Neha Ghosh, Marielle Martin i Shani Tucker to trzy osoby z zespołu pracującego nad realizacją misji B Lab. Neha pełni funkcję administratorki IT oraz liderki ds. produktu i technologii, nadzorując narzędzia i ekosystem technologiczny B Lab, aby pomóc organizacji działać wydajniej. Marielle jest specjalistką ds. organizacji wydarzeń w B Lab i odpowiada za organizację wydarzeń dla firm z certyfikatem B Corp, zespołów wewnętrznych oraz firm zainteresowanych uzyskaniem certyfikatu. Shani, projektantka w zespole marketingowym, zarządza standardami kreatywnymi i dotyczącymi marki dla rynku Stanów Zjednoczonych i Kanady.

Kiedy Neha dołączyła do B Lab, zauważyła, że zespoły w całej organizacji korzystają z wielu różnych narzędzi. Bez centralnego miejsca, w którym członkowie zespołu mogliby śledzić pracę, nikt nie miał rozeznania w tym, co faktycznie jest robione. W rezultacie obciążenie pracą w poszczególnych zespołach nie było zrównoważone, pracownicy byli przeciążeni lub sfrustrowani, a procesy stawały się coraz mniej wydajne. Na przykład przygotowanie materiałów do kampanii marketingowych zajmowało Shani o kilka tygodni dłużej, a zespół Marielle nie był w stanie obsłużyć większej liczby wydarzeń. Jako administratorka IT Neha uznała, że B Lab musi uprościć procesy i wdrożyć jedno centralne narzędzie do zarządzania pracą.

Zaspokojenie potrzeby prostoty

Szukając narzędzia, Neha skupiła się na trzech podstawowych potrzebach:

• Sposób na usprawnienie przepływów pracy i procesów poprzez tworzenie szablonów projektów, zarządzanie planowaniem sprintów oraz przeniesienie komunikacji z pojedynczych silosów do jednego, centralnego miejsca.

• Niestandardowe widoki pozwalają każdemu śledzić swoją pracę i zarządzać swoimi przepływami pracy na własny sposób.

• Narzędzie łączące zespoły, dzięki któremu każdy może przesyłać nowe zlecenia robocze do innych zespołów i wspólnie śledzić postępy w pracy. Każdy może zrozumieć, nad czym – i w jakim zakresie – pracują członkowie jego zespołu.

Aby wybrać narzędzie, Neha i jej zespół zastosowali podejście rodem z laboratorium: grupy testujące wśród użytkowników. Po przetestowaniu różnych produktów grupy wybrały Asanę, ponieważ oferowała ona wiele widoków, przejrzystą strukturę zespołu, szablony usprawniające przepływy pracy, internetową bibliotekę materiałów szkoleniowych oraz specjalne ceny dla organizacji non-profit.

B Lab stworzyła całą minikulturę wokół wdrożenia i wdrażania Asany, organizując kilka sesji szkoleniowych opartych na przepływach pracy i rolach oraz wyznaczając w każdym zespole mistrzów, którzy mieli promować najlepsze praktyki. W połączeniu z filmami i samouczkami mistrzowie w B Lab pomogli rozpowszechnić korzystanie z Asany w całej organizacji.

Kluczem do tego, by pomóc ludziom dostrzec wartość Asany, było znalezienie punktów integracji między różnymi narzędziami, z których korzystają. Gdy tylko mogli połączyć z Asaną oprogramowanie przeznaczone do konkretnych przepływów pracy, od razu to zrozumieli.

Neha Ghosh, obsługa klienta i administratorka IT – Produkty i technologia

Procesy marketingowe i projektowe są szybsze i bardziej przejrzyste

W przypadku projektów międzyfunkcyjnych, takich jak kampanie marketingowe, zespół Shani zarządza sprintami i zleceniami kierowanymi do zespołów kreatywnego i marketingowego za pomocą Asany. Dzięki temu pracownicy mogą sprawdzać status pracy, rozumieć obciążenie pracą zespołów międzyfunkcyjnych i przesyłać swoje zlecenia za pośrednictwem różnych kanałów, takich jak Slack lub Formularze Google. Kiedy zespoły marketingu i projektowania mogą skuteczniej współpracować nad sprintami, szybciej tworzą kampanie i materiały kreatywne związane z marką.

Używanie Asany do odpowiadania na prośby pomaga mi zachować pełną przejrzystość w stosunku do interesariuszy z innych działów w zakresie obciążenia zespołu i terminów.

Shani Tucker, grafik

Usprawniona organizacja wydarzeń pozwala na realizację 12 razy większej liczby wydarzeń

Zarządzanie obszernym kalendarzem wydarzeń za pomocą Asany pozwala Marielle usprawnić procesy dotyczące wszystkich wydarzeń dzięki szablonom. Zapewnia to również zespołom międzyfunkcyjnym wgląd w to, jakie wydarzenia organizują Marielle i jej zespół oraz ile pracy są w stanie podjąć. W rzeczywistości korzystanie z Asany pomogło Marielle dwunastokrotnie zwiększyć liczbę wydarzeń organizowanych przez jej zespół – z jednego wydarzenia rocznie do ponad dwunastu wydarzeń organizowanych obecnie dla pracowników, certyfikowanych firm B Corp oraz całej społeczności.

Dzięki Asanie przeszliśmy od organizowania jednego wydarzenia rocznie do ponad dwunastu w ciągu roku. To ekscytujące, że udało nam się zwiększyć naszą zdolność do wspierania zaangażowania naszych certyfikowanych korporacji, społeczności i personelu.

Marielle Martin, planistka ds. wydarzeń

Wdrażanie z wykorzystaniem Asany pomaga pracownikom odnieść sukces

Wdrażanie nowych pracowników za pomocą Asany pozwala Nehy i całej organizacji B Lab zapewnić wszystkim pracownikom dostęp do tych samych informacji od pierwszego dnia ich dołączenia do zespołu. Nowi pracownicy czują się bardziej mile widziani i zaakceptowani, a korzystanie z Asany zapewnia im ogólnie pozytywne doświadczenia. Według Nehy i nowych pracowników B Lab „cały proces wydaje się bardziej profesjonalny i dopracowany dzięki Asanie”.

Wprowadzanie dużych zmian zamiast rozwiązywania drobnych problemów

Jako organizacja non-profit B Lab jest rozproszona w wielu kierunkach i chce rozwiązywać szeroki wachlarz problemów. Dzięki Asanie mogą lepiej organizować swoje pomysły, skupiać się na pracy o największym potencjale i wydajnie ją wykonywać. Mając na uwadze swoje cele na 2020 rok – aby stać się bardziej inkluzywną, globalną organizacją – są przygotowani, by skupić się na najważniejszych zadaniach, jakie mogą wykonać.

Korzystanie z Asany pozwala nam skupić się na dużych systemach i szeroko zakrojonych zmianach, na które chcemy mieć wpływ, zamiast próbować rozwiązywać każdy drobny problem.

Shani Tucker, grafik