Jak dostawca rozwiązań technologicznych skrócił liczbę dni potrzebnych na pracę manualną z Asana Studio

Taco Technologies pomaga różnym organizacjom, od szkół i kancelarii prawnych po biblioteki i małe firmy, w zarządzaniu systemami, z których korzystają na co dzień. 

Dzięki doświadczeniu w drukowaniu, przepływach pracy związanych z dokumentami i technologii miejsca pracy, firma ta jest idealnym partnerem dla zespołów, które od dziesięcioleci starają się uprościć przepływ pracy między narzędziami. 

W ostatnich latach Taco rozszerzyło swoją ofertę poza druk, koncentrując się na sprzedaży bezpośredniej i pomagając organizacjom we wdrażaniu narzędzi do pracy, takich jak Asana i Odoo, oraz wspierając szerszy zakres potrzeb operacyjnych.

Ale rozwój przyniósł złożoność. Więcej produktów i klientów oznaczało więcej zamówień oraz rosnącą ilość pracy zarządzanej ręcznie za pośrednictwem udostępnianych dokumentów i wątków wiadomości e-mail. 

Aby pomóc, firma Taco zwróciła się do Asana Studio, aby zautomatyzować rutynowe zadania i stworzyć spójne przepływy pracy. Rezultat? Znacznie skrócili czas spędzony na działaniach administracyjnych, umożliwiając zespołowi skoncentrowanie się na kontynuowaniu projektów bez zwykłych wąskich gardeł – to innowacja, dzięki której firma zyskała uznanie jako Future of Work with AI Partner (APAC) w Asanie podczas spotkania Partner Summit.

„Skłamałbym mówiąc, że to stopniowo zmienia naszą działalność” – powiedział Charlie Masters, dyrektor generalny w Taco. 

Automatyzacja przyjmowania zleceń i planowania migracji

Jeden z najważniejszych przypadków użycia Taco rozpoczął się w dobrze znanym miejscu: skrzynce odbiorczej.

Menedżerowie ds. klientów technicznych regularnie otrzymują złożone zlecenia migracji od odsprzedawców lub klientów, takie jak przejście z lokalnych systemów zarządzania drukiem na rozwiązania oparte na chmurze. Zlecenia te obejmują zestawienie danych klienta i specyfikacji technicznych, a następnie proste pytanie: co robimy dalej?

Wcześniej odpowiadanie na te e-maile oznaczało godziny badań prowadzonych manualnie i dokumentacji. Teraz proces ten odbywa się poprzez Asana Studio: z wyraźnym źródłem dodawania, badaniami obsługiwanymi przez AI i strukturą wielokrotnego użytku do generowania planów gotowych do wdrożenia w ciągu kilku minut, a nie dni.

„Stworzyliśmy stanowisko analityka ds. wsparcia technicznego, którą wykonywał wcześniej [nasz kierownik ds. obsługi klienta]. Zajęłoby mu to kilka dni – wiele spotkań, wiele złożonych pytań” – powiedział Charlie. „Teraz możemy przekazać tę pracę Asana Studio”.

Oto anonimowy przykład przepływu pracy przedstawiający fikcyjną organizację i pracowników:

Krok 1: Ustrukturyzowany formularz zastępuje wiadomość e-mail

Zamiast polegać na wątkach wiadomości e-mail ad hoc w celu rozpoczęcia przesyłania zleceń o migrację, Taco korzysta ze standardowego formularza w Asanie, połączonego z projektem przyjmowania próśb i zleceń, aby zebrać szczegółowe informacje. Każdy formularz zawiera te same pola, takie jak:

• Nazwa firmy i zleceniodawcy

• Numer referencyjny klienta

• Liczba i rodzaje urządzeń wielofunkcyjnych (MFD)

• Kluczowe funkcje środowiska drukowania (np. drukowanie mobilne, zintegrowane skanowanie)

• Pytania warunkowe, które zmieniają się w zależności od odpowiedzi

Takie podejście gwarantuje, że nic nie zostanie pominięte i tworzy przejrzysty ślad danych, ułatwiając zespołowi (i AI) rozpoczęcie pracy.

Krok 2: AI przegląda zlecenia i przygotowuje zalecenia

Po przesłaniu formularza, zadanie jest automatycznie przekierowywane do sekcji „Badania” w projekcie przyjmowania zgłoszeń, gdzie przejmuje je przepływ pracy Asana Studio w Taco.

W tym przypadku AI działa jak analityk ds. badań technicznych i wsparcia, którego zadaniem jest ocena ryzyka, wyświetlanie kluczowych szczegółów i sporządzanie planu migracji w oparciu o ustalone najlepsze praktyki.

W tym celu AI odwołuje się do zestawu wewnętrznych zasobów dostarczonych jako kontekst w zapleczu Asana Studio, w tym do ponad 25-stronicowego przewodnika dotyczącego migracji, połączonego projektu wdrożenia z historycznymi danymi klientów oraz jasnych wskazówek dotyczących tonu, struktury i formatowania.

AI ocenia formularz w tym kontekście, aby ustalić, czy zawiera wystarczająco dużo informacji, aby przetwarzać go dalej. Jeśli nie, oznacza zadanie i przenosi je do sekcji „Nieudane przyjęcie”, oszczędzając czas, który zespół musiałby spędzić na sprawdzaniu brakujących szczegółów i upewniając się, że tylko gotowe zlecenia są kontynuowane.

