Aplikacje takie jak Splice, 30 Day Fitness i Sleep pomagają milionom użytkowników każdego miesiąca. Mimo że tworzenie każdej aplikacji i jej promowanie wymaga znacznego nakładu pracy, ponad 150 pracowników i wykonawców Bending Spoons przyspiesza ten proces, konsekwentnie dbając o organizację i skupiając się na zadaniach. Jedną z członkiń zespołu jest Alice Valsechi, dyrektor ds. operacji w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Zarządza ona szerokim zakresem potrzeb wewnętrznych, w tym wdrażaniem nowych pracowników i kulturą organizacyjną, wydarzeniami firmowymi oraz bezpieczeństwem pracy – to kluczowe obowiązki, o których wiele osób nie myśli, zastanawiając się nad tworzeniem aplikacji.

Alice stale współpracuje z innymi pracownikami w całej firmie, w tym z menedżerką ds. treści, Ekateriną Sukhliaevą. Szybki rozwój Bending Spoons umożliwił firmie dywersyfikację portfolio aplikacji, co sprawiło, że rola Ekateriny stała się kolejną kluczową funkcją. Jej zadaniem jest wykorzystywanie kreatywności, aby wyprzedzać konkurencję na rynku. Razem ze swoim zespołem tworzy ona materiały audio, wideo, obrazy statyczne i wszelkie inne treści, które użytkownicy widzą po otwarciu aplikacji.

Przygotowanie do rozwoju

Chociaż aplikacje mobilne zapewniają wartość i wygodę za jednym kliknięciem, prowadzenie firmy, która je tworzy, jest skomplikowane. Od programowania po tworzenie treści, od kształtowania kultury organizacyjnej po koordynację wydarzeń – systemy i procesy mają kluczowe znaczenie dla sukcesu zespołu Bending Spoons.

Gdy Bending Spoons zaczęła się szybko rozwijać, Alice i Ekaterina wiedziały, że tworzenie aplikacji bez uszczerbku dla jakości wymaga użycia narzędzia do zarządzania pracą. Na szczęście było to działanie o charakterze proaktywnym, a nie reaktywnym, a zespół ds. planowania w firmie pracował nad znalezieniem właściwego rozwiązania.

Aby utrzymać przewagę nad konkurencją, kluczowe było szybkie wdrożenie narzędzia. Oznaczało to znalezienie rozwiązania i partnera, którzy zapewnią płynny proces wdrożenia oraz stałe wsparcie. Funkcje i łatwość użytkowania były mile widziane, ale konieczna była prostota dobrze przemyślanego narzędzia, które zapewniało perspektywę całościową. Co jeszcze było warunkiem koniecznym? Firma Bending Spoons chciała korzystać z tego samego systemu w całej organizacji.

Chciałem mieć platformę, która zapewniłaby mi szybki wgląd we wszystkie bieżące prace.

Alice Valsecchi, menedżer ds. operacji w zarządzaniu zasobami ludzkimi, Bending Spoons

Skuteczne zarządzanie pracą

Tworzenie większej liczby aplikacji w szybszym tempie oznacza przyspieszenie procesu rekrutacji. Wraz z dołączaniem do firmy nowych członków zespołu i coraz bardziej złożonym procesem wdrożeniowym utrzymanie organizacji pracy stało się wyzwaniem. Narzędzia do przesyłania wiadomości i poczta e-mail powodowały, że przepływy pracy były rozproszone i pozbawione spójności. Przestrzeganie precyzyjnego harmonogramu, monitorowanie postępów i podział obowiązków wymagały dobrze naoliwionej maszyny.

Jednak nie tylko dział operacji w zarządzaniu zasobami ludzkimi zajmował się setkami zadań jednocześnie. Zarządzanie elementami takimi jak obrazy, filmy, materiały audio i treści pisemne dla wielu aplikacji jednocześnie (podczas ich tworzenia i wprowadzania na rynek) okazywało się pracochłonne. W jednej chwili zespół Ekateriny mógł edytować film do swojej aplikacji do jogi, a w następnej przesyłać muzykę do nowego ćwiczenia w swojej aplikacji fitness.

