Jak Asana wykorzystuje zarządzanie pracą do planowania organizacyjnego
Podsumowanie
Rita Khayat jest ekspertką w zarządzaniu złożonymi programami obejmującymi całą firmę. Jako dyrektor PMO ds. strategii i operacji w Asanie, Khayat odpowiada za realizację celów o kluczowym znaczeniu dla firmy. Robi to, korzystając z jasnych procesów, ponad 20-letniego doświadczenia i umiejętności wykorzystywania pełnego potencjału Asana.
Jej zespół odpowiada za cztery główne obszary biznesowe w organizacji CIO:
Planowanie strategiczne i realizacja
Zarządzanie programami i projektami
Zarządzanie operacyjne i zarządzanie zmianami
przywództwo i rozwój organizacyjny.
Wszystkie te obowiązki obejmują wiele różnych zespołów i wymagają wysokiego poziomu koordynacji międzyfunkcyjnej. Na przykład zespół Khayat niedawno przygotował aktualizację strategii produktowej Asana. Była to inicjatywa, która wymagała wkładu ze strony zespołów inżynieryjnych, badawczo-rozwojowych, marketingowych, projektowych i innych.
Chcesz wiedzieć, jak jej zespół to zrobił? Oto sekrety Khayat dotyczące osiągania celów biznesowych i utrzymywania ważnej pracy na właściwych torach.
Zapewnienie widoczności na każdym poziomie
Rola Khayat wymaga od niej koordynacji zarówno z poszczególnymi zespołami, jak i z członkami kadry kierowniczej wyższego szczebla. Oznacza to, że musi ona widzieć pracę na dwa różne sposoby: (1) szczegółowy widok, który pomoże liderom zespołów zarządzać mapami drogowymi i zasobami oraz (2) ogólny widok, który pomoże kadrze kierowniczej zrozumieć postępy na pierwszy rzut oka. „Zarządzanie jest kluczowe, a wymaga zapewnienia odpowiednim osobom przejrzystości we właściwym czasie” – zauważa Khayat. „Interesariusze wymagają różnych poziomów szczegółowości w zależności od ich roli”.
Jaki jest jej sekret? Portfolio w Asanie, które umożliwiają grupowanie powiązanych projektów (i innych portfolio) w jednym centralnym miejscu. Dzięki temu interesariusze mogą śledzić postępy w realizacji celów i monitorować stan kluczowych inicjatyw w jednym miejscu. Na przykład Khayat utworzyła portfolio „centrum przywództwa”, aby na bieżąco informować Saketa Srivastavę, dyrektora ds. informatycznych w Asanie, o działaniach w organizacji CIO. Z tego nadrzędnego centrum Srivastava może szybko monitorować postępy i wpływ każdego programu na cele firmy. „Podczas rozmów z Saketem moim zadaniem jest zapewnienie mu przejrzystości, której potrzebuje, aby mieć pewność, że nasze działania są zgodne z planami” – wyjaśnia Khayat. „W razie pojawienia się jakichkolwiek problemów potrzebuje natychmiastowej widoczności, aby podejmować świadome decyzje”.
Interesariusze, którzy potrzebują bardziej szczegółowej analizy, mogą zagłębić się w poszczególne portfolio zespołów w ramach centrum przywództwa. Mogą tam zobaczyć konkretne inicjatywy zespołu i zrozumieć, w jaki sposób są one zgodne z szerszymi celami firmy. Mogą również śledzić kamienie milowe, produkty końcowe, obowiązki, osie czasu i wpływ na biznes w każdym projekcie, nad którym pracuje ich zespół. W rezultacie każdy może zrozumieć pełny obraz bieżących działań w ramach programu i ich znaczenie dla ogólnych celów strategicznych.
Standaryzacja najlepszych praktyk
Według Khayat struktura i organizacja są niezbędne do zapewnienia płynnego funkcjonowania businessu. Zespoły potrzebują jasnych, ustandaryzowanych procesów, aby za każdym razem rozpoczynać pracę we właściwy sposób. Jej ulubionym narzędziem do standaryzacji są szablony Asana — gotowe przewodniki, które przedstawiają wszystkie kroki potrzebne do rozpoczęcia nowego projektu.
„Kiedy zaczynamy realizację, polegamy na ustrukturyzowanym podejściu opartym na tych szablonach” – wyjaśnia Khayat. „Dzięki temu od samego początku stosujemy najlepsze praktyki, a następnie możemy dostosować proces do unikalnych wymagań każdego projektu”. Zespół Khayat korzysta z szablonów, które zawierają listę wszystkich produktów końcowych potrzebnych do ukończenia projektu, w tym zależności i właścicieli zadań. System ten pomaga im rozpocząć pracę od razu i automatycznie przypisywać zadania właściwym osobom we właściwym czasie.
Zespół Khayat wykorzystuje również funkcje standaryzacji przepływów pracy w Asanie, aby tworzyć spójne procesy i jednolite raporty w całej organizacji, bez konieczności wykonywania wielu czynności. Asana umożliwia liderom tworzenie, przeglądanie i edytowanie przepływów pracy w jednym miejscu, a następnie stosowanie tych przepływów pracy w wielu różnych projektach. Mogą na przykład określać sekcje projektu, pola niestandardowe, które należy dodać, reguły, które należy zastosować, oraz szablony zadań, które należy wykorzystać, zapewniając spójność i wydajność w praktykach zarządzania projektami.
