Jak Asana wykorzystuje zarządzanie pracą do planowania cyfrowej mapy drogowej

Cyfrowe planowanie to nie tylko tworzenie listy rzeczy do zrobienia – to podejmowanie mądrych decyzji, które przynoszą wymierne rezultaty. Jasna i dobrze uporządkowana mapa drogowa wymaga współpracy z interesariuszami, ustalenia jasnych priorytetów i podejmowania trudnych kompromisów. Dani Spires, dyrektor ds. cyfrowych w Asana, zna to wyzwanie na wylot. 

„Jako zespół ds. cyfrowych musimy wspierać zmieniające się potrzeby biznesowe, jednocześnie realizując inicjatywy techniczne. Planowanie mapy drogowej pomaga nam znaleźć właściwą równowagę” – mówi.

Aby to osiągnąć, zespół Dani regularnie dokonuje ponownej oceny swoich priorytetów i uwzględnia informacje zwrotne z całej organizacji, aby utrzymać zgodność mapy drogowej z celami strategicznymi. Nie jest to łatwe, zwłaszcza gdy współpracuje się z wieloma interesariuszami. W tym właśnie pomaga Asana.

Cztery sposoby, w jakie Asana upraszcza planowanie map drogowych

Prawidłowo wykonane cyfrowe mapowanie drogowe pomaga zespołom nadać priorytet projektom o największym wpływie, przygotowując grunt pod rozwój i pozwalając wszystkim skupić się na tym, co najważniejsze. Jak mówi Dani, głównym celem jest „określenie priorytetów zespołu i sposobu alokacji mocy przerobowych, aby zwiększyć wpływ, jednocześnie koncentrując się na innych inicjatywach”.

Aby to osiągnąć, zespoły potrzebują centralnej przestrzeni, w której będą mogły przeglądać potencjalne projekty, uzgadniać strategię, podejmować decyzje i śledzić postępy – a wszystko to w ramach bezproblemowej współpracy.

Oto jak Asana pomaga zespołowi Dani.

Centralizacja prac nad mapą drogową w celu zapewnienia widoczności

Jednym z największych wyzwań przy tworzeniu cyfrowej mapy drogowej jest informowanie partnerów międzyfunkcyjnych na bieżąco w trakcie całego procesu. Według Daniego lista interesariuszy zespołu cyfrowego jest „długa i szeroka” – obejmuje wiele osób o różnych priorytetach i obowiązkach, które muszą mieć wpływ na podejmowanie trafnych decyzji. A to oznacza, że informowanie wszystkich na bieżąco jest wyzwaniem.

Aby rozwiązać ten problem, zespół Dani korzysta z funkcji projektów w Asanie, aby utworzyć główny projekt mapy drogowej, który zawiera wszystkie inicjatywy cyfrowe na dany rok podatkowy. Na początku procesu tworzenia mapy drogowej interesariusze i zespoły dodają proponowane projekty do głównej mapy drogowej jako zadania w Asanie, zapewniając wszystkim widoczność i szansę na wyrażenie opinii. 

Załóżmy, że zespół SEO planuje odświeżyć cztery strony filarowe na Asana.com w pierwszym kwartale. Aby osiągnąć swój cel, będzie potrzebował wsparcia zespołu ds. cyfrowych, aby przeprojektować układ stron, przesłać nowe treści i wprowadzić aktualizacje na żywo. Podczas początkowego etapu tworzenia mapy drogowej kierownik projektu SEO dodaje do mapy drogowej zespołu cyfrowego zadanie odpowiadające projektowi SEO, na przykład „Aktualizacje stron filarowych w I kwartale”. Następnie zespół cyfrowy ocenia zadanie bezpośrednio w mapie drogowej i wykorzystuje dostarczone informacje, aby zdecydować, czy kontynuować projekt.

„Tworząc scentralizowany plan w jednym miejscu, jesteśmy w stanie zapewnić wszystkim naszym partnerom widoczność i głos w tym procesie” – mówi Dani.

Podejmowanie decyzji dotyczących zasobów na podstawie danych

Gdy zespół Dani utworzy projekt mapy drogowej, następnym krokiem jest podjęcie decyzji, które projekty powinny zostać uwzględnione.

Nie chodzi jednak tylko o wybór pracy do wykonania. Przy tak dużej liczbie zaangażowanych interesariuszy, zlecenia mogą szybko przekroczyć pojemność mapy drogowej. Jak zauważa Dani, istnieje delikatna równowaga między priorytetowym traktowaniem inicjatyw o znaczeniu krytycznym dla biznesu, takich jak projekty, które generują potencjalnych klientów lub zwiększają sprzedaż, a strategiczną pracą techniczną potrzebną do wspierania długoterminowego wzrostu.

Aby podejmować te decyzje, zespół Dani korzysta z pól niestandardowych w Asanie. Za każdym razem, gdy osoba zgłaszająca dodaje proponowany projekt do mapy drogowej, oznacza zadanie za pomocą pól niestandardowych, które pomagają zespołowi zobaczyć, jak projekt wpisuje się w szerszy obraz i zdecydować, czy powinien go podjąć, czy nie. Te pola niestandardowe obejmują:

• Kwartał realizacji: kwartał, w którym praca musi zostać ukończone.

• Zaangażowanie: czy projekt został zatwierdzony i jaki jest poziom zaangażowania.

