COS przyspieszył produkcję kampanii o 90% dzięki przepływowi pracy opartemu na AI w Asanie

Kluczowe dane

Wyzwania

• Czasochłonne konfigurowanie kampanii: każda nowa kampania sezonowa wymagała 12–14 godzin ręcznego konfigurowania, a menedżerowie tworzyli narzędzia do śledzenia od zera w programie Excel.

• Złożoność koordynacji międzyfunkcyjnej: briefy przychodziły e-mailem i brakowało w nich informacji, co prowadziło do dodatkowych cykli wyjaśnień i 60% wskaźnika korekty błędów.

• Nieefektywne planowanie materiałów: brak standaryzacji oznaczał, że zespoły często zamawiały i tworzyły materiały, które ostatecznie nie były potrzebne.

Rozwiązania

• Przyjmowanie zadań wspomagane sztuczną inteligencją: Asana Studio analizuje przesłane Formularze pod kątem kompletności, sygnalizując braki jeszcze przed utworzeniem projektu.

• Zautomatyzowane tworzenie szkieletu projektu: pojedyncze przesłanie wyzwala automatyczne generowanie ponad 50 ustrukturyzowanych podzadań z przypisanymi właścicielami i kaskadowymi terminami.

• Inteligentne kontrole jakości: AI Teammates w Asanie proaktywnie dokonują przeglądu zasobów, wykrywając problemy, zanim trafią one do produkcji.

Wyniki

• Uwolnienie rocznej pojemności o wartości 84 100 GBP, co odpowiada przywróceniu 1,53 pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze godzin do pracy strategicznej.

• Skrócenie czasu konfiguracji kampanii o 90%, z prawie dwóch dni pracy do zaledwie kilku minut.

• Dwukrotny wzrost liczby tworzonych zasobów, umożliwiający zespołowi dostarczenie ponad 1000 zasobów na kampanię w porównaniu z poprzednimi 500–600.

Nasze zespoły koncentrują się na ponownym przemyśleniu przepływu pracy w całej organizacji, aby upewnić się, że priorytetowo traktujemy inicjatywy o dużym wpływie, które zapewniają naszym klientom rzeczywistą wartość. Tworząc skalowalne przepływy pracy i świadomie wykorzystując sztuczną inteligencję, udało nam się zwiększyć widoczność i szybkość, jednocześnie skupiając naszą energię na realizacji strategii. Innowacje powstają, gdy zespoły współpracują, eksperymentują i angażują się w mądrzejszą pracę.”

Zwycięzca: 2026 Work Innovation Leader, EMEA

Nagroda ta została przyznana firmie COS za pionierskie wykorzystanie przepływów pracy opartych na AI do rozwiązywania złożonych wyzwań związanych z produkcją kreatywną w szybko zmieniającej się branży modowej. Wbudowując sztuczną inteligencję bezpośrednio w architekturę pracy, firma COS ustanowiła nowy globalny standard realizacji działań w branży detalicznej na skalę korporacyjną.

Etap 1: Inteligentne przyjmowanie zgłoszeń i walidacja briefu

Wcześniej proces zleceń kreatywnych obejmował wiele narzędzi i regionalnych przepływów pracy, a menedżerowie kampanii spędzali dni na poszukiwaniu briefów w różnych działach i ręcznym przekazywaniu materiałów zespołom regionalnym. COS rozwiązało ten problem, wprowadzając scentralizowany system przyjmowania zleceń, który wykorzystuje sztuczną inteligencję jako bramkę jakości. Ten nowy przepływ pracy gwarantuje, że każdy brief kreatywny jest weryfikowany pod kątem kompletności w momencie wprowadzenia, co ogranicza późniejszą koordynację spowodowaną niekompletnymi informacjami.

• Walidacja oparta na sztucznej inteligencji: Asana Studio analizuje Formularze przyjmowania zleceń pod kątem kompletności i proaktywnie sygnalizuje braki, zanim projekt zostanie w ogóle obejrzany przez człowieka.

• Proaktywne wyjaśnianie: jeśli zgłoszenie jest niejasne, system natychmiast prosi o wyjaśnienie, eliminując wymianę wiadomości, która wcześniej pochłaniała wiele godzin na każdą kampanię.

• Ustandaryzowana struktura: wymagając rygorystycznego zestawu danych wejściowych, COS zapewnia, że zespoły zamawiają tylko te zasoby, które są ściśle niezbędne, co ogranicza marnotrawstwo zasobów.

• Weryfikacja z udziałem człowieka: starsi globalni kierownicy projektów sprawują nadzór nad kolejką przyjmowanych zleceń, aby upewnić się, że wszystkie zweryfikowane zlecenia są zgodne z bieżącymi priorytetami sezonowymi.

Asana zapewniła pojedynczy, ustrukturyzowany punkt wejścia do pracy. Zapewniając jakość w momencie przyjmowania zadań, wyeliminowaliśmy złożoność na dalszych etapach i zmieniliśmy sposób działania naszych zespołów z realizacji reaktywnej na pracę proaktywną i strategiczną.”

Etap 2: Zautomatyzowane generowanie i przydzielanie projektów

Przed wprowadzeniem Asany zespoły projektowe spędzały do 8 godzin na ręcznym konfigurowaniu narzędzi do śledzenia i list zadań dla każdej nowej kampanii. COS zastąpił te zadania administracyjne zautomatyzowanym silnikiem projektowym, który błyskawicznie buduje całą strukturę pracy. Ten przepływ pracy dostosowuje się do konkretnych wymagań kampanii, zapewniając zespołom kreatywnym i tworzącym treści jasną, wstępnie ustrukturyzowaną ścieżkę realizacji, gdy tylko brief zostanie zatwierdzony.

