Fujitra zajmuje się ważnymi kwestiami, od poziomu zarządzania po pracę w terenie, takimi jak tworzenie nowych przedsięwzięć, zwiększanie wzrostu i rentowności biznesu, standaryzacja i usprawnianie procesów oraz ulepszanie systemu HR i środowiska pracy. ​Fujitsu wybrało Asanę jako narzędzie centralne dla tego projektu. ​Rozmawialiśmy z panem Joju Fukudą, EVP CDXO i CIO, który kieruje Fujitra, oraz z innymi członkami, którzy codziennie używają Asany, o kontekście wdrożenia i jego skutkach.

Fujitsu pracuje nad transformacją cyfrową w całej firmie, aby wzmocnić swoją konkurencyjność w erze cyfrowej

Fujitsu świadczy szeroki zakres usług w dziedzinie technologii informacyjnej i komunikacyjnej (ICT), w tym integrację systemów, usługi IT, usługi sieciowe i urządzenia elektroniczne. ​W ostatnich latach firma skoncentrowała się również na rozwoju usług chmurowych i technologii sztucznej inteligencji (AI), a dzięki swojemu doświadczeniu i innowacyjnym technologiom jest siłą napędową branży ICT.

Ogólnofirmowy projekt DX firmy Fujitsu, „Fujitra”, ma na celu poprawę wydajności operacyjnej i tworzenie nowej wartości poprzez promowanie cyfryzacji w firmie. ​Projekt ten opiera się na celu firmy, jakim jest „wzbudzanie zaufania w społeczeństwie i sprawianie, by świat stał się bardziej zrównoważony dzięki innowacjom”, aby stać się firmą odpowiednią na szybko zmieniające się czasy. ​Nakład pracy i osiągnięcia Fujitra w znacznym stopniu przyczyniły się do rozwoju jej własnych rozwiązań i usług, a jej misją jest rozwiązywanie problemów społecznych jako wiarygodnego partnera DX dla klientów poprzez wykorzystanie technologii cyfrowej opartej na rzeczywistym doświadczeniu.

Na czele Fujitra stoi CDXO (Chief Digital Transformation Officer) i CIO, pan Fukuda, który jest liderem projektu i promuje „pełne uczestnictwo”, jednocześnie przejmując inicjatywę wraz ze wszystkimi członkami kierownictwa. ​W głównych działach, spółkach należących do grupy oraz w krajach i regionach zagranicznych powołano DXO (dyrektorów ds. transformacji cyfrowej). ​Stworzyliśmy społeczność liczącą około 60 DXO, a All Fujitsu wprowadziło system, który jest najlepszy ogólnie do pracy zespołowej.

Pan Fukuda, który stoi na czele Fujitsu, powiedział: „Rolą Fujitsu jest skupienie się na różnych możliwościach, takich jak technologia, IT, dane, aplikacje na smartfony, wewnętrzny SNS i optymalizacja kosztów poprzez standaryzację procesów biznesowych, a także przekształcenie ich w projekty, tak aby globalna grupa mogła współpracować między działami w celu ich promowania”.

Pokonanie ograniczeń związanych z miejscem i czasem pracy w celu zwiększenia produktywności o 40%

Fujitsu wyznaczyło sobie cel zwiększenia produktywności na pracownika o 40% w ciągu trzech lat w ramach średnioterminowego planu zarządzania, który rozpoczął się w kwietniu 2023 roku. ​Ostatecznym celem jest zwiększenie zysków i wyników biznesowych poprzez podniesienie produktywności. ​Aby to osiągnąć, istotne jest, aby pracownicy mogli poświęcić więcej czasu i energii na pracę strategiczną, którą mają wykonywać.

Wdrażamy Asanę globalnie w różnych działach i regionach, co stanowi dla nas bramę do transformacji, wzmacniając zespół i jednocześnie pokonując różnice czasowe. ​Nawet jeśli fizycznie jesteśmy daleko od siebie, możemy budować relację opartą na zaufaniu bardziej niż kiedykolwiek wcześniej. ​Wierzymy, że we wszystkich obszarach nastąpią różne zmiany i ewolucje, takie jak określenie, kto, co i na kiedy musi wykonać, oraz możliwość wzajemnych konsultacji w razie potrzeby, co ostatecznie doprowadzi do 40% wzrostu produktywności.

