Edukacja publiczna, usługi opieki zdrowotnej i rzecznictwo oddolne to tylko niektóre z działań, dzięki którym San Francisco AIDS Foundation (SFAF) dociera do ponad 25 000 osób rocznie. Roxane Chicoine, dyrektor kreatywny, nadzoruje utworzenie wszystkich materiałów marketingowych na potrzeby kampanii, wydarzeń i nie tylko, co bezpośrednio wpływa na doświadczenia ich licznej publiczności związane z organizacją. Sześciosobowy zespół SFAF wspiera ponad dwustu członków zespołu w zakresie marketingu i kreatywności, co oznacza, że Roxane nadzoruje dużą liczbę zleceń dotyczących materiałów i dziesiątki kampanii jednocześnie.

Ponieważ niewielki zespół marketingowy i kreatywny obsługuje całą organizację, Roxane stwierdziła, że trudno jest terminowo realizować prace z następujących powodów:

• Długie arkusze kalkulacyjne do planowania projektów, używane do organizacji wydarzeń, prawie uniemożliwiały ustalenie, co trzeba było stworzyć i na kiedy

• Decyzje były podejmowane w oparciu o wcześniejsze doświadczenia, a nie na sprawdzonych procesach, co sprawiało, że zespół czuł się bezsilny i nie miał zaufanego przepływu pracy, którym mógłby się kierować

• Informacje zwrotne były gromadzone w wielu wątkach z wiadomościami e-mail i konwersacjach, co zwiększało nakład pracy i wprowadzało niejasności do i tak już złożonego procesu

• Zespół marnował czas na bezproduktywne zajęcia, zamiast faktycznie projektować lub pracować nad strategią

• Popełniano błędy, ponieważ brakowało kluczowych szczegółów lub trudno było je znaleźć

Przed Asaną dużo czasu poświęcałam na organizowanie pracy – na przykład na zarządzanie wnioskami, zbieranie aktualizacji statusu lub wyszukiwanie drobnych szczegółów – zamiast na strategię lub projektowanie. Teraz oszczędzam czas i jest mniej rund recenzji, ponieważ mam wszystkie potrzebne informacje od razu i w jednym miejscu.

Potrzeba struktury i przejrzystości

Roxane uznała, że potrzebuje jasnej struktury i hierarchii do organizowania pracy, a także sposobu na centralizację komunikacji. Okresy o dużym obciążeniu, takie jak przygotowania do dużych wydarzeń fundraisingowych, np. Dining Out For Life lub Santa Skivvies Run, potęgowały te potrzeby. W takich okresach mogła mieć ponad 20 zleceń dla jednego Działu organizacji, co oznaczało setki zleceń kreatywnych w toku jednocześnie.

Zespół Roxane rozpoczął poszukiwania narzędzia, oceniając dwa, z których organizacja już korzystała: Asanę i inne narzędzie do zarządzania pracą. Ostatecznie zdecydowali się na Asanę ze względu na:

• Przejrzysty, znany i intuicyjny interfejs

• Wielopoziomowy widok pracy – możliwość jednoczesnego wyświetlenia całego projektu, szczegółów zadania i listy podzadań

• Przejrzystą hierarchię i strukturę przepływów pracy

• Funkcje komunikacji, takie jak komentarze, konwersacje zespołu i aktualizacje statusu

W porównaniu z innymi narzędziami, które wypróbowali, Asana wyróżniała się poziomem widoczności, jaki zapewniała. Nie musieli już przeszukiwać informacji ani tracić z oczu szerszej perspektywy, aby uzyskać dostęp do szczegółów dotyczących swojej pracy.

Wdrożenie zespołu

Aby wdrożyć cały zespół, Roxane stworzyła wewnętrzny dokument, który miał na celu ujednolicenie sposobu organizowania pracy. Następnie opracowała warsztaty i dodatkowe materiały do szkolenia zespołu, łącząc treść Przewodnika Asany i filmy z ich własnymi konwencjami dotyczącymi współpracy. Ustanawiając wytyczne dla całego zespołu, mogła zapewnić przejrzystość co do sposobu pracy zespołu i osiągnąć odpowiednią hierarchię w organizacji pracy. Skorzystała również z profesjonalnych usług Asany, aby przeprowadzić dodatkowe szkolenie na miejscu z menedżerem ds. sukcesu klienta.

