Wat is de PRINCE2-projectbeheermethode?

Wist je dat er een projectbeheermethode is die in meer dan 150 landen wordt toegepast? Met meer dan een miljoen gecertificeerde beoefenaars is PRINCE2 een van de meest bekende en algemeen erkende Formulieren van projectbeheer.

Wat is PRINCE2?

PRINCE2 is een projectbeheermethode die de nadruk legt op organisatie en controle. Het acroniem PRINCE staat voor 'PRojects IN Controlled Environments' (projecten in gecontroleerde omgevingen). Dit projectbeheerraamwerk is lineair en procesgebaseerd, met de nadruk op het verplaatsen van initiatieven door vooraf gedefinieerde fasen. PRINCE2 omvat ook kernprincipes voor projectbeheer, zoals het schetsen van je Projectbereik en budget, waardoor het een goede optie is voor beginners.

De geschiedenis van PRINCE2

Deze projectbeheermethode werd voor het eerst in 1989 opgericht door het Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA). Het was oorspronkelijk gebaseerd op een methodologie die werd gebruikt door de regering van het Verenigd Koninkrijk, bekend als Project Resource Organization Management Planning Technique (PROMPT). De Britse regering gebruikte PROMPT voornamelijk voor informatiesysteemprojecten. 

PRINCE2 begon als alleen PRINCE, en deze eerste iteratie was gericht op het beheren van IT-projecten. In de jaren negentig realiseerden managers zich dat de technieken van PRINCE konden worden toegepast op elk type project, niet alleen op IT. Na een herschrijving om elke vermelding van IT-specifiek jargon te verwijderen, werd PRINCE2 in 1996 gelanceerd.

Voordelen van PRINCE2 projectbeheer

Er is een reden waarom de PRINCE2-methodologie een van de populairste Formulieren van projectbeheer ter wereld is. Dit is de reden waarom zoveel teams voor PRINCE2 kiezen om succesvolle projecten uit te voeren.

PRINCE2 is een zeer erkende vorm van projectbeheer

Er zijn miljoenen PRINCE2-beoefenaars over de hele wereld. De PRINCE2-methode wordt door het Project Management Institute (PMI) erkend als een compatibele methodologie met de Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) en de Project Management Professional (PMP®) certificering. 

Er zijn verschillende trainingen en verschillende PRINCE2-certificeringen die je kunt volgen om meer te weten te komen over de PRINCE2-projectbeheermethode. Als je specifiek op zoek bent naar een projectmanager, kan het leren van het PRINCE2-proces en het ontvangen van een certificering je carrière op de lange termijn helpen.

PRINCE2 is een goede beginnersmethodologie

Als je team nog nooit een projectbeheermethode heeft gebruikt, is PRINCE2 een goede plek om te beginnen. Omdat er een eenvoudig maar gedefinieerd proces is, heeft je team duidelijke stappen om te volgen, zelfs als ze nog nooit eerder een projectbeheerproces hebben geïmplementeerd.

PRINCE2 is ook een geweldige manier om je teamleden te trainen. De duidelijke principes en fasen kunnen je team begeleiden bij essentiële projectbeheervaardigheden zoals projectplanning, tijdbeheer en communicatievaardigheden. Deze vaardigheden zijn niet uniek voor PRINCE2 - ze zijn universeel in alle projectbeheermethodologieën. Dus als je team ooit besluit dat PRINCE2 niet geschikt voor hen is, hebben je teamleden nog steeds nuttige vaardigheden geleerd die ze op elk project kunnen toepassen.

Als je team overweegaat om een vorm van Agile te gebruiken, is PRINCE2 Agile een goede plek om te beginnen. PRINCE2 Agile bouwt voort op de basisprincipes die zijn vastgelegd in het standaard PRINCE2-proces en past deze toe met de Agile-methodologie.