Pan Fukuda

Pan Fukuda poruszył również temat niedawnego rozpowszechnienia się narzędzi cyfrowych, mówiąc: „W życiu prywatnym mogę z łatwością rozmawiać i korzystać z mediów społecznościowych, aby być na bieżąco ze znajomymi, których nie widziałem od lat. ​W takiej epoce wiele osób może mieć wątpliwości, czy korzystanie z poczty e-mail do komunikacji biznesowej przyczyni się do zwiększenia produktywności.”

Pan Fukuda mówi, że powodem, dla którego zainteresował się Asaną, było to, że firmy z Doliny Krzemowej na zachodnim wybrzeżu Stanów Zjednoczonych wdrażały ją jedna po drugiej.

Fujitsu, podobnie jak firmy w Dolinie Krzemowej, boryka się z intensywną konkurencją i wysoką rotacją pracowników, dlatego musimy wyeliminować osobiste uprzedzenia. ​Słyszałem, że takie firmy wybierają Asanę jako standardowe narzędzie i uznałem, że to właściwy wybór.

Pan Fukuda

Strukturyzacja pracy i przekazywanie wiedzy. ​Asana wspiera podejmowanie decyzji opartych na danych

Pan Fukuda wymienił kilka korzyści płynących z korzystania z Asany. ​Jedną z nich jest „szczegółowe strukturyzowanie”. ​Zamiast rozpoczynać pracę w sposób niejasny, należy najpierw zrozumieć ogólny obraz i określić zadania, które należy traktować priorytetowo. ​Na przykład konieczne jest strukturalne zrozumienie wszystkich informacji niezbędnych do realizacji projektu, takich jak zadania, które należy traktować priorytetowo w ciągu dnia roboczego, relacje między zadaniami, takie jak fakt, że następnego procesu nie można przesunąć, dopóki poprzedni proces nie zostanie ukończony, oraz fazy, które wymagają działania innych osób.

Pan Fukuda twierdzi, że Asana w naturalny sposób strukturyzuje i wizualizuje proces pracy, umożliwiając mu zwiększenie zaufania i produktywności przy jednoczesnym wyeliminowaniu marnotrawstwa.

Komunikacja z moją sekretarką, którą wcześniej prowadziłem za pośrednictwem poczty e-mail i czatu, została usprawniona dzięki Asanie. ​Priorytety zadań są uporządkowane, a postępy są widoczne od razu. ​Dzięki ograniczeniu niepotrzebnych konwersacji i łatwiejszemu uzgadnianiu moich pomysłów z sekretarką mogę zarządzać zadaniami bez stresu. ​Wzrost zaufania i maksymalizacja wyników w pracy dwóch osób to zdecydowanie plus.

Ponadto fakt, że każdy może śledzić postępy w realizacji zadań, przyczynił się również do poprawy wydajności całego zespołu. ​Osamu Yuzuki, CIO Office Manager w centrali Digital System Platform, powiedział: „Zespoły korzystające z Asany często zauważają, że czas spędzany na czynnościach okołozadaniowych, takich jak przygotowywanie dokumentów, raportowanie przełożonym i uczestniczenie w spotkaniach, zmniejsza się o około 30%. ​Myślę, że dzieje się tak dlatego, że zadania pracowników są wizualizowane i mogą oni je prawidłowo wykonywać.”

Drugą korzyścią jest „dziedziczenie wiedzy i doświadczenia”. ​Efektywne style pracy w działach i zespołach, zwłaszcza te należące do członków o wysokiej wydajności, są przekształcane w biblioteki i udostępniane innym członkom. ​Asana umożliwia udostępnianie, kopiowanie i wykorzystywanie efektywnych sposobów realizacji konkretnego zadania, a także szablonów przydatnych na początku pracy. ​Można sformalizować wiedzę i doświadczenie na poziomie organizacji i wdrożyć je w całej firmie.

Użyteczność Asany również została wysoko oceniona. ​Ta Ishibashi, CIO Office of the Digital System Platform Headquarters, powiedział: „Fujitsu ma wiele działów i zdarzały się sytuacje, w których przejrzystość harmonogramów była ograniczona ze względu na złożone nakłady pracy, ale teraz używamy Asany, aby usprawnić zarządzanie zadaniami w każdym dziale. ​Jednym z atrakcyjnych aspektów Asany jest jej UI/UX. ​Posiada wbudowany mechanizm, który pozwala skupić się na pracy, a interfejs użytkownika jest lekki i zabawny, dzięki czemu jest łatwy w użyciu dla osób na każdym poziomie zaawansowania.”

Zachęca się również do podejmowania decyzji opartych na danych. ​Pan Fukuda powiedział: „Dzisiejszy świat opiera się na danych. ​Najważniejsze jest obiektywne wizualizowanie rzeczy z perspektywy danych. ​Możesz na przykład logicznie i obiektywnie potwierdzić, że zespół B jest bardziej produktywny niż zespół A, lub określić, na które zadania ostatnio poświęcasz zbyt dużo czasu. ​Dane, które są zawsze widoczne w Asanie, ułatwiają dążenie do idealnego stylu pracy dla Ciebie i Twojej organizacji” – wyjaśnił pan Fukuda.

Rozpowszechnianie pozytywnych efektów poprzez umożliwienie pracownikom pracy na własny sposób

Fujitsu odniosło różne korzyści dzięki używaniu Asany, ale kluczem do zmaksymalizowania tych korzyści w przyszłości jest powszechne wdrożenie Asany. ​Pan Fukuda powiedział: „Obecnie używają jej tysiące osób, ale myślę, że efekt będzie maksymalny w całej organizacji dopiero wtedy, gdy dotrze do dziesiątek tysięcy osób. ​Ma to sens tylko wtedy, gdy wszyscy z niego korzystają”.

Ponadto uważamy, że efekt synergii można osiągnąć, poprawiając równolegle „jakość” użytkowania. ​Aby przekazywać lepszą „wiedzę” i „doświadczenie”, konieczne jest udostępnianie doskonałych szablonów i bibliotek. Dlatego dopracowanie sposobu korzystania z nich w działach i zespołach poprzez codzienne używanie doprowadzi do maksymalnego wykorzystania „wiedzy” i „doświadczenia”.

Planujemy również zacieśnić współpracę z działem danych i technologii cyfrowych, aby jeszcze bardziej poprawić wydajność. ​Na przykład zbadamy również podejścia łączące dane i najnowsze technologie, takie jak wykrywanie i wskazywanie problemów z postępem prac przez sztuczną inteligencję oraz automatyczne łączenie RPA z następnym procesem po ukończeniu zadania w Asanie.

Pan Fukuda zakończył, mówiąc: „Wiele osób uważa, że nie chce pracować”. ​Praca jest sposobem na życie, a idealnym rozwiązaniem jest możliwość wykonywania jej efektywnie w krótkim czasie i przy jak najmniejszym stresie. ​A ostatecznym celem jest możliwość poświęcenia energii na pierwotny cel, przyjemność i satysfakcję. ​Wierzę również, że wzajemna pomoc przyniesie korzyści i radość z przynależności do firmy. ​Przekazywanie i proponowanie tego pomysłu klientom doprowadzi do business, co jest dobrym cyklem. ​Chcemy tworzyć takie pozytywne efekty”.

Możliwość wykonywania pracy, którą chcesz robić, to pierwszy krok w kierunku dobrego samopoczucia. ​W Fujitsu staramy się to osiągnąć poprzez promowanie Fujitra, a łącząc zespoły skupione wokół Asany, dążymy do pozytywnej przyszłości nie tylko dla nas samych, ale także dla społeczeństwa.