Jak Asana wykorzystuje zarządzanie pracą do usprawniania planowania cyfrowych map drogowych

Tworzenie cyfrowych map drogowych to nie tylko tworzenie listy rzeczy do zrobienia w ramach projektów – chodzi o dokonywanie mądrych wyborów, które przynoszą rzeczywiste rezultaty. Przejrzysty i dobrze uporządkowany mapa drogowa wymaga koordynacji z interesariuszami, jasnego określenia priorytetów i dokonywania trudnych kompromisów. Dani Spires, dyrektor ds. cyfrowych w Asanie, doskonale zna to wyzwanie. 

„Jako zespół ds. cyfryzacji musimy odpowiadać na zmieniające się potrzeby biznesowe, a jednocześnie realizować inicjatywy techniczne. Planowanie mapy drogowej pomaga nam znaleźć właściwą równowagę” – mówi.

Aby to osiągnąć, zespół Dani regularnie ponownie ocenia swoje priorytety i uwzględnia informacje zwrotne z całej organizacji, aby mapa drogowa była zgodna z celami strategicznymi. Nie jest to łatwe, zwłaszcza podczas współpracy z wieloma interesariuszami. W tym właśnie pomaga Asana.

Cztery sposoby, w jakie Asana ułatwia planowanie mapy drogowej

Prawidłowo przeprowadzone cyfrowe tworzenie map drogowych pomaga zespołom priorytetyzować projekty o największym wpływie, tworząc podstawy do rozwoju i pozwalając wszystkim skoncentrować się na tym, co najważniejsze. Jak mówi Dani, głównym celem jest „określenie priorytetów zespołu i ustalenie, w jaki sposób możemy rozdzielić zasoby, aby zwiększyć wpływ naszych działań, jednocześnie koncentrując się na innych inicjatywach”.

Aby to osiągnąć, zespoły potrzebują centralnej przestrzeni, w której mogą przeglądać potencjalne projekty, koordynować działania w ramach strategii, podejmować decyzje i śledzić postępy – a wszystko to przy jednoczesnej, bezproblemowej współpracy.

Oto jak Asana pomaga zespołowi Dani to osiągnąć.

Scentralizowanie pracy nad mapą drogową w celu zapewnienia przejrzystości

Jednym z największych wyzwań przy tworzeniu cyfrowej mapy drogowej jest zapewnienie, aby partnerzy międzyfunkcyjni byli na bieżąco informowani w trakcie całego procesu. Według Dani lista interesariuszy zespołu cyfrowego jest „długa i szeroka” – obejmuje wiele osób o różnych priorytetach i obowiązkach, których opinie są potrzebne do podejmowania właściwych decyzji. Oznacza to, że informowanie wszystkich na bieżąco jest wyzwaniem.

Aby rozwiązać ten problem, zespół Dani korzysta z funkcji projektów w Asanie, aby utworzyć główny projekt z mapą drogową, który obejmuje wszystkie inicjatywy cyfrowe na dany rok podatkowy. Na początku procesu tworzenia mapy drogowej interesariusze i zespoły dodają proponowane przez siebie projekty do nadrzędnej mapy drogowej jako zadania w Asanie, dzięki czemu wszyscy mają wgląd w sytuację i możliwość wyrażenia swojej opinii. 

Załóżmy na przykład, że zespół SEO planuje odświeżyć cztery strony główne na Asana.com w pierwszym kwartale. Aby osiągnąć swój cel, będzie potrzebować wsparcia zespołu ds. treści cyfrowych przy zmianie układu stron, przesyłaniu nowych treści i publikowaniu aktualizacji na żywo. Podczas wstępnego procesu tworzenia mapy drogowej Kierownik projektu SEO dodaje do mapy drogowej ds. cyfrowych zadanie odpowiadające projektowi SEO, na przykład „Aktualizacje stron głównych w I kwartale”. Następnie zespół cyfrowy przegląda zadanie bezpośrednio w mapie drogowej i na podstawie podanych informacji decyduje, czy warto ruszyć dalej z projektem.

„Tworząc scentralizowany plan w jednym miejscu, jesteśmy w stanie zapewnić wszystkim naszym partnerom wgląd w proces i możliwość wypowiedzenia się na jego temat”, mówi Dani.

Podejmowanie decyzji dotyczących zasobów na podstawie danych

Po utworzeniu przez zespół Dani projektu mapy drogowej cyfrowej następnym krokiem jest podjęcie decyzji, które projekty powinny zostać ostatecznie wybrane.

Nie chodzi jednak tylko o wybór zadań do wykonania. Przy tak dużej liczbie zaangażowanych interesariuszy zlecenia mogą szybko spowodować, że mapa drogowa przekroczy pojemność. Jak zauważa Dani, istnieje delikatna równowaga między priorytetowym traktowaniem inicjatyw o kluczowym znaczeniu dla firmy – takich jak projekty, które generują potencjalnych klientów lub rozwijają proces sprzedaży – a strategicznymi pracami technicznymi, które są niezbędne do wspierania długoterminowego rozwoju.

Aby podejmować te decyzje, zespół Dani korzysta z pól niestandardowych w Asanie. Za każdym razem, gdy osoba zgłaszająca dodaje proponowany projekt do mapy drogowej, oznacza zadanie za pomocą pól niestandardowych, które mają pomóc zespołowi zrozumieć, jak dany projekt wpisuje się w szerszy kontekst, i podjąć decyzję, czy powinien się nim zająć, czy nie. Te pola niestandardowe obejmują:

• Kwartał realizacji: planowany kwartał, w którym praca musi zostać ukończona.

