Navigeren door organisatieverandering

"Ch-ch-ch-ch-changes"

David Bowie had gelijk - verandering gebeurt, of we het nu leuk vinden of niet. In het leven en in het bedrijfsleven evolueren we voortdurend. En soms zijn veranderingen groot genoeg dat hun naschokken in een hele organisatie voelbaar zijn. 

Wat is organisatieverandering?

Organisatieverandering vindt plaats wanneer een bedrijf een grote transitie doormaakt die de meeste of alle werknemers treft. Dit soort verandering is ingrijpend omdat het van invloed is op de bedrijfscultuur, infrastructuur, technologieën of interne processen. Met andere woorden, organisatieverandering verandert de dagelijkse ervaring van je team. Soms zijn deze grote overgangen zorgvuldig gepland en soms gebeuren ze zonder enige voorafgaande kennisgeving. 

Hier zijn een paar voorbeelden van organisatorische verandering: 

• Veranderend leiderschap, zoals het onboarden van een nieuwe CEO of afdelingshoofd.

• Bedrijfsfusies of overnames. 

• Bedrijfsherstructurering. 

• Het introduceren van nieuwe technologieën, zoals het overschakelen van e-mail naar projectbeheersoftware.

• Het bijwerken van je bedrijfsdoelen terwijl je groeit, zoals het overschakelen van leadgeneratie naar upselling.

Organisatorische verandering versus organisatorisch wijzigingsbeheer

De termen organisatorische verandering en organisatorisch wijzigingsbeheer gaan vaak hand in hand. Dat komt omdat wanneer er grote overgangen plaatsvinden, het belangrijk is om te plannen hoe je werknemers begeleidt om ervoor te zorgen dat iedereen klaar is voor succes in de nieuwe omgeving. Dat is waar organisatorisch wijzigingsbeheer over gaat - het voorbereiden op en beheren van elke nieuwe organisatorische verandering. 

Aan de andere kant beschrijft organisatieverandering op zichzelf alleen de overgang - niet het proces dat je hebt ingesteld om verandering te beheren. Dat betekent dat wanneer je anticipeert op of ervaart organisatorische verandering, je ook moet beginnen met het voorbereiden van je Wijzigingsbeheerproces om te plannen hoe je overgangen in goede banen zult leiden. 

Een handleiding voor leiders over wijzigingsbeheer

Leer hoe je de leider kunt zijn die je Team nodig heeft in tijden van verandering. Krijg tips over wanneer je nieuwe bedrijfsdoelstellingen moet stellen, hoe je transparant kunt communiceren en hoe je werknemers betrokken kunt houden.

Krijg de inzichten

Het veranderingsspectrum

Organisatieverandering kan groot, klein of ergens daartussenin zijn - en dat is waar het veranderingsspectrum om de hoek komt kijken. Aan de ene kant van het spectrum staat incrementele verandering, wat staat voor kleinere overgangen die je bedrijf in de loop van de tijd maakt. Aan de andere kant staat transformationele verandering, die grote transities vertegenwoordigt wanneer je bedrijf bestaande processen of infrastructuur opnieuw uitvindt. We hebben hieronder het verschil tussen incrementele en transformationele veranderingen uiteengezet, maar houd er rekening mee dat jouw specifieke situatie mogelijk niet direct in een van deze categorieën valt. Integendeel, je kunt ergens ertussenin zitten. 

Incrementele verandering

Incrementele veranderingen zijn kleinere overgangen die je bedrijf in de loop van de tijd maakt. Incrementele verandering gaat vaak hand in hand met gestage groei en continue verbetering, omdat naarmate organisaties groter worden, oude processen, strategieën en middelen mogelijk niet zo goed werken als voorheen. Incrementele veranderingen hebben minder directe impact dan transformationele veranderingen, maar ze kunnen zich in de loop van de tijd opbouwen. Dat betekent dat het nog steeds belangrijk is om je team door incrementele transities te leiden en ervoor te zorgen dat iedereen nog steeds de ondersteuning en helderheid heeft die ze nodig hebben. 

