Formuła odchylenia kosztów: utrzymanie projektów w ramach budżetu

Formuła wariancji kosztów to narzędzie do zarządzania kosztami projektu, które pomaga utrzymać projekty w granicach budżetu. „Wariancja kosztów” to różnica między oczekiwanym kosztem projektu (lub kwotą zapisaną w budżecie) a rzeczywistym kosztem projektu (lub kwotą wydaną). Wartość dodatnia oznacza, że projekt mieści się w budżecie, a ujemna, że projekt kosztuje więcej niż zakładano.

Podczas zarządzania projektem należy okresowo obliczać odchylenie kosztów, aby określić, czy projekt mieści się w budżecie, czy też go przekracza. Możesz nawet obliczyć poszczególne wariancje dla różnych kategorii budżetowych, takich jak koszty pracy lub zaopatrzenia, aby znaleźć obszary, które najprawdopodobniej spowodują przekroczenie budżetu projektu.

W tym artykule wyjaśnimy, czym jest wariancja kosztów i jak można zastosować formułę wariancji kosztów. Przyjrzymy się również różnym indywidualnym formułom odchyleń kosztów i sposobom ich obliczania.

Czym jest odchylenie kosztów?

Odchylenie kosztów to różnica między planowanym kosztem projektu a jego rzeczywistym kosztem po uwzględnieniu wszelkich dodatkowych wydatków lub nieoczekiwanych oszczędności. Wzór na obliczenie wariancji kosztów to:

• Koszt prognozowany – koszt rzeczywisty = odchylenie kosztów

Dodatnia wartość odchylenia kosztów oznacza, że projekt mieści się w budżecie, podczas gdy ujemna wartość odchylenia kosztów oznacza, że projekt przekracza budżet. Jeśli odchylenie kosztów wynosi zero, oznacza to, że rzeczywisty koszt projektu jest równy oczekiwanemu kosztowi projektu. 

Dodatnia i ujemna wariancja kosztów

W idealnym świecie odchylenie kosztów projektu wynosiłoby zero, co oznacza, że koszt przewidziany w budżecie i rzeczywista kwota wydatków są dokładnie takie same. W rzeczywistości bardzo rzadko zdarza się, aby rzeczywisty koszt projektu idealnie odpowiadał jego początkowemu budżetowi. 

Ogólnie rzecz biorąc, należy dążyć do dodatniej lub korzystnej zmienności, ponieważ oznacza to, że projekt jest realizowany na czas i w ramach przyjętego budżetu. Jednak ujemna lub niekorzystna wariancja niekoniecznie oznacza, że projekt ma kłopoty. Może to po prostu oznaczać, że pierwotny budżet był zbyt optymistyczny i że musisz podjąć działania, aby zapewnić kontrolę nad wszystkimi kosztami. Twój zespół może skorzystać z szablonu porównania kosztów, aby zestawić wydatki i szybko zauważyć, gdzie należy wprowadzić zmiany.

Prosty przykład wariancji kosztów

Łatwiej jest w pełni zrozumieć wariancję kosztów, gdy można ją zobaczyć w praktyce. Załóżmy, że jesteś właścicielem małego biznesu, który niedawno zatrudnił projektanta graficznego. Projektant jest odpowiedzialny za tworzenie materiałów marketingowych, projektowanie stron internetowych i innych zasobów wizualnych w cenie 50 USD za godzinę. Jeśli spodziewasz się, że cały projekt zostanie ukończony w ciągu dwóch miesięcy (czyli 1200 godzin pracy), powinieneś przeznaczyć na ten projekt 60 000 USD. 

Projekt trwa około 10 tygodni dłużej niż pierwotnie przewidywano, a projektant graficzny zarejestrował łącznie 1600 godzin. W sumie projekt kosztował 80 000 USD za czas poświęcony na projektowanie graficzne.

Aby obliczyć wariancję kosztów dla budżetu projektu graficznego, należy odjąć rzeczywisty koszt (80 000 USD) od kosztu budżetowego (lub prognozowanego) (60 000 USD), co daje wariancję kosztów w wysokości -20 000 USD. Gdy odchylenie kosztów jest ujemne, oznacza to, że projekt przekroczył budżet o tę kwotę.

