Jak Asana usprawnia planowanie strategiczne w marketingu dzięki zarządzaniu pracą
Jako lider w dziedzinie oprogramowania do zarządzania produktywnością i pracą, zespół Asany wie co nieco o skutecznym planowaniu strategicznym. Nic więc dziwnego, że dział marketingu Asany korzysta z własnego produktu do planowania, śledzenia i raportowania kluczowych inicjatyw.
Na czele tego nakładu pracy stoi Isaac Payne, dyrektor ds. cyfrowych, operacji marketingowych i analityki w Asanie. Rola Paynea jest wieloaspektowa. Nadzoruje szeroki zakres funkcji – od stron internetowych, poczty elektronicznej i SEO po operacje marketingowe, technologię marketingową i analitykę. Oznacza to, że kluczowe znaczenie ma dla niego stworzenie planu, który będzie dobrze widoczny i dostępny w całej organizacji.
W tym celu korzysta z Asana.
4 typowe wyzwania w planowaniu strategicznym w marketingu
Przed rozpoczęciem pracy w Asana Payne musiał stawić czoła tym samym wyzwaniom, które napotykają wiele organizacji podczas tworzenia kompleksowego planu strategicznego. Trudno jest posuwać się naprzód, jednocześnie pamiętając o różnych celach i założeniach każdego partnera.
Jak ujmuje to Payne: „Jak sprawić, by różne działy i liderzy działów poruszali się w synchronicznym kierunku, zwłaszcza gdy próbujesz zbudować strategię dla całej firmy?”
Plan strategiczny Twojego działu ucierpi, jeśli nie podejmiesz tych wyzwań. Aby móc je rozwiązać, należy je najpierw zidentyfikować.
1. Koordynacja nakładu pracy w różnych zespołach
„Aby stworzyć strategiczny, możliwy do śledzenia plan marketingowy, musisz współpracować z wieloma różnymi partnerami” – mówi Payne. „Koordynacja rozpoczyna się od określenia kluczowych wyników i kamieni milowych. Po ich ustaleniu, w ścisłej współpracy z kierownictwem, można skonfigurować kroki, produkty końcowe i projekty potrzebne do realizacji planu. To właśnie w tej ostatniej części Asana się sprawdza”. Aby wspierać globalną, międzyfunkcyjną współpracę, musisz skoordynować te zespoły i zsynchronizować ich planowanie strategiczne i budżetowanie.
2. Brak scentralizowanego systemu wspólnego planowania
Poleganie na niekończących się spotkaniach oraz rozbieżnych szablonach i dokumentach może bardzo utrudnić śledzenie postępów i koordynację w całej organizacji. Bez centralnej, ujednoliconej platformy do planowania strategicznego trudno jest połączyć wszystkie elementy w spójny sposób.
3. Trudności z aktualizacją planu w przypadku zmian
Nawet najlepiej opracowane plany i priorytety mogą szybko ulec zmianie. Bez dostępu do wiarygodnych, aktualnych danych na temat realizacji celów poszczególnych działów, liderom marketingowym trudno jest podejmować świadome decyzje i w razie potrzeby korygować kierunek. Utrzymanie elastycznego, responsywnego planu strategicznego wymaga posiadania odpowiednich informacji w czasie rzeczywistym.
4. Problemy z alokacją zasobów w celu zmaksymalizowania wpływu i zmniejszenia kosztów
Alokacja zasobów stanowi kluczowy element tworzenia skutecznego planu strategicznego. Jednak bez jasnego wglądu w postępy i wyniki różnych inicjatyw, określenie, gdzie najlepiej skoncentrować czas, budżet i liczbę pracowników, aby osiągnąć największy wpływ, może być trudne. Optymalizacja wykorzystania zasobów ma kluczowe znaczenie dla maksymalizacji wydajności działań marketingowych i zmniejszenia niepotrzebnych kosztów.
Zobacz planowanie marketingowe w praktyce
Dzięki Asanie zespoły marketingowe mogą łączyć realizowane zadania, standaryzować procesy i automatyzować przepływy pracy – a to wszystko w jednym miejscu.
W jaki sposób Asana wykorzystuje swoją własną platformę
W tym właśnie pomaga Asana. Wykorzystując możliwości zarządzania pracą, które oferuje Asana, Payne i jego zespół mogą:
Koordynować nakład pracy w wielu działach, w tym w dziale marketingu, sprzedaży, produktowym i innych kluczowych interesariuszach.
Upewnić się, że wszyscy są zgodni co do strategii, priorytetów i realizacji.
Planować i śledzić postępy na jednej, scentralizowanej platformie.