Dostosowywanie się do zmian
Khayat wie, że w businessie zmiana jest czymś oczywistym. Dlatego jej zespół w każdym projekcie buduje przejrzysty proces decyzyjny. Ilekroć potrzebna jest zmiana, np. dostosowanie zakresu projektu, harmonogramu lub kosztów, istnieją wcześniej wyznaczone osoby decyzyjne, które mogą pomóc w wytyczeniu dalszej ścieżki.
„Dla każdego projektu lub programu mamy komitet sterujący” – wyjaśnia Khayat. „To on podejmuje ostateczną decyzję, gdy tylko pojawia się propozycja zmiany”. Na przykład niedawna inicjatywa produktowa Asana obejmowała formularze do zbierania propozycji zmian. Jeśli konieczne było podjęcie decyzji, formularz automatycznie przypisywał zadanie właściwej osobie w komitecie sterującym.
Projekty i programy w organizacji Khayat obejmują również systematyczne podejście do dokumentowania decyzji i identyfikowania ryzyka. A dzięki wykorzystywaniu szablonów zespół może ustandaryzować tę strukturę w całej organizacji, zapewniając spójność i przejrzystość w sposobie, w jaki zespoły radzą sobie ze zmianami i ryzykiem związanym z projektami.
Śledzenie wydajności
Dla działu technologii korporacyjnych i IT w Asanie solidne raportowanie jest niezbędne, aby zapewnić, że zespoły osiągają swoje cele. Dzięki ciągłemu monitorowaniu wyników kluczowych inicjatyw biznesowych Khayat może pomóc zespołom w korygowaniu kursu i dostosowywaniu zasobów, aby praca była wykonywana na czas.
Na przykład zespół Khayat korzysta z pulpitu nawigacyjnego w Asanie, aby nadzorować rozwiązywanie zgłoszeń do pomocy technicznej. To narzędzie pozwala im zobaczyć zestawienie zgłoszeń incydentów w określonym czasie, dzięki czemu liderzy mogą szybko sprawdzić, czy projekty postępują zgodnie z planem. A do bardziej szczegółowej analizy zespół Khayata korzysta z integracji z Tableau. „Ta integracja pozwala nam tworzyć w Tableau zaawansowane pulpity nawigacyjne, które pobierają dane bezpośrednio z Asany” – mówi Khayat, podkreślając możliwość przeprowadzania szczegółowych ocen w celu podejmowania decyzji i udoskonalania strategii.
Przydzielanie zasobów między zespołami
Osiągnięcie celów sprowadza się do jednego ważnego składnika: siły roboczej. Dlatego zespół Khayata priorytetowo traktuje planowanie zasobów, aby zapobiegać przepracowaniu i zapewnić, że wszyscy poświęcają swój czas na to, co ważne. Aby to zrobić, potrzebują wglądu w obciążenie pracą każdego zespołu, teraz i w przyszłości.
Funkcja planowania pojemności w Asanie jest dla Khayata kluczem do uzyskania tej widoczności. Dzięki planowaniu pojemności liderzy mogą spojrzeć w przyszłość i zobaczyć, co jest w ich zespole, a następnie przydzielić pracę na nadchodzący miesiąc w oparciu o całkowitą pojemność każdej osoby. Można nawet sprawdzić, nad jakimi projektami pracują poszczególne osoby, jaki procent czasu zajmują te projekty i kto jest przeciążony. A jeśli potrzebna jest zmiana, liderzy mogą łatwo przeciągać i porzucać zadania z jednej osoby na drugą.
Zespół Khayata ma różne widoki, które pozwalają mu sprawdzić pojemność na różnych poziomach. Na przykład mają jeden ogólny widok obejmujący cały dział. „Dla kogoś takiego jak ja istnieje ogólny widok, który obejmuje cały dział, zapewniając widoczność w całej organizacji CIO” – wyjaśnia Khayat. „Dodatkowo mamy bardziej szczegółowe widoki dla każdego zespołu, dzięki czemu liderzy mają dostęp do szczegółowego zestawienia pojemności swojego zespołu i bieżących projektów”. Kiedy lider wprowadza zmianę na poziomie zespołu, znajduje to również odzwierciedlenie w ogólnym widoku, więc nie ma potrzeby powielania pracy.
Planowanie sukcesu z Asana
Dzięki rejestrowaniu całej pracy w Asanie zespół Khayata ma pełny wgląd w całą organizację CIO, w tym mapy drogowe, obciążenie pracą, postępy w realizacji celów i nie tylko. Dzięki tym statystykom mogą szybciej realizować kluczowe cele biznesowe.
Dowiedz się, w jaki sposób Asana może pomóc Twojej firmie koordynować zespoły i procesy w całej organizacji.
Zobacz Asanę w akcji
Dzięki Asanie zespoły operacyjne mogą łączyć realizowane zadania, standaryzować procesy i automatyzować przepływy pracy – a to wszystko w jednym miejscu.
