Subsidiebeheer: een gids voor non-profitorganisaties

Als leider van een non-profitorganisatie weet je waarschijnlijk hoe complex het subsidiebeheerproces is. Het kan een tijdrovende onderneming zijn, van het zoeken naar de juiste subsidies tot het afhandelen van rapportagevereisten en het indienen van applicaties. Gelukkig is er een manier om het proces te stroomlijnen. 

Met behulp van softwaretools kun je je subsidieaanvragen organiseren en prioriteren tot de definitieve goedkeuringen. Met een proces kun je meer tijd besteden aan het maken van zinvolle workflows die je missie ondersteunen. Kun je je voorstellen wat je allemaal zou kunnen doen met al die tijd? 

In dit artikel definiëren we het hele subsidiebeheerproces, laten we je zien hoe je het kunt implementeren en geven we je tips die je op weg kunnen helpen.

Wat is subsidiebeheer?

Subsidiebeheer is een proces dat non-profitorganisaties helpt bij het beheren van subsidievoorstellen door het prioriteren en verwerken van subsidieapplicaties. 

Het subsidiebeheersysteem beheert de volledige subsidielevenscyclus, die het organiseren van subsidiegeld, het bijhouden van subsidies en het verwerken van subsidieapplicaties omvat, terwijl ze worden doorgegeven tot na de toekenning en uiteindelijk de sluiting van de subsidie. 

Dit systeem bestaat uit drie verschillende onderdelen, waaronder:

• Subsidieverlening: subsidieverlening bestaat uit financieringsmogelijkheden die worden toegekend door de federale overheid. 

• Financiering: non-profitorganisaties moeten voldoen aan de voorwaarden om in aanmerking te komen voor financiering. 

• Geschiktheid: om in aanmerking te komen, moet je mogelijk informatie verstrekken over personeelsleden, belanghebbenden, subsidierapporten, subsidiewinsten, soorten eerder verkregen subsidies en toekomstige financieringsdoelstellingen.  

Een groot deel van het subsidiebeheerproces omvat het schrijven van subsidies, waarbij toegewijde teamleden het subsidievoorstel fysiek schrijven met de informatie die ze hebben verzameld.

Subsidieverleners versus subsidiezoekers

Subsidiebeheer omvat twee belangrijke rollen: subsidieverleners en subsidiezoekers. Beide zijn essentieel voor het hele proces. Andere rollen die bij het proces betrokken zijn, zijn onder meer subsidieverstrekkers en financiers die helpen bij het toekennen van subsidiefondsen, hoewel ze meestal niet zakelijk gericht zijn.

Een subsidieverlener verschilt van een subsidiezoeker op basis van hun rollen en verantwoordelijkheden. 

• Een subsidieverlener is iemand die verantwoordelijk is voor het creëren van subsidies. Deze rol omvat een verscheidenheid aan deliverables, waaronder het stellen van strategische doelen, het evalueren van regelgeving en het toekennen van subsidies. Een subsidieverlener werkt voor een federaal agentschap binnen de subsidieafdeling.

• Een subsidiezoeker is iemand die op zoek gaat naar subsidiemogelijkheden, wat waarschijnlijk de positie is waarin je je momenteel bevindt. Dit omvat het identificeren van behoeften, het verzamelen van interne informatie en het schrijven en aanvragen van subsidies. Dit kan een organisatie zijn zoals een 501(c)(3) of een klein bedrijf.

Beide rollen spelen een cruciale rol in een effectief subsidiebeheerproces en werken vaak samen om de gewenste resultaten van een succesvolle subsidielevenscyclus te bereiken. Hieronder schetsen we het proces en de stappen voor een non-profit subsidiezoeker zoals jij.

Het subsidiebeheerproces

De subsidielevensduur bestaat uit drie afzonderlijke fasen: pre-toekenning, toekenning en post-toekenning. Elke fase zorgt ervoor dat het subsidieproces van begin tot eind soepel verloopt, inclusief de eerste planning tot de uiteindelijke afsluiting van de subsidie. 

Het proces is essentieel voor het algehele succes van nieuwe subsidiefinanciering en kan jou, de subsidiezoeker, helpen informatie te organiseren om efficiënt subsidievoorstellen aan te vragen. 

Overweeg deze checklist met stappen om aan de slag te gaan met een subsidievoorstel:

1. Verzamel interne informatie: Verzamel informatie over cashflow, werknemersgrootte en vrijwilligers voor het applicatieproces. 