PRINCE2 is extreem flexibel

Hoewel de oorspronkelijke PRINCE-techniek werd gebouwd met IT in gedachten, werd PRINCE2 gebouwd om elk type project in elke branche te accommoderen. Een van de fundamentele principes van PRINCE2 is om het te gebruiken als een raamwerk, en niet als harde regels. Het is de bedoeling dat je het aanpast aan de behoeften van je project.

De PRINCE2-methodologie werkt uitstekend met werkbeheersoftware. De procesgestuurde structuur in combinatie met software maakt het voor je team gemakkelijk om duidelijke taken met specifieke datums en eigenaren te maken. Teamleden, belanghebbenden en het projectbord kunnen snel ingrijpen en de projectvoortgang asynchroon volgen. Door een gezamenlijke werkruimte te gebruiken, heeft je team altijd actuele informatie over je projectstatus en eventuele belangrijke updates.

PRINCE2-projectrollen

Een van de grote voordelen van het gebruik van de PRINCE2-methodologie is Helderheid. Sommige projectbeheermethodologieën hebben lossere richtlijnen, maar elk teamlid dat PRINCE2 gebruikt, heeft een duidelijke en aangewezen rol. Deze rollen hebben hun eigen specifieke set van verwachtingen en verantwoordelijkheden. Hier volgen enkele belangrijke rollen die je in een PRINCE2-project zult zien.

• Projectmanager: de belangrijkste persoon die verantwoordelijk is voor de projectplanning, het uitvoeren van het project en het voortzetten van het project. 

• Teammanager: als je team erg groot is, kan er een teammanager zijn om de projectmanager te helpen. Een teammanager helpt bij het toezicht op de productie van items en beheert ook de tijd en werklast van elk teamlid.

• Klant: de klant is de persoon die de uiteindelijke projectdeliverable ontvangt. Dit kan een externe klant, aannemer of intern team zijn. Je IT-team werkt bijvoorbeeld aan een beter onboardingproces. De eindklanten zijn in dit geval wervingsmanagers en nieuwe werknemers.

• Teamleden: dit zijn de personen die verantwoordelijk zijn voor het maken van de uiteindelijke deliverable. Omdat PRINCE2 zo'n procesgestuurde methodologie is, is het belangrijk om specifieke rollen toe te wijzen aan elk teamlid. Hoe je taken delegeert, is aan de projectmanager of teammanager.

• Projectbord: een groep mensen die beslissingen op hoog niveau nemen voor je project. Doorgaans bestaat het projectbord uit bedrijfsleiders en in sommige gevallen uit eindklanten.

6 belangrijke aspecten van een PRINCE2-project

Elk PRINCE2-project heeft deze zes kenmerken, die de projectmanager volgt naarmate het project vordert. Sommigen van hen linken rechtstreeks naar de belangrijkste PRINCE2-principes (die we in de volgende sectie uitleggen), terwijl anderen gewoon belangrijke informatie zijn voor je team om te weten naarmate ze door het project gaan. Hier zijn zes aspecten die je in elk PRINCE2-project zult vinden.

1. Projectbereik: Dit geeft duidelijk aan welke doelen, deadlines en projectdeliverables je project nastreeft.

2. Kosten: Dit is hoeveel geld je project zal kosten. Het doel is om dit zo nauwkeurig mogelijk te berekenen om te voorkomen dat je je projectbudget overschrijdt. 

3. Tijdschema's: Dit is de hoeveelheid tijd die nodig is om je project te voltooien. PRINCE2-projecten hebben meestal een vaste deadline die door het projectbord wordt gemaakt. Tijdschema's helpen teamleden door hen een geschatte tijdlijn te geven om elke taak te voltooien. 

4. Risico: er is inherent risico bij elk project omdat we niet alles kunnen controleren. Een deel van PRINCE2 omvat het opzetten van een risicobeheerproces om proactief te identificeren welke risico's je team kan tegenkomen en eventuele problemen te beperken.