Nasz proces wdrażania pracowników stale ewoluuje i ulega ulepszeniom. Asana daje nam możliwość łatwego modyfikowania naszego szablonu w miarę doskonalenia procesu.

Alice Valsecchi, menedżer ds. operacji w zarządzaniu zasobami ludzkimi, Bending Spoons

Po wypróbowaniu innych narzędzi firma Bending Spoons wybrała Asanę jako swoje rozwiązanie do zarządzania pracą. Kierownictwu Bending Spoons spodobało się to, że Asana jest intuicyjna, łatwa do wdrożenia i może służyć jako kompleksowe rozwiązanie. Firma szczyci się tworzeniem aplikacji, które są proste w obsłudze, więc to, że Asana ma te same cechy, wydawało się odpowiednie.

Poparcie na szczeblu kierowniczym sprawiło, że wdrożenie Asany przebiegło sprawnie. Zespół uznał, że jest ona tak intuicyjna, iż najlepszym podejściem było od razu przystąpić do pracy i uczyć się przez praktykę. Dodano również zadania takie jak „Filmy, które trzeba zobaczyć”, aby włączyć narzędzie w kulturę Bending Spoons. Komunikacja między pracownikami i organizacja spotkań ogólnofirmowych również znalazły swoje miejsce w Asanie, co pomogło zapewnić pełne wdrożenie.

Jedno rozwiązanie dla całej organizacji

Aby zrozumieć, w jaki sposób Asana pomaga firmie Bending Spoons wiedzieć, kto, co i na kiedy musi wykonać, wystarczy przyjrzeć się działowi tworzenia aplikacji. Cztery zespoły liczące po 20 osób efektywnie pracują nad 50 różnymi projektami jednocześnie. Wymagania, zasoby i ramy czasowe dla każdego z nich są różne, co wymaga pełnej przejrzystości między zespołami.

W przypadku zespołu Ekateriny Formularze Asany zapewniają, że wymagania dotyczące tekstów, grafik, materiałów audio itp. są przekazywane z wyprzedzeniem, co ułatwia określenie zakresu prac. Unikanie zbędnej komunikacji zwiększyło wydajność, a rozpoczynanie projektów przebiega sprawniej, co przekłada się na lepsze relacje międzyfunkcyjne.

Alice i zespół operacji w zarządzaniu zasobami ludzkimi korzystają z szablonu wdrażania wszystkich nowych pracowników, co okazało się przełomowym rozwiązaniem. W Asanie zarządzane są również wewnętrzny branding i wydarzenia, a zespół zorganizował nawet całą przeprowadzkę biura w ramach tego narzędzia.

Dobre opanowanie procesu wdrażania nowych pracowników dzięki naszemu szablonowi Asany ułatwia pracę i pozwala uniknąć wszelkiego rodzaju chaosu. Jesteśmy odpowiedzialni za każdy szczegół.

Alice Valsecchi, menedżer ds. operacji w zarządzaniu zasobami ludzkimi, Bending Spoons

Od czasu wdrożenia Asany mniej zadań umyka uwadze, a pośpiech w wykonywaniu pracy prawie całkowicie zniknął. Zwiększona widoczność w całej firmie poprawiła współpracę międzyfunkcyjną i komunikację, ponieważ wszystko jest scentralizowane w jednym miejscu.

Szybki rozwój, którego doświadcza Bending Spoons, będzie kontynuowany – bez wielu problemów związanych ze skalowaniem, z jakimi borykają się inne firmy – dzięki spójności zespołu i sposobowi, w jaki korzysta on z Asany. A to ma kluczowe znaczenie dla ich celu, jakim jest zdobycie pozycji lidera wśród wydawców i deweloperów aplikacji mobilnych na świecie. Asana pozwala im trzymać się obranego kursu i skupić się na tworzeniu wartościowych aplikacji, których potrzebują ich klienci.