• Priorytet: poziom priorytetu zadania lub projektu. 

• Bezpośrednio odpowiedzialny zespół: który zespół ds. cyfrowych będzie odpowiedzialny za projekt.

• Nakład pracy: szacunkowa wartość liczbowa z zakresu 1–5, która wskazuje poziom złożoności projektu.

Po dodaniu i oznaczeniu projektów zespół cyfrowy ocenia swoje obciążenie pracą i decyduje, jak przydzielić przepustowość do różnych rodzajów projektów, takich jak inicjatywy strategiczne, konserwacja techniczna i wsparcie interesariuszy. Dzięki szybkiemu spojrzeniu na pola niestandardowe liderzy filarów cyfrowych mogą łatwo dostosować się do priorytetu każdego projektu, wymaganego nakładu pracy i potencjalnego wpływu, co ułatwia sfinalizowanie mapy drogowej.

„Nasze pola niestandardowe umożliwiają nam prowadzenie poważnych rozmów na temat pojemności” – mówi Dani. „Możemy pokazać interesariuszom, co zostało zlecone, co zostało zrealizowane, a także jaki nakład pracy jest wymagany, a następnie wykorzystać te informacje jako podstawę do rozmów na temat kompromisów”.

Te pola niestandardowe pomagają również zespołowi Dani sprawdzić, w jaki sposób każdy projekt łączy się z kluczowymi celami Asany. Oznaczając zadania tagami, które odnoszą się do ogólnych celów firmy, zespół może mieć pewność, że wykonywana praca wspiera cele strategiczne.

„Dzięki Asana wszystko jest ze sobą połączone” – mówi Dani. „Wyraźnie widzimy, jak nasze priorytety przekładają się na cele marketingowe, a ostatecznie na główne cele biznesowe”.

Łączenie pracy różnych zespołów

Chociaż mapa drogowa działań cyfrowych jest głównym źródłem wiedzy dla projektów zespołu cyfrowego, nie jest to jedyny projekt, który jest realizowany. Różne zespoły pracują na podstawie wielu nakładających się map drogowych, takich jak marketing, rozwój produktu lub doświadczenie klienta. To nakładanie się może łatwo prowadzić do powielania nakładu pracy i marnowania zasobów.

Aby temu zapobiec, zespół Dani korzysta z funkcji dodawania zadań do wielu projektów w Asanie. Na przykład projekt zespołu SEO dotyczący strony filarowej na I kwartał można umieścić w mapie drogowej SEO, mapie drogowej marketingu treści oraz na tablicy sprintów zespołu ds. tworzenia stron internetowych, dzięki czemu wszyscy będą na bieżąco i unikną powielania zadań.

„Mapa drogowa strategii cyfrowej jest tak obszerna i obejmuje tak wiele funkcji, że łatwo jest o przeoczenie jakiegoś zadania” – mówi Dani. „Dzięki dodawaniu zadań do wielu projektów nasi główni partnerzy mogą dodać projekt cyfrowy do swojej mapy drogowej. W ten sposób możemy połączyć wszystko bez powielania pracy”.

Realizacja zadań na czas dzięki raportowaniu w czasie rzeczywistym

Gdy mapa drogowa zostanie zablokowana i rozpocznie się praca, zespół Dani używa pulpitu nawigacyjnego raportowania Asana do śledzenia postępów. Pulpit nawigacyjny zapewnia ogólny wgląd w status projektu, pomagając zespołowi szybko rozwiązywać problemy i zapobiegać wąskim gardłom.

 „Korzystamy z funkcji pulpitu nawigacyjnego, aby śledzić nasze postępy i sprawdzać, na jakim etapie jesteśmy w realizacji celów firmy” – mówi Dani. „Każdy może łatwo sprawdzić, co jest najważniejsze, co jest zablokowane, a co przekracza pojemność”.

Pod koniec każdego kwartału zespół cyfrowy ponownie analizuje swoją mapę drogową i dostosowuje ją do wszelkich nowych priorytetów biznesowych. Jeśli pojawią się zmiany, które wymagają zmiany priorytetów, są one omawiane podczas kwartalnych negocjacji, podczas których zespół decyduje, które projekty mają być kontynuowane. Zaktualizowana mapa drogowa jest następnie udostępniana interesariuszom, aby wszyscy byli na bieżąco ze zmianami.

Nawet po zakończeniu kwartału praca zespołu jest kontynuowana. Korzysta z wskaźników dostępnych na pulpicie nawigacyjnym, aby określić sukcesy i wyzwania, a następnie wykorzystać te informacje podczas planowania przyszłych działań.

„Śledząc daty rozpoczęcia i zakończenia naszej mapy drogowej, możemy zobaczyć, ile projektów zostało zaplanowanych i ukończonych w ustalonych ramach czasowych” – mówi Dani. „Następnie możemy wykorzystać te dane, aby uzyskać jasny obraz naszych postępów z roku na rok”. 

Utrzymuj cyfrową mapę drogową na właściwych torach

Dobrze zarządzana cyfrowa mapa drogowa nie musi być skomplikowana. Dzięki Asanie Twój zespół może koordynować działania w oparciu o priorytety, usprawnić współpracę międzyfunkcyjną i podejmować decyzje oparte na danych, które wspierają strategiczne cele organizacji, tworząc podstawy do osiągania znaczących wyników.