Kiedy Brynn po raz pierwszy uruchomiła Mirror, firma korzystała z wielu różnych narzędzi do zarządzania projektami i zadaniami, co skutkowało:

• Trudności w koordynowaniu pracy między różnymi działami

• Brak jednego źródła wiedzy

• Zbyt dużo czasu poświęcanego na czynności okołozadaniowe

Według Brynn „panował chaos”. Brynn potrzebowała kompleksowego rozwiązania do zarządzania projektami i zadaniami w swoim zespole liczącym 75 osób – i wciąż rosnącym.

Usprawnienie pracy zespołów międzyfunkcyjnych

Obecnie Asana jest jednym źródłem wiedzy dla Mirror. Każdy zespół Mirrora korzysta z tego narzędzia do wykonywania wszystkich zadań, od monitorowania klientów po współpracę z partnerami, co pozwala mu efektywniej wykonywać swoją pracę.

• Zespół ds. sprzedaży może teraz śledzić klientów przez cały ich cykl życia i upewniać się, że komunikacja nie umyka uwadze.

• Zespół ds. łańcucha dostaw może na bieżąco śledzić zamówienia i sprawnie współpracować nad dokumentami dotyczącymi dystrybucji, w które zaangażowani są producenci Mirror.

• Zespół ds. partnerstwa może teraz w przejrzysty i profesjonalny sposób komunikować się ze swoimi partnerami – w tym z firmą lululemon athletica i wieloma firmami z listy Fortune 500 – za pośrednictwem jednej osoby kontaktowej.

• Zespół ds. treści może zarządzać materiałami od pomysłu do premiery. Jeden projekt kampanii Mirror może angażować zespół produkcyjny odpowiedzialny za tworzenie zdjęć, zespół fitness odpowiedzialny za tworzenie filmów z trenerami, zespół projektowy odpowiedzialny za projektowanie interfejsu użytkownika oraz zespół kreatywny odpowiedzialny za retuszowanie materiałów kreatywnych.

Dzięki elastyczności Asany zespoły mogą współpracować międzyfunkcyjnie i integrować pracę w ramach jednego centralnego systemu zarządzania pracą.

Ustalanie zasad współpracy

Podczas wprowadzania Asany w zespole Brynn i jej zespół ustalili zasady korzystania z narzędzi, aby upewnić się, że wszyscy są poinformowani o tym, jak skutecznie korzystać z różnych narzędzi w miejscu pracy. Slack służy do zadawania szybkich pytań i przekazywania aktualizacji statusu, Asana do zarządzania projektami i zadaniami, a poczta e-mail tylko do komunikacji zewnętrznej i organizowania spotkań.

Asana jest ważnym elementem, który pomaga nam działać na wysokim poziomie, podejmować trudne decyzje dotyczące tego, co robimy, a czego nie, oraz dobrze się ze sobą komunikować.

Brynn Putnam, CEO

Brynn i jej zespół opracowali również standardy dotyczące korzystania z Asany, aby każdy mógł skupić się na bieżącej pracy, zamiast zastanawiać się, jak używać tego narzędzia. Na przykład ustalono zasady dotyczące nazewnictwa zadań i dołączania dokumentów, a także przypisywania zadań. Przed przypisaniem zadania członkowie zespołu są również zachęcani do skorzystania z opisu zadania, aby wyjaśnić, dlaczego ustalili konkretną datę wykonania. Dzięki temu osoby odpowiedzialne mogą szybko rozpocząć pracę, wiedząc, jak ważne jest dane zadanie. Zwiększa to również ich pewność, że data wykonania została wybrana w przemyślany sposób.

Ograniczenie czynności okołozadaniowych

Dzięki utworzeniu jednego źródła wiedzy dla wszystkich prac Brynn i jej zespół mogą poświęcać czas na to, co naprawdę ważne. Od momentu wdrożenia Asany firma Mirror wyeliminowała całą wewnętrzną korespondencję e-mail. Brynn szacuje, że członkowie kadry kierowniczej wyższego szczebla w Mirror oszczędzają około trzech do czterech godzin dziennie. Gdy ktoś z zespołu otrzyma ważny dokument e-mailem, przenosi konwersację do zadania w Asanie i dodaje odpowiednie osoby jako obserwujących. Zwiększa to przejrzystość w zakresie tego, kto jest osobą bezpośrednio odpowiedzialną (DRI) i jakie są następne kroki.

Wcześniej, po powrocie do domu i położeniu syna spać o godzinie 20, siadałam przy biurku i do północy czytałam wszystkie wątki e-mail, starając się zrozumieć, co dzieje się w pracy. Teraz wystarczy szybki rzut oka na Asanę, ponieważ doskonale wiem, co jest ważne.

Brynn Putnam, CEO

Teraz, gdy firma Mirror stworzyła jedno źródło wiedzy, które umożliwia zespołowi skuteczniejsze koordynowanie pracy i ograniczenie liczby czynności okołozadaniowych, jest dobrze przygotowana do skalowania. Ponieważ Mirror planuje podwoić swój zespół w ciągu najbliższego roku, będzie korzystać z Asany, aby nadal realizować swoją misję.