2. Zoek naar subsidiemogelijkheden: doorzoek de subsidiedatabase voor updates over nieuwe mogelijkheden en om te zien of je in aanmerking komt. 

3. Vraag relevante subsidies aan: vind de juiste subsidies voor je organisatie op basis van financiële behoeften en financieringscriteria. 

4. Voer de subsidiefinanciering uit: zodra de subsidie is toegekend, gebruik je de financiering om je missies uit te voeren. 

5. Sluit de subsidieaanvraag af: sla de nodige informatie op in een gedeelde ruimte die altijd en overal toegankelijk is.

Deze stappen helpen je op schema te blijven met de noodzakelijke taken telkens wanneer je een nieuw subsidieprogramma aanvraagt.

We gaan door elk van deze fasen en leggen de stappen uit die je in elke fase moet nemen om een grondig subsidievoorstel te maken.

1. Fase vóór de toekenning

De pre-toekenningsfase omvat alle taken voorafgaand aan de keuze van de begunstigde van de subsidie. Dit omvat het plannen, verzamelen van interne informatie, het vinden van subsidiemogelijkheden en tot slot het aanvragen van subsidies. 

Deze fase is belangrijk voor de algehele organisatie van de subsidielevensduur, omdat het doel is om informatie te verzamelen en deze te verspreiden onder subsidieverstrekkers. Zonder een duidelijk actieplan zou je tijd kunnen verliezen die je anders aan de missie van je organisatie zou kunnen besteden. 

Er zijn drie stappen binnen de eerste pre-toekenningsfase:

• Subsidieplanning: planning bestaat uit het verzamelen van interne informatie over inkomsten, teamgrootte en fondsenwervingsbehoeften. Zodra je deze informatie hebt verzameld, kun je beginnen met het zoeken naar subsidiemogelijkheden die passen bij de hiaten binnen je non-profitorganisatie. Dit kan een specifiek doel zijn waarvoor financiering nodig is of een nieuwe missie die je wilt starten. 

• Subsidiemogelijkheid: Om kansen te vinden, moet je eerst de informatie die je in de eerste stap hebt verzameld, organiseren in eenvoudige kwalificatiepunten. Om bijvoorbeeld goedgekeurd te worden voor financiering, moet je mogelijk over specifieke interne capaciteit en expertise beschikken. Je kunt vervolgens naar subsidies zoeken, bijvoorbeeld door de subsidiedatabase van je land te gebruiken. Je kunt er ook voor kiezen om werkbeheersoftware te gebruiken om je opportuniteitpijplijn beter te stroomlijnen. 

• Subsidieapplicatie: Zodra je je kwalificaties hebt verzameld en een subsidie hebt gevonden die aan je behoeften voldoet, is het tijd om een aanvraag in te dienen. Subsidies met specifieke criteria hebben de nodige informatie die wordt vermeld in een subsidiemogelijkheid. Gebruik die informatie om je subsidieapplicatie te schrijven en naar de juiste contactpersoon te sturen. 

Een aantal vragen die je jezelf kunt stellen voordat je financiering aanvraagt, zijn:

• Heb ik een duidelijke financieringsdoelstelling?

• Ken ik de omzetprognoses?

• Hoeveel vrijwilligers hebben we in dienst?

• Zal deze financiering ons helpen om te slagen in onze missies?

Zodra je je applicatie hebt ingediend, ga je naar de subsidietoekenningsfase waar je wordt geïnformeerd of je een subsidie hebt gekregen. 

2. Toekenningsfase

In de toekenningsfase kiest de subsidieverlener de begunstigden. De aanvragers worden op de hoogte gebracht en, indien gekozen, krijgen ze een overeenkomst met de voorwaarden van de subsidie. 

Deze kunnen voorwaarden bevatten rond de grootte van je vrijwilligers Team of de subsidiefondsen die je gebruikt voor verschillende initiatieven. Deze voorwaarden zijn afhankelijk van het soort subsidie en de hoogte van het bedrag. Zodra de overeenkomst is ondertekend door zowel de subsidiezoeker als de financier, wordt de subsidie officieel toegekend. 

Als je niet voor de subsidie wordt gekozen, eindigt het subsidieproces in deze fase en kun je doorgaan met de afsluitingsstap van de subsidie, waarbij informatie wordt opgeslagen voor latere evaluatie.

3. Subsidievoorstelproces na toekenning

Zodra de subsidie is toegekend en de overeenkomst is ondertekend, is het tijd om aan de uitvoering van de subsidie te werken. Dit houdt in dat je de financiering ontvangt en deze toepast op je organisatie. 

