Sprint-backlogsjabloon

Sprints dienen om de workflow van je team te stroomlijnen, maar ze kunnen chaotisch aanvoelen wanneer prioriteiten en tijdlijnen wijzigen. Als je geen doeltreffende manier hebt om taken te organiseren en sorteren, is het moeilijk om de werkbelasting van je team te beheren en flexibel te blijven in geval er zich wijzigingen voordoen.

Dit is waarbij een sprint-backlogsjabloon nuttig kan zijn.

Wat is een sprint-backlogsjabloon?

Een sprint-backlogsjabloon is een herbruikbare handleiding waarmee je het werk voor elke projectsprint kunt plannen en organiseren. Het documenteert alle informatie die je nodig hebt om taken georganiseerd en op schema te houden, zoals geschatte inzet, prioriteit en status. In plaats van telkens opnieuw van nul te beginnen voor elke sprint, biedt een sprint-backlogsjabloon een systeem dat je team kan volgen. Het enige wat je moet doen is je sjabloon kopiëren, taken toevoegen aan je backlog en je kunt aan de slag.

Wat zijn de voordelen van een digitaal sprint-backlogsjabloon?

Sprints zijn een levend, ademend proces. Je team begint met een lijst van onvoltooide taken die ze samen aanpakken tijdens de loop van de sprint. Dit betekent dat je sprint-backlogsjabloon méér moet zijn dan enkel een lijst van deliverables. Het moet ook de vooruitgang van je team in realtime bijhouden.

Een digitaal sprint-backlogsjabloon wordt automatisch bijgewerkt naargelang je team werk voltooit, zodat je altijd weet hoeveel vooruitgang er gemaakt is. Met als resultaat dat je de werkbelasting van je team op doeltreffende manier kunt beheren en dat je flexibel blijft voor het geval er zich wijzigingen zouden voordoen.

Door een sprint-backlogsjabloon te maken met een projectbeheertool, kun je:

• Je sprint-backlog plannen en eraan samenwerken in één centrale plaats.

• Een totaaloverzicht zien van alle taken die je team moet voltooien voor je huidige sprint.

• Taken doorheen verschillende fasen bewegen naargelang je team werk voltooit, zodat belanghebbenden de meest up-to-date taak- en projectstatus kunnen zien.

• Taken gemakkelijk toevoegen aan je sprint-backlogsjabloon vanuit je product-backlog, zonder werk te dupliceren.

• Schakelen tussen weergaven - bekijk je sprint-backlog als lijst, Kanbanbord of Gantt-grafiek zonder extra werk te hoeven doen.

• Eigenaars en vervaldatums toewijzen voor elke deliverable, zodat het duidelijk is wie wat doet en tegen wanneer.

• Documenten, links of afbeeldingen toevoegen aan taken om contextuele informatie te bieden.

• Eenvoudig deadlines en eigenaars aanpassen indien prioriteiten wijzigen.

Wat moet je opnemen in je sprint-backlogsjabloon?

Je sprint-backlogsjabloon moet alle taken bijhouden die je team zal voltooien tijdens een bepaalde sprint. Dit verschilt van een product-backlog, die al het aankomende werk van je team organiseert. Voor een sprint-backlogsjabloon moet je enkel rekening houden met de deliverables die je team zal aanpakken tijdens je volgende sprint.

Om taken georganiseerd en op schema te houden, zorg je dat je ruimte laat om de volgende informatie te kunnen volgen in je sprint-backlogsjabloon:

• Taaknaam: een korte beschrijving van de taak

• Taaktype: de categorie van de taak, bijvoorbeeld: 'bug' of 'functie'.

• Inzetniveau: de geschatte tijd of inzet vereist om de taak te voltooien, vaak gedocumenteerd met verhaalpunten.

• Prioriteit: hoe belangrijk de taak is binnen de context van je team en bedrijfsdoelen.

• Gebruikservaring: een informele uitleg van elke taak vanuit het perspectief van een eindgebruiker. Gebruikservaringen bieden context voor je team en volgen gewoonlijk het formaat "Als [persona], wil ik [doel], zodat [resultaat]".

• Agile-verhaal: het grotere werk waarmee elke taak geassocieerd wordt. Bijvoorbeeld: een taak die bestaat uit het bijwerken van mobiele afbeeldingen maakt mogelijk deel uit van een groter verhaal om je algemene mobiele ervaring te vernieuwen.

Als je de status van werk wilt bijhouden, is het ook nuttig om secties te maken in je sjabloon voor de voltooiingsfase van elke taak. Je kunt bijvoorbeeld secties maken voor 'niet begonnen', 'in ontwikkeling', 'testing' en 'voltooid'. Naargelang je team werk afhandelt, kun je taken verslepen naar hun respectieve secties, of taken automatisch laten verplaatsen.

Integraties en functies om uit te proberen

Wil je je sprintproces nog verder stroomlijnen? Dan volgen hier een aantal manieren om aanvullende functionaliteit toe te voegen zodat je meer tijd hebt voor het belangrijke werk.

Geïntegreerde functies

• Bordweerdgave. Bordweergave is een Kanban-bordachtige weergave die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de vervaldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

• Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van iemand anders blokkeert, zodat je overeenkomstig kunt prioriteren. Teams met workflows die samenwerking vereisen, zien zo makkelijk op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze kunnen beginnen aan hun deel van het werk. Wanneer de eerste taak voltooid is, zal de verantwoordelijke een melding krijgen dat ze aan hun afhankelijke taak kunnen beginnen. Of, als de taak waarvan jouw werk afhankelijk is een andere vervaldatum krijgt, zal Asana je een melding sturen, zodat je weet of je ook jouw afhankelijke vervaldatum moet aanpassen.

• Startdatums. Soms moet je niet alleen bijhouden wanneer een taak klaar moet zijn, je moet ook weten wanneer je eraan moet beginnen werken. Starttijden en -datums geven je teamleden een duidelijk idee van de tijd die elke taak in beslag moet nemen. Gebruik startdatums om werk te bepalen, bij te houden en te beheren om de doelstellingen van je team op elkaar af te stemmen en te voorkomen dat afhankelijkheden door de mazen van het net vallen.

• Taken toevoegen aan meerdere projecten. De aard van het werk is cross-functional. Teams moeten effectief over afdelingen heen kunnen werken. Maar als elke afdeling zijn eigen archiefsysteem heeft, loopt het werk vast en verzandt het. Asana maakt het gemakkelijk om taken over meerdere projecten bij te houden en te beheren. Dit vermindert niet alleen dubbel werk en vergroot de zichtbaarheid over het team heen. Het helpt je team ook taken in context te zien, te zien wie aan wat werkt, en je team en taken verbonden te houden.

Aanbevolen apps

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgegeven.

• GitHub. Synchroniseer automatisch GitHub pull request statusupdates met Asana-taken. Volg de voortgang van pull requests en verbeter de cross-functionele samenwerking tussen technische en niet-technische teams, allemaal vanuit Asana.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van korte vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

Veelgestelde vragen