są zapominane, jeśli chodzi o zachowania cyfrowe.

„Dorastaliśmy, ucząc się podstawowych zasad mowy ciała, ale nie uczyliśmy się cyfrowej mowy ciała. Nie było podręcznika, więc popełnialiśmy wiele błędów. Zamieniliśmy swobodę w lekkomyślność”.

„Zaczęłam pracę nad książką, ponieważ zauważyłam, że potrzeba staje się coraz ważniejsza. Wraz z rozwojem narzędzi takich jak Asana, komunikacja cyfrowa stała się podstawą współczesnej pracy”. Poniżej znajduje się wywiad z panią Dhawan, który został zredagowany w celu zachowania zwięzłości i przejrzystości.

Asana: Czy uważasz, że konstruktywne informacje zwrotne należy zawsze przekazywać telefonicznie, aby uniknąć błędnej interpretacji?

Pani Dhawan: Badania pokazują, że w nawet 50% przypadków ton wypowiedzi może zostać błędnie zinterpretowany w pisemnej komunikacji cyfrowej. Kiedy widzę kogoś twarzą w twarz lub słyszę ton jego głosu, czuję, czy jest bliski łez, czy też jest podekscytowany. Wysyłając e-mail, tracimy wiele z tych tradycyjnych sygnałów.

Polecam zadzwonić, zrobić krótkie spotkanie wideo lub spotkać się osobiście. Przekazuj informacje zwrotne na temat pracy, a nie osoby.

Zacznij od tego, co działa dobrze. Następnie powiedz, co nie działa i dlaczego. Zamiast nazywać to informacją zwrotną, nazywam to „informacją naprzód”, która obejmuje dwie rzeczy, które musimy zrobić następnym razem.

W swojej książce wspominasz o trzech prawach cyfrowej mowy ciała: „Widoczne okazywanie uznania”, „Ostrożne komunikowanie się” i „Pewne podejmowanie współpracy”. Jeśli bieżący spadek koniunktury gospodarczej przerodzi się w recesję, której z tych trzech zasad menedżerowie powinni przestrzegać najbardziej?

Bez wątpienia ostrożna komunikacja. Skuteczna komunikacja cyfrowa jest najważniejszym wskaźnikiem tego, kto zostanie uznany za pracownika o wysokiej wydajności, kto będzie zachęcany do działania i kto otrzyma awans w czasie recesji.

Ludzie chcą kogoś, kto jest maniakalnie jasny.”

Ludzie chcą mieć do czynienia z kimś, kto jest absolutnie klarowny, aby wiedzieć, co muszą zrobić, jak muszą to zrobić, a następnie móc to zrobić.

Czy uważasz, że wystarczająca liczba liderów radzi sobie dobrze, aby stworzyć kulturę bezpieczeństwa psychicznego w naprawdę trudnym czasie gospodarczym?

Nie, nie sądzę, żeby radzili sobie wystarczająco dobrze. Wszyscy mamy ogromną szansę, aby poprawić sposób, w jaki budujemy bezpieczeństwo psychiczne. Tradycyjne budowanie zaufania odbywało się za pomocą sygnałów języka ciała – spacer po korytarzu, pogawędka przy dystrybutorze wody. W świecie hybrydowym liderzy muszą tworzyć regularne chwile na pogawędki, bez względu na odległość. Nazwijmy je hybrydowymi chwilami przy dystrybutorze wody.

Tworzenie hybrydowych spotkań przy kawie pogłębia nasze środowisko zaufania i bezpieczeństwa psychicznego.”

Tworzenie hybrydowych chwil przy dystrybutorze wody pogłębia nasze środowisko zaufania i bezpieczeństwa psychicznego, jeśli poświęcimy czas na dobre wykorzystanie tej okazji.

Jakie tradycyjne sygnały mowy ciała powinny przejąć pokolenia Y i Z od starszych pokoleń?

Starsi specjaliści mogą nauczyć młodszych, jak opanować tradycyjny język ciała, ponieważ pamiętają świat, w którym podczas fizycznego spotkania trzeba było odczytać wahanie klienta na jego twarzy. Pamiętają czasy, kiedy trzeba było zapisywać wiadomość telefoniczną. Pamiętają, że kontakt wzrokowy był sygnałem, że trzeba obrać inną ścieżkę w interakcjach.

Starsi specjaliści mają możliwość nauczenia młodszych, jak skutecznie rozmawiać przez telefon.”

Zobacz także:

• Jak powstrzymać dwugłowy potwór, na który składają się syndrom oszusta i wypalenie

• Wyjątkowy powód, dla którego osoby z pokolenia Z są stworzone do obecnych warunków pracy

• Chcesz osiągnąć więcej przy mniejszych nakładach? Spróbuj pokory.