Voorbeeld van incrementele verandering: je bedrijf breidt zijn merkbekendheid uit door inhoud te produceren via verschillende online kanalen. Als gevolg hiervan heb je meer merkactiva dan je kunt bijhouden, waaronder fotografie, ontwerpen en video's. Om alles te organiseren, investeer je in een nieuwe tool voor digitaal middelenbeheer (DAM). Hoewel dit nodig is voor je bedrijf om te groeien en werk te organiseren, kan het leiden tot enkele groeipijnen, zoals het leren van belanghebbenden hoe ze een nieuwe tool kunnen gebruiken, het migreren van inhoud en het creëren van processen om ervoor te zorgen dat inhoud correct aan de DAM wordt toegevoegd. 

Transformationele verandering 

Transformationele veranderingen zijn grootschalige transities waarbij je bedrijf bestaande processen of infrastructuur volledig opnieuw moet uitvinden. In plaats van zich in de loop van de tijd langzaam aan te passen, maakt je organisatie in één keer een grote verandering. Wanneer ze niet goed worden beheerd, kunnen transformationele veranderingen verwarring en ambiguïteit veroorzaken, wat op zijn beurt een negatieve invloed kan hebben op het moreel en de prestaties van het team. Daarom is het belangrijk om een wijzigingsbeheerplan te maken om je organisatie of team door grotere transities te loodsen. 

Voorbeeld van transformationele verandering: je bedrijf is momenteel alleen actief in de VS, maar je hebt besloten om internationaal uit te breiden. Als gevolg daarvan ga je een nieuw internationaal kantoor, verkoopteam en infrastructuur bouwen om in het buitenland te opereren. 

Soorten organisatieverandering

Organisatieverandering komt in drie hoofdvormen: strategische veranderingen, procesveranderingen en structurele veranderingen. Hier is een overzicht van elk type, met voorbeelden. 

Strategiewijzigingen

Strategiewijzigingen zijn wijzigingen in het strategische plan, de bedrijfsdoelen of de visieverklaring van je bedrijf. Dit type organisatieverandering heeft invloed op je individuele teamdoelen en hoe teamleden hun werk moeten prioriteren. 

Voorbeeld van strategiewijziging: naarmate je bedrijf groeit, kan je focus verschuiven van het maken van nieuwe producten naar het verfijnen van je bestaande producten. Dat betekent dat je bedrijfsdoelstellingen ook moeten veranderen - van het vergroten van de merkbekendheid en inventaris tot het vergroten van de klantloyaliteit en -tevredenheid. Voor je individuele productteam kan dat betekenen dat je je minder richt op het aanmaken van functies en meer op gebruikerstests. 

Proceswijzigingen

Proceswijzigingen zijn wijzigingen in de manier waarop werknemers hun werk doen. Dit kan wijzigingen in bestaande processen omvatten of de implementatie van volledig nieuwe workflows. Proceswijzigingen hebben vaak een aanzienlijke impact op de dagelijkse ervaring van je Team. 

Voorbeeld van proceswijziging: stel je voor dat je bedrijf een nieuw juridisch beoordelingsproces heeft gemaakt voor alle externe communicatie. Dit heeft een directe impact op je marketingteam, omdat er nu een extra juridische beoordelingsstap is in de workflow voor het aanmaken van inhoud. 

Structurele wijzigingen

Structurele wijzigingen zijn wijzigingen in de manier waarop je organisatie of Team is georganiseerd. Wanneer structurele wijzigingen verkeerd worden uitgevoerd, kunnen ze verwarring veroorzaken over wie waarvoor verantwoordelijk is en wie wanneer op de hoogte moet worden gehouden. 

Voorbeeld van een structurele verandering: stel je voor dat je startup net een nieuw human resources-team heeft opgericht om een groeiend aantal nieuwe werknemers te beheren. Als gevolg hiervan zijn individuele wervingsmanagers niet langer verantwoordelijk voor het onboardingproces van begin tot eind. Vanwege deze wijzigingen in je organisatiestructuur moet je bepalen welke onboarding-taken binnen het bereik van HR vallen en welke taken wervingsmanagers moeten voltooien. 

3 valkuilen van organisatorische verandering, plus hoe je ze kunt vermijden

Organisatorische verandering is als iemand die een kanonskogelduik in een zwembad maakt. Na de eerste impact vormen en verspreiden golven zich naar buiten, waardoor uiteindelijk het hele oppervlak van het zwembad wordt verstoord. Op dezelfde manier kan één verandering binnen je organisatie golven van verstoring veroorzaken die elke werknemer beïnvloeden. 

