Jak dostawca rozwiązań technologicznych skrócił czas pracy manualnej o kilka dni dzięki Asana Studio

Taco Technologies pomaga organizacjom każdego rodzaju i wielkości, od szkół i kancelarii prawnych po biblioteki i małe firmy, zarządzać systemami, z których korzystają na co dzień. 

Dzięki doświadczeniu w zakresie obsługi druku, przepływów pracy związanych z dokumentami i technologii w miejscu pracy, firma ta od dziesięcioleci jest partnerem dla zespołów, które chcą uprościć przepływ pracy między narzędziami. 

W ostatnich latach Taco rozszerzyło swoją ofertę poza druk, przenosząc uwagę na sprzedaż bezpośrednią, pomagając organizacjom wdrażać narzędzia do miejsca pracy, takie jak Asana i Odoo, oraz wspierając szerszy zakres potrzeb operacyjnych.

Jednak rozwój przyniósł ze sobą złożoność. Większa liczba produktów i klientów oznaczała więcej zleceń i rosnącą ilość pracy zarządzanej ręcznie za pomocą udostępnianych dokumentów i wątków e-mail. 

Aby rozwiązać ten problem, Taco skorzystało z Asana Studio, aby zautomatyzować rutynowe zadania i stworzyć spójne przepływy pracy. Rezultat? Znacznie skrócono czas poświęcany na prace administracyjne, co pozwoliło zespołowi skupić się na realizacji projektów bez typowych wąskich gardeł. Ta innowacja przyniosła firmie uznanie jako partnera Asana Future of Work with AI (APAC) podczas Partner Summit.

„Stwierdzenie, że to stopniowo zmienia nasz business, jest niedopowiedzeniem” – powiedział Charlie Masters, dyrektor generalny Taco. 

Automatyzacja przyjmowania zleceń i planowania migracji

Jeden z najbardziej znaczących przykładów zastosowania w Taco rozpoczął się w bardzo znanym miejscu: w czyjejś skrzynce odbiorczej.

Menedżerowie ds. technicznych regularnie otrzymują od sprzedawców lub klientów złożone wnioski o migrację, takie jak przejście z lokalnych systemów zarządzania drukiem na rozwiązania oparte na chmurze. Zgłoszenia te zawierają różne szczegóły dotyczące klienta i specyfikacje techniczne, a następnie proste pytanie: co dalej?

Wcześniej odpowiadanie na te e-maile oznaczało godziny ręcznych badań i dokumentacji. Teraz proces ten odbywa się za pośrednictwem Asana Studio: dzięki przejrzystemu przyjmowaniu zgłoszeń, analizom opartym na sztucznej inteligencji i strukturze wielokrotnego użytku do generowania gotowych do wdrożenia planów w ciągu kilku minut zamiast dni.

„Stworzyliśmy stanowisko analityka wsparcia technicznego, które wcześniej zajmował [nasz opiekun klienta technicznego]. Zajmowało mu to kilka dni – wiele spotkań, wiele pytań i odpowiedzi” – powiedział Charlie. „Teraz możemy powierzyć to zadanie w całości Asana Studio”.

Oto anonimowy przykład tego przepływu pracy, który przedstawia fikcyjną organizację i pracowników:

Krok 1: ustrukturyzowany formularz zgłoszeniowy zastępujący e-mail

Zamiast polegać na wątkach e-mailowych ad hoc, aby rozpocząć proces migracji, Taco używa ustandaryzowanego formularza Asana, połączonego z projektem do przyjmowania zgłoszeń, aby zebrać szczegóły dotyczące wniosku. Formularze zawierają spójne pola, takie jak:

• nazwa firmy i imię i nazwisko osoby składającej wniosek,

• Numer referencyjny klienta

• Liczba i typy urządzeń wielofunkcyjnych (MFD)

• Kluczowe funkcje środowiska drukowania (np. drukowanie mobilne, zintegrowane skanowanie)

• Pytania warunkowe, które dostosowują się na podstawie odpowiedzi

Takie podejście sprawia, że nic nie umknie i tworzy czysty ślad danych, ułatwiając zespołowi (i sztucznej inteligencji) rozpoczęcie pracy.