De tweede fase bestaat uit twee stappen:

• Uitvoering van de subsidie: Tijdens de uitvoeringsfase ontvang je de federale financiering en begin je deze te gebruiken voor je beoogde initiatief. Het kan zijn dat je periodieke rapporten moet sturen om te bewijzen dat je de overeengekomen voorwaarden en service en de algehele projectprestaties naleeft. 

• Afsluiting van de subsidie: Zodra je de financiering hebt geïmplementeerd, kun je het subsidieproject afsluiten. Dit omvat het opslaan van gegevens over financieringsbedragen, zoals waarvoor ze zijn gebruikt, om in de toekomst naar te verwijzen. Dit is ook het moment om na te denken over je bedrijfsdoelstellingen en te overwegen of de subsidie nuttig was. Dit kan je helpen bij toekomstige subsidievoorstellen. 

Deze twee stappen helpen bij het uitvoeren en afsluiten van het subsidieproces, wat voor de meeste non-profitorganisaties een terugkerende cyclus is. Je herhaalt deze stappen voor alle nieuwe subsidieaanvragen om federale financiering te ontvangen.

Subsidies effectief beheren

Wat maakt het verschil tussen het ontvangen van subsidiefinanciering en het echt maximaliseren van de impact ervan voor je non-profitorganisatie? Of je nu te maken hebt met een subsidie, een non-profitsubsidie of een andere vorm van financiering, effectief subsidiebeheer is essentieel om de impact van de financiële middelen die aan jou zijn toevertrouwd te maximaliseren. Hieronder bespreken we de belangrijkste stappen in het efficiënt beheren van subsidies voor zowel nieuwe als ervaren subsidiebeheerders.

Een projectplan ontwikkelen

Succesvol subsidiebeheer begint met gedetailleerd projectplan. Het moet de doelen, doelstellingen, tijdlijnen, het budget en het belangrijkste personeel van het project schetsen. Dit plan dient als een routekaart voor de implementatie van het project en als een referentiepunt voor het monitoren van de voortgang in realtime en het doorvoeren van de nodige aanpassingen.

Zorg voor duidelijke communicatie

Subsidies omvatten vaak meerdere belanghebbenden en partnerschappen. Het opzetten van duidelijke kanalen en protocollen voor communicatie zorgt ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de voortgang, uitdagingen en veranderingen van het project.

Dit betekent het opzetten van regelmatige vergaderingen, updates en misschien zelfs speciale webinars om alle partijen op de hoogte te houden. Deze processen verbeteren niet alleen de samenwerking, maar zorgen er ook voor dat iedereen op één lijn zit wat betreft de doelen en voortgang van het project.

Implementeer rigoureuze financiële beheerpraktijken

Een goede financiële rapportage is essentieel om ervoor te zorgen dat subsidiefondsen op de juiste manier en efficiënt worden gebruikt. Dit omvat het opzetten van afzonderlijke boekhoudsystemen voor het bijhouden van subsidie-uitgaven en -aankopen, het uitvoeren van regelmatige audits en het naleven van het budget dat in het projectplan is uiteengezet. Het is belangrijk om gedetailleerde gegevens en ontvangstbewijzen bij te houden voor alle transacties met betrekking tot de subsidie.

Prestaties monitoren

Het monitoren van de voortgang van het project naar zijn doelen is essentieel voor tijdige besluitvorming en verbeteringen. Met realtime monitoring kan een subsidiebeheerder problemen snel oplossen, waardoor het project op schema blijft. Dit voortdurende toezicht is de sleutel tot het voltooien van projectmijlpalen en het naleven van subsidieovereenkomsten.

Zorg voor naleving van subsidievereisten

Naleving is niet onderhandelbaar in subsidiebeheer. Van de fijne kneepjes van een federale subsidie tot de specifieke voorwaarden van een non-profitsubsidie, het is van cruciaal belang om alle subsidievereisten te begrijpen en na te leven. Dit omvat het naleven van rapportageschema's, financiële richtlijnen en alle andere bepalingen die in de subsidieovereenkomst worden beschreven. Regelmatige nalevingscontroles en training van personeel kunnen helpen om misstappen te voorkomen.

Voorbereiden op audits en eindrapportage

Audits en eindrapportage zijn belangrijke onderdelen van de subsidielevensduur. Om je hierop voor te bereiden, moet je gedetailleerde en georganiseerde gegevens bijhouden van alle projectactiviteiten, uitgaven en resultaten. Het voorbereiden van deze evaluaties omvat het bijhouden van uitgebreide gegevens over projectactiviteiten, uitgaven en resultaten. Een goed voorbereide beheerder van de subsidie moet klaar zijn om het succes van het project en het effectieve gebruik van de subsidiefondsen aan te tonen.