Een beetje extra planning kan jou en je Team echter helpen om soepel door een veranderende werkomgeving te navigeren. Om je op weg te helpen, zijn hier de drie belangrijkste valkuilen van organisatieverandering - plus hoe je ze kunt vermijden.

Achteruitgaand moreel en bedrijfscultuur

Het is de menselijke natuur om weerstand te voelen tegen verandering, vooral als je niet weet waarom die verandering plaatsvindt en wat de toekomst zou kunnen brengen. Dat betekent dat zonder effectieve communicatie grote overgangen kunnen leiden tot een afgebroken bedrijfs- en werknemersmoraal. 

Deze impact is vaak het moeilijkst vast te stellen, maar het belangrijkste om aan te pakken. Organisatiecultuur vormt en definieert je werkomgeving - en zonder een goede cultuur zal je team niet gemotiveerd zijn en niet klaar zijn voor succes. 

Je kunt bijvoorbeeld veel weerstand van werknemers tegenkomen bij het introduceren van een nieuwe HR-managementtool in je team. Mensen voelen zich comfortabel met de huidige software - en hoewel het niet ideaal is, kan het gemakkelijker aanvoelen om vast te houden aan wat je weet dan tijd en energie te besteden aan het leren gebruiken van weer een andere tool. Zonder de juiste context kan deze verandering aanvoelen als een nieuwe hindernis op het pad van je team en het moreel negatief beïnvloeden.

Maar het is niet realistisch om verandering voor altijd te vermijden, vooral wanneer nieuwe processen je team kunnen helpen vervelend werk over werk te vermijden en het gemakkelijker voor hen kunnen maken om samen te werken. Organisatorische verandering kan het moreel verlagen als het niet goed wordt gedaan, maar met de juiste processen kun je verandering gebruiken om een nog sterkere bedrijfscultuur op te bouwen. 

Als manager kun je de cultuur beschermen (en zelfs verbeteren) in tijden van verandering. Zo doe je dat: 

• Gebruik een proces voor wijzigingsbeheer. Een veranderproces is essentieel om te communiceren waarom verandering belangrijk is, wat je team kan verwachten en hoe je in de toekomst kunt slagen. Bij Asana hebben we bijvoorbeeld de Asana Way of Change ontwikkeld om teams te helpen nieuwe tools of technologieën op organisatieniveau uit te rollen. De Asana Way of Change is gebaseerd op een wijzigingsbeheermodel dat is ontworpen door Dr. John Kotter en bevat stappen om je waarom te definiëren, statistieken voor succes vast te stellen en de eerste overwinningen van je team te vieren. 

• Stel gedeelde doelen vast. Het creëren en communiceren van duidelijke doelen helpt je team te begrijpen waarom de organisatorische verandering belangrijk is. Doelen helpen intrinsieke motivatie aan te moedigen en je team enthousiast te houden over de toekomst. Je kunt bijvoorbeeld dit slimme doel maken bij de overgang naar een nieuwe HR-managementtool: "Verminder tegen het einde van het eerste kwartaal de tijd die wordt besteed aan HR-taken (zoals het aanvragen en goedkeuren van vrije tijd, het beheren van compensatie en het indienen van prestatiebeoordelingen) met 50%." 

• Oefen emotionele intelligentie. Verandering is moeilijk en het is belangrijk om te erkennen dat verschillende mensen op verschillende manieren met verandering omgaan. Het cultiveren van je emotionele intelligentie helpt je om je eigen emoties te begrijpen en de emoties van anderen nauwkeurig te herkennen, zodat je met empathie kunt communiceren, sterkere relaties kunt opbouwen en effectief met conflicten kunt omgaan. In tijden van overgang helpt emotionele intelligentie je te begrijpen hoe het met je team gaat en hen de ondersteuning te geven die ze nodig hebben.  

• Vraag om feedback. Om feedback vragen helpt op twee manieren. Ten eerste helpt feedback je om de zorgen van je team te begrijpen en processen en teamcommunicatie te verbeteren. En ten tweede laat het vragen om feedback zien dat je de input van elk teamlid waardeert, vooral wanneer je concrete stappen neemt om de zorgen van je team aan te pakken. Feedback is vooral belangrijk in tijden van organisatorische verandering, omdat je team mogelijk meer obstakels of groeipijnen tegenkomt dan normaal. 