Krok 2: sztuczna inteligencja analizuje zlecenia i przygotowuje rekomendacje

Po przesłaniu formularza zadanie jest automatycznie kierowane do sekcji „Badania” w projekcie, gdzie przejmuje je przepływ pracy Taco w Asana Studio.

W tym przypadku sztuczna inteligencja działa jak analityk ds. badań technicznych i wsparcia, którego zadaniem jest ocena ryzyka, ujawnienie kluczowych szczegółów i opracowanie planu migracji w oparciu o ustalone najlepsze praktyki.

W tym celu sztuczna inteligencja korzysta z zestawu zasobów wewnętrznych dostarczonych jako kontekst w zapleczu Asana Studio, w tym ponad 25-stronicowego przewodnika po migracji, połączonego projektu wdrożeniowego z historycznymi danymi klientów oraz jasnych wskazówek dotyczących tonu, struktury i formatowania.

Sztuczna inteligencja ocenia przesłany formularz w tym kontekście, aby ustalić, czy zawiera wystarczającą ilość informacji, aby kontynuować. Jeśli nie, oznacza zadanie i przenosi je do sekcji „Nieudane przyjęcie”, oszczędzając zespołowi konieczności poszukiwania brakujących szczegółów i zapewniając, że tylko gotowe żądania przechodzą dalej.

Krok 3: Automatyczne generowanie szczegółowego planu migracji

Jeśli żądanie przejdzie pomyślnie weryfikację, sztuczna inteligencja automatycznie wygeneruje nowe zadanie z pełnym podsumowaniem migracji. Wynik obejmuje:

• Kluczowe informacje o klientach i sprzedawcach, takie jak dane kontaktowe i numery referencyjne

• Lista potencjalnych blokad lub złożoności, które mogą mieć wpływ na projekt

• Szczegółowy plan migracji, wraz z zalecanymi działaniami, szacunkami czasowymi i uwagami technicznymi

Nie są to zwykłe listy rzeczy do zrobienia. To wielotygodniowe plany wdrożenia, obejmujące wszystko, od analizy prawnej i kontroli infrastruktury po testy pilotażowe i pełne wdrożenie. Każdy plan jest dostosowany do konkretnego zlecenia i opiera się na wewnętrznej wiedzy specjalistycznej.

„To, co zrobiliśmy, to przekształcenie [naszego dokumentu z wytycznymi] w część naszego przepływu pracy” – powiedział Charlie. „Dzięki temu wiedza specjalistyczna może być teraz w ciągu kilku minut wykorzystana do stworzenia planu. To dla nas ogromna siła”.

Krok 4: osoba sprawdza plan przed przejściem dalej

Po ukończeniu generowanego przez sztuczną inteligencję planu migracji jest on przekazywany do przeglądu członkowi zespołu technicznego. Zamiast opracowywać plany od zera, członek zespołu sprawdza szczegóły i zatwierdza plan przed rozpoczęciem wdrożenia.

To prosta zmiana, która ma duże znaczenie: pozwala zaoszczędzić co najmniej jeden dzień w tygodniu, przy jednoczesnym zachowaniu jakości, której oczekują klienci.

Nie chodzi o zastępowanie wiedzy specjalistycznej, ale o jej skalowanie. „Nie możesz po prostu pozwolić sztucznej inteligencji wykonywać Twoją pracę za Ciebie” – mówi Charlie. „Nie o to chodzi. Chodzi o to, że AI pozwala zaoszczędzić tak dużo czasu i jest tak dobrze zintegrowana z przepływem pracy, że sprawia, że proces weryfikacji staje się bardziej spójny i łatwiejszy. Ludzka wiedza specjalistyczna jest nadal bardzo ważna”.