Usługi profesjonalne Asany pomogły nam odnieść sukces, ponieważ cały nasz zespół został poinformowany o tym, jak będziemy korzystać z Asany, a następnie współpracował z Menedżerem ds. sukcesu klienta, aby stworzyć nasze przepływy pracy. Nasze szkolenia na miejscu naprawdę dały nam przewagę, której potrzebowaliśmy, aby wszyscy mogli rozpocząć pracę z Asaną.

Asana udowodniła swoją wartość dyrektorowi Roxane, gdy został poproszony o udostępnienie konkretnego zasobu projektowego, a Roxane była nieobecna w biurze. Zamiast przeszukiwać foldery w poszukiwaniu tego zasobu, dyrektor skorzystał z funkcji wyszukiwania w Asanie i szybko znalazł plik. Dla Roxane momentem „aha” było stworzenie planu zarządzania złożonym zestawem produktów kreatywnych do kampanii promocyjnej i dużego wydarzenia przy użyciu Asany. Zamiast polegać na długim arkuszu kalkulacyjnym i licznych wątkach e-mail, stworzyła harmonogramowanie wstecz w Asanie, co pozwoliło jej zobaczyć cały proces od początku do końca i dowiedzieć się, kto jest odpowiedzialny za każdy materiał kreatywny na wydarzenie.

Usprawnianie procesów w celu szybszego działania

Dzięki usprawnieniu procesu składania zleceń i międzyfunkcyjnej współpracy przy projektach za pomocą Asany, zespół marketingowy i kreatywny:

• Szybszą realizację: dzięki Asanie zespół od razu otrzymuje wszystkie potrzebne informacje, co ogranicza czasochłonną wymianę wiadomości i błędy wynikające z brakujących szczegółów. Rezultatem jest bardziej wydajny proces kreatywny, usprawniona komunikacja i krótszy czas realizacji, ponieważ wszystko jest jasne i scentralizowane.

• Bardziej efektywną współpracę międzyfunkcyjną: śledząc w Asanie różne programy zorientowane na klienta, takie jak usługi wsparcia społecznego, dostęp do strzykawek, doradztwo w zakresie używania substancji i zbieranie funduszy, zespół może lepiej służyć całej organizacji. Mogą znaleźć informacje z wyprzedzeniem i mieć pewność, że żaden krok nie zostanie pominięty, co usprawnia współpracę międzyfunkcyjną i zwiększa wydajność.

Teraz zespół marketingowy ma lepszy wgląd w to, nad czym pracuje cała organizacja, w status pracy, a także dostęp do informacji, których potrzebuje, aby lepiej wspierać programy SFAF. Dzięki jasno nakreślonym projektom wszyscy wiedzą, jakie są ich priorytety, dzięki czemu mogą mieć pewność, że koncentrują się na najważniejszych działaniach wspierających ich społeczność. W rezultacie skrócili czas produkcji i przeglądów, a także usprawnili spotkania zespołu i odprawy. A jako liderka Roxane jest w stanie lepiej ustalać priorytety pracy, ponieważ ma wgląd we wszystko, co robi zespół.

Asana umożliwia nam pracę zgodnie z planem i informowanie innych osób o naszych priorytetach, ponieważ każdy może w dowolnym momencie zobaczyć wszystkie projekty w toku. Pomaga nam to skuteczniej współpracować z partnerami międzyfunkcyjnymi, ponieważ mogą oni sprawdzić, na jakim etapie procesu produkcji znajdują się prace.

San Francisco AIDS Foundation nie tylko daje przykład, jak działać jako organizacja. W przyszłym roku w Bay Area, gdzie rozpoczęła się epidemia, odbędzie się międzynarodowa konferencja AIDS 2020. Wspierając pracę lokalnej grupy planistycznej, SFAF odpowiada za większość materiałów konferencyjnych – i do tego wszystkiego wykorzysta Asanę.