• Zaangażowanie: Czy podjęto zobowiązanie do realizacji projektu i jaki jest poziom tego zaangażowania.

• Priorytet: poziom priorytetu zadania lub projektu. 

• Bezpośrednio odpowiedzialny zespół: który zespół ds. cyfryzacji będzie odpowiedzialny za projekt.

• Nakład pracy: Szacunkowa wartość liczbowa w skali od 1 do 5, która określa poziom złożoności projektu.

Po dodaniu i oznaczeniu projektów zespół cyfrowy ocenia obciążenie pracą i decyduje, w jaki sposób przydzielić zasoby do różnych rodzajów projektów, takich jak inicjatywy strategiczne, konserwacja techniczna i wsparcie dla interesariuszy. Dzięki szybkiemu przeglądowi pól niestandardowych liderzy filarów cyfrowych mogą łatwo ustalić priorytet każdego projektu, wymagany nakład pracy i potencjalny wpływ, co ułatwia sfinalizowanie mapy drogowej.

„Nasze pola niestandardowe umożliwiają nam prowadzenie konkretnych konwersacji na temat pojemności” – mówi Dani. „Możemy pokazać interesariuszom, o co poproszono, do czego się zobowiązano oraz jaki jest wymagany nakład pracy, a następnie wykorzystać te informacje jako podstawę do konwersacji na temat kompromisów.”

Te pola niestandardowe pomagają również zespołowi Dani sprawdzić, w jaki sposób każdy projekt wpisuje się w kluczowe cele Asany. Oznaczając zadania nadrzędnym celem firmy, do którego przyczyniają się te zadania, zespół może mieć pewność, że praca, którą wykonuje, przyczynia się do realizacji celów strategicznych.

„Dzięki Asanie wszystko jest ze sobą powiązane” – mówi Dani. „Możemy wyraźnie zobaczyć, w jaki sposób nasze priorytety wpisują się w cele marketingowe, a ostatecznie w główne cele biznesowe.”

Łączenie pracy z różnych zespołów

Chociaż mapa drogowa cyfrowa stanowi główne źródło wiedzy dla projektów zespołu cyfrowego, nie jest to jedyny projekt, nad którym pracuje. Różne zespoły, np. ds. marketingu, tworzenia nowych produktów lub doświadczenia klienta, pracują na podstawie wielu, nakładających się na siebie map drogowych. To nakładanie się zakresów może łatwo prowadzić do powielania nakładu pracy i marnowania zasobów.

Aby temu zapobiec, zespół Dani korzysta z funkcji dodawania zadań do wielu projektów w Asanie, która pozwala umieścić jedno zadanie w wielu projektach. Na przykład projekt zespołu SEO dotyczący strony głównej na pierwszy kwartał można umieścić jednocześnie w mapie drogowej SEO, mapie drogowej marketingu treści oraz na tablicy sprintu zespołu programistów, dzięki czemu wszyscy mają bieżące informacje i unika się powielania zadań.

„Mapa drogowa cyfrowa jest tak ogromna i obejmuje tak wiele obszarów, że łatwo jest o to, by zadania się zgubiły” – mówi Dani. „Dodawanie zadań do wielu projektów pozwala naszym kluczowym partnerom wziąć projekt cyfrowy i dodać go do swojej mapy drogowej. W ten sposób możemy połączyć całą pracę, bez konieczności jej powielania”.

Realizowanie zadań na czas dzięki raportowaniu w czasie rzeczywistym

Po zatwierdzeniu mapy drogowej i rozpoczęciu pracy zespół Dani korzysta z pulpitu nawigacyjnego do raportowania w Asanie, aby śledzić postępy. Pulpit nawigacyjny zapewnia ogólny przegląd statusu projektu, co pomaga zespołowi szybko rozwiązywać problemy i zapobiegać wąskim gardłom.

 „Korzystamy z pulpitu nawigacyjnego, aby na bieżąco monitorować nasze postępy – na jakim etapie jesteśmy w realizacji celów firmy” – mówi Dani. „Każdy może łatwo zobaczyć, co ma najwyższy priorytet, co jest zablokowane, a co przekracza pojemność.”

Pod koniec każdego kwartału zespół cyfrowy ponownie analizuje swoją mapę drogową i dostosowuje ją do ewentualnych nowych priorytetów biznesowych. Jeśli pojawiają się zmiany, które wymagają zmiany priorytetów, są one omawiane podczas kwartalnych dyskusji, podczas których zespół decyduje, nad którymi projektami należy pracować dalej. Następnie zaktualizowana mapa drogowa jest udostępniana interesariuszom, aby każdy mógł być na bieżąco ze zmianami.

Nawet po zakończeniu kwartału praca zespołu jest kontynuowana. Korzysta z wskaźników na pulpicie nawigacyjnym, aby określić sukcesy i wyzwania, a następnie wykorzystuje te informacje przy planowaniu na przyszłość.

„Monitorując daty rozpoczęcia i zakończenia w naszej mapie drogowej, możemy zobaczyć, ile projektów zostało zaplanowanych i ukończonych w wyznaczonych ramach czasowych” – mówi Dani. „Następnie możemy wykorzystać te dane, aby uzyskać jasny obraz naszych postępów rok do roku”. 

Utrzymuj swoją cyfrową mapę drogową na właściwych torach

Dobrze zarządzana mapa drogowa cyfrowa wcale nie musi być skomplikowana. Dzięki Asanie Twój zespół może koordynować działania wokół priorytetów, usprawniać współpracę międzyfunkcyjną i podejmować decyzje oparte na danych, które wspierają strategiczne cele organizacji, tworząc podstawy do osiągania istotnych wyników.