Przed wprowadzeniem Asany zarządzaliśmy pracą za pomocą e-maili, a informacje szybko przestawały być aktualne. Teraz możemy natychmiast zaktualizować każdy szczegół, a każdy członek globalnego zespołu ma dostęp do tych aktualizacji w czasie rzeczywistym.

Christoph Hanger, specjalista ds. Public Relations w projektach specjalnych

Bądź na bieżąco z tym, co i kiedy jest publikowane, dla każdego elementu treści

Globalny zespół ds. komunikacji Międzynarodowego Komitetu Czerwonego Krzyża (ICRC) zwiększa świadomość na temat swojej pracy – pomaga osobom dotkniętym konfliktami i przemocą z użyciem broni oraz promuje przepisy chroniące ofiary wojny. 

Kiedy zespół organizował swoje plany wydawnicze doraźnie, szczegóły i harmonogramy gubiły się. Teraz mają jeden globalny kalendarz redakcyjny dla wszystkich priorytetów dotyczących treści, planowania i kampanii, co pomaga im być na bieżąco z szybko zmieniającymi się wątkami.

Działanie, komunikacja i planowanie w jednej centralnej przestrzeni

• Od planowania po realizację – zespół ds. komunikacji korzysta z kalendarza redakcyjnego w Asanie, aby uporządkować każdy szczegół treści według miesiąca.

• Dostosowali swój kalendarz za pomocą pól niestandardowych, odnotowując określone szczegóły, takie jak rodzaj treści i kto jest za nią odpowiedzialny.

• Zamiast przeszukiwać e-maile lub kontaktować się ze współpracownikami, gdy członek zespołu ma pytania, może po prostu sprawdzić kalendarz, znaleźć zespół odpowiedzialny za każdą treść i od razu zabrać się do pracy.

• Dzięki temu, że wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu, są aktualizowane w czasie rzeczywistym i dostępne dla wszystkich, zespół może szybko i łatwo pobierać raporty i udostępniać je swoim partnerom i interesariuszom.

Mamy teraz kompleksowy kalendarz redakcyjny, który jest dostępny dla wszystkich. Dzięki Asanie możemy działać szybciej i wydajniej, publikując historie o pracy Międzynarodowego Komitetu Czerwonego Krzyża.

Christoph Hanger, specjalista ds. Public Relations w projektach specjalnych

Szybkie i łatwe przypisywanie zapytań mediów i podejmowanie działań w ich sprawie 

ICRC opiera się na najnowszych aktualizacjach i informacjach z terenu, aby dokładnie opowiadać historie osób, którym służy. Podczas konfliktów zbrojnych i wojen te szczegóły mogą zmienić się w ciągu kilku sekund. 

Potrzebny był system, który umożliwiłby przechowywanie, zarządzanie i jak najszybsze odpowiadanie na napływające prośby mediów i z zakresu public relations.

Koordynacja globalnych zespołów w różnych strefach czasowych

• Dzięki jednej globalnej tablicy w Asanie każdy może szybko przeglądać zmieniające się priorytety redakcyjne i zapytania mediów oraz na nie odpowiadać.

• Dzięki tej centralizacji znacznie zmniejszyli czas poświęcany na zadania administracyjne i wyszukiwanie dokładnych informacji.

• Dzięki polom niestandardowym zapytania mediów są teraz uporządkowane z uwzględnieniem każdego szczegółu – tematu, regionu, osoby odpowiedzialnej z MCK, a nawet dziennikarza – wszystko na jednej globalnej tablicy.

Dzięki Asanie prawie całkowicie wyeliminowaliśmy wewnętrzne e-maile do koordynowania zapytań mediów. Oznacza to, że każdy może zobaczyć wszystkie zgłoszenia, kto zajmuje się każdym z nich, i szybko znaleźć zatwierdzone tematy, aby szybciej je realizować.

Christoph Hanger, specjalista ds. Public Relations w projektach specjalnych

Stawianie na pierwszym miejscu historii osób dotkniętych konfliktami zbrojnymi

Szybkość jest najważniejsza dla organizacji takiej jak MKCK. Dzięki Asanie wzmocnili swoje systemy, aby rozpoczynać bardziej wydajne i skuteczne kampanie. Zespół ds. komunikacji będzie nadal optymalizował korzystanie z Asany, aby móc dzielić się historiami wszystkich osób dotkniętych konfliktami zbrojnymi.