Krok 3: Automatycznie generowany jest szczegółowy plan migracji

Jeśli żądanie przejdzie test, AI automatycznie wygeneruje nowe zadanie z pełnym podsumowaniem migracji. Dane wyjściowe obejmują:

• Kluczowe informacje o kliencie i odsprzedawcy, takie jak dane kontaktowe i numery referencyjne

• Lista potencjalnych czynników blokujących lub złożoności, które mogą mieć wpływ na projekt

• Plan migracji krok po kroku, wraz z zalecanymi działaniami, szacunkowym czasem i kwestiami technicznymi

Nie są to ogólne listy rzeczy do zrobienia; są to wielotygodniowe plany wdrożenia, obejmujące wszystko, od przeglądów prawnych i kontroli infrastruktury po testy pilotażowe oraz pełne wdrożenie. Każdy plan jest dostosowany do zlecenia i oparty na wewnętrznej wiedzy.

„To, co zrobiliśmy, przekształciło [nasze wytyczne] w część przepływu pracy” - powiedział Charlie. „Sprawiając, że wiedza fachowa została uwzględniona w planie w ciągu kilku minut. A to jest dla nas tak bardzo ważne”.

Krok 4: Rzeczywisty pracownik dokonuje przeglądu planu przed przejściem do kolejnego etapu

Po zakończeniu planu migracji wygenerowanego przez AI jest on kierowany do członka zespołu technicznego w celu sprawdzenia. Zamiast sporządzać plany od początku, sprawdzają szczegóły i zatwierdzają je przed rozpoczęciem wdrożenia.

To prosta zmiana, która ma duże znaczenie: oszczędność co najmniej jednego dnia w tygodniu przy zachowaniu jakości, której oczekują klienci.

Nie chodzi o zastąpienie wiedzy fachowej – chodzi o jej skalowanie. „Nie możesz pozwolić AI wykonywać pracy za Ciebie” – powiedział Charlie. „Nie o to chodzi. Chodzi o to, że jest to tak duża oszczędność czasu i bardzo dobrze zintegrowana z Twoim przepływem pracy, że staje się bardziej spójna i łatwiejsza do wykonania. Wiedza specjalistyczna jest nadal bardzo ważna”.

Dzięki Asana Studio Taco przekształciło ręczny, czasochłonny przepływ pracy w powtarzalny system, który zapewnia dokładne, wysokiej jakości plany migracji przy znacznie mniejszym nakładzie pracy.

Odzyskanie czasu dzięki asystentowi wykonawczemu obsługiwanemu przez AI

Taco nie poprzestało na technicznych przepływach pracy. Ich dyrektor generalny, Jonathan Milne, utworzył wirtualnego asystenta wykonawczego przy użyciu Asana Studio do sortowania i kierowania zadań bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej.

System ocenia zadania przychodzące na podstawie szczegółowego zestawu kryteriów zdefiniowanych przez Jonathana, a następnie automatycznie wysyła je we właściwe miejsce. Na przykład:

• Żądania wystawiania faktur są przesyłane do zespołu księgowości

• Liderzy rozwoju biznesu przypisani są do odpowiedniego członka zespołu kierowniczego

• Możliwości współpracy i eskalacje są kategoryzowane oraz wysyłane do interesariuszy

• Zadania ogólne są przypisywane na podstawie ich treści i priorytetu

Automatyzując ten rodzaj sortowania skrzynek odbiorczych, zadania są realizowane szybko, konsekwentnie i bez wymykania się spod kontroli.

„Skrzynka odbiorcza ciągle się zapełnia” – mówi Charlie. „Tak więc ponowne skupienie się i odzyskanie czasu poprzez outsourcing kategoryzacji swojej skrzynki odbiorczej wirtualnemu asystentowi wykonawczemu jest bardzo przydatne”. Wpływ ten jest nie tylko operacyjny, ale także osobisty.

„Częściej wychodzi na lunch” dodał Charlie. „To brzmi śmiesznie, ale koncentrujemy się na przekonaniu, że AI zapewnia czas na bycie liderem i wykonywanie zadań strategicznych. Tak naprawdę, zyskujesz dzięki niej przestrzeń, aby być jak najlepszym. A jeśli bycie najlepszym oznacza wykonywanie strategicznych działań, to wspaniale. A jeśli oznacza, że możesz codziennie pozwolić sobie na zjedzenie lunchu, to też jest świetne”.

Budowanie na wczesnym sukcesie

Dzięki wczesnym zwycięstwom Taco rozszerza zasięg Asana Studio w całej firmie. Zespół aktywnie współpracuje z każdym działem, aby zidentyfikować ważne możliwości, niezależnie od tego, czy chodzi o tworzenie nowych systemów kategoryzacji, wewnętrznych przepływów pracy, aby wspierać różne potrzeby klientów, czy pomoc zespołom w skuteczniejszym zarządzaniu potrzebami interesariuszy.

„Aktywnie współpracujemy ze wszystkimi zespołami, aby wykryć więcej kroków sortowania i wsparcia we wszystkich naszych przepływach pracy” – powiedział Charlie.

Nadal udoskonalają również to, co już zbudowali, planując ewolucję przepływów pracy w czasie w oparciu o rzeczywiste wykorzystanie. Potencjalne planowane aktualizacje obejmują dodawanie recenzentów do niekompletnych zgłoszeń i płynniejszą integrację planów AI z procesami odsprzedaży.

W miarę jak wdrażają Asana Studio w całej organizacji, zespół w Taco postrzega to narzędzie nie jako substytut ich wiedzy, ale jako sposób na wykonywanie większej ilości ważnej pracy, bez podwajania wysiłku.

„Aby skorzystać z tych oszczędności nie potrzeba perfekcji” –mówi Charlie. „Wystarczy zacząć działać. Zrozum, że to nie zastępuje Twojej pracy. Pomaga jednak wykonywać ją bardziej wydajnie i konsekwentnie”.