W naszym przykładzie powyżej Ty (właściciel firmy) obliczyłeś odchylenie kosztów dopiero na koniec projektu. Odchylenie kosztów jest bardziej pomocne, gdy pozwala zidentyfikować trendy przekraczające budżet w trakcie ich występowania, dzięki czemu masz możliwość skorygowania kursu i przywrócenia projektu na właściwe tory pod względem finansowym. Aby to zrobić, musisz uwzględnić wartość uzyskaną.

Czym jest zarządzanie wartością uzyskaną?

Wartość uzyskana, czasami nazywana wartością planowaną, reprezentuje koszt pracy wykonanej w określonym momencie projektu. Zarządzanie wartością uzyskaną może pomóc w okresowym sprawdzaniu postępów i upewnieniu się, że projekt jest realizowany na czas i w ramach budżetu. 

Wracając do powyższego przykładu, załóżmy, że sprawdziłeś projekt graficzny, gdy wykonano 25% pracy. Przy 25% ukończeniu, przewidywany koszt – kwota, którą spodziewałeś się wydać w tym momencie – powinien wynosić 15 000 USD, czyli 25% całkowitego budżetu. 

Ale w tym przypadku wykonanie 25% projektu zajęło projektantowi 400 godzin. Rzeczywisty koszt pracy wykonanej przy 25% postępu wyniósł 20 000 USD (lub 400 godzin pracy po 50 USD za godzinę).

Gdybyś obliczył wariancję kosztów w punkcie postępu wynoszącym 25% – odejmując rzeczywisty koszt (20 000 USD) od kosztu prognozowanego lub wartości uzyskanej (15 000 USD) dla wariancji kosztów wynoszącej -5000 USD – dowiedziałbyś się wcześnie, że Twój projekt przekracza budżet i odpowiednio dostosowałbyś swoje działania.

Ten proces przeprowadzania analizy wartości w regularnych interwałach w trakcie realizacji projektu w celu zapewnienia, że wartość uzyskana odpowiada rzeczywistym kosztom projektu lub je przekracza, nazywany jest zarządzaniem wartością uzyskaną. Korzystanie z szablonu budżetu ułatwia konsekwentne śledzenie tych danych i porównywanie prognozowanych kosztów z rzeczywistymi wydatkami.

3 sposoby na obliczenie odchylenia kosztów

Istnieją trzy różne metody obliczania wariancji w rachunkowości kosztów: 

• Metoda skumulowanej zmienności kosztów

• Metoda okresowa

• Metoda odchylenia przy ukończeniu 

Wszystkie trzy metody wykorzystują ten sam wzór, ale stosują obliczenia w różny sposób, aby określić różne rzeczy.

Metoda skumulowanej zmienności kosztów

Skumulowana zmienność kosztów jest obliczana jako różnica między rzeczywistym skumulowanym kosztem projektu a jego oczekiwanym skumulowanym kosztem. Metoda ta może być wykorzystana do uzyskania ogólnego obrazu tego, jak bardzo projekt odbiega od pierwotnego budżetu.

W naszym przykładzie powyżej użyliśmy metody skumulowanej zmienności kosztów, aby określić, jak bardzo koszt całego projektu odbiegał od budżetu do tego momentu.

Metoda okresowego odchylenia kosztów

Możesz obliczyć odchylenie kosztów okres po okresie, biorąc pod uwagę różnicę między rzeczywistym kosztem projektu a oczekiwanym kosztem projektu w określonym momencie lub w określonej fazie projektu. 

Załóżmy, że ponownie sprawdzasz postępy projektu graficznego w połowie jego realizacji. Aby obliczyć wariancję kosztów okres po okresie, należy oddzielnie obliczyć wariancję kosztów pierwszego i drugiego kwartału projektu. 

Zaletą obliczania wariancji kosztów okres po okresie jest to, że pozwala ona uzyskać lepszy obraz tego, gdzie w harmonogramie projektu występują wahania budżetowe. Jeśli projekt jest realizowany na czas w połowie, ale z opóźnieniem na ostatnim etapie, nie tylko wiesz, że coś poszło nie tak, ale także wiesz, kiedy to się stało. Dzięki węższym ramom czasowym łatwiej jest znaleźć i naprawić problemy. 

