Jako niezależna marka – powiązana z Volvo tylko w kilku obszarach – Polestar wyznacza sobie ścieżkę szybkiego wzrostu. Firma jest obecna w Niemczech od 2019 roku i obecnie zatrudnia około 50 pracowników. Niemiecka jednostka business jest odpowiedzialna głównie za sprzedaż cyfrową, marketing i dostawę pojazdów. Zwinny i elastyczny zespół otwiera nowe możliwości, odróżniając swoją markę od macierzystego Volvo i wnosząc świeżość na rynek. Nacisk kładzie się na design, technologię, wydajność, a przede wszystkim na zrównoważony rozwój. Polestar może tworzyć i realizować projekty szybciej oraz przy mniejszym nakładzie pracy administracyjnej lub przy mniejszej liczbie procesów zatwierdzania, co jest jedną z zalet startupu.

Polestar i Asana – mniejsza złożoność, większa przejrzystość

Bastian Ruther, dyrektor ds. sprzedaży detalicznej w Polestar od lipca 2021 roku, był jednym z pierwszych pracowników Polstar w Niemczech. Na początku musiał zmierzyć się z ogromną liczbą złożonych problemów, które początkowo wymagały uporządkowania i priorytetyzacji. W tamtym czasie każdy pracownik zajmował się praktycznie wszystkimi tematami jednocześnie; trzeba było wdrożyć i uruchomić wiele międzywydziałowych procesów pracy. Dziś Bastian zajmuje się organizacją i wdrażaniem zarządzania leadami, a także rozwojem biznesu z pomocą Asany. Wraz ze swoim współpracownikiem Carlem Christianem Wernerem postanowili znaleźć odpowiednie narzędzie do zarządzania pracą, które ułatwiłoby procesy pracy. Zarządzanie pracą to systematyczne podejście do koordynacji przepływów pracy w firmie, zapewniające zespołom przejrzystość potrzebną do szybszego osiągania celów i gwarantujące wszystkim dostęp do informacji potrzebnych do wykonywania najważniejszych zadań.

Jako menedżer Polestar 1 Carl Christian Werner ponosi międzyfunkcyjną odpowiedzialność za sprzedaż, pozycjonowanie i realizację. Od połowy 2021 roku wspiera również Polestar w ekspansji na dwa nowe rynki – austriacki i szwajcarski. Carl Christian Werner miał już doświadczenie z Asaną przed dołączeniem do Polestar. Promował on korzystanie z Asany w Polestar jako narzędzia do zarządzania pracą, koncentrując się na stworzeniu ustrukturyzowanego podejścia do powtarzalnych procesów oraz na jasnym określeniu celów i postępów za pomocą celów i kluczowych rezultatów (OKR-ów) oraz precyzyjnych liczb.

Potrzeba usprawnienia struktury organizacyjnej Polestar stała się widoczna pod koniec 2020 roku, kiedy zespół przekroczył liczbę pierwszych dziesięciu pracowników. Zadania robocze zaczęły być częściej duplikowane, a menedżerowie przydzielali zadania za pośrednictwem poczty e-mail. To był punkt wyjścia dla Asany. Przełomowym elementem było śledzenie wyników za pomocą OKR-ów w połączeniu z przydzielaniem zadań w jednym narzędziu. Od razu przyniosło to efekty, zapewniając doskonałe rozwiązanie dla potrzeb Polestar. 

Dział Anny Wesołowskiej również korzysta z Asany. Jest w Polestar od samego początku i wraz ze współpracownikiem zajmuje się komunikacją korporacyjną i PR-em. Jednak codzienne uzgadnianie zadań między działami w większości przypadków odbywa się w bezpośredniej konwersacji. Obie korzystają z Asany do większych projektów lub bardziej złożonych tematów związanych z pracą, w które zaangażowanych jest kilka działów. Asana pomaga również w przekazywaniu obowiązków podczas urlopów lub gdy ktoś przejmuje projekt, zapewniając, że żadne informacje nie zgubią się w e-mailach.