Skrócić czas spotkań.
Łączyć rozproszone dokumenty.
Poprawić alokację zasobów, aby zmaksymalizować wpływ i zmniejszyć koszty.
Oto jak to zrobić.
Jedno źródło informacji do planowania i koordynacji międzyfunkcyjnej
U podstaw procesu planowania strategicznego zespołu marketingowego Asana leży portfolio Asana poświęcone globalnym inicjatywom marketingowym. Portfolio to łączy w sobie działania operacyjne każdego zespołu, w tym działania związane z siecią, pocztą e-mail, SEO i marketingiem.
„Korzystamy z tego portfolio, aby zarządzać wszystkimi działaniami związanymi z planowaniem i realizacją działań marketingowych” – wyjaśnia Payne. „Pozwala nam ono angażować właściwe osoby, wykorzystywać szablony projektów i widoki specyficzne dla zespołu oraz utrzymywać całościowy obraz naszych postępów”.
Ustanawiając to centralne centrum w Asanie, zespół marketingowy może zapewnić, że wszyscy są zgodni co do nadrzędnej strategii i celów. Może również śledzić zależności, identyfikować potencjalne przeszkody i w razie potrzeby wprowadzać zmiany w czasie rzeczywistym.
„Asana daje nam elastyczność w dostosowywaniu naszych przepływów pracy i procesów do unikalnych potrzeb każdego zespołu” – mówi Isaac. „Jednocześnie przekazujemy naszej dyrektor ds. marketingu informacje, których potrzebuje, aby kierować zespołem i angażować się tam, gdzie jest potrzebna. Niezależnie od tego, czy jest to przywództwo, twórcy treści, eksperci ds. generowania popytu, czy zespół analityczny, wszyscy mogą korzystać z platformy w sposób, który najbardziej im odpowiada”.
Rutynowe przeglądy i spotkania kontrolne
Aby utrzymać strategiczny plan marketingowy na właściwych torach, zespół Asana regularnie przeprowadza przeglądy i odprawy.
Kwartalne przeglądy biznesowe (QBR): te spotkania na wysokim szczeblu gromadzą całą organizację marketingową, aby ocenić jej postępy w odniesieniu do kwartalnych celów i kluczowych rezultatów (OKR-ów). Identyfikują również obszary wymagające poprawy i planują działania na następny kwartał.
Comiesięczne spotkania dotyczące wskaźników (M&M): zespół spotyka się częściej, aby przeanalizować swoje wskaźniki wydajności, świętować sukcesy i w razie potrzeby skorygować kurs. Spotkania te wykorzystują dane z Asana, aby zapewnić kompleksowy wgląd w wpływ działań marketingowych.
Cotygodniowe aktualizacje statusu: w Asanie zespół regularnie aktualizuje status swoich bieżących projektów i inicjatyw, korzystając z funkcji inteligentnego statusu Asana AI. Dzięki temu mogą szybko zidentyfikować wszelkie blokady lub zagrożenia i podjąć natychmiastowe działania.
„Połączenie kwartalnych przeglądów biznesowych, comiesięcznych spotkań dotyczących wskaźników i cotygodniowych spotkań sprawia, że wszyscy jesteśmy na bieżąco i czujemy się odpowiedzialni” – mówi Payne. „Asana ułatwia nam dostęp do właściwych informacji we właściwym czasie, dzięki czemu możemy podejmować świadome decyzje oparte na danych”.
Ulepszone raportowanie w celu podejmowania decyzji opartych na danych
W ramach nadrzędnego portfolio marketingowego zespół Payne śledzi kluczowe wskaźniki kondycji, takie jak odsetek projektów, które są realizowane na czas, a także tych, które są opóźnione lub nie spełniają oczekiwań. Integruje również dane z Asany z innymi źródłami, takimi jak Tableau, aby tworzyć kompleksowe pulpity nawigacyjne i raporty.
Zespół Payne może również korzystać ze sztucznej inteligencji, aby podsumować wszelkie zmiany od ostatniej wizyty w projekcie lub portfolio. Dzięki temu kadra kierownicza może szybko sprawdzić, co się wydarzyło od ostatniego sprawdzenia postępów w pracy, bez konieczności kontaktowania się z członkami zespołu.
„Dostęp do danych w czasie rzeczywistym na temat naszych postępów w realizacji celów jest nieoceniony” – wyjaśnia Payne. „Możemy dodać te informacje do naszych pulpitów nawigacyjnych dla kadry kierowniczej i wykorzystać je do optymalizacji alokacji zasobów i planowania strategicznego”.