Metoda wariancji przy ukończeniu

Metodę odchylenia przy ukończeniu można zastosować w dowolnym momencie realizacji projektu, aby przewidzieć, jak daleko powyżej lub poniżej budżetu będzie projekt po jego ukończeniu, na podstawie dotychczasowych postępów. Możesz obliczyć wariancję przy ukończeniu, odejmując to, ile obecnie uważasz, że będzie kosztował cały projekt (lub prognozowany koszt) od tego, ile pierwotnie myślałeś, że projekt będzie kosztował (oczekiwany koszt). 

Gdy oceniasz projekt graficzny w momencie ukończenia 25% i okazuje się, że wydano już 20 000 USD, przewidywany koszt projektu na tym etapie wyniósłby 80 000 USD. Odejmując prognozowany koszt od pierwotnego oczekiwanego kosztu w wysokości 60 000 USD, możesz określić, że odchylenie przy ukończeniu, jeśli projekt będzie kontynuowany w tym tempie, wyniesie -20 000 USD.

Metoda odchylenia od kosztów szacunkowych pozwala wykorzystać bieżące informacje o postępach, aby przewidzieć, jak daleko projekt odbiega od budżetu w momencie ukończenia.

5 rodzajów odchyleń kosztów

Trzy powyższe kategorie opisują trzy różne sposoby obliczania wariancji kosztów. W tym miejscu omówimy pięć rodzajów odchyleń kosztów, które możesz obliczyć.

Każda z tych formuł oblicza wariancję kosztów dla innej kategorii budżetowej, umożliwiając kierownikom projektów szczegółowe analizowanie i identyfikowanie obszarów, w których koszty są niższe lub wyższe od budżetu, oraz wprowadzanie odpowiednich korekt.

Odchylenie kosztów materiałów

W projektach, które wymagają bezpośrednich materiałów, występuje wariancja kosztów materiałów, która oblicza różnicę między kwotą przewidzianą w budżecie na materiały a kwotą faktycznie wydaną. 

Koszty materiałów można obliczyć, mnożąc ilość materiałów przez ich cenę. Rzeczywisty koszt materiałów może różnić się od kosztu przewidzianego w budżecie, jeśli zmieni się ilość lub cena materiałów.

Jeśli obliczysz wariancję kosztów w połowie projektu i stwierdzisz, że wariancja kosztów materiałów jest wyższa niż przewidywano, musisz dostosować zakres projektu lub znaleźć dodatkowe fundusze, które pokryją nadmierne koszty materiałów.

Odchylenie kosztów pracy

Odchylenie kosztów pracy to różnica między kosztami przewidzianymi w budżecie a rzeczywistymi kosztami pracy bezpośredniej. Koszty pracy mogą odbiegać od budżetu, jeśli projekt wymaga więcej godzin niż przewidywano lub jeśli wzrosną stawki godzinowe. Powyższy przykład projektu graficznego jest przykładem odchylenia kosztów pracy.

Jeśli Twoja firma ma dużą dodatnią różnicę kosztów pracy, co oznacza, że w budżecie przewidziano więcej środków na pracę, niż jest to konieczne, dostosuj budżet pracy i przekieruj dodatkowe środki do innych kategorii budżetowych z ujemnymi różnicami kosztów. Jeśli odchylenie kosztów pracy jest ujemne, oznacza to, że Twój zespół nie pracuje wystarczająco wydajnie lub zakres projektu jest większy niż przewidywano. Dodatkowe szkolenia lub lepsze środki kontroli jakości mogą pomóc w obniżeniu kosztów pracy.

Odchylenie sprzedaży

Odchylenie sprzedaży różni się od wszystkich innych rodzajów odchyleń kosztów tym, że ma związek z kosztami przychodzącymi (przychodami), a nie kosztami wychodzącymi (wydatkami). Odchylenie sprzedaży ma znaczenie tylko w projektach z komponentem sprzedaży. Na przykład nasz projekt graficzny nie miałby odchylenia sprzedaży, ponieważ nic w tym projekcie nie jest sprzedawane. 