Dzięki Asana Studio Taco przekształcił ręczny, czasochłonny przepływ pracy w powtarzalny system, który zapewnia dokładne, wysokiej jakości plany migracji przy znacznie mniejszym nakładzie pracy.

Odzyskiwanie czasu dzięki asystentowi wykonawczemu opartemu na sztucznej inteligencji

Taco nie poprzestało na technicznych przepływach pracy. Dyrektor generalny firmy, Jonathan Milne, założył wirtualnego asystenta wykonawczego, który korzysta z Asana Studio do sortowania i kierowania zadań bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej.

System ocenia przychodzące zadania na podstawie szczegółowego zestawu kryteriów zdefiniowanych przez Jonathana, a następnie automatycznie wysyła je we właściwe miejsce. Na przykład:

• Zlecenia wystawienia faktury są kierowane do zespołu ds. księgowości.

• Potencjalni klienci w zakresie rozwoju biznesu są przypisywani do odpowiedniego członka zespołu przywódczego

• Możliwości współpracy i escalacje są kategoryzowane i wysyłane do interesariuszy

• Ogólne zadania są przypisywane na podstawie ich treści i priorytetu.

Dzięki automatyzacji tego rodzaju sortowania skrzynki odbiorczej zadania są realizowane szybko, konsekwentnie i bez przeoczeń.

„Jego skrzynka odbiorcza jest zawsze pełna” – mówi Charlie. „Dlatego odzyskanie koncentracji i czasu poprzez zlecenie sortowania skrzynki odbiorczej wirtualnemu asystentowi wykonawczemu to bardzo skuteczne rozwiązanie”. Ma to wpływ nie tylko na pracę, ale i na życie osobiste.

„Częściej je lunch” – dodaje Charlie. „To może zabrzmieć głupio, ale często skupiamy się na tym, że sztuczna inteligencja pozwoli Ci odzyskać czas na przywództwo i wykonywanie strategicznych zadań. To po prostu daje trochę więcej przestrzeni do oddychania, aby być świetnym. A jeśli świetność oznacza wykonywanie zadań strategicznych, to świetnie. Jeśli świetnie oznacza, że możesz konsekwentnie jeść lunch, to też jest cudowne”.

Budowanie na wczesnym sukcesie

Po pierwszych sukcesach Taco rozszerza obecność Asana Studio na cały biznes. Zespół aktywnie współpracuje z każdym działem, aby zidentyfikować możliwości o dużym wpływie, niezależnie od tego, czy chodzi o tworzenie nowych systemów segregacji, budowanie wewnętrznych przepływów pracy w celu wspierania różnych potrzeb klientów, czy też pomaganie zespołom w skuteczniejszym zarządzaniu potrzebami interesariuszy.

„Aktywnie współpracujemy ze wszystkimi zespołami, aby znaleźć więcej etapów segregacji i więcej etapów wsparcia we wszystkich naszych przepływach pracy” – mówi Charlie.

Nadal udoskonalają również to, co już zbudowali, planując rozwijać przepływy pracy w czasie na podstawie rzeczywistego wykorzystania. Potencjalne planowane aktualizacje obejmują dodanie recenzentów do niekompletnych zgłoszeń i bardziej płynną integrację planów AI z procesami resellerów.

W miarę jak Asana Studio jest wdrażane w całej organizacji, zespół Taco postrzega to narzędzie nie jako substytut swojej wiedzy, ale jako sposób na podwojenie pracy, która ma znaczenie, bez podwajania nakładu pracy.

„Nie musisz zaczynać od perfekcji, aby uzyskać te oszczędności” – mówi Charlie. „Po prostu zacznij działać. Pamiętaj, że nie zastępuje ono Twojej pracy. To narzędzie pomaga wykonywać ją wydajniej i bardziej konsekwentnie”.