ABUS przenosi działania na nowy poziom dzięki Asanie

ABUS Kransysteme, który ma 27 000 klientów i 500 000 użytkowników każdego dnia, jest jednym z najważniejszych europejskich producentów systemów suwnic wewnętrznych, takich jak te stosowane w fabrykach. Założona w 1965 roku w Gummersbach w Nadrenii Północnej-Westfalii, rodzinna firma zatrudnia obecnie ponad 1100 osób w swoich zakładach produkcyjnych oraz w międzynarodowej sieci sprzedaży i obsługi. Systemy dźwigowe i wciągniki ABUS są precyzyjnie zaprojektowane do hal przemysłowych i fabrycznych i mogą podnosić ładunki o masie do 120 ton. Klienci na całym świecie pochodzą między innymi z branży przetwórstwa stali, motoryzacyjnej i stoczniowej. Oprócz produkcji i montażu systemów podnoszenia i transportu firma świadczy kompleksowe usługi doradcze i montażowe.

ABUS, jako firma rodzinna, stawia na ciągłą strategię i konsekwentną orientację na klienta. Oznacza to również, że firma stale się rozwija i dostosowuje do nowych wymagań rynku. Na przykład poprzez digitalizację i optymalizację przepływów pracy. Asana odegrała w tym ważną rolę.

Cel: większa przejrzystość w codziennych działaniach operacyjnych

Projekt digitalizacji został zainicjowany przez dział HR, który chciał zwiększyć przejrzystość złożonych procesów i poprawić wydajność pracy. W ABUS wiele zadań łączy się w zarządzaniu HR, takich jak utworzenie certyfikatów, rekrutacja i wdrażanie nowych pracowników, rozwój pracowników i zarządzanie czasem. Chociaż zespół był w stanie korzystać w tym celu ze specjalnych rozwiązań programowych, nie było narzędzia, które łączyłoby wszystkie procesy HR w jednym miejscu.

„Pracowaliśmy z kilkoma odrębnymi rozwiązaniami” – wspomina Rainer Bühne, udziałowiec ABUS oraz założyciel i dyrektor zarządzający firmy konsultingowej Keravonos, która specjalizuje się we wspieraniu firm w transformacji cyfrowej. „Te rozwiązania mogły obsługiwać pojedyncze zadania, ale nie były dostosowane do przepływów pracy. W rezultacie dział HR miał niewielki wgląd w to, na jakim etapie znajdują się poszczególne projekty. Wiele procesów nadal opierało się na dokumentach papierowych; trudno było śledzić, który dokument znajduje się obecnie na którym biurku”. Prowadziło to do zamieszania i niepotrzebnych opóźnień.

Jedna platforma łączy wiele różnych przepływów pracy

Potrzebne było lepsze narzędzie, które pozwoliłoby zespołowi HR skonsolidować i zorganizować liczne przepływy pracy na jednej platformie. Ponieważ Rainer Bühne korzystał już z Asany na poprzednim stanowisku w firmie Viessmann, specjalizującej się w rozwiązaniach klimatycznych i energetycznych, decyzja o użyciu platformy do zarządzania pracą była łatwa.

ABUS rozpoczął wdrażanie Asany w 2022 roku, początkowo jako ofertę dla dziesięciu pracowników działu HR. W początkowej fazie jej wykorzystanie koncentrowało się na trzech typowych procesach: wdrażaniu nowych pracowników, zatrudnianiu pracowników tymczasowych oraz szkoleniu i dalszym kształceniu obecnych specjalistów. Keravonos i ABUS przeanalizowały, zoptymalizowały i usprawniły już wiele przepływów pracy w ramach nadrzędnego projektu transformacji, więc łatwo było cyfrowo odwzorować te procesy w Asanie.

Musieliśmy odejść od zarządzania papierami na biurkach. Dzięki Asanie udało nam się zapewnić przejrzystość w naszej codziennej pracy.”

ABUS szczególnie doceniła elastyczność, z jaką Asana może być dostosowywana do różnych wymagań. „Nasze stare narzędzia HR były bardzo sztywne, a ich funkcje często nie pasowały do naszych procesów. Dzięki Asanie mamy swobodę tworzenia procesów na platformie dokładnie tak, jak tego chcemy. Nie musimy nawet zawracać tym głowy działowi IT” – wyjaśnia zadowolony Rainer Bühne.

Szybka ekspansja w całej organizacji

Pracownicy działu HR korzystają teraz z Asany, aby organizować całą swoją codzienną pracę, przypisywać zadania i zarządzać obowiązkami, ale także jako cyfrowego narzędzia do współpracy, które ułatwia współpracę z innymi działami. Początkowo korzystało z niej dziesięciu pracowników, ale szybko rozszerzyło się to na inne obszary, takie jak zarządzanie obiektami, marketing i produkcja. ABUS ma obecnie 360 użytkowników Asany i oczekuje się, że dołączy do nich więcej osób.

Keravonos stworzył zestaw materiałów szkoleniowych, aby wprowadzić nowych użytkowników do systemu. Ponieważ duża część Asany jest intuicyjna, podstawowe szkolenie dla początkujących trwa tylko około trzech godzin. W międzyczasie jednak ABUS szkoli również zaawansowanych użytkowników, aby zmniejszyć presję zespołu wsparcia. Celem jest, aby każdy Dział firmy miał zaawansowanego użytkownika, który szczegółowo zna zaawansowane funkcje Asany i może na przykład samodzielnie tworzyć reguły automatyzacji, Formularze lub portfolio projektów.

HR jest w centrum, ponieważ ten dział zajmuje się wszystkimi obszarami. Od tego momentu Asana bardzo szybko rozprzestrzeniła się samoistnie.”

Jak dotąd wdrożenie było silnie uzależnione od codziennych przepływów pracy i potrzeb każdego zespołu. Dzięki Asanie firma ABUS wspierała cyfryzację w całej firmie i zoptymalizowała niezliczone procesy, które wcześniej były analogowe. Dla wielu pracowników Asana jest głównym interfejsem do codziennego zarządzania własnymi zadaniami i listami rzeczy do zrobienia, współpracy przy projektach, współpracy międzyfunkcyjnej oraz łączenia tej pracy z celami firmy.

Wśród wszystkich użytkowników w Asanie zarejestrowano już około 115 000 indywidualnych zadań. Teraz ABUS chce przenieść korzystanie z Asany na nowy poziom i mapować również złożone projekty – na przykład w zakresie rozwoju dźwigów. Pracownicy produkcji mogą już przesyłać i edytować propozycje dotyczące procesów ciągłego doskonalenia bezpośrednio w Asanie; w ten sposób ABUS chce zwiększyć przejrzystość procesu rozwoju nowego produktu. Możliwe są również przykłady zastosowań w planowaniu zasobów i wdrożeń.

Rezultat: znaczna oszczędność czasu

Rainer Bühne spodziewa się nowych korzyści z rozszerzonego zakresu korzystania z Asany. Już w samym dziale HR Asana przyniosła wymierne oszczędności czasu dzięki prostszemu zarządzaniu pracą. Na przykład czas realizacji rutynowych wniosków, takich jak ogłoszenia o pracę lub przedłużenia umów, został skrócony z czterech tygodni do kilku dni. Dzięki integracji z istniejącym generatorem referencji przełożeni mogą koordynować oceny pracowników bezpośrednio w Asanie, co również oszczędza czas. Dzięki nowo zoptymalizowanemu procesowi rekrutacji w Asanie firma ABUS była również w stanie zatrudnić w ciągu dwunastu miesięcy znacznie więcej nowych talentów niż wcześniej.

Zwiększona przejrzystość umożliwia również działowi HR bardziej strategiczne i proaktywne działanie. Ponieważ ABUS wkrótce będzie obchodzić 60-lecie istnienia, w nadchodzących latach część pracowników przejdzie na emeryturę. Aby proaktywnie obsadzać wolne stanowiska, już teraz opracowywane jest planowanie sukcesji z wykorzystaniem Asany.

A ponieważ dzięki Asanie zespół HR może znacznie szybciej odpowiadać na wnioski, wzrosła również jego popularność: inne działy proaktywnie starają się nawiązać z nim współpracę.

Ogólnie rzecz biorąc, według Rainera Bühne, cała firma na tym skorzystała:

Dzięki Asanie osiągnęliśmy wysoki poziom automatyzacji. Skróciliśmy pętle informacji zwrotnych, wyeliminowaliśmy błędy związane z ręcznymi czynnościami i usunęliśmy wąskie gardła. To narzędzie już teraz przyniosło nam fantastyczną wartość dodaną – nie możemy się doczekać, aby zobaczyć, co jeszcze możemy osiągnąć.”