Quora to internetowa platforma do dzielenia się wiedzą, która umożliwia ludziom zebranie się wokół ważnego dla nich pytania i uzyskanie odpowiedzi. Na Quorze użytkownicy mogą dzielić się faktami lub swoimi opiniami, w zależności od pytania. Od przydatnych rzeczy, których możesz się nauczyć w dziesięć minut, po świetne zastosowania Asany – jeśli ktoś o to zapytał, odpowiedź prawdopodobnie jest na Quorze.

Jednak łączenie ludzi wokół wiedzy z całego świata nie jest pozbawione wyzwań. Dla Elynn Lee, menedżerki produktu w zespole ds. internacjonalizacji, jednym z tych wyzwań było wprowadzenie Quory w 23 nowych językach, aby lepiej służyć globalnej społeczności. W tym celu zespoły ds. rozwoju produktów Quory stworzyły proces ciągłego wdrażania, aby często wprowadzać nowe funkcje i funkcjonalności, ale ich system śledzenia błędów nie nadążał.

W przeszłości proces śledzenia błędów był własnością zespołu ds. rozwoju produktów i był przez niego zarządzany za pomocą narzędzia, do którego zespół miał dostęp. Jednak ich narzędzie powodowało powstawanie odizolowanych strumieni pracy i zmniejszało widoczność projektu, ponieważ:

• Wszyscy członkowie zespołu Quora byli zachęcani do zgłaszania błędów, ale tylko niektórzy członkowie zespołu ds. rozwoju produktów mieli dostęp do narzędzia do śledzenia błędów.

• Tylko zespoły, które przesyłały kod, uzyskiwały dostęp do narzędzia do śledzenia błędów – inne zespoły musiały prosić o dostęp do tego narzędzia, co wiązało się z dużą ilością pracy ręcznej.

• Wszelkie dodatkowe pytania trzeba było kierować pocztą e-mail lub przez Slack, co prowadziło do krytycznych opóźnień w przekazywaniu informacji.

• Aby zarządzać swoim systemem, inżynierowie Quory musieli tworzyć niestandardowe funkcje, aby stworzyć system śledzenia błędów dla swojego zespołu.

• Programiści produktowi Quory musieli utrzymywać 1 unikalny formularz śledzenia błędów na zespół.

Elynn wiedziała, że musi istnieć lepszy sposób, dlatego podjęła się nowego, ambitnego projektu: połączenia całej firmy i znalezienia systemu, do którego każdy będzie miał dostęp.

P: Czy istnieje lepszy sposób zgłaszania i śledzenia błędów?

Elynn zajęła się poszukiwaniem odpowiedniego narzędzia dla firmy do śledzenia procesu zgłaszania błędów i zarządzania nim. Zaczęła od przeprowadzenia wywiadów z innymi zespołami ds. rozwoju produktów, aby upewnić się, że nowe narzędzie będzie obsługiwać funkcje, które podobały im się w ich bieżącym systemie, a jednocześnie rozwiąże krytyczne problemy, takie jak znalezienie narzędzia, które nie wymagałoby ciągłego zarządzania, dostosowywania i priorytetyzacji przez zespół Quory ds. platformy produktowej. Następnie przeprowadziła wywiady z członkami różnych zespołów niezwiązanych z rozwojem produktu – w tym działów prawnych, finansowych i produktowych – aby dowiedzieć się, czego oczekują od systemu śledzenia błędów.

Potrzebowaliśmy platformy umożliwiającej nam śledzenie błędów i zarządzanie projektami. Wydawałoby się, że jest to niemożliwe połączenie, dopóki nie znaleźliśmy Asany.

Elynn Lee, menedżer produktu, Quora

Zespół Quora potrzebował w szczególności narzędzia, które zapewniałoby:

• Centralne miejsce do zarządzania projektami, dzięki czemu obowiązki i postępy były jasne dla międzyfunkcyjnych interesariuszy, a praca nie umykała uwadze.