Een handleiding voor leiders over wijzigingsbeheer

Leer hoe je de leider kunt zijn die je Team nodig heeft in tijden van verandering. Krijg tips over wanneer je nieuwe bedrijfsdoelstellingen moet stellen, hoe je transparant kunt communiceren en hoe je werknemers betrokken kunt houden.

Krijg de inzichten

Besluitvormingsverlamming 

Grote overgangen kunnen veel onzekerheid met zich meebrengen. Zonder duidelijke communicatie kan organisatieverandering het moeilijk maken om te weten wat je moet prioriteren en wie waarvoor verantwoordelijk is. En vanwege die ambiguïteit heeft je team mogelijk niet de begeleiding en informatie die ze nodig hebben om goede beslissingen te nemen.

Hier is een scenario: stel je voor dat je in een productontwikkelingsteam werkt en je bedrijf net een gloednieuw team voor gebruikersonderzoek (UXR) heeft opgericht - compleet met vijf nieuw aangeworven onderzoekers. Voorheen testte je alleen producten om er zeker van te zijn dat ze goed werkten. Maar nu heb je extra middelen om je producten te testen en te verbeteren. Die nieuwe middelen komen echter met een dosis ambiguïteit. Stimuleer je nog steeds testen, of is dat de verantwoordelijkheid van het UXR-team? Wanneer moet je ze betrekken bij het productaanmaakproces? Wie beslist of een productfunctie succesvol is of niet? Al deze vragen kunnen de besluitvorming bemoeilijken.

Gelukkig kan deze onzekerheid worden opgelost met een paar verschillende strategieën: 

• Maak een RACI-tabellen voor belangrijke initiatieven. Een RACI-tabel geeft aan wie verantwoordelijk, ansprakelijk, geraadpleegd en informeerd is voor elke taak, mijlpaal of deliverable binnen een project. Het maken van een RACI-tabellen legt duidelijke rollen en verantwoordelijkheden vast en vermindert verwarring over wie wanneer op de hoogte moet worden gehouden. Om verder te gaan met het bovenstaande voorbeeld, kun je een RACI-tabel maken om de verantwoordelijkheden van belanghebbenden voor je producttestproces te schetsen. Je kunt ook ad-hoc RACI-tabellen maken voor bijzonder lastige of complexe producten die mogelijk een iets ander proces vereisen.

• Verbind doelen met werk. Besluitvorming is eigenlijk een daad van prioritering - om een beslissing te nemen, moet je beslissen of de ene optie belangrijker is dan de andere. En voordat je kunt beslissen wat belangrijk is, moet je weten hoe je dagelijkse werk zich verhoudt tot overkoepelende doelen. Dat betekent dat het creëren van duidelijke doelen (en deze verbinden met het werk van je team) een van de beste manieren is om je team te helpen goede beslissingen te nemen in tijden van organisatorische verandering. Stel je bijvoorbeeld voor dat je productontwikkelingsteam als doel heeft om de gebruikerstevredenheid dit jaar met 30% te verbeteren. Als iedereen in het team op dat doel is afgestemd, kunnen ze gemakkelijker besluiten om met het UXR-team samen te werken om bestaande producten te optimaliseren in plaats van nieuwe te maken.  

• Centraliseer de samenwerking op één plaats. Als het op besluitvorming aankomt, is Helderheid de sleutel. Je moet ervoor zorgen dat elk teamlid en elke belanghebbende toegang heeft tot actuele informatie over elk project, want wat heb je aan je RACI-tabellen en projectdoelstellingen als niemand weet waar ze te vinden zijn? Daarom kan het centraliseren van samenwerking in één pojectbeheertool ervoor zorgen dat je team de middelen en informatie heeft die ze nodig hebben om goede beslissingen te nemen in tijden van verandering. Met Asana kun je bijvoorbeeld project- en taakinformatie delen, zodat belangrijke details worden gedeeld waar het werk daadwerkelijk plaatsvindt. Je kunt werk ook rechtstreeks aan doelen koppelen, zodat het duidelijk is hoe elke taak bijdraagt aan je algemene doelen. 

Instabiele bedrijfsprestaties

Soms is organisatieverandering niet te wijten aan groei, maar eerder aan een onvoorziene bedrijfsverstoring, zoals gederfde inkomsten, een inbreuk op de beveiliging of het verlies van belangrijke werknemers. De prestaties van je bedrijf kunnen in gevaar komen wanneer dat soort plotselinge verandering plaatsvindt, vooral als je geen noodplan hebt voor noodgevallen. 