Focus op duurzaamheid en impact

Ten slotte kijkt effectief subsidiebeheer verder dan het directe project om duurzaamheid en impact op lange termijn te overwegen. Dit betekent dat je moet plannen hoe de voordelen van het project na de subsidieperiode zullen worden voortgezet en dat je de impact op de doelgroep of het probleem moet meten. Het aantonen van duurzaamheid en positieve resultaten kan partnerschappen versterken en toekomstige subsidiemogelijkheden ondersteunen.

Tips voor het aanvragen van een subsidie

Als het gaat om het aanvragen van subsidies, zijn er een paar tips die je kunt implementeren om ervoor te zorgen dat het zo efficiënt en effectief mogelijk is. 

Deze omvatten zaken als het maken van een subsidieagenda om ervoor te zorgen dat je het juiste tempo aanhoudt en het implementeren van oplossingen voor subsidiebeheer om het proces te stroomlijnen. We zullen elk van deze beste praktijken bespreken en uitleggen hoe je ze kunt gebruiken voor je eigen subsidievoorstelproces.

Een subsidieagenda maken

Het maken van een projectagenda is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat je hele team op één lijn zit tijdens het subsidievoorstelproces. Het kan je ook helpen bij te houden en te organiseren welke subsidies je hebt aangevraagd om dubbel werk te voorkomen.  

Je agenda moet het volgende bevatten: 

• De deadline voor de applicatieperiode

• Interne taaktijdlijnen

• Alle terugkerende datums die verband houden met het subsidieproces 

Om het meeste uit je agenda te halen, zoek je naar communicatiefunctionaliteit zodat je team rechtstreeks in de agenda kan samenwerken. Zoek idealiter naar een tool met tijdlijnfunctionaliteit, zodat je taken kunt verbinden met de doelen van je organisatie. 

Automatiseer het handmatige applicatieproces

Automatisering van bedrijfsprocessen kan helpen je workflow te stroomlijnen, waardoor je meer tijd hebt om je te concentreren op het werk dat ertoe doet. En als non-profitorganisatie betekent meer tijd meer teruggeven aan de gemeenschap. 

Overweeg software-automatisering om het applicatieproces te stroomlijnen en handmatig werk te elimineren. Door het proces te automatiseren, kun je vervaldatums instellen en verschuiven, werk aan het juiste teamlid overdragen en de cross-functional zichtbaarheid vergroten. 

Stel een bronnenbibliotheek samen

Het aanvragen van subsidies kan een tijdrovende taak zijn. Er moeten verschillende documenten worden verzameld om bewijs van geschiktheid te leveren aan subsidieverstrekkers en subsidiegevers. Door een georganiseerde sjabloonbibliotheek te maken, heb je gemakkelijk toegang tot informatie wanneer je die nodig hebt.

Om een bronnenbibliotheek te maken, organiseer je relevante documenten die bewijs tonen van informatie zoals inkomsten, huidige financiering en de grootte van je team. Sla deze documenten vervolgens op in een gedeelde tool waar alle belanghebbenden op elk moment toegang toe hebben, ongeacht waar ze zich bevinden. 

Implementeer werkbeheertools

Het gebruik van software voor werkbeheer kan je helpen het subsidievoorstelproces te overzien en te stroomlijnen. Hiermee kun je je subsidieprogramma's op één plek beheren, workflows in een handomdraai instellen en, belangrijker nog, je doelen bereiken. 

Met werkbeheersoftware kun je het tijdrovende werk verminderen en meer tijd besteden aan het bereiken van de missie van je organisatie. Voor inspiratie over hoe andere non-profitorganisaties subsidiebeheersoftware hebben gebruikt, lees je hoe Hope for Haiti het leven van meer Haïtianen verbetert met Asana.

Stroomlijn je subsidiebeheerproces

Implementeer een subsidiebeheerproces om ervoor te zorgen dat je non-profitorganisatie de nodige financiering ontvangt om een verschil te maken. Als je de bovenstaande tips volgt, zal je volgende applicatieproces soepel verlopen om een efficiënter subsidieaanvraagproces te creëren. 

Klaar om aan de slag te gaan met je eigen subsidiebeheerplan? Ontdek hoe Asana non-profitorganisaties helpt het subsidiebeheer te stroomlijnen, zodat ze meer van hun tijd en middelen kunnen besteden aan hun missie.