Obliczenie odchylenia sprzedaży to różnica między sprzedażą budżetową a sprzedażą rzeczywistą. Jest to jedyny rodzaj odchylenia na liście, który jest dobry, gdy jest ujemny. Jeśli budżetowa (lub oczekiwana) sprzedaż wyniosła 1000 USD, a rzeczywista sprzedaż wyniosła 2000 USD, to odchylenie sprzedaży wynosi -1000 USD. Gdy rzeczywista sprzedaż przekroczy sprzedaż przewidzianą w budżecie, Twoja odchylenie będzie ujemne, ale zyski będą dodatnie.

Zmienna odchylenia kosztów ogólnych

Koszty ogólne to wydatki związane z prowadzeniem działalności. Zmienne koszty ogólne to koszty ponoszone podczas operacji biznesowych, które rosną lub maleją w zależności od tego, jak produktywna jest Twoja firma. Koszty wysyłki, koszty energii w magazynie i konserwacja maszyn to przykłady zmiennych kosztów ogólnych.

Aby obliczyć odchylenie kosztów dla kosztów ogólnych zmiennych, musisz najpierw znaleźć „standardową stawkę kosztów ogólnych zmiennych na godzinę”. Jest to suma kosztów zmiennych poniesionych w ciągu godziny produkcji. Na przykład, jeśli płacisz 2 USD za wysłaną jednostkę i produkujesz 10 jednostek na godzin��, Twoja standardowa stawka za wysyłkę na godzinę wyniesie 20 USD.

Odchylenie kosztów ogólnych zmiennych to różnica między standardowymi kosztami ogólnymi zmiennymi w danym okresie a rzeczywistymi kosztami ogólnymi zmiennymi po uwzględnieniu wszelkich zmian cen lub zmian w przepracowanych godzinach.

Stała wariancja kosztów ogólnych

Stałe koszty ogólne pozostają takie same, bez względu na to, ile pracy wykonano. Czynsz, podatki od nieruchomości i abonamenty to przykłady stałych kosztów ogólnych. Słowo „stałe” w odniesieniu do kosztów ogólnych odnosi się konkretnie do rodzaju i ilości wydatków ogólnych – na przykład nie musisz płacić więcej czynszu, jeśli częściej korzystasz z powierzchni biurowej, ale nie oznacza to, że właściciel nie może podnieść czynszu.

Formuła dla stałej zmienności kosztów ogólnych to standardowy (lub budżetowany) koszt ogólny minus rzeczywisty koszt ogólny. Obie liczby są sumami kosztów ogólnych, więc obejmują całkowity koszt wszystkich wydatków ogólnych w danym okresie.

Załóżmy, że Twoja firma ma tylko dwa stałe koszty ogólne: czynsz (10 000 USD miesięcznie) i ubezpieczenie biznesowe (500 USD). Standardowy koszt ogólny dla sześciomiesięcznego projektu wyniósłby 10 500 USD miesięcznie, czyli 63 000 USD. Jeśli w połowie projektu wynajmujący podniesie czynsz do 15 000 USD miesięcznie, rzeczywiste stałe koszty ogólne będą wyższe – 10 500 USD za pierwsze trzy miesiące plus 15 500 USD za pozostałe trzy miesiące, czyli łącznie 78 000 USD.

Aby obliczyć wariancję stałych kosztów ogólnych, odejmij rzeczywiste stałe koszty ogólne od standardowych stałych kosztów ogólnych, aby uzyskać ostateczną wariancję w wysokości -15 000 PLN.

Użyj wariancji kosztów, aby utrzymać budżety projektów na właściwych torach

Pierwszym kluczem do utrzymania kosztów projektu pod kontrolą jest zapewnienie, że początkowe szacunki kosztów są wystarczająco dokładne. Aby to zrobić, upewnij się, że ściśle współpracujesz z zespołem projektowym, aby określić niezbędne wydatki na projekt. Następnie współpracuj z innymi wewnętrznymi interesariuszami w działach finansów i księgowości, aby dokładnie prognozować przyszłe koszty i ceny tych wydatków.