Velen van ons hebben dat tijdens de COVID-19-pandemie ervaren. Bedrijven die vroeger afhankelijk waren van fysieke bezoekers, werden gedwongen om hun bedrijf online te zetten. Musea moesten virtuele tentoonstellingen maken, restaurants schakelden snel over op thuisbezorging en reisorganisaties haastten zich om online ervaringen te organiseren. Elk van deze bedrijfstypen moest hun overkoepelende doelen veranderen om over te schakelen van persoonlijke naar online verkoop - en hun bedrijfsprocessen aanpassen om verschillende soorten producten te produceren. En als klap op de vuurpijl moesten ze ook leren hoe ze moesten functioneren in een externe werkomgeving. Met dat alles om mee om te gaan, is het niet verwonderlijk dat veel organisaties onstabiele bedrijfsprestaties hebben ervaren - en nog steeds ervaren - als gevolg van die ingrijpende organisatorische veranderingen. 

Maar dat betekent niet dat je gedoemd bent de volgende keer dat er een onvoorziene bedrijfsverstoring optreedt. De sleutel is om proactief te zijn. Met een beetje voorbereidend werk kun je nu een plan maken om risico's als gevolg van onverwachte organisatorische veranderingen te beheren, zodat je meteen aan de slag kunt en je prestaties zo stabiel mogelijk kunt houden. Dit is wat je moet doen: 

• Voer een bedrijfsimpactanalyse uit. Een bedrijfsimpactanalyse helpt je de gevolgen van verstoringen van bedrijfsprocessen te voorspellen, zodat je de gegevens hebt die je nodig hebt om proactief herstelstrategieën te maken. Het helpt bij het beantwoorden van vragen zoals welke processen het belangrijkst zijn om je bedrijf draaiende te houden, welke middelen je nodig hebt om succesvol te opereren en hoe lang het duurt om weer op schema te komen na een storing. De gegevens die je tijdens je beoordelingen verzamelt, helpen je om van tevoren te plannen hoe je met onvoorziene gebeurtenissen omgaat wanneer ze zich voordoen. 

• Maak een noodplan. Een noodplan is je back-upstrategie. Het geeft aan hoe je gaat reageren als onvoorziene gebeurtenissen je bedrijf in de war sturen, zoals wanneer je je bedrijfsdoelen moet wijzigen en wat je gaat doen als je inkomsten verliest en je bedrijf moet herstructureren. Je kunt een noodplan maken voor elk belangrijk risico dat je in je bedrijfsimpactanalyse hebt geïdentificeerd. Wanneer er dan onvoorziene organisatorische veranderingen plaatsvinden, kun je in actie komen. 

• Leg een sterke basis. Wanneer je bedrijf een sterke cultuur, duidelijke communicatie en effectieve samenwerkingstools heeft, kun je zelfs de sterkste stormen doorstaan. Dat betekent dat het belangrijk is om je processen in de loop van de tijd voortdurend te verbeteren in plaats van je alleen aan de status quo te houden, zodat je klaar bent voor succes wanneer er verandering plaatsvindt. Dit kan betekenen dat je een best-in-class onboardingproces bouwt om je organisatiecultuur te helpen versterken, een regelmatige cyclus opzet om feedback te geven en te ontvangen, of investeert in een pojectbeheertool om je team te helpen het dagelijkse werk te coördineren. 

Leer verandering te omarmen

Organisatieverandering kan moeilijk zijn, maar het is ook hoe we groeien. En wanneer we effectief door grote transities kunnen navigeren, maken we onze teams klaar voor succes in een wereld die voortdurend verandert. 

Als er één ding is dat je uit dit artikel moet halen, dan is het dat helderheid en communicatie essentieel zijn in tijden van organisatorische verandering. Ontdek hoe Asana je team kan helpen helderheid te krijgen door doelen te verbinden met werk, mensen rechtstreeks te laten samenwerken aan taken en informatie gemakkelijk toegankelijk te maken. 

Een handleiding voor leiders over wijzigingsbeheer

Leer hoe je de leider kunt zijn die je Team nodig heeft in tijden van verandering. Krijg tips over wanneer je nieuwe bedrijfsdoelstellingen moet stellen, hoe je transparant kunt communiceren en hoe je werknemers betrokken kunt houden.

Krijg de inzichten