Asana: turbodoładowanie realizacji w Polestar

Asana jest już używana w wielu obszarach i przyspiesza procesy pracy, w których współpraca międzyfunkcyjna jest niezbędna w Polestar Germany. Na przykład pomaga, gdy pracownicy uzyskują dostęp do predefiniowanych szablonów za pośrednictwem Asany. Ponadto nowi pracownicy przechodzą ustandaryzowany proces wdrażania w całości w Asanie. Proces dostawy Polestar 1 jest również zarządzany w Asanie. Mapowanie standardowych procesów jest przykładem jeszcze większego zwiększenia wydajności. Można wykorzystać dotychczasowe doświadczenia, znacznie przyspieszając procesy i zmniejszając prawdopodobieństwo powtórzenia się już znanych błędów. Przed wprowadzeniem narzędzia do zarządzania pracą szybko rozwijająca się firma musiała pokonać pewne przeszkody. Po zmapowaniu w Asanie pracownicy polegają teraz całkowicie na procesie w Asanie i na przykład przejmują nowe lokalizacje serwisowe, mając jasno określone etapy procesu, terminy i zadania. W trakcie trwającego spotkania uczestnicy mogą wprowadzać priorytetowe tematy na tablicę w Asanie lub dodawać komentarze, które wszyscy mogą zobaczyć.

Ponieważ notorycznie trudno jest zmienić nawyki, niektórzy pracownicy mają tendencję do powrotu do starych sposobów pracy. Niemniej jednak korzystanie z Asany jest dobrowolne, dzięki czemu pracownicy czują się komfortowo ze swoim sposobem pracy – bez żadnej presji. Według Bastiana Ruthera zespoły muszą korzystać z narzędzia, gdy oferuje ono prawdziwą wartość i zmniejsza obciążenie pracą. W Polestar Germany Asana już udowodniła swoją wartość, biorąc pod uwagę dotychczasowy wskaźnik wdrożenia.

Wszystko wskazuje na rozwój w Polestar

Chociaż Polestar jak dotąd korzysta z Asany tylko w Niemczech, istnieje już wiele zastosowań, które usprawniły przepływ pracy i jakość obsługi klienta. Proces zamawiania i dostawa są doskonałymi przykładami: oba są w pełni zautomatyzowane. W Polestar 1 zaangażowanych jest wiele stron i każda z nich musi przestrzegać procesów – w przeciwnym razie zagrożone jest wyjątkowe doświadczenie klienta. Początkowo pracownicy zajmowali się tym za pośrednictwem spotkań i narzędzi do śledzenia w Excelu. Asana umożliwiła efektywny podział pracy, co zaowocowało stałym wzrostem jakości dostaw.

Zespół Polestar ściśle współpracuje z klientami, aby w pełni spełnić ich wymagania podczas składania zamówień. Na przykład klient może poprosić o dostawę pod inny adres zamiast dostawy do domu. Carl Christian Werner pracuje w obszarze sprzedaży ze współpracownikiem, który zajmuje się dostawą i obszarem posprzedażowym. Ważne jest, aby każde żądanie w procesie dostawy było realizowane we właściwym czasie. Brak komunikacji lub niejasny podział obowiązków niesie ze sobą ryzyko opóźnień. Czy dokumenty pojazdu zostały dostarczone do dostawcy usług rejestracyjnych? Czy potwierdzono otrzymanie płatności? Czy można rozpocząć proces rejestracji?

W niektórych przypadkach występowały znaczne różnice w czasie, jaki upływał od przybycia pojazdu do daty dostawy – również ze względu na indywidualne wymagania klientów. Obecnie ten czas jest stosunkowo stały i wynosi około dwóch tygodni od momentu przybycia samochodu do Polestar. Asana umożliwiła Carlowi Christianowi Wernerowi i jego współpracownikom zapewnienie jak najlepszej obsługi klienta i realizowanie swoich wartości jako innowacyjnego producenta pojazdów elektrycznych o wysokich osiągach.

