Subsidies bijhouden

Een pijplijnproject maken voor een subsidieaanvraag in Asana

Er zijn een paar manieren om uw pijplijn voor subsidieaanvragen te maken. Om snel aan de slag te gaan:

  1. Begin met ons sjabloon voor een subsidieaanvraag en pas het aan de behoeften van uw organisatie aan.
  2. Importeer een bestaande spreadsheet waarin u momenteel subsidies bijhoudt.

Hoe krijgt u toegang tot alle Asana-sjablonen

GIF die laat zien hoe u sjablonen in Asana kunt openen via de +knop in de bovenbalk

Begin hier indien u liever uw eigen pijplijnproject vanaf nul opbouwt, of algemene beste praktijken voor Asana projecten wenst.

Meerdere actieve subsidieaanvragen tegelijk beheren?

Als u ons sjabloon gebruikt:

  1. Dupliceer de [VOORBEELDTAAK] in het sjabloon, hernoem het en converteer het naar een project.
  2. Vervolgens voegt u deze projecten toe aan een portfolio om u te helpen al uw subsidies op één plaats te beheren en te controleren.

Tips voor het beheren van uw subsidieaanvraagproject

Nu u uw project hebt opgebouwd, zullen deze tips u helpen het te beheren terwijl u subsidies aan uw pijplijn toevoegt.

1. Organiseer uw project met secties voor de fasen van het aanvraagproces

SCHERMAFBEELDING die toont hoe u secties toevoegt aan een Asana-project

Maak duidelijk welke subsidies in welke fase van de pijplijn zitten door secties aan te maken. Secties helpen u de verschillende fasen van uw aanvraagproces te zien, zoals "Scoping", "Aanvraag", "In behandeling", enz. en de taken dienovereenkomstig te categoriseren.

Naarmate u voortgang maakt met uw aanvraag, sleept u taken van de ene sectie naar de andere om hun status weer te geven.

2. Aanvraagschema's en subsidiecycli in kaart brengen met Tijdlijn

Zodra u een subsidie aan uw pijplijn toevoegt, moet u er een vervaldatum aan toekennen zodat u op tijd kunt indienen of verlengen. Begin dan terug te werken vanaf de deadline om realistische start en vervaldatums in te stellen voor elke stap van het proces. U kunt Tijdlijn gebruiken om uw planning te visualiseren, zo realistisch mogelijk te maken en gemakkelijk afhankelijkheden tussen taken instellen zodat het werk in de juiste volgorde gebeurt. Als u iets moet verschuiven, kunt u met Tijdlijn ook gemakkelijk slepen en neerzetten naar nieuwe deadlines.

3. Zoek nieuwe kansen door ze vast te leggen met een formulier

Nieuwe subsidiemogelijkheden kunnen overal vandaan komen en met formulieren kunt u ze snel opsporen en beoordelen. Maak een formulier dat de gegevens bevat die u nodig hebt om de mogelijkheid te evalueren en goed te keuren. Zodra het formulier ingediend is, wordt het een taak in uw pijplijnproject.

Deel de formulierlink in uw organisatie of op uw website om het makkelijk te maken om mogelijkheden in te dienen en te ontdekken. Iedereen kan een formulier invullen, zelfs zonder Asana.

4. Maak prioriteiten, goedkeuringen, en belangrijke details duidelijk met aangepaste velden

GIF van hoe u aangepaste velden kunt maken en toevoegen aan Asana

Met verschillende subsidies in uw pijplijn wilt u zeker weten dat u kunt zien welke de hoogste prioriteit hebben, hoeveel financiering u verwacht en nog veel meer. Aangepaste velden helpen om deze details in één oogopslag duidelijk te maken, en kunnen ook gebruikt worden om uw project te filteren en sorteren (zoals spreadsheetkolommen). U kunt velden maken voor financieringsbedrag, prioriteit, fase of goedkeuringen. Wat u maar nodig hebt om belangrijke details vast te leggen.

Goedkeuringen bijhouden met meldingen in aangepaste velden

SCHERMAFBEELDING van het gebruik van aangepaste velden voor goedkeuring in Asana om te zien wat goedgekeurd is of niet

Subsidievoorstellen gaan meestal door een paar feedbackrondes, en met de aangepaste velden voor goedkeuringen kunt u gemakkelijk zien of iets goedgekeurd is of niet. Voeg gewoon een aangepast goedkeuringsveld toe aan uw project en zet de meldingen aan. Dan krijgen alle taakvolgers een melding als het veld veranderd wordt, zodat iedereen op de hoogte blijft als aanvragen goedgekeurd worden of als er feedback verwerkt moet worden.

Tips voor de rapportage over de voortgang van de subsidiepijplijn

Plaats regelmatige statusupdates op één plaats met Voortgangsweergave

SCHERMAFBEELDING van een statusupdate geplaatst in Voortgangsweergave van Asana

Inzicht in de voortgang en groei van uw pijplijn is essentieel om ervoor te zorgen dat u genoeg kansen werft en ze in beweging houdt. In plaats van te vertrouwen op lange e-mailconversaties of willekeurige pings waarin om updates wordt gevraagd, kunt u proberen regelmatig updates te posten met Voortgangsweergave. U kunt bestaande taken, projecten en teamgenoten @vermelden om gemakkelijk naar werk te verwijzen en iedereen op de hoogte te houden van de voortgang of obstakels.

Meerdere subsidieprojecten bijhouden? Voeg ze toe aan een portfolio om hun status in één oogopslag te bekijken.

Middelen voor het bijhouden van subsidies

Leert u liever visueel? Wilt u zien hoe klanten zoals u Asana gebruiken? Bekijk deze bronnen:

BronnenLink
Sjabloon voor het bijhouden van subsidiesSjabloon gebruiken
CasestudyLeer hoe EarthEnable, Venture for America, en Hope for Haiti subsidies beheren met Asana
Cursussen op aanvraagRegistreer voor de Asana Academie
Contact met de GemeenschapNeem deel aan een aankomende training of begin een discussie op ons gemeenschapsforum 

Sorry, we ondersteunen deze browser niet

Asana werkt niet met de internetbrowser die u momenteel gebruikt. Registreer in plaats hiervan met één van de volgende ondersteunde browsers.