• Pojedynczy, standardowy kanał do zgłaszania błędów zespołom ds. rozwoju produktu, które mogłyby następnie sortować i którymi mogłyby zarządzać w jednym miejscu.

• Sposób rejestrowania metadanych zadań, aby ułatwić kierowanie i klasyfikację błędów.

• System, który można by samodzielnie zbudować i dostosować bez wsparcia inżynierów.

Zespół Elynn ds. internacjonalizacji korzystał z Asany, więc chociaż lista życzeń Quory była ambitna, wiedziała, że jest osiągalna. Asanę łatwo było również wdrożyć w zespołach inżynieryjnych i nieinżynieryjnych, co wyróżniało ją na tle konkurencji, która była mniej przyjazna dla użytkownika. To spełniało osobiste oczekiwania Elynn: wybranego przez nią narzędzia mogły używać wszystkie osoby w firmie, a nie tylko zespoły produktowe i inżynieryjne.

P: Co jeszcze Quora może robić w Asanie?

Dla Elynn uzyskanie wglądu w śledzenie błędów w Quorze było dopiero początkiem. Wiedziała również, że zespoły mogą skorzystać na korzystaniu ze scentralizowanej platformy do zarządzania pracą, aby śledzić całą swoją pracę w jednym miejscu.

Ponieważ Asana sprawdzała się zarówno w zespołach inżynieryjnych, jak i nieinżynieryjnych, Elynn przygotowała się do wdrożenia Asany do dodatkowych zastosowań: do śledzenia wszystkich kwartalnych projektów Quory w Asanie. Wcześniej każdy zespół korzystał z własnego narzędzia do zarządzania pracą – w rzeczywistości zespół Elynn używał Asany – do śledzenia pracy i zarządzania nią.

Prawie niemożliwe było znalezienie konkretnego projektu lub uzyskanie aktualizacji statusu na temat postępów prac, ponieważ każdy zespół śledził swoją pracę w innym miejscu.

Elynn Lee, menedżer produktu, Quora

Dzięki Portfolio zespoły mogą teraz śledzić pracę w ramach wielu projektów i uzyskiwać ogólny przegląd raportów o postępach w ramach różnych inicjatyw. Liderzy zespołów mogą również tworzyć cotygodniowe raporty o stanie za pomocą raportowania statusu za pomocą kilku kliknięć. Wtedy członkowie firmy mogliby przeglądać wszystkie raporty o postępach zespołu na poziomie portfolio.

P: Jak wdrożyć Asanę w całej organizacji?

Aby pomóc Quorze we wdrożeniu Asany, Elynn przyjęła podejście dwutorowe:

• Śledzenie błędów: Elynn zaczęła od utworzenia dokumentu, w którym określono nowe zasady śledzenia błędów w Asanie. Aby utworzyć ten dokument, Elynn nawiązała współpracę z zespołem ds. błędów, który składa się z jednego inżyniera z każdego zespołu. Ich dokument odpowiada na wszelkie potencjalne pytania członków zespołu Quora, takie jak: jak zgłosić błąd, jak go zaklasyfikować i co zrobić, jeśli błąd zostanie przypisany do Ciebie. Dzięki temu każdy mógł od razu śmiało rozpocząć śledzenie błędów w Asanie.

• Zarządzanie projektami i portfolio: Elynn wiedziała, że chce również wprowadzić zarządzanie portfolio w Quorze, aby zwiększyć widoczność statusu każdego projektu. Aby wprowadzić portfolio w zespole Quora, Elynn wykorzystała swoje doświadczenie w Asanie, tworząc przykładowe przepływy pracy, aby pokazać, w jaki sposób zespoły mogą najlepiej korzystać z Asany do zarządzania projektami i portfolio. Każdy lider zespołu utworzył portfolio dla swojego zespołu, a liderzy projektów zostali zachęceni do dodawania projektów do portfolio swojego zespołu. Zespoły są zachęcane do śledzenia w projektach wszystkiego, co chcą – jedynym wymogiem jest to, aby każdy lider projektu udostępniał cotygodniowe aktualizacje, dzięki czemu liderzy zespołów mogą uzyskać ogólny przegląd statusu każdego projektu na poziomie portfolio.