To podejście oparte na danych wykracza poza sam zespół marketingowy. Asana zapewnia lepszy wgląd w wspólne cele i założenia, umożliwiając efektywniejszą współpracę w całej organizacji.
„Asana zapewnia nam scentralizowany system, w którym możemy tworzyć portfolio i projekty obejmujące wiele działów” – mówi Payne. „To usprawnia współpracę międzyfunkcyjną i zapewnia, że wszyscy pracujemy nad tymi samymi priorytetami”.
Studium przypadku: koordynacja premiery Work Innovation Summit
Spójrzmy na konkretny przykład. Asana niedawno zorganizowała największe globalne wydarzenie w swojej historii, Work Innovation Summit. Ta międzyfunkcyjna inicjatywa obejmowała zespoły z całej organizacji. Jej realizacja wymagała skrupulatnego planowania, koordynacji i wykonania.
„Całą premierą Work Innovation Summit zarządzaliśmy w Asanie” – mówi Payne. „Od początkowego planowania projektu po logistykę w dniu wydarzenia, Asana była centralnym węzłem, który utrzymywał wszystko i wszystkich – od marketingu po sprzedaż, badania i rozwój i nie tylko – zorganizowanych i na właściwym torze”.
Zespół wykorzystał różne funkcje Asany, aby usprawnić przepływ pracy, w tym:
Dodawanie zadań do wielu projektów: zadania projektowe obejmujące wiele zespołów zostały dodane do wielu projektów i portfolio, co ułatwiło ich śledzenie i monitorowanie.
Raportowanie postępów: przywództwo marketingowe mogło szybko ocenić status kluczowych produktów końcowych.
Automatyczne aktualizacje: Asana automatycznie powiadamiała interesariuszy o ważnych zmianach i kamieniach milowych.
„Asana zapewniła nam jedno źródło wiedzy na temat Work Innovation Summit” – mówi Payne. „Widzieliśmy, co się dzieje w czasie rzeczywistym, identyfikowaliśmy wszelkie przeszkody i na bieżąco wprowadzaliśmy zmiany. To było prawdziwe wybawienie w przypadku tak złożonej i ważnej premiery”.
Obejrzyj sesje na żądanie z Work Innovation Summit
Odkryj nową erę pracy dzięki ekskluzywnym materiałom filmowym z „Work Innovation Summit”, największego dorocznego wydarzenia organizowanego przez Asanę.
Korzyści z używania Asana do planowania strategicznego w marketingu
Przyjmując Asanę jako podstawę strategicznego planowania marketingowego, zespół Asany odblokował szereg kluczowych korzyści:
Koordynacja zespołów i zwiększenie odpowiedzialności: Asana służy jako scentralizowana platforma do planowania, realizacji i śledzenia statusu wszystkich inicjatyw marketingowych. Dzięki jasno określonej odpowiedzialności i widoczności zadań, projektów i celów zespół jest bardziej skoordynowany i odpowiedzialny niż kiedykolwiek wcześniej.
Lepsza współpraca i koordynacja: Asana umożliwia bezproblemową komunikację międzyfunkcyjną i dzielenie się informacjami. Zespoły mogą dostosowywać swoje przepływy pracy i procesy do swoich unikalnych potrzeb, zachowując jednocześnie widoczność w całej organizacji.
Zwiększenie widoczności i statystyk opartych na danych: dzięki monitorowaniu postępów, blokad i zagrożeń w czasie rzeczywistym zespół marketingowy Asany ma lepszy wgląd w to, co się dzieje. Takie podejście oparte na danych umożliwia podejmowanie bardziej świadomych decyzji i lepszą alokację zasobów.
Usprawnienie raportowania i przeglądów: integrując dane z Asany z innymi źródłami, zespół może tworzyć kompleksowe raporty i pulpity nawigacyjne. To z kolei usprawnia kwartalne przeglądy biznesowe, comiesięczne spotkania dotyczące wskaźników oraz inne ważne rytuały związane z planowaniem.
Uproszczone planowanie strategiczne
Dzięki ustanowieniu odpowiednich procesów, spotkań i przeglądów opartych na danych cały dział marketingowy Asany zharmonizował pracę zespołów, usprawnił współpracę i zwiększył widoczność w całym procesie planowania strategicznego. Wnioski, które wyciągnęli, mogą pomóc innym marketerom odblokować pełny potencjał Asana w zakresie planowania strategicznego i operacji.
Zobacz planowanie marketingowe w praktyce
Dzięki Asanie zespoły marketingowe mogą łączyć realizowane zadania, standaryzować procesy i automatyzować przepływy pracy – a to wszystko w jednym miejscu.