• Natychmiastowe generowanie projektu: po zatwierdzeniu formularza Asana Studio automatycznie generuje pełny projekt kampanii z ponad 50 ustrukturyzowanymi podzadaniami.

• Dynamiczne przypisywanie: w Asana Studio reguły oparte na sztucznej inteligencji inteligentnie przypisują zadania odpowiednim członkom zespołu w oparciu o typ zasobu, region i bieżące możliwości zespołu.

• Kaskadowe terminy: system automatycznie ustawia terminy w całym cyklu życia projektu na podstawie ostatecznej daty rozpoczęcia kampanii.

• Przekazywanie z uwzględnieniem kontekstu: każde zadanie zawiera pełną historię i kontekst formularza przyjmowania zgłoszeń, co zapewnia brak utraty informacji, gdy praca przechodzi między działami.

Przepływ pracy został płynnie wdrożony do naszych codziennych operacji, eliminując ręczne konfigurowanie i tworząc bardziej skalowalny proces dla kampanii.”

Etap 3: Monitorowanie produkcji i kontrola jakości przez sztuczną inteligencję

W miarę jak firma COS rozszerzała zakres korzystania z Asany, wyszła poza standardowe zarządzanie zadaniami i zaczęła traktować swoje przepływy pracy jako system strategiczny, który można projektować i optymalizować. Marka rozszerza obecnie zakres korzystania z Asana AI Teammates, aby wspierać dalsze złożone przepływy pracy, które wymagają bardziej dostosowanych możliwości sztucznej inteligencji. Te przypadki użycia dodatkowo umożliwią zespołom wyjście poza codzienne sposoby pracy i uwolnią więcej czasu na działania bardziej kreatywne i strategiczne.

Proaktywne wykrywanie błędów: Asana Studio monitoruje pracę w toku, aby zidentyfikować potencjalne problemy, zanim spowodują one dalsze opóźnienia, co skraca czas naprawiania błędów o 60%.

• Zautomatyzowane zarządzanie statusem: reguły zarządzają przejściami między etapami produkcji i wyzwalają powiadomienia dla interesariuszy, gdy tylko zostaną zidentyfikowane przeszkody.

• Inteligentne kontrole jakości: AI Teammates w Asanie sprawdzają ukończone materiały, aby upewnić się, że spełniają one wymagania określone w oryginalnym briefie.

• Globalna synchronizacja: automatyzacja za pomocą reguł zapewnia, że regionalne zespoły marketingowe i interesariusze e-commerce są na bieżąco informowani o gotowości materiałów, co zapobiega opóźnieniom w dostarczaniu ich na rynek lokalny.

Zauważyliśmy, że zespoły znacznie rzadziej wymieniają się wiadomościami. Dzięki zespołom regionalnym proces jest teraz znacznie bardziej usprawniony, a problemy są wykrywane proaktywnie, a nie reaktywnie.”

Etap 4: Raportowanie strategiczne i globalna widoczność

Wcześniej kierownictwo polegało na wielu źródłach raportów z różnych zespołów i regionów, które często były nieaktualne do czasu ich przejrzenia. COS utworzył warstwę raportowania w czasie rzeczywistym za pomocą portfolio, aby zapewnić jedno źródło wiedzy dla wszystkich aktywnych kampanii. Ten przepływ pracy umożliwia sponsorom z kadry kierowniczej monitorowanie globalnej realizacji i podejmowanie opartych na danych decyzji dotyczących alokacji zasobów i rozwoju.

• Pulpity nawigacyjne na poziomie portfolio: przywództwo korzysta z portfolio, aby śledzić postępy w zakresie marki, e-commerce i zrównoważonego rozwoju w jednym ujednoliconym widoku.

• Aktualizacje statusu na żywo: system zastępuje ręczne raportowanie automatycznymi podsumowaniami statusu, zapewniając zawsze aktualny widok statusu projektu i osi czasu.

• Podejmowanie decyzji opartych na danych: dzięki zebraniu całej pracy w jednym ekosystemie COS może teraz analizować przepustowość i wydajność zasobów, aby zoptymalizować planowanie przyszłych kampanii.

• Skalowalność między markami: widoczność i wydajność tego modelu były tak wyraźne, że siostrzana marka Weekday zakupiła Asanę specjalnie po to, aby odtworzyć przepływ pracy COS.

Asana nie tylko usprawniła nasze procesy – na nowo zdefiniowała sposób, w jaki pracujemy. Stworzyliśmy jednolity i przejrzysty ekosystem, w którym cała praca jest w pełni widoczna.”

Podsumowanie

Przed tą transformacją COS zarządzała produkcją kampanii za pomocą kombinacji istniejących narzędzi i procesów, które wspierały rozwój marki. Tworząc natywny silnik AI w Asanie, COS zdołał usprawnić współpracę, ograniczyć ręczną koordynację i zapewnić zespołom więcej czasu na skupienie się na strategii kreatywnej o najważniejszym znaczeniu. Wpływ był tak znaczący, że inne zespoły obecnie organicznie przyjmują ten model, co sprawia, że COS jest postrzegany jako innowator operacyjny w całej organizacji. W miarę dalszego rozwoju marki jej infrastruktura oparta na sztucznej inteligencji zapewnia, że szybkość i jakość mogą rosnąć razem, a nie kosztem siebie nawzajem.