Ponieważ miałam duże doświadczenie z Asaną, naprawdę nalegałam na nią, ponieważ byłam przekonana, że działa dobrze nie tylko w zakresie śledzenia pracy indywidualnej, ale także współpracy zespołowej i zarządzania pracą.

Elynn Lee, menedżer produktu, Quora

Jako platforma wiedzy online, zespół Quora nie poprzestał na tym etapie procesu wdrażania do Asany. Elynn utworzyła również wewnętrzny kanał na Slacku, aby odpowiadać na wszelkie pojedyncze pytania i zapewnić członkom zespołu przestrzeń do wymiany wskazówek i porad dotyczących Asany. Zespół Quory nie byłby też kompletny bez dzielenia się swoją wiedzą z innymi na Quorze. Użytkownicy Quory – zarówno pracownicy Quory, jak i ciekawi internauci – mogą uzyskać dostęp do przestrzeni Asany, aby dzielić się wskazówkami, zrzutami ekranu i najlepszymi praktykami dotyczącymi Asany.

P: W jaki sposób Quora używa obecnie Asany?

Zespół Quora przeszedł długą drogę od pracy w silosach i ograniczonej widoczności. Obecnie cała wykonalna praca jest scentralizowana w Asanie, a liderzy zespołów co tydzień udostępniają raporty o postępach. Portfolio zadań i projektów zespołu są udostępniane na poziomie firmy, dzięki czemu współpracownicy międzyfunkcyjni w całej firmie Quora mogą być na bieżąco z postępami projektu.

Oczekujemy, że każdy projekt, nad którym pracuje zespół, będzie miał powiązany raport projektu w Asanie. Liderzy zespołów tworzą cotygodniowe raporty o postępach, które udostępniamy za pośrednictwem Portfolio całej firmie.

Elynn Lee, menedżer produktu, Quora

Ponadto całe śledzenie błędów odbywa się w Asanie. W rezultacie każdy członek zespołu Quora może łatwo zgłaszać nowe błędy za pośrednictwem jednego centralnego Formularza, który jest kierowany do jednego projektu. Członkowie zespołu wybierają z rozwijanego menu, do którego zespołu należy przekazać błąd. Następnie reguły Asany powiadamiają tych członków zespołu o nowym błędzie, dzięki czemu praca jest klasyfikowana szybciej i skuteczniej.

Aby uzyskać dodatkową widoczność procesu śledzenia błędów, inżynierowie Quory stworzyli niestandardowe API w Asanie, które dodaje osobę przesyłającą formularz jako współpracownika do zadania. W ten sposób osoba, która przesłała formularz, może być na bieżąco, odpowiadać na dodatkowe pytania i otrzymywać powiadomienia o naprawie błędu.

Wcześniej prawie niemożliwe było uzyskanie wglądu w pracę wykonywaną przez różne zespoły i całą firmę, ponieważ ludzie korzystali z różnych narzędzi. Teraz cała nasza praca jest skupiona w Asanie. Ta widoczność zmieniła dla nas wszystko.

Elynn Lee, menedżer produktu, Quora

P: Co czeka Quorę w przyszłości?

Po zbudowaniu widoczności i połączenia wewnętrznego, Quora daje tę możliwość swoim użytkownikom. Niedawno uruchomiono Quora Spaces, gdzie użytkownicy mogą tworzyć wyselekcjonowaną treść Quora na określony temat lub zagadnienie. Elynn i jej zespół pracują nad udostępnieniem Spaces w jak największej liczbie języków, aby każdy użytkownik Quory mógł utworzyć Space. Popularne przestrzenie to Simplify Your Life, Machine Learning i Straight From the Source.