Dzięki Asanie podstawowe procesy są jasno zmapowane i uporządkowane. To jest niezwykle pomocne. Wszystko przebiega sprawnie.

Asana odegrała również kluczową rolę w rozbudowie sieci serwisowej Polestar w Niemczech, którą zarządza dział obsługi posprzedażowej.

Początkowe 23 punkty serwisowe zwiększyły się prawie trzykrotnie do 61 w ramach drugiej ekspansji. Pokazanie współpracownikom, jak to skonfigurować w Asanie, zajęło tylko dwie do trzech godzin. Istniejąca lista kontrolna w Asanie została zduplikowana, zmodyfikowana i ponownie wykorzystana w nowej sieci serwisowej. Liczby te wyraźnie ilustrują poprawę wydajności. Ostatecznie liczba punktów serwisowych wzrosła z 61 do 125, a następnie do około 200. Dzięki Asanie procesy są skalowalne i można je powielać. Dalsza ekspansja stała się znacznie łatwiejsza do opanowania.

Dzięki Asanie wszystko działa tak, jak powinno – to pokazuje, co może dać dobre śledzenie projektu.

Asana zapewnia spokój w projekcie w trudnych sytuacjach

Asana okazała się bardzo skuteczna, zwłaszcza w zarządzaniu trudnymi sytuacjami. Planując udział w Międzynarodowym Salonie Samochodowym (IAA), Polestar z powodzeniem się zaprezentował. Jak to zwykle bywa w przypadku szybko rozwijającego się startupu, obecność firmy na targach została zorganizowana przy stosunkowo niewielkich zasobach – a zatem znacznie wydajniej. Dla Polestar udział w tak ważnych targach był ogromnym i ekscytującym wyzwaniem. Wymagana była praca zespołowa i zaangażowane były wszystkie działy. Asana pomogła śledzić wszystko. Tydzień po tygodniu i spotkanie po spotkaniu zadania były definiowane, przetwarzane i realizowane, co dawało członkom zespołu poczucie pewności. Obowiązki były jasne i przejrzyste dla wszystkich, a wszystko znajdowało się w jednym miejscu. Członkowie zespołu mogą sprawdzać, które zadania zostały ukończone. Każdy może wnieść swój wkład i odpowiedzieć na pomysły.

Asana zapewniła strukturę i przejrzystość w planowaniu projektów – a pracownikom dała niezwykły spokój umysłu.

Droga przed nami – dokąd prowadzi?

Funkcja OKR jest nadal w trakcie oceny w Polestar. Wspólnie z zespołem obsługi Asany Bastian Ruther i Carl Christian Werner koncentrują się na tym, aby dowiedzieć się, jakie nowe funkcje oferuje funkcja „Cele” i jak Polestar może z nich korzystać najskuteczniej. Jak dotąd Asana jest wykorzystywana wyłącznie do mapowania procesów pracy w Polestar Germany. Bastian Ruther chce, aby Asana była preferowanym narzędziem w całej firmie Polestar. Przekonany o korzyściach, nadal promuje Asanę na poziomie korporacyjnym. Jako kolejny krok widzi wspólną strategię wdrożenia w różnych krajach. Dopóki nie będzie możliwości szerszego wdrożenia, Bastian Ruther i Carl Christian Werner będą nadal korzystać z Asany. Regularnie komunikują się z zespołem Asany i czują, że są dobrze poinformowani o know-how Asany i dalszych usprawnieniach wydajności. Partnerzy Asany współpracują z Polestar, aby zrewolucjonizować rynek motoryzacyjny i kontynuować misję: poprawy funkcjonowania społeczeństwa poprzez wykorzystanie projektów i technologii, które przyspieszają przejście na zrównoważoną mobilność elektryczną.