Dział komunikacji Manchester City Council oraz M-Four, ich wewnętrzne studio projektowe i reklamowe, są odpowiedzialne za organizację tych wydarzeń, a także za kampanie komunikacyjne w całym mieście.

Wcześniej wszystko robili na papierze.

Projektanci w M-Four drukowali briefy, które stanowiły wytyczne do opracowania wszystkich elementów kreatywnych w projekcie, takich jak reklamy cyfrowe, koszulki i broszury. Przechowywali briefy w różnych „torbach roboczych” dla każdego zasobu: nieporęcznych pomarańczowych workach, które członkowie zespołu fizycznie przenosili między biurkami, przekazując elementy do następnego etapu produkcji.

Ale każda kampania lub wydarzenie wymaga co najmniej 100 elementów kreatywnych... więc po biurze M-Four krążyło wiele pomarańczowych worków.

Papierowe dokumenty zaczęły się gromadzić i czasami ginęły. Shawn Bahlmann, menedżer studia w M-Four, wiedział, że jego 12-osobowy zespół projektantów musi przejść na rozwiązania cyfrowe:

• Marnowali czas na drukowanie dokumentów, przeszukiwanie stosów papieru w poszukiwaniu informacji i przenoszenie worków z biurka na biurko.

• Praca wymykała się spod kontroli, gdy ginęły próbki, briefy i pisemne zatwierdzenia.

• Członkowie zespołu i menedżerowie musieli nieustannie poszukiwać informacji, aby sprawdzić status projektu i to, co dzieje się w całym zespole.

To był klasyczny przykład „czynności okołozadaniowych” – spraw administracyjnych, które pochłaniają czas przeznaczony na zadania wymagające kwalifikacji i strategię. Według raportu Indeks anatomii pracy pracownicy w Wielkiej Brytanii spędzają 60% czasu na tych czynnościach administracyjnych.

Shawn zaczął szukać narzędzia do zarządzania pracą, które pomogłoby firmie M-Four zrezygnować z papieru i ponownie skupić się na pracy o dużym znaczeniu.

Dosłownie nosiliśmy te duże teczki między biurkami, przekazując je członkom zespołu marketingowego do copywritingu, korekty i zatwierdzeń. Nasze biurka były pełne dokumentów.

Shawn Bahlmann, menedżer studia w M-Four

Szukanie „czegokolwiek innego niż papier”

Shawn wdrożył Asanę, wybierając najpierw kilku projektantów do wypróbowania platformy. Następnie przeprowadził podstawowe szkolenie z resztą zespołu i wspólnie pomyślnie zarządzali kilkoma małymi projektami. Duża zmiana nastąpiła wraz z dużym projektem o nazwie Manchester Day, wielkim wydarzeniem obejmującym całe miasto i składającym się z ponad 150 elementów projektowych. Poszło dobrze, a zespół wyznaczył ostateczny termin wycofania papierowych teczek z briefingami i przeniesienia 100% swojej pracy do Asany.

Aby wesprzeć wdrożenie, Shawn skonfigurował szablony projektów, które określały procesy utworzenia różnych zasobów. Usprawniło to produkcję i pomogło projektantom dowiedzieć się, czego się spodziewać, co przełożyło się na wzrost wydajności w przypadku setek zadań projektowych.

Pierwszy duży projekt był prawdziwym testem. Wtedy spojrzeliśmy wstecz i powiedzieliśmy: „Wiecie co? To było o wiele szybsze, łatwiejsze i bardziej przejrzyste niż wydarzenie w zeszłym roku. To nas przekonało.

Shawn Bahlmann, menedżer studia w M-Four

Mniej „czynności okołozadaniowych” oznacza lepsze wyniki

Dziś wszystkie projekty kreatywne M-Four są zarządzane w Asanie, co znacznie ogranicza skumulowaną pracę administracyjną związaną z drukowaniem briefów i noszeniem teczek z zadaniami. Może zajmowało to tylko pięć minut na każdy element kreatywny przechodzący przez proces produkcji, ale przy ponad 100 elementach w toku jednocześnie na każdą kampanię, te dodatkowe pięć minut sumowało się w ciągu tygodni i miesięcy. Zespół szacuje, że obecnie oszczędza od dwóch do trzech dni na każde wydarzenie lub kampanię, co daje mu więcej czasu na skupienie się na strategiach, planach medialnych i projektach.

Poprawiła się również współpraca, ponieważ informacje stały się bardziej dostępne. Członkowie zespołu mogą teraz przejść do dowolnego projektu i zobaczyć jego historię, uczestników, konwersacje i załączniki, a kierownictwo może szybko sprawdzić status projektów w całej organizacji.

Dodatkowa korzyść? Lepsze morale i mniej stresu, ponieważ projektanci mogą teraz pracować zdalnie, co wcześniej nie było możliwe. A w biurze biurka są w końcu puste.

Czas, który oszczędzamy na administracji, poświęcamy teraz na prace projektowe lub strategię marketingową.

Shawn Bahlmann, menedżer studia w M-Four

Poza granicami Manchesteru

Teraz, gdy zespół projektowy M-Four ma więcej wartościowego czasu na pracę wykwalifikowaną, zdobył szereg dużych zleceń komercyjnych dla organizacji spoza Rady Miasta Manchester. Również w przypadku tych projektów będą zarządzać komunikacją w Asanie i zapraszać nowych klientów do współpracy na platformie.

Bez obciążenia papierami nie ma żadnych ograniczeń.