Jaki cyfrowy język ciała powinny przyjąć starsze pokolenia?

Dowiedz się, kiedy wysłać wiadomość w Slacku, SMS lub e-mail zamiast dzwonić – i zrozum różnicę!

Nawet jeśli chcesz zobaczyć twarze wszystkich uczestników na ekranie, pamiętaj, że introwertycy mogą lepiej myśleć na piśmie, zanim się odezwą, więc więcej od nich usłyszysz przez Slacka i e-maila niż podczas spotkania.

Nie zakładaj, że nie są zaangażowani. Musisz zrozumieć, że po prostu mają inny sposób wyrażania siebie.

Ludzie odnajdują swój głos na różne sposoby.”

Mogą to być osoby z akcentem, które ze względu na swój silny akcent wolą formularze pisemne niż zabieranie głosu na spotkaniu. Nie zakładaj, że nie są zainteresowani.

Poczuj się komfortowo, gdy czujesz się niekomfortowo.”

Poczuj się komfortowo, będąc poza strefą komfortu. To Twoja szansa, aby zwiększyć inkluzywność, korzystając z różnych kanałów komunikacji, zamiast polegać wyłącznie na mowie ciała podczas spotkań. Nawet język ciała w kontakcie bezpośrednim charakteryzuje się silnym efektem bliskości. Zwykle słuchamy uważniej tych, którzy mają głębszy głos, są wyżsi, stanowią większość w pomieszczeniu lub mają akcent reprezentujący większość. Wiele z tych uprzedzeń znika w komunikacji cyfrowej – jeśli tylko dobrze ją wykorzystamy.

Czy uważasz, że liderzy firm mogą lepiej szkolić nowych pracowników podczas wdrażania w zakresie wyłączania powiadomień dla różnych aplikacji służbowych, z których korzystamy?

Liderzy są odpowiedzialni za ustalanie oczekiwań dotyczących czasu reakcji w każdym z różnych kanałów pracy. Powinni nawet zachęcać swoje zespoły do ustalania godzin, w których nie będą odpowiadać na wiadomości.

Jak wygląda przyszłość pracy?

Myślę, że przyszłość pracy to liderzy, którzy zoptymalizowali sposób, w jaki ich zespół może osiągnąć jak najwięcej w najbardziej wydajny sposób, zawsze i wszędzie.

W przyszłości pracy liderzy będą optymalizować sposób, w jaki ich zespół może wykonać jak najwięcej zadań.”

Myślę, że przyszłość pracy polega na maksymalnym wykorzystaniu potencjału ludzi w biurze i zapewnieniu przejrzystości co do tego, które zadania należy wykonywać wirtualnie lub zdalnie. Kluczowe jest, aby rozróżniać te zadania, aby nie było tak, że nie ma Cię w biurze, drzwi są zamknięte, a nikt z zespołu nie może Ci o nic zapytać, bo przez cały dzień uczestniczysz w wideokonferencjach. Czas w biurze wykorzystuj na burze mózgów, przekazywanie informacji zwrotnych, wdrażanie nowych pracowników oraz na radykalne rozpoznawanie i tworzenie okazji do nieformalnych rozmów.

Czas pracy zdalnej wykorzystuj na bardziej produktywne zadania: komunikuj się pisemnie z introwertykami, którzy zwykle nie włączają się w dyskusje podczas spotkań. Albo pracuj indywidualnie, aby uniknąć myślenia grupowego.

Podczas spotkań powinniśmy w równym stopniu uwzględniać osoby fizycznie obecne w sali, jak i te, które uczestniczą w nich wirtualnie. Polecam zespołom, aby prowadzili spotkania na żywo i zdalnie, a także, aby osoba prowadząca spotkanie zdalnie prowadziła pierwszą jego połowę, aby wyeliminować stronniczość wynikającą z bliskości.

Jak bardzo menedżerowie są przygotowani do realizacji tej złożonej strategii, którą właśnie przedstawiłaś? Myślę, że wiele firm będzie musiało się do tego zbliżyć, bo inaczej ich pracownicy zaczną szukać innej pracy.

Myślę, że nadal jesteśmy na Dzikim Zachodzie. Ta ogromna transformacja trwa dopiero dwa lata. To trochę jak pierwsze dwa lata po pojawieniu się Facebooka, kiedy wszyscy się nawzajem szturchaliśmy.

Będziemy musieli zadać sobie pytanie, jakie ryzyko wiąże się z nieopanowaniem kultury skutecznej komunikacji cyfrowej. Liderzy muszą poważnie potraktować cyfrowy język ciała.

Dowiedz się więcej o Erica Dhawan, odwiedzając jej stronę internetową oraz profile na LinkedIn, Instagramie i Twitterze. Stworzyła również kurs online Hybrid Work.