Dyrektor generalny i słynny gitarzysta zespołu Bad Religion, Brett Gurewitz, decyduje o strategii globalnej i współpracuje ze swoim zespołem, aby odkrywać talenty i negocjować kontrakty płytowe. Misją Epitaph jest wspieranie muzyków z jej zróżnicowanego i kreatywnego grona – model „artysta na pierwszym miejscu”, który dwadzieścia lat temu był radykalny, a dziś jest często naśladowany.

Brett pełni również funkcję dyrektora operacyjnego w Epitaph Records, co oznacza, że odpowiada za procesy biznesowe i przepływ pracy. Oznacza to, że negocjowanie umów z artystami jest czymś, czym zajmuje się na co dzień. Kiedy ustalenie, na jakim etapie procesu negocjacji znajdowała się dana umowa, zajmowało zbyt dużo czasu, Brett wiedział, że coś musi się zmienić.

Kiedy poczta e-mail i arkusze kalkulacyjne generują więcej pracy

W świecie muzyki „street date” to dzień premiery singla lub albumu. W Epitaph Records zespół pracuje wstecz od daty premiery, aby stworzyć swój plan produkcyjny i marketingowy. Każdy projekt obejmuje setki zadań, a także zależności między zespołami. Przy wielu projektach realizowanych jednocześnie coraz trudniej było śledzić wszystko w danym momencie.

Epitaph Records potrzebowała również lepszej koordynacji między zespołami. Ponieważ nie istniał ustalony przepływ pracy, którego należało przestrzegać w ramach danego działu (takiego jak Dział ds. biznesowych) lub między działami (Dział ds. biznesowych i Dział produkcji), wyszukanie najnowszej wiadomości dotyczącej negocjacji kontraktu z artystą mogło zająć nawet 10 minut. Mówiąc najprościej, przechowywanie wszystkich informacji w e-mailach i arkuszach kalkulacyjnych po prostu już się nie sprawdzało.

Nie chcę, żeby moi pracownicy się wypalili. Chcę, żeby mieli między sobą dobre relacje i lubili przychodzić do pracy. W tym właśnie pomaga nam Asana.

Zamiast tego Brett poszukiwał narzędzia, które mogłoby zarządzać wszystkimi projektami, celami i procesami w całej firmie – od pojedynczego zadania marketingowego po nadrzędne cele firmy. Jego priorytetem było zwiększenie efektywności i kreatywności pracy.

Brett dąży do wydajności i kreatywności również w swoim życiu osobistym, co sprawiło, że już w 2012 roku odkrył Asanę. Po skorzystaniu z tego narzędzia, aby lepiej zorganizować swoje życie prywatne, szybko zdał sobie sprawę, że Asana przyniesie korzyści również Epitaph Records. Brett zaczął używać Asany ze swoją asystentką, Sue, i obydwoje zaczęli ze sobą doskonale współpracować.

Jak stać się podstawowym narzędziem w firmie

Po bezpośrednim doświadczeniu pozytywnego wpływu Asany Brett postanowił wdrożyć ją w innych zespołach w firmie. Jego pierwszym krokiem w testowaniu Asany na większą skalę było wdrożenie jej w zespole ds. biznesowych. Zespół ten zaczął monitorować w narzędziu negocjacje umów z artystami, tworząc szablon uwzględniający ponad 20 etapów ich procesu. Od wytycznych dotyczących propozycji, przez wysłanie pierwszej wersji roboczej do pełnomocnika strony przeciwnej, aż po w pełni zawartą umowę – monitorowanie każdego etapu ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza w przypadku firmy, która w dowolnym momencie prowadzi 50–100 różnych negocjacji. Korzystanie z Asany pozwoliło firmie Epitaph Records zwiększyć poczucie odpowiedzialności w zespole i zaoszczędzić sporo czasu, ponieważ wreszcie miała do dyspozycji uporządkowany proces, którego mogła się trzymać.

Premiera albumu wiąże się z wieloma zmiennymi elementami, a Asana pomaga nam śledzić każdy szczegół, wiedzieć, kto jest za niego odpowiedzialny i na kiedy musi zostać zrealizowany.

Oczywiście Brett zdecydował się uczynić Asanę rozwiązaniem ogólnofirmowym. Aby ułatwić wdrożenie, pokazał zespołowi, jak skutecznie korzystać z tego narzędzia. Omówił również jej zalety, takie jak umożliwienie zespołowi utworzenia osi czasu projektu podczas spotkania i wyjście z niego z jasnym obrazem tego, kto, co i na kiedy musi wykonać. Większość zespołu szybko przyjęła Asanę, ponieważ jej członkowie stale czują, że są dobrze skoordynowani ze swoimi współpracownikami. Obecnie jest ona wykorzystywana podczas wdrażania nowych pracowników, dzięki czemu nowi członkowie zespołu mają gwarancję, że przejdą szkolenie niezbędne do odniesienia sukcesu w swojej pracy.

Większa efektywność przy mniejszym stresie

Obecnie wszyscy pracownicy Epitaph Records korzystają z Asany, aby koordynować swoją pracę, dzięki czemu wszystkie informacje dotyczące zadań i projektów znajdują się w jednym miejscu. Od premiery nowego singla po kwartalne raporty dotyczące tantiem – narzędzie to zmienia się wraz z działalnością firmy, umożliwiając jej utrzymanie szczupłej struktury organizacyjnej i ograniczenie liczby pracowników.

Wykonujemy pięciokrotnie więcej pracy na osobę niż firmy dziesięciokrotnie większe niż nasza – i wszystko to bez nadmiernego stresu. Korzystanie z systemu takiego jak Asana oznacza, że nie musisz trzymać wszystkiego w głowie, co z kolei daje przestrzeń na kreatywność.

Korzystanie z Asany przyczyniło się również do zwiększenia poczucia odpowiedzialności i koordynacji działań wśród pracowników oraz pomiędzy zespołami. Na przykład koordynacja działań działu graficznego z działem marketingu i działem produkcji muzycznej miała kluczowe znaczenie dla zdolności Epitaph do terminowego wydawania muzyki i jej skutecznego promowania.

Oprócz zwiększenia efektywności firmy, Asana poprawiła samopoczucie pracowników w miejscu pracy. Świadomość, że wszystko jest udokumentowane, przebiega sprawnie i jest łatwo dostępne, pozwala na stworzenie bardziej swobodnego środowiska pracy. Pracę można zostawić w pracy.

Odkrywanie artystów przyszłości

Asana zapewniła firmie Epitaph Records strukturę umożliwiającą ciągłe doskonalenie. Firma regularnie ocenia swoje procesy biznesowe, a usprawnienia kumulują się. W przyszłości Brett i jego zespół będą nadal odkrywać wspaniałe nowe talenty i dzięki Asanie pomagać im w udostępnianiu ich nagrań muzycznych światu.