5. Kwaliteit: In PRINCE2 is het noodzakelijk om een kwaliteitsregister te maken, of iets dat duidelijk de productienormen voor alle deliverables definieert. Dit zorgt ervoor dat de uiteindelijke deliverable voldoet aan de hoogste normen van je team en voldoet aan de verwachtingen van de klant.

6. Voordelen: PRINCE2 vereist dat elk project een duidelijk bedrijf een duidelijke rechtvaardiging heeft. Dit is vergelijkbaar met een projectcharter, maar de vereisten zijn allemaal afhankelijk van wat je projectbord wil zien voordat het project wordt goedgekeurd.

De 7 fasen van een PRINCE2-project

Naast de zeven principes van PRINCE2 zijn er ook zeven fasen die je team begeleiden van projectinitiatie tot projectafsluiting. 

• Een project opstarten: het projectteam dient een projectplan in met behulp van een projectmandaat, dat een ruwe schets is van wat het project inhoudt. Dit geeft een algemeen idee van het project en definieert duidelijk de business case. Na goedkeuring (vaak door de projectbord) maakt het projectteam een meer gedetailleerde projectbriefing.

• Sturen: het projectbord beoordeelt de projectbriefings en beslist wat er nodig is om het team verder te helpen. Dit kan betekenen dat sommige aspecten van de projectbriefing moeten worden gewijzigd om rekening te houden met middelen of tijd.

• Een project initiëren: het projectbord kiest een projectmanager om een nog gedetailleerder projectplan te leiden en te maken. Dit omvat de basislijnen voor tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico en voordelen. Het project kan officieel beginnen zodra het projectbord het projectplan dat de manager maakt volledig goedkeurt. 

• Controleren: Tijdens deze fase splitst de projectmanager delen van het project op om ze beter beheersbaarder te maken. Ze delegeren deze kleinere delen vervolgens aan individuele teamleden om aan te werken en te voltooien.

• Productlevering beheren: de projectmanager zorgt ervoor dat het project soepel verloopt en dat de deliverables voldoen aan de kwaliteit die is vastgelegd in het kwaliteitsregister. Het projectbord beoordeelt vervolgens de deliverables en beslist of het werk moet worden goedgekeurd, of dat er wijzigingen of extra werk voor het project moeten worden aangevraagd.

• Fasegrenzen beheren: aan het einde van elke fase houdt het projectbord een beoordeling om te beslissen of het project verder moet gaan, of dat het team het project moet stopzetten. 

• Afsluiting: de projectmanager voltooit alle definitieve documentatie, resultaten en rapportage voordat de levenscyclus van dit project volledig wordt beëindigd.

PRINCE2-praktijkcertificeringen

Je hoeft geen projectbeheercertificering te hebben om PRINCE2 in je team te gebruiken. Dat gezegd hebbende, zijn er een paar trainingen en examenopties die kunnen helpen om je vaardigheid met de methodologie te verbeteren en aan te tonen. 

• PRINCE2 foundation-examen: meet vaardigheden op basisniveau om aan te tonen of je kunt optreden als een geïnformeerd lid van een PRINCE2-projectbeheerteam. 

• PRINCE2 practitioner-examen: meet of je PRINCE2 kunt toepassen op het uitvoeren en beheren van een basisproject. 

• PRINCE2 Agile foundation-examen: meet of je kunt optreden als een geïnformeerd lid van een projectbeheerteam en begrijpt hoe PRINCE2 werkt met Agile-concepten zoals Scrum en Kanban. 

• PRINCE2 Agile practitioner-examen: meet of je Agile-methoden kunt toepassen op het beheren van je eigen PRINCE2-projecten. 

Wanneer je een PRINCE2-training of een PRINCE2-foundation- en practitioner-examen kiest, controleer dan of deze wordt aangeboden door een geaccrediteerde trainingsorganisatie. Controleer bovendien of je professionele certificeringstraining zich richt op de meest recente versie van PRINCE2, bijvoorbeeld